Ubytovanie ako daňovo uznateľný náklad pre podnikateľov

Živnostníci a firmy sa pri daňovom priznaní často vracajú k nákladom na konci roka. Vtedy sa môže ukázať, že niektoré oprávnené daňové výdavky zostali nepovšimnuté. Poznať všetky možnosti sa oplatí nielen kvôli úspore, ale aj kvôli lepšiemu plánovaniu cash flow a reálnemu prehľadu o tom, čo podnikanie stojí. Správne a systematické uplatňovanie výdavkov môže významne znížiť daňový základ a zlepšiť prehľad o financiách vašej firmy. Odporúčame viesť dôslednú evidenciu, pravidelne kontrolovať limity a podmienky pre špecifické výdavky a spolupracovať s účtovníkom, ktorý pozná aktuálnu legislatívu.

Základné podmienky pre daňovú uznateľnosť nákladov

Aby bol výdavok považovaný za daňovo uznateľný, musia byť splnené tri základné podmienky:

1. Súvislosť s podnikaním: Výdavok musí preukázateľne súvisieť s činnosťou, z ktorej podnikateľ dosahuje príjem. Napríklad, účtovnícky softvér pre firmu je daňovo uznateľný náklad, ale rodinný výlet do Tatier nie je.
2. Preukázateľnosť dokladom: Faktúra, pokladničný blok alebo iný účtovný doklad je nevyhnutný. Bez neho výdavok v účtovníctve neobstojí, aj keď by bol logicky spojený s podnikaním.
3. Zaúčtovanie v správnom období: Výdavky sa uplatňujú v roku, v ktorom vznikli alebo v ktorom boli zaplatené, podľa toho, či podnikateľ vedie účtovníctvo alebo daňovú evidenciu.

Dôležité je rozlišovať medzi daňovo uznateľnými a nedaňovými výdavkami. Daňovo uznateľné výdavky znižujú základ dane a tým aj samotnú daň. Nedaňové výdavky sú síce účtovne zaznamenané, ale na daň nemajú vplyv. Niektoré výdavky majú navyše špecifiká podľa toho, či podnikáte ako živnostník alebo ako s. r. o. Kým živnostník si môže uplatniť aj paušálne výdavky a často mieša súkromný a podnikateľský majetok (napríklad auto alebo byt), pri s. r. o. je potrebné dôslednejšie oddelenie súkromných a podnikateľských výdavkov.

Bežné daňovo uznateľné náklady

Existujú náklady, ktoré si väčšina podnikateľov uplatňuje automaticky a o ktorých vie každý účtovník. Patria sem klasický kancelársky materiál, nájomné za priestory, pravidelné účty za telefón a internet, mzdy zamestnancov, účtovnícke služby alebo základné poistenia.

Podnikatelia si často neuvedomia, koľko rôznych typov daňových výdavkov si môžu úplne legálne uplatniť. Do nákladov patria nielen počítače a telefóny, ale aj menšia kancelárska technika, nábytok či softvérové licencie. Pri drahšom majetku je potrebné riešiť odpisy, teda rozloženie ceny na viac rokov.

Prečítajte si tiež: Podmienky dotácie na elektromobily

Náklady na reklamu na sociálnych sieťach, tvorbu webstránky, grafiku či PR články sú daňovo uznateľné. Patria sem nielen pohonné hmoty, ale aj ubytovanie, cestovné lístky či stravné na pracovných cestách. Ak pracujete z domu, môžete si uplatniť pomernú časť nákladov na energie, internet alebo nájom. Dôležité je vedieť preukázať, aká časť priestoru sa reálne využíva na podnikanie.

Školenia, odborná literatúra, jazykové kurzy alebo online kurzy, ktoré súvisia s podnikaním, sa často prehliadajú. Patria sem povinné lekárske prehliadky zamestnancov, ochranné pomôcky či školenia BOZP a PO. Poistenie majetku, zodpovednosti či profesijné poistenie, rovnako ako bankové poplatky alebo úroky z úverov na podnikanie, sú daňovo uznateľné.

Špecifické prípady a obmedzenia

Niektoré náklady si síce môžete uplatniť, ale zákon k nim stanovuje určité obmedzenia alebo podmienky. Výdavky na darčeky patria medzi najviac sledované. Reprezentačné náklady, ako sú večere či recepcie, nie sú daňovo uznateľné vôbec.

Ak vozidlo používate na podnikanie aj súkromne, do nákladov si môžete dať len pomernú časť nákladov - pohonné hmoty, servis, diaľničné známky či poistky. Pomerné rozdelenie musíte vedieť preukázať. Limity sa odvíjajú od opatrenia MPSVR, pravidelne sa menia.

Podnikatelia bez zamestnancov si môžu uplatniť stravné za každý odpracovaný deň podľa platných súm. Od roku 2025 je hodnota stravného pre podnikateľov bez zamestnancov 5,85 EUR na deň. Pri zamestnancoch platia limity, koľko z ceny stravy môže ísť na účet firmy a koľko musí byť hradené z vlastných zdrojov zamestnanca alebo zo sociálneho fondu.

Prečítajte si tiež: Analýza Cav príspevku

Niektoré finančné náklady, napríklad úroky z úverov, sú daňovo uznateľné len vtedy, ak úver slúži výlučne na podnikanie.

Ubytovanie ako daňovo uznateľný náklad

Ubytovanie môže byť daňovo uznateľným nákladom v rôznych situáciách, najmä v súvislosti s pracovnými cestami zamestnancov alebo podnikateľa samotného.

Ubytovanie zamestnancov

Podľa § 19 ods. 2 písm. s) zákona o dani z príjmov sú výdavky (náklady) na ubytovanie zamestnancov daňovo uznateľné, ak sú splnené určité podmienky. Podmienkou pre uplatnenie výdavkov podľa uvedeného ustanovenia je ubytovanie zamestnancov v budovách zatriedených do kódov Klasifikácie stavieb 112 (dvojbytové a viacbytové budovy) a 113 (ostatné budovy na bývanie) podľa Vyhlášky č. 323/2010 Z. z. Uvedené kódy zahŕňajú dvojbytové a viacbytové budovy, napr. nájomné domy, rodinné domy, resp. aj ostatné budovy ako sú internáty, budovy pre spoločné ubytovanie - budovy ubytovní pracujúcich (robotnícke hotely).

Daňovým výdavkom zamestnávateľa v zmysle § 19 ods. 2 písm. s) zákona o dani z príjmov sú výdavky (náklady) na ubytovanie zamestnancov aj v prípade, keď zamestnávateľ vlastní alebo si prenajme samostatnú bytovú jednotku (jeden byt).

Zamestnávateľom poskytnuté ubytovanie v súlade s § 5 ods. 7 písm. p) zákona o dani z príjmov je oslobodené od dane v úhrnnej sume najviac 350 eur mesačne v prípade, že pracovný pomer zamestnanca u tohto zamestnávateľa trvá viac ako 24 mesiacov. Daňovým výdavkom zamestnávateľa podľa § 19 ods. 2 písm. s) zákona o dani z príjmov je celá suma výdavkov zamestnávateľa na ubytovanie bez ohľadu na sumu plnenia, ktorá je u zamestnanca príjmom oslobodeným o dane podľa § 5 ods. 7 písm. p).

Prečítajte si tiež: Žiadosť o príspevok na nové auto

V prípade, ak zamestnávateľ poskytuje ubytovanie vo vlastnom zariadení na uspokojovanie potrieb zamestnancov, strata z prevádzky takýchto zariadení sa v súlade s § 21 ods. 1 písm. f) zákona o dani z príjmov neuznáva. Na účely vyčíslenia výšky príjmov a výšky výdavkov v zariadeniach na uspokojovanie potrieb zamestnancov alebo iných osôb sa za príjmy považuje celé nepeňažné plnenie poskytnuté zamestnancom za účelom zabezpečenia ubytovania - vrátane plnení oslobodených od dane podľa § 5 ods. 7 písm. p).

Zahrnutie výdavkov zamestnávateľa na ubytovanie zamestnancov do jeho daňových výdavkov podľa § 19 ods. 2 písm. s) druhého bodu a § 21 ods. 1 písm. f) zákona o dani z príjmov v znení účinnom od 01.01.2019 sa podľa § 52zu ods. 1 zákona o dani z príjmov prvýkrát použije pri podaní daňového priznania po 31.12.2018.

Príklad

Výrobná spoločnosť začala poskytovať od r. 2017 niektorým svojim zamestnancom a taktiež niektorým pracovníkom prenajatým prostredníctvom agentúry, ktorí majú bydlisko mimo sídla spoločnosti, ubytovanie a dopravu. Predmetné nájomné a dopravné nie je zatiaľ nepeňažný príjem a nie je zdaňovaný a zaťažený odvodmi na sociálne a zdravotné poistenie. Niektorí zamestnanci však zatiaľ čiastočne finančne participujú na ubytovacích nákladoch. Ubytovanie je poskytované personálnou agentúrou a aj ubytovacím zariadením, doprava je zabezpečená dopravnou spoločnosťou. V takomto prípade je potrebné posúdiť, či sú splnené podmienky pre daňovú uznateľnosť nákladov na ubytovanie podľa vyššie uvedených ustanovení zákona o dani z príjmov.

Ak prevažujúcou činnosťou zamestnávateľa nie je výroba vykonávaná vo viaczmennej prevádzke, pri zahrnovaní výdavkov (nákladov) vynaložených na ubytovanie pre zamestnancov do daňových výdavkov sa postupuje podľa § 19 ods. 2 písm. s) bod 2 zákona o dani z príjmov. Na základe uvedeného výdavky (náklady) zamestnávateľa vynaložené na zabezpečenie ubytovania pre zamestnancov, ak nejde o výdavky podľa § 19 ods. 2 písm. s) bod 2 zákona o dani z príjmov, sú daňovým výdavkom zamestnávateľa len v prípade, ak je hodnota poskytnutého ubytovania považovaná za zdaniteľný príjem zo závislej činnosti zamestnanca podľa § 5 ods. 1 a ods. 3 písm. a) ZDP. V prípade, ak je nepeňažný príjem zamestnanca oslobodený od dane podľa § 5 ods. 7 písm. p) ZDP, pričom vynaložený výdavok (náklad) zamestnávateľa nespĺňa podmienky vymedzené v § 19 ods. 2 písm. s) bod 2 ZDP, nie je možné takýto výdavok (náklad) zamestnávateľa považovať za daňový výdavok ani podľa § 19 ods. 1 ZDP ani podľa § 19 ods. 2 písm. d) ZDP.

Ubytovanie počas pracovných ciest

Ak živnostník alebo zamestnanec absolvuje pracovnú cestu, výdavky za ubytovanie sú daňovo uznateľné. Podľa §19 zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v nadväznosti na zákon č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách má živnostník nárok na tieto daňové náklady súvisiace s pracovnými cestami:

• preukázané cestovné výdavky,
• preukázané výdavky za ubytovanie,
• stravné,
• vedľajšie potrebné výdavky.

Je dôležité mať preukázateľné doklady o ubytovaní, ako sú faktúry alebo potvrdenia z ubytovacieho zariadenia.

Daňová uznateľnosť teambuildingu

Teambuilding alebo budovanie pracovných vzťahov mimo pracovné prostredie slúži na prehĺbenie tímovej spolupráce. Článok 3 Zákoníka práce stanovuje, že zamestnávatelia sú povinní poskytovať zamestnancom mzdu a utvárať pracovné podmienky, ktoré zamestnancom umožňujú čo najlepší výkon práce podľa ich schopností a vedomostí, rozvoj tvorivej iniciatívy a prehlbovanie kvalifikácie. Z ohľadom na túto skutočnosť je preto možné teambuilding chápať ako jednu z foriem vzdelávania zamestnancov podľa § 153 Zákonníka práce.

Daňová uznateľnosť nákladu závisí na cieli teambuildingu, záleží či sa riešia pracovné záležitosti týkajuce sa obchodnej činnosti firmy alebo sa jedná o druh zábavy pre zamestnancov. Záleží taktiež na tom, či je účasť na teambildingu pre zamestnancov povinná alebo dobrovoľná.

Za daňové výdavky sa považujú výdavky na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov. Ak spoločnosť vynaložené náklady na organizáciu teambuildingu preukáže je možné zaradiť tento náklad medzi daňové náklady (dôkazom môže byť prezenčná listina, program pracovného stretnutia, záznam zo stretnutia…). Daňovo uznateľným nákladom je okrem cestovných náhrad a mzdy zamestnancov aj náklad na dopravu zamestnancov, ubytovanie, prenájom priestorov, služby školiteľov, vzdelávací materiál, požičanie audiovizuálnej techniky a pod.

Príklad

Zamestnávateľ zorganizoval pre svojich zamestnancov víkendový pobyt 200 km od pracoviska. Ubytovanie bolo v hoteli a doprava bola zabezpečená autobusom. Cieľom teambuildingu bolo absolvovanie školenia, ktoré súvisí s činnosťou firmy, zamestnávateľ zaplatil prenájom miestnosti a školiteľa. Zamestnanci si mohli objednať wellness. Počas teambuildingu došlo k výkonu práce (absolvovanie pracovného školenia), preto výdavky na prepravu, náklady na ubytovanie a prenájom miestnosti sú daňovo uznateľné v plnej výške.

Ako správne uplatniť daňovo uznateľné náklady

Pri daňovo uznateľných výdavkoch často nerozhoduje len to, či na ne máte doklad, ale aj správny postup ich uplatnenia. Faktúra bez povinných náležitostí alebo chýbajúci cestovný príkaz pri pracovnej ceste môžu spôsobiť, že náklad nebude uznaný.

Používanie jedného účtu na podnikanie aj súkromné výdavky vedie k chaosu a zbytočným pochybnostiam. Pri nákladoch na stravovanie, autá či darčeky sledujte zákonné limity a pravidlá. Výdavky musíte zaúčtovať v roku, keď vznikli.

Efektívna evidencia výdavkov dokáže podnikateľovi ušetriť čas aj peniaze a minimalizovať riziko problémov pri daňovej kontrole. Správny softvér umožní evidovať všetky doklady, rozdeľovať výdavky podľa typu a automaticky kontrolovať limity.

Faktúry, pokladničné doklady, cestovné príkazy alebo zmluvy - všetko je potrebné archivovať. Priebežná kontrola výdavkov počas roka umožní lepšie plánovanie cash flow a využitie všetkých daňových možností.

Čo nie je daňovo uznateľné?

Nie všetky výdavky, ktoré podnikateľ vynaloží, sú automaticky daňovo uznateľné. Medzi najčastejšie nedaňové výdavky patria:

• Výdavky na reprezentáciu (večere s klientmi, recepcie, pohostenie).
• Dary (s výnimkou drobných reklamných predmetov do hodnoty 17 eur).
• Sankcie, pokuty a penále.
• Výdavky, ktoré nesúvisia s podnikaním.

tags: #ubytovanie #ako #náklad #daňovo #uznateľné