Zmluva o nájme archívnych priestorov: Komplexný prehľad

Archivácia dokumentov je nevyhnutná pre správne fungovanie organizácií a pre uchovávanie kultúrneho dedičstva. V súčasnosti, keď sa objem informácií neustále zväčšuje, je dôležité mať k dispozícii vhodné priestory na ukladanie a ochranu archívnych dokumentov. Tento článok poskytuje komplexný prehľad o zmluvách o nájme archívnych priestorov, s dôrazom na legislatívne zabezpečenie, povinnosti a oprávnenia zriaďovateľov archívov, ako aj na dôležitosť správy registratúry a uchovávania účtovnej dokumentácie.

I. Legislatívne zabezpečenie archivácie

Základným právnym predpisom upravujúcim oblasť archívov a registratúr je zákon o archívoch a registratúrach. Tento zákon sa vzťahuje na všetky subjekty, právnické aj fyzické osoby, s výnimkou subjektov, ktorých správu a uchovávanie registratúrnych záznamov upravuje osobitný predpis (Slovenská informačná služba a Vojenské spravodajstvo).

Definície právnickej a fyzickej osoby

Zákon o archívoch a registratúrach výslovne nedefinuje pojem právnickej osoby. V zmysle § 18 Občianskeho zákonníka č. 40/1964 Zb. v znení neskorších predpisov, právnickými osobami sú:

• združenia fyzických a právnických osôb,
• účelové združenia majetku,
• štátne orgány,
• obce,
• vyššie územné celky,
• iné subjekty, o ktorých to ustanovuje zákon.

Právny poriadok nedefinuje ani pojem fyzická osoba. V zmysle § 7 Občianskeho zákonníka č. 40/1964 Zb. v znení neskorších predpisov, fyzickou osobou rozumieme každého človeka od okamihu narodenia až po okamih smrti, kedy je spôsobilá mať práva a povinnosti.

Typy archívov

Z hľadiska vlastníctva a zriaďovateľa rozlišujeme:

Prečítajte si tiež: Vzor zmluvy o príspevku

1. Archívy právnických osôb zriadených zákonom, napr. archívy právnických osôb a archívy fyzických osôb, ktoré sú orgánmi verejnej správy.
2. Archívy fyzických osôb.

Ministerstvo vnútra SR zriaďuje štátne ústredné archívy a štátne archívy s regionálnou pôsobnosťou na plnenie úloh štátnej správy na úseku archívov a registratúr. Archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou sa nachádzajú v Banskej Bystrici, Bratislave, Bytči, Košiciach, Levoči, Nitre a Prešove. Archívom s regionálnou územnou pôsobnosťou je aj Archív hlavného mesta SR. Štátne archívy s regionálnou pôsobnosťou majú spolu 37 pobočiek.

Súkromné archívy

Z uvedeného vyplýva, že súkromné podnikateľské subjekty, t. j. fyzické aj právnické osoby, môžu zriaďovať vlastné archívy, samozrejme za podmienok stanovených zákonom a vyhláškou o archívoch a registratúrach. Zriadiť a zrušiť archív je možné len so súhlasom Ministerstva vnútra SR. Zákon presne vymedzuje náležitosti jednotlivých žiadostí.

II. Práva a povinnosti zriaďovateľa archívu

Zriaďovateľ archívu má niekoľko základných práv a povinností, ktoré mu vyplývajú zo zákona o archívoch a registratúrach:

• Zriaďovateľ archívu je schopný finančne zabezpečiť činnosť archívu tak, aby archív mohol plniť úlohy, ktoré mu vyplývajú zo zákona.
• Ponúknuť na odkúpenie archívne dokumenty štátom s návrhom ceny.
• Požiadať o informáciu, odbornú radu a usmernenie.
• Požiadať Ministerstvo vnútra SR o súhlas so zrušením archívu, ponúknuť mu archívne dokumenty a uložiť ich v archíve určenom ministerstvom.

Podnikateľské subjekty, ktoré si nezriadili vlastný archív, budú svoje archívne dokumenty odovzdávať príslušnej pobočke štátneho archívu, do ktorého pôsobnosti patria. Z vymedzenia územných obvodov pobočiek štátnych archívov podľa tabuľky č. 1 podnikateľský subjekt zistí svoj príslušný archív.

III. Povinnosti archívu

Archív má niekoľko povinností, ktoré mu ukladá zákon o archívoch a registratúrach:

Prečítajte si tiež: Pracovná zmluva opatrovateľky v Belgicku

1. Vykonávať predarchívnu starostlivosť a preberať archívne dokumenty od ich pôvodcu alebo vlastníka, t. j. pôvodcov, ktorých určí ministerstvo.
2. Viesť evidenciu archívnych dokumentov, t. j. kniha prírastkov, do ktorej sa zapisujú údaje o novo prevzatých archívnych dokumentoch, kniha úbytkov, do ktorej sa zapisujú údaje o súboroch vyradených z archívu. Náležitosti jednotlivých druhov evidencie a formu a spôsob zápisu do evidencie upravuje vyhláška o archívoch a registratúrach.
3. Chrániť archívne dokumenty pred poškodením zapríčineným napr. nevhodnými klimatickými podmienkami, živelnými pohromami, krádežou a pod.
4. Umožniť prístup k archívnym dokumentom.
5. Vydať bádateľský poriadok, ktorý upravuje organizáciu štúdia archívnych dokumentov, ochranu dokumentov pri štúdiu, vyhotovovanie odpisu, výpisu, potvrdenia, kópie archívneho dokumentu, t. j. stanovuje podmienky, za akých je možné študovať archívne dokumenty.
6. Zabezpečiť ochranu archívnych dokumentov pri ich štúdiu.
7. Vyhotovovať odpisy, výpisy, potvrdenia a kópie archívnych dokumentov.
8. Vypracúvať program vyhotovovania konzervačných kópií (t. j. kópie archívneho dokumentu spravidla na mikrofilme s cieľom zachovať informáciu, ktorú archívny dokument obsahuje), o programe informovať Slovenský národný archív a jedno vyhotovenie kópie najvýznamnejších archívnych dokumentov mu zasielať. Na evidenciu miesta aktuálneho uloženia archívnych dokumentov v ukladacích priestoroch slúži lokačný prehľad.
9. Mať vypracovaný plán priestorov a ukladacích priestorov.
10. Zabezpečiť priestory na štúdium archívnych dokumentov, tzv. knižnicu.

IV. Prístup k archívnym dokumentom

Právo na prístup k archívnym dokumentom má podľa zákona o archívoch a registratúrach každý na základe písomnej žiadosti. Prístup k archívnym dokumentom je súčasťou práva na informácie, ktoré patrí k základným slobodám zakotveným v Ústave SR. Toto právo však nie je neobmedzené. Dôvody obmedzenia sú zákonne upravené. Archív umožňuje prístup k archívnym dokumentom vyhotovovaním odpisov, výpisov, potvrdení, kópií, štúdiom a verejným vystavovaním archívnych dokumentov.

Obmedzenia prístupu

Archív môže obmedziť prístup k archívnym dokumentom, ak:

1. žiadateľ o prístup k archívnym dokumentom v predchádzajúcich 10 rokoch hrubo porušil bádateľský poriadok alebo poškodil archívny dokument.
2. ide o archívne dokumenty, ktoré obsahujú osobné údaje, utajované skutočnosti, obchodné tajomstvo, bankové tajomstvo a pod.
3. prístup k nim obmedzil pôvodca registratúry.

O obmedzení prístupu musí archív vydať písomné rozhodnutie, ktoré musí obsahovať náležitosti v zmysle správneho poriadku (§ 47 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní) s možnosťou odvolania sa proti zamietnutiu žiadosti o prístup k archívnym dokumentom.

Výnimky z obmedzenia prístupu

Obmedzenie prístupu sa nevzťahuje na:

1. štátne orgány, obci, samosprávnemu kraju a iným právnickým a fyzickým osobám v súlade s ich činnosťou podľa osobitných predpisov, napr. zákona č. 46/1993 Z. z.
2. ak prístup neobmedzil archív alebo ak pred vyraďovacím konaním nebol prístup obmedzený.
3. po uplynutí 90 rokov od vzniku záznamu po predložení písomného súhlasu s osvedčeným podpisom fyzickej osoby, o ktorej osobné údaje ide, alebo jej zákonného zástupcu, alebo blízkej osoby, ak táto fyzická osoba už nežije.

V. Správa registratúry

V praxi sa často používajú pojmy „archív“ a „archivovanie“ aj namiesto pojmov „registratúrne stredisko“ a „registratúra“. Je potrebné uvedomiť si, že archív je odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty, t. j. záznamy, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu. O archivovaní tak môžeme hovoriť len v súvislosti s činnosťou archívov.

Prečítajte si tiež: Dôležité aspekty zmluvy o sociálnej službe

Zabezpečenie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístup k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania označujeme ako správa registratúry, je to tzv. spisová služba ako samostatný informačný systém.

Povinnosti pôvodcu registratúry

Pôvodca registratúry je povinný:

• uchovávať registratúrny záznam, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu, počas lehoty jeho uloženia, t. j. umiestniť registratúru v priestoroch, ktoré zaručujú jej zachovanie, t. j. zabezpečiť ochranu pred poškodením, zničením, stratou a odcudzením.

Pôvodca registratúry je oprávnený požiadať ministerstvo prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou o informáciu, odbornú radu a usmernenie. Mali by to využiť podnikateľské subjekty, ktoré nemajú, resp. majú málo skúseností so správou registratúry.

Registratúrny poriadok a registratúrny plán

Registratúrny poriadok je smernica pre správu registratúry, ktorá upravuje základné okruhy činností pri správe registratúry v konkrétnych podmienkach pôvodcu registratúry. Registratúrny poriadok a registratúrny plán sú teda interné smernice upravujúce správu registratúry.

Registratúrny plán člení registratúru do vecných skupín, ktoré označuje registratúrnymi značkami. U pôvodcov registratúry, ktorí sú povinní vypracovať registratúrny poriadok, je registratúrny plán jeho súčasťou.

Znakom hodnoty „A“ sa označujú skupiny registratúrnych záznamov, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu a po uplynutí lehoty uloženia sa odovzdajú do archívu, kde sa natrvalo uložia. Znak hodnoty „A“ navrhuje pôvodca registratúry v registratúrnom pláne pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov.

Lehota uloženia, bez ohľadu na znak hodnoty, určuje počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť, resp. po koľkých rokoch sa registratúrny záznam stane predmetom vyraďovania. Lehota začína plynúť 1. januára po roku, v ktorom pôvodca registratúry uzavrel spis alebo v ktorom splnil podmienky na začatie jej plynutia ustanovené v registratúrnom pláne.

Lehotu uloženia navrhuje pôvodca registratúry v registratúrnom pláne pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov tak, aby mu umožňovala prístup k registratúrnym záznamom po celý čas, v ktorom ich bude potrebovať pre svoju činnosť, s prihliadnutím na lehoty uloženia stanovené osobitnými predpismi. Pri niektorých druhoch registratúrnych záznamov lehotu uloženia určujú všeobecne záväzné právne predpisy, ktoré pôvodca registratúry musí rešpektovať, napr. zákon č. 431/2002 Z. z.

Registratúrne záznamy, ktorým ešte neuplynula lehota uloženia, sa ukladajú v registratúrnom stredisku, ktoré organizuje a zabezpečuje evidovanie, ukladanie a úschovu písomností a zároveň umožňuje oprávneným osobám nazeranie, vypožičiavanie, odpisovanie a kopírovanie registratúrnych záznamov.

Evidenciou o mieste konkrétneho aktuálneho uloženia registratúrnych záznamov v registratúrnom stredisku je tzv. lokačný prehľad, ktorý sa môže viesť na voľných priebežne číslovaných listoch alebo v elektronickej forme.

Povinnosť vypracovať registratúrny poriadok a plán

Podľa § 16 ods. 3 zákona o archívoch a registratúrach, povinnosť vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán majú:

1. všetky subjekty, ktoré nepatria do 1. ani do 3. skupiny a predovšetkým orgány verejnej moci.
2. podnikateľské subjekty, ktoré nepatria do 3. skupiny.
3. malí podnikatelia (štátne archívy zaraďujú medzi malých podnikateľov, t. j. ako podnikateľské subjekty, ktorých registratúrne záznamy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu, tých podnikateľov,*) ktorí nemusia mať ročnú účtovnú závierku overenú audítorom podľa § 19 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z.

Z uvedeného vyplýva, že podnikatelia nie sú povinní vypracovať registratúrne poriadky. Ak registratúru tvorí len účtovná dokumentácia, personálna a mzdová agenda, ktoré nie sú zdrojom archívnych dokumentov, podnikatelia nie sú povinní vypracovať ani registratúrny plán. Pri uchovávaní dokumentácie sú však povinní dodržiavať ustanovenia predovšetkým zákona o účtovníctve a pri vyraďovaní dokumentácie, ktorej uplynula lehota uloženia, postupovať v zmysle zákona o archívoch a registratúrach.

Ak z činnosti súkromných podnikateľských subjektov podnikajúcich ako fyzická osoba alebo právnická osoba vznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, tieto subjekty sú povinné registratúrny plán vypracovať a predložiť ho na schválenie štátnemu archívu.

Vyraďovanie registratúrnych záznamov

Vyraďovanie registratúrnych záznamov je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyraďujú registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia. Pri vyraďovaní registratúrnych záznamov, ktoré obsahujú utajované skutočnosti, sa uplatní zákon č. 241/2001 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností.

Podnikateľské subjekty môžu registratúrne záznamy vyraďovať len vo vyraďovacom konaní. Týka sa to aj subjektov, ktoré nie sú povinné vypracovať registratúrny plán. Registratúrne záznamy, o ktorých sa rozhodne, že majú trvalú dokumentárnu hodnotu, sa ukladajú do archívu a stávajú sa archívnym dokumentom.

VI. Účtovná dokumentácia ako súčasť registratúry

Súčasťou registratúr je aj účtovná dokumentácia. Účtovnú dokumentáciu v zmysle § 31 ods. 1 zákona o účtovníctve tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov, ktorými sú najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtovná závierka a výročná správa vedené v rozsahu ustanovenom zákonom č. 431/2002 Z. z.

Najrozsiahlejšiu časť účtovnej dokumentácie tvoria účtovné doklady. V rámci účtovnej jednotky súhrn účtovných dokladov tvoria tieto doklady: odberateľské faktúry, dodávateľské faktúry, pokladničné doklady, bankové doklady, interné doklady.

V sústave podvojného účtovníctva sa v zmysle § 12 zákona o účtovníctve účtuje v denníku, v ktorom sa účtovné zápisy usporadúvajú chronologicky a ktorým sa preukazuje zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov v účtovnom období, a v hlavnej knihe, v ktorej sa účtovné zápisy usporadúvajú z vecného hľadiska systematicky a v ktorej sa preukazuje zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov na účty majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov, nákladov a výnosov v účtovnom období. Podľa rozhodnutia účtovnej jednotky sa môže účtovať aj v ďalších účtovných knihách, ako napr. v pokladničnej knihe a pod.

Účtovná závierka ako štruktúrovaná prezentácia skutočností, ktoré sú predmetom účtovníctva, tvorí jeden celok a musí obsahovať náležitosti v zmysle § 17 zákona o účtovníctve. V sústave podvojného účtovníctva súčasťou účtovnej závierky sú: súvaha, výkaz ziskov a strát a poznámky.

Účtovné záznamy môžu byť vedené v písomnej alebo elektronickej forme.

Nakladanie s účtovnou dokumentáciou

Na nakladanie s účtovnou dokumentáciou sa v zmysle § 35 ods. 2 zákona o účtovníctve vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve, z čoho vyplýva povinnosť zahrnúť do registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu aj nakladanie s účtovnou dokumentáciou.

Lehoty uloženia, resp. uschovania účtovných záznamov sú podľa § 35 ods. 3 zákona o účtovníctve zhrnuté v tabuľke č. 5.

Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú daňového, správneho, trestného, občianskeho súdneho konania alebo iného konania, ktoré sa neskončilo, je potrebné uchovávať do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie, t. j. po celú dobu trvania konania a ešte rok nasledujúci po roku, keď tieto konania boli ukončené.

Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú záručných lehôt a reklamačných konaní, sa uchovávajú počas celej doby, kým záručné lehoty a reklamačné konania trvajú.

Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú nezaplatených pohľadávok a záväzkov, sa uchovávajú do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k inkasu alebo zaplateniu.

Účtovné závierky vzťahujúce sa na prevod majetku na iné právnické alebo fyzické osoby podľa zákona č. 92/1991 Zb. o podmienkach prevodu majetku štátu na iné osoby v znení neskorších predpisov sa uchovávajú po dobu, kým ministerstvo nedá súhlas na ich vyradenie.

Ako účtovné záznamy sa môžu použiť aj mzdové listy, daňové doklady a iné dokumenty vyplývajúce z osobitných predpisov.

VII. Sankcie

Zákon o archívoch a registratúrach stanovuje sankcie za porušenie povinností v oblasti archívnictva. Pokuty sa môžu uložiť fyzickým aj právnickým osobám za rôzne priestupky, ako napríklad zničenie alebo poškodenie archívneho dokumentu, neumožnenie výkonu štátneho odborného dozoru, nezabezpečenie správy registratúry, porušenie bádateľského poriadku a ďalšie. Výška pokuty závisí od závažnosti priestupku a môže dosiahnuť až 40 000 eur.

tags: #zmluva #o #najme #archivnych #priestorov #vzor