Úradne Overený Podpis: Uznanie za Vlastný Postup

Úvod

V bežnom živote sa často stretávame s potrebou úradného overenia podpisu na rôznych dokumentoch. Tento článok sa zameriava na proces úradného osvedčenia podpisu, známeho aj ako legalizácia, a osobitne na postup uznania podpisu za vlastný. Cieľom je poskytnúť komplexný prehľad o tejto problematike, vysvetliť rôzne aspekty a postupy, a to ako pre bežných občanov, tak aj pre odbornú verejnosť.

Potreba Úradného Overenia Podpisu

Potreba úradného overenia (osvedčenia) podpisu fyzickej osoby na listine sa vyžaduje v mnohých situáciách, najmä pri právnych úkonoch, ako je napríklad prevod nehnuteľnosti. V takýchto prípadoch je podpis prevodcu nehnuteľnosti (predávajúceho, darcu a pod.) na zmluve vyžadovaný úradne osvedčený.

Subjekty Oprávnené na Osvedčenie Podpisu

Na Slovensku sú na osvedčenie pravosti podpisu oprávnené viaceré subjekty:

• Matrika (úrad): Podľa zákona č. 599/2001 Z. z.
• Notár (prípadne ním poverený zamestnanec): Podľa zákona č. 323/1992 Zb.

Tieto orgány osvedčia, že osoba pred nimi listinu vlastnoručne podpísala alebo vyhlásila, že podpis na listine uznáva za vlastný.

Postup Uznania Podpisu za Vlastný

Uznanie podpisu za vlastný je postup, pri ktorom osoba, ktorej podpis sa má overiť, už listinu vopred podpísala (napr. pri zakladaní s.r.o.) a pred príslušným orgánom (matrika, notár) vyhlási, že podpis na listine uznáva za vlastný, t. j. že ho uznáva za vlastný. Osoba pritom listinu pred orgánom nepodpisuje. Aj v tomto prípade sa musí preukázať občianskym preukazom.

Prečítajte si tiež: Všetko o ÚPSVR Levice

Príslušný orgán neskúma obsah listiny, ale iba totožnosť fyzickej osoby, ktorej podpis sa má na listine overiť. Za účelom osvedčenia pravosti podpisu žiadateľa je potrebný ďalší úkon, a to jeho vlastnoručný podpis do osvedčovacej knihy, na základe ktorého matrika alebo notár osvedčí pravosť podpisu na listine formou tzv. osvedčovacej doložky.

Osvedčovacia Doložka

Samotné osvedčenie sa vyznačí na listine formou osvedčovacej doložky. Tá musí obsahovať viaceré zákonné náležitosti ako je napríklad meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo a trvalé bydlisko osoby, miesto a dátum osvedčenia, poradové číslo, pod ktorým je osvedčenie zapísané a ďalšie.

Osvedčenie Podpisu v Zahraničí

Ak sa má overiť podpis v zahraničí, postup závisí od toho, či je daná krajina zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru.

Krajiny Zmluvné Strany Haagskeho Dohovoru

V krajinách, ktoré sú zmluvnými stranami Haagskeho dohovoru, sa na osvedčenie pravosti podpisu používa tzv. Apostil. Apostil je osobitné osvedčenie (je súčasť dokumentu) vydané príslušným orgánom štátu, ktorý je zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru. Verejnú listinu opatrenú apostilom možno použiť bez ďalšieho overenia na území ktorejkoľvek inej zmluvnej strany dohovoru, teda aj na území Slovenskej republiky. Apostil neosvedčuje pravdivosť obsahu verejnej listiny, ku ktorej je pripojená. Apostil sa umiestňuje priamo na listine alebo na jej nadstavení (tzv. ”allonge“).

Medzi krajiny, ktoré sú zmluvnými stranami Haagskeho dohovoru, patria napríklad: Albánsko, Andorra, Antigua a Barbuda, Argentína, Arménsko, Aruba, Austrália, Azerbajdžan, Bahamy, Bahrajn, Barbados, Belgicko, Belize, Bielorusko, Bolívia, Bosna a Hercegovina, Botswana, Brazília, Brunej, Bulharsko, Burundi, Cookove ostrovy, Cyprus, Česká republika, Čierna hora, Čile, ČĽR - Macao a Hongkong, Dánsko, Dominika, Dominikánska republika, Ekvádor, Estónsko, Eswatini (bývalé Svazijsko), Fidži, Filipíny, Fínsko, Francúzsko, Grécko, Granada, Gruzínsko, Guatemala, Guyana.

Prečítajte si tiež: Staničné Námestie - Úrad Práce

Ak je dokument písaný v cudzom jazyku, je potrebné na úradné účely v SR zabezpečiť jeho úradný preklad súdnym prekladateľom (s okrúhlou pečiatkou so štátnym znakom).

Krajiny, ktoré Nie Sú Zmluvnými Stranami Haagskeho Dohovoru

Ak sa má overiť podpis v krajine, ktorá nie je zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru, postup je komplikovanejší. Odporúča sa zabezpečiť na dokumente pečiatku ministerstva zahraničných vecí tej krajiny, v ktorej sa podpis overuje, a následne pravosť pečiatky overiť na príslušnom zastupiteľskom úrade inej krajiny, ktorý je akreditovaný aj pre Slovenskú republiku (iné veľvyslanectvo alebo konzulát).

Notárske Osvedčovanie Pravosti Podpisu

Osvedčovanie pravosti podpisu notárom je častý notársky úkon, ktorý patrí k osvedčovaniu právne významných skutočností. Osvedčenie pravosti podpisu sa vyznačí na listine vo forme osvedčovacej doložky, ktorá je verejnou listinou.

Podpis v Zmysle Právnych Predpisov

Žiadny právny predpis nedefinuje pojem podpis. V ustanovení § 40 ods. 3 Občianskeho zákonníka sa pre platnosť právneho úkonu vyžaduje podpis konajúcej osoby. Pri písomných právnych úkonov v zmysle hmotného práva nie je dôležité, kto listinu napísal, a to ani v prípade, kde zákon predpisuje písomnú formu určitého právneho úkonu (výnimkou sú úkony, pre ktoré zákon vyžaduje obligatórnu formu notárskej zápisnice).

V právnej literatúre sa podpis charakterizuje ako individuálne ťahy písma, ktoré dostatočne označujú identitu podpisujúceho sa, sú jedinečné, vyznačujú sa príslušnými charakteristickými znakmi a javia sa ako podpisy mena.

Prečítajte si tiež: Príspevky a podpora zamestnanosti v Banskej Štiavnici

Uznanie Podpisu za Vlastný u Notára

Uznanie podpisu za vlastný prichádza do úvahy jednak v prípade, ak účastník legalizácie žiada notára o osvedčenie pravosti jeho podpisu na listine, ktorá je už účastníkom podpísaná, teda ktorú nepodpisuje priamo pred notárom alebo jeho zamestnancom. V takomto prípade účastník uzná svoj podpis na listine za vlastný, a podpíše sa len do knihy osvedčených podpisov (vedenej v hmotnej podobe). Podpis účastníka na listine by mal korešpondovať s jeho podpisom v knihe osvedčených podpisov, t. j. ak je účastník podpísaný na listine menom aj priezviskom, takisto sa má podpísať aj do knihy osvedčených podpisov.

Uznanie podpisu za vlastný prichádza do úvahy ale aj v druhom prípade, kedy je ako dátum alebo miesto podpisu na listine uvedený iný údaj, ako je deň alebo miesto, kedy sa vykonáva legalizácia. V praxi sa častokrát objavujú pochybnosti a otázky aj zo strany orgánov verejnej správy, kedy došlo k osvedčeniu pravosti podpisu, ak bol podpis účastníka uznaný za vlastný. K tomu možno uviesť, že osvedčenie pravosti podpisu za vlastný je úplné až vykonaním legalizácie, a zároveň, že v tomto prípade účastník zodpovedá za to, že k dátumu uvedenému v listine alebo v mieste uvedenom v listine sa na ňu aj podpísal. Pri legalizácii formou uznania podpisu za vlastný ale notár za túto skutočnosť nezodpovedá, na rozdiel od legalizácie vykonanej formou „vlastnoručného podpísania“, v ktorej notár zodpovedá aj za to, že účastník naozaj pred ním alebo jeho zamestnancom listinu bezprostredne podpísal.

Rozdielne Postupy Notárov pri Legalizácii

V notárskej praxi bohužiaľ notári pri legalizácii nepostupujú jednotne - rozdielne sú postupy napr. ohľadom popisu listiny, na ktorej sa pravosť podpisu osvedčuje, ohľadom priväzovania príloh. Táto variabilita legalizácie nie je pozitívom, keďže sa častokrát stretávame s otázkami klientov.

V zmysle prílohy 3 Kancelárskeho poriadku pre notárov, náležitosťou osvedčovacej knihy (vedenej v elektronickej podobe) je aj druh (názov) listiny, na ktorej sa osvedčuje pravosť podpisu a dátum jej spísania. Ak je to potrebné, uvedie sa aj stručný obsah. Každá legalizácia je samostatným úkonom notárskej činnosti a preto je neprípustné, aby notár vykonal legalizáciu spôsobom, že v osvedčovacej knihe (elektronickej) uvedie len druh úkonu napr. zmluva, vyhlásenie, splnomocnenie, na ktorom vykonáva legalizáciu. V popise listiny je potrebné bližšie uviesť o akú listinu ide, odporúčame minimálne v rozsahu umožňujúcim určenie úkonu účastníka.

Legalizáciou notár neosvedčuje pravdivosť skutočností uvádzaných v listine, ale za listinu, na ktorej je možné vykonať legalizáciu nemožno považovať taký dokument, na ktorom absentuje niektorá z podstatných náležitostí. Notár by mal tiež účastníka upozorniť na to, že po vykonaní legalizácie by listina nemala byť dopisovaná a opravovaná.

Častým problémom praxe je rozdielny postup, keď účastník podpisuje listinu na základe splnomocnenia za iného účastníka. Napriek tomu, že notár legalizáciou neosvedčuje pravdivosť skutočností uvádzaných v listine, v zmysle § 11 Kancelárskeho poriadku, ak sa verejná listina notára skladá z niekoľkých listov alebo listín, treba všetky strany pevne spojiť tak, že sa zošijú trikolórou obsahujúcou farby štátnej zástavy a voľné konce sa prekryjú uzáverou (nálepkou) opatrenou štátnym znakom, prípadne odtlačkom úradnej pečiatky notára. Rovnakým spôsobom sa k verejnej listine pripojí aj geometrický plán, ak tvorí súčasť zmluvy, splnomocnenie, a ak bola listina písaná so zástupcom účastníka aj rozsudok, ak bol ním nahradený zmluvný prejav účastníkov, prípadne iné listiny.

Podľa § 59 ods. 1 Kancelárskeho poriadku notár vykonaním osvedčovacieho úkonu potvrdzuje, že osoba, ktorá sa uvádza v listine, je totožná s osobou, ktorá pred notárom listinu vlastnoručne podpísala alebo vyhlásila, že uznáva svoj podpis na listine za vlastný.

Ďalším rozdielnym prístupom notárov v rámci legalizácie je postup pri osvedčovaní, ak je podpis účastníka uvedený v tej istej listine viackrát. Uvedený problém nerieši žiadne ustanovenie zákona. Takisto prax priniesla rôzny prístup akceptácie legalizácie tretích osôb. Všeobecne máme za to, že osvedčovacia doložka zahŕňa osvedčenie pravosti všetkých podpisov osoby na jednej listine, pokiaľ samozrejme tomu zodpovedá popis v NCRop.

Notársky Centrálny Register Osvedčených Podpisov (NCRop)

Od 1.1.2003 je notár povinný viesť osvedčovaciu knihu v elektronickej podobe v rámci Centrálneho informačného systému (CIS). Notársky centrálny register osvedčených podpisov (NCRop) je jedným z odlišujúcich prvkom notárskej legalizácie od osvedčovania podpisov vykonaných obcami alebo okresnými úradmi podľa zákona č. 599/2001 Z. Výhodou notárskej legalizácie je jednak možnosť „overenia“ legalizácie na webovom sídle komory na tejto webovej adrese, ktorá slúži na zistenie, či k legalizácii skutočne došlo. Komora zverejní na svojom webovom sídle (www.notar.sk) údaj o mene, priezvisku a dátume narodenia osoby, ktorá požiadala o legalizáciu, meno, priezvisko a sídlo notára, ktorý legalizáciu vykonal, pridelené číslo NCRop k tejto legalizácii a dátum vykonania legalizácie. Ďalšou výhodou notárskeho overenia podpisu je to, že práve popis listiny, na ktorej sa legalizácia vykonala je možné aj v budúcnosti zistiť cez NCRop.

tags: #úradne #overený #podpis #uznanie #za #vlastný