Ako posielať zmluvy e-mailom a efektívne spracúvať osobné údaje

V súčasnej dobe sa elektronická komunikácia stáva čoraz bežnejšou súčasťou nášho života. Tento článok sa zameriava na postup posielania zmlúv e-mailom a s tým súvisiace aspekty spracúvania osobných údajov, ktoré sú pre väčšinu zmlúv nevyhnutné. Okrem toho sa venujeme aj možnostiam elektronického podpisovania dokumentov a novým trendom v oblasti bezhotovostných platieb.

Elektronické podpisovanie zmlúv: Jednoduchý návod

Na úvod si predstavíme jednoduchý návod, ako elektronicky podpísať dokument priamo v mobile:

1. Získajte zmluvu: Zmluva vám príde e-mailom.
2. Otvorte PDF v aplikácii, ktorá umožňuje podpis: Odporúčame použiť bezplatné aplikácie ako Adobe Acrobat Reader (Android, iPhone) alebo Xodo PDF Reader. Ak ste používateľom iPhone, máte k dispozícii aj natívne riešenia.
3. Pridajte podpis: V aplikácii zvoľte funkciu "Vyplniť a podpísať" alebo "Pridať podpis". Prstom alebo dotykovým perom podpíšte dokument a posuňte podpis na správne miesto v zmluve.
4. Uložte podpísanú zmluvu: Po podpise dokument uložte ako nové PDF (napr. "Zmluva_podpísaná.pdf").
5. Pošlite späť: Hotovo! Podpísanú zmluvu môžete odoslať späť e-mailom.

Príklad z praxe: Podpisovanie zmluvy v autopožičovni

Podobný postup sa využíva aj pri podpisovaní zmlúv v autopožičovniach. Zákazník obdrží žiadosť o podpis zmluvy elektronicky. Postup je nasledovný:

1. Zákazníkovi sa zobrazí objednávka.
2. Kliknutím na tlačidlo „Náhľad“ sa zobrazí nájomná zmluva, ktorú si zákazník skontroluje. Ak nájde nejaké nezrovnalosti, kontaktuje autopožičovňu.
3. Do modrého rámčeka sa zákazník podpíše myškou, touchpadom alebo dotykom, v závislosti od zariadenia, na ktorom podpis vykonáva.
4. Podpis potvrdí modrým tlačidlom vpravo hore a následne opäť potvrdí modrým tlačidlom.
5. Pracovník autopožičovne v systéme ihneď uvidí, či je zmluva podpísaná.
6. Zákazníkovi bude opäť odoslaná žiadosť na podpis, v tomto prípade na odovzdanie vozidla. Postup je rovnaký ako pri podpisovaní nájomnej zmluvy.
7. Pred vrátením vozidla je potrebné natankovať vozidlo doplna. Pracovník autopožičovne skontroluje stav vozidla a najazdené kilometre.

Zmluvu je možné podpísať elektronicky aj na zariadení na predajni.

Spracúvanie osobných údajov pri plnení zmluvných povinností

Spracúvanie osobných údajov je neoddeliteľnou súčasťou uzatvárania a plnenia zmlúv. Prevádzkovatelia a sprostredkovatelia sú povinní spracúvať osobné údaje v súlade so zásadou zákonnosti, pričom musia vybrať pre každú spracovateľskú operáciu relevantný právny základ.

Prečítajte si tiež: Všetko o výživnom na dieťa

Právny základ pre spracúvanie osobných údajov

V zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR, jedným z právnych základov je plnenie zmluvy alebo plnenie zmluvných povinností. To znamená, že spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na to, aby mohla byť zmluva riadne plnená.

Príklad (EDPB): Ak si dotknutá osoba kúpi tovar od prevádzkovateľa prostredníctvom jeho e-shopu a chce zaplatiť kartou, obchodník musí spracúvať informácie o platobnej karte a údaje o fakturačnej adrese. V tomto prípade je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné na plnenie zmluvy a právny základ podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) je aplikovateľný.

Spracúvanie osobných údajov môže byť založené aj na právnom základe podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR z dôvodu "vykonania opatrení pred uzatvorením zmluvy" (tzv. predzmluvné vzťahy).

Príklad (EDPB): Ak dotknutá osoba poskytne prevádzkovateľovi svoje poštové smerovacie číslo alebo iný lokalizačný údaj na zistenie, či sú určité služby poskytované prevádzkovateľom dostupné aj na území, kde o preverenie služby žiada dotknutá osoba, túto situáciu je možné zaradiť k opatreniam vykonávaným pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby.

Naopak, identifikácia dotknutých osôb finančnými inštitúciami pred poskytnutím finančných služieb na základe platných právnych predpisov SR nie je možné zaradiť k opatreniam vykonávaním v predzmluvných vzťahoch. V uvedenom prípade ide o plnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa - finančnej inštitúcie podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.

Prečítajte si tiež: Vzor zmluvy o príspevku

Ukončenie spracúvania osobných údajov po zániku zmluvy

Po zániku zmluvy osobné údaje už nie sú potrebné a nevyhnutné k účelu spracúvania v súvislosti s plnením zmluvných povinností. Ak osobné údaje už nie sú potrebné pre daný účel spracúvania, spracúvanie by malo byť ukončené. Existujú však niektoré situácie, spojené s plnením zmluvy aj po jej zániku, ktoré umožňujú spracúvanie osobných údajov na právnom základe podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR. K týmto situáciám patrí napríklad vrátenie tovaru pri spotrebiteľských zmluvách uzatvorených na diaľku. Zároveň, je potrebné zohľadniť aj zákonné povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.

Povinnosti prevádzkovateľa

Podnikateľ, ktorý uzatvára zmluvu, by mal dotknutej osobe v každom prípade okrem právneho základu, účelu spracúvania, rozsahu osobných údajov a iných náležitostí uviesť aj dobu uchovávania, resp. kritériá na jej určenie. Každý prevádzkovateľ je povinný, ešte pred samotným spracúvaním osobných údajov, stanoviť vhodný právny základ. Právny základ je potrebné stanovovať v nadväznosti na konkrétne účely spracúvania osobných údajov a rešpektovať základné zásady spracúvania osobných údajov.

Elektronická komunikácia s finančnou správou

Elektronická komunikácia sa využíva aj pri komunikácii s finančnou správou. Existujú rôzne spôsoby, ako sa zaregistrovať na portáli FS, autorizovať sa a podávať dokumenty elektronicky.

Povinnosť elektronického doručovania

Podľa zákona č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok), existuje povinnosť doručovať podania elektronickými prostriedkami pre určité subjekty, napríklad pre zástupcov neuvedených v bodoch 2. a 3. Pre daňovníkov nezaložených alebo nezriadených na podnikanie podľa § 12 ods. 3 zákona o dani z príjmov (napr. občianske združenia, neziskové organizácie, spoločenstvá vlastníkov bytov a nebytových priestorov, záujmové združenia právnických osôb) platí, že ak im vyplynie povinnosť zverejniť účtovnú závierku, musia ju zaslať len elektronicky.

Registrácia a autorizácia na portáli finančnej správy

Registrácia používateľa je proces, pri ktorom sa fyzická osoba stáva používateľom elektronických služieb finančnej správy a je jej pridelený identifikátor používateľa (ID). Okrem toho je potrebné zadať aj heslo a osobný identifikačný kód (ľubovoľná kombinácia znakov), ktorých znenie si zvolí samotný používateľ.

Prečítajte si tiež: Pracovná zmluva opatrovateľky v Belgicku

Existujú dva spôsoby potvrdenia registrácie:

1. Prostredníctvom slovensko.sk: Ak je používateľ vlastníkom občianskeho preukazu s čipom (eID), dokladu o pobyte s čipom, alebo má nainštalovanú a aktivovanú aplikáciu Slovensko v mobile, alebo je vlastníkom prihlasovacieho prostriedku vydaného v krajine EÚ, má možnosť aktivovať registráciu do portálu FS online.
2. Bez občianskeho preukazu s čipom (eID): Je potrebné, aby sa používateľ dostavil k správcovi dane (s platným dokladom totožnosti), kde zamestnanec správcu dane dokončí proces registrácie.

Proces registrácie fyzických osôb - podnikateľov, ktoré konajú vo svojom mene, je jednoduchší. Stačí po vyplnení registračného formulára zaškrtnúť políčko "Žiadam o sprístupnenie oprávnenia pre osobné konanie" priamo pod formulárom.

Autorizácia používateľa s KEPom (resp. eID kartou) prebieha elektronicky. V rámci osobnej internetovej zóny si z ponuky vyberiete Autorizácie a zastupovania - Moje autorizácie k subjektom - Žiadosť o autorizáciu (vyplníte povinné údaje), uvediete v nej DIČ konkrétneho daňového subjektu, na ktorý žiadate prístupové práva. Autorizácia používateľa bez KEPu (resp. eID karty) sa realizuje na daňovom/colnom úrade.

Dohoda o elektronickom doručovaní

Ak daňový subjekt chce doručovať správcovi dane písomnosti elektronickými prostriedkami, ktoré nebudú podpísané kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP) ani eID kartou, tak v tom prípade uzavrie so správcom dane písomnú dohodu o elektronickom doručovaní. Dohoda musí byť preukázateľne podpísaná oprávnenou osobou, t.j. vyžaduje sa podpis oprávnenej osoby pred správcom dane alebo podpis oprávnenej osoby úradne overený.

Bezhotovostné platby: Nová povinnosť pre obchodníkov

Obchodníci budú musieť svojim zákazníkom umožniť bezhotovostnú platbu. Pôvodný termín povinnosti bol posunutý na 1. máj 2026. No zákon ustanovuje, že predávajúci je povinný umožniť kupujúcemu vykonať platbu za predaj tovaru alebo poskytnutie služby bezhotovostne najneskôr od 1. mája 2026.

Riešenia pre bezhotovostné platby

Ak obchodníci nemajú terminál, môžu zaviesť platby cez QR kód. Finančná správa uvádza, že akceptovanie platieb cez QR kódy je jednoduché a zároveň finančne nenáročné riešenie.

Ako funguje platba cez QR kód?

1. Kupujúci naskenuje QR kód pomocou fotoaparátu v mobilnom telefóne alebo mobil bankingovej aplikácie.
2. V bankovej aplikácii sa automaticky vyplnia platobné údaje.
3. Kupujúci platbu potvrdí.
4. Predávajúci obdrží notifikáciu o úhrade (v priebehu niekoľkých sekúnd pri okamžitých platbách).

D. Kováč z Finančnej správy uisťuje, že názov príjemcu/obchodníka bude povinne zakódovaný v QR kóde, takže kupujúci nebude musieť vykonávať ďalšie úkony, resp. vypisovať ručne.

Možnosti pre obchodníkov

Ak sa predávajúci rozhodne poskytovať bezhotovostné platby cez QR kód, má dnes na trhu k dispozícii rôzne možnosti - od plne automatizovaných riešení až po jednoduché, nízkonákladové varianty. Finančná správa SR uvádza v tlačovej správe nasledovné:

1. QR kód generovaný priamo pokladnicou eKasa: Pokladničný systém automaticky vygeneruje jedinečný QR kód s presnou sumou a údajmi o transakcii. Kupujúci ho naskenuje a v bankovej aplikácii platbu potvrdí. Pokladnica eKasa obdrží notifikáciu o úhrade v priebehu niekoľkých sekúnd a automaticky vytlačí pokladničný doklad.
2. Vytlačený statický QR kód s IBAN-om predávajúceho: Predávajúci má na viditeľnom mieste umiestnený QR kód s číslom svojho účtu. Kupujúci po jeho naskenovaní zadá sumu manuálne vo svojom mobilnom bankovníctve. Predávajúci následne overí prijatie platby vo svojom bankovníctve a až potom vystaví doklad z pokladnice eKasa.
3. QR kód vytvorený v mobilnej bankovej aplikácii predávajúceho: Predávajúci zadá sumu priamo vo svojej bankovej aplikácii, ktorá vygeneruje QR kód. Kupujúci ho potom naskenuje vo svojej bankovej aplikácii v mobile a platbu potvrdí. Po pripísaní okamžitej platby predávajúci vytlačí doklad z pokladnice eKasa.

Technické problémy s QR platbami

Finančná správa podnikateľom odporúča, aby si zvolený spôsob bezhotovostnej platby vyskúšali v dostatočnom predstihu. Povinnosť umožniť bezhotovostnú platbu sa neuplatňuje len v objektívnych prípadoch, ako je napríklad výpadok internetu alebo elektriny, alebo v prípadoch, kde majú subjekty zákonnú výnimku z evidencie tržieb. Ak nastane technický problém, predajca môže žiadať platbu inou formou, napríklad v hotovosti. Pri zneužívaní takejto situácie budú podnikatelia sankcionovaní. Ak kupujúcemu nefunguje platba cez QR kód, finančná správa radí zaplatiť ešte raz kartou alebo v hotovosti.

Zmluvné podmienky a práva spotrebiteľa

Pri uzatváraní zmlúv prostredníctvom elektronickej komunikácie je dôležité poznať aj zmluvné podmienky a práva spotrebiteľa. V tejto časti sa zameriame na príklad zmluvných podmienok advokátskej kancelárie, ktoré upravujú postup pri uzatváraní zmluvy a práva a povinnosti zmluvných strán v súvislosti s poskytovaním právnych služieb prostredníctvom elektronických komunikačných prostriedkov.

Príklad zmluvných podmienok advokátskej kancelárie

• Poskytovateľ: JUDr. Jozef Zemko, advokát so sídlom M. Hricku 1832/30, 911 01 Trenčín, IČO: 53 008 111, zapísaný v Slovenskej advokátskej komore.
• Právne služby: Poskytovateľ poskytuje právne služby Klientovi samostatne, alebo prostredníctvom spolupracujúcich (substitučných) advokátov, advokátskych koncipientov, právnych asistentov a ďalších zamestnancov Poskytovateľa.
• Uzatvorenie zmluvy: Zmluva sa uzatvára prostredníctvom elektronickej komunikácie. Klient vo svojom dopyte uvedie o akú právnu službu má záujem, stručne popíše svoj právny problém a uvedie svoje kontaktné údaje.
• Odmena: Výška odmeny sa odvíja od hodnoty, zložitosti a časovej náročnosti veci. Pokiaľ sa Zmluvné strany nedohodnú inak, odmenou za poskytnutie právnych služieb je hodinová odmena vo výške 100,- EUR za každú aj začatú hodinu poskytovania právnych služieb podľa Zmluvy. Poskytovateľ má popri nároku na odmenu aj nárok na náhradu hotových výdavkov účelne a preukázateľne vynaložených v súvislosti s poskytovaním právnych služieb, najmä na súdne poplatky a iné poplatky, cestovné a telekomunikačné výdavky a výdavky za znalecké posudky, preklady a odpisy, odmeny a náhrady nákladov notárov a iných externých poskytovateľov služieb.
• Povinnosti Klienta: Klient sa zaväzuje poskytnúť Poskytovateľovi bez zbytočného odkladu pravdivé a úplné informácie, listinné či iné podklady, ktoré sú potrebné pre riadne plnenie záväzkov Poskytovateľa podľa Zmluvy. Klient je povinný poskytnúť Poskytovateľovi všetku potrebnú súčinnosť.
• Povinnosti Poskytovateľa: Poskytovateľ je povinný pri výkone advokácie chrániť a presadzovať práva a záujmy Klienta a riadiť sa jeho pokynmi. Ak sú pokyny Klienta v rozpore so všeobecne záväznými právnymi predpismi, nie je nimi viazaný.
• Mlčanlivosť: Pozbaviť povinnosti zachovávať mlčanlivosť môže Klient a po smrti či zániku Klienta iba jeho právny nástupca. Poskytovateľ nemá povinnosť zachovávať mlčanlivosť pri plnení povinností podľa zákona č. 297/2008 Z.z. Klient súhlasí s tým, že Poskytovateľ je oprávnený oznámiť tretej osobe alebo zverejniť informáciu o tom, že v konkrétnej veci poskytuje alebo poskytoval právne služby Klientovi, a to na marketingové účely.
• Zánik zmluvy: Právny vzťah medzi Klientom a Poskytovateľom založený Zmluvou zaniká: a) Úplným poskytnutím právnych služieb Poskytovateľom Klientovi, b) Písomnou dohodou Zmluvných strán, c) Písomným odstúpením od Zmluvy, d) Písomnou výpoveďou.
• Odstúpenie od zmluvy: Klient Spotrebiteľ má právo v zmysle Zákona o ochrane spotrebiteľa pri predaji na diaľku odstúpiť od Zmluvy bez uvedenia dôvodu v lehote 14 dní odo dňa uzavretia Zmluvy.
• Ochrana osobných údajov: Klient berie na vedomie, že jeho osobné údaje sú spra­cované v súlade s Nariadením európskeho parlamentu a rady (EÚ) č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a zákonom č. 18/2018 Z. z.

tags: #posielanie #zmluvy #emailom #postup