Zmluva o poskytovaní služieb: Administratíva, marketing a sprostredkovanie – Vzor

Tento článok sa zaoberá problematikou zmlúv o poskytovaní služieb v oblasti administratívy, marketingu a sprostredkovania. Cieľom je poskytnúť komplexný pohľad na danú tému s využitím dostupných informácií.

Úvod do problematiky zmlúv o poskytovaní služieb

Zmluvy o poskytovaní služieb sú základným kameňom moderného obchodného sveta. Umožňujú firmám a jednotlivcom delegovať špecifické úlohy a činnosti na externých odborníkov, čím sa zvyšuje efektivita a flexibilita. V oblasti administratívy, marketingu a sprostredkovania sú tieto zmluvy obzvlášť dôležité, pretože umožňujú spoločnostiam sústrediť sa na svoje hlavné činnosti a prenechať podporné funkcie špecializovaným poskytovateľom.

Pravidlá ochrany osobných údajov

Pri uzatváraní zmlúv o poskytovaní služieb je nevyhnutné dbať na ochranu osobných údajov. Pravidlá ochrany osobných údajov sú spísané v súlade s článkom 13 a 14 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej ako „Nariadenie GDPR“) a v súlade s §19 a nasl. zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej ako „Zákon OOU“).

Prevádzkovateľ, ako je napríklad PrimaTEL s.r.o. so sídlom Pod Juhom 7666, 911 01 Trenčín, IČO: 52 468 321, DIČ: 2121045575, IČ DPH: SK 2121045575, zapísaný v Obchodnom registri OS Trenčín, Odd.: Sro, Vložka č., si váži súkromie klientov a ochrana osobných údajov je jednou z jeho najdôležitejších priorít.

Tieto pravidlá obsahujú informácie o tom, ktoré osobné údaje Prevádzkovateľ zhromažďuje, ako ich používa a akým spôsobom ich chráni. Osobné údaje sú používané výlučne na poskytovanie kvalitných služieb. Prevádzkovateľ pri poskytovaní služieb vždy berie na zreteľ súkromie a k ochrane osobných údajov pristupuje s rešpektom a zodpovedne. Je dôležité si tieto Pravidlá dôkladne prečítať a oboznámiť sa so všetkými právami predtým, ako klient vstúpi do právneho vzťahu s Prevádzkovateľom.

Prečítajte si tiež: Vzor zmluvy o príspevku

Identifikácia prevádzkovateľa a základné pojmy

Prevádzkovateľ je v súlade s článkom 4 bodom 7. Nariadenia GDPR a s ustanovením § 5 písm. o) Zákona OOU prevádzkovateľom osobných údajov. Sprostredkovateľom je každý, kto spracúva osobné údaje v mene Prevádzkovateľa. Dotknutou osobou sa rozumie akákoľvek fyzická osoba, ktorej osobné údaje sú spracúvané.

Medzi dotknuté osoby patria najmä:

• Osoby na prevádzke.
• Fyzické osoby, ktoré sú oprávneným zástupcom Účastníkov alebo Záujemcov, fyzické osoby zastupujúce právnické osoby, fyzické osoby tvoriace štatutárny orgán právnickej osoby.
• Fyzické osoby resp. fyzické osoby - podnikatelia v postavení sprostredkovateľov, s ktorými má Prevádzkovateľ v rámci vykonávania svojej činnosti uzatvorenú zmluvu o spolupráci a ktorých osobné údaje spracúva.
• Fyzické osoby, ktoré zadajú osobné údaje do kontaktného formulára zverejneného na webovej stránke Prevádzkovateľa.
• Fyzické osoby, ktoré sa prihlásili na odber noviniek.
• Fyzické osoby, ktoré navštívia prevádzku a sú snímané kamerovým systémom.
• Fyzické osoby - odosielatelia a prijímatelia korešpondencie.

Záujemca je na účely tohto dokumentu dotknutá osoba, ktorá prejavila záujem a požiadala spoločnosť o uzatvorenie zmluvy o poskytovanie verejných služieb podľa ustanovenia §84 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách (ďalej len ,,Zákon o elektronických komunikáciách,,).

Účastník je Záujemca (koncový užívateľ), s ktorým Prevádzkovateľ uzavrel zmluvu o poskytovaní verejných služieb. Účastník je oprávnený objednávať a používať služby Prevádzkovateľa. Účastník je dotknutou osobou, ktorej osobné údaje Prevádzkovateľ spracúva za účelom uzatvorenia a plnenia zmluvy o poskytovaní verejných služieb spôsobom uvedených v tomto dokumente.

Ochrana osobných údajov a bezpečnostné opatrenia

Prevádzkovateľ zabezpečuje ochranu všetkých osobných údajov, ktoré mu dotknutá osoba poskytne akoukoľvek formou, a to v súlade so Zákonom OOU a Nariadením GDPR. Dbá najmä o to, aby sa zamedzil vznik porušenia ochrany osobných údajov, a to najmä prijatím primeraných bezpečnostných opatrení eliminujúcich vznik náhodného alebo nezákonného zničenia, straty, zmeny alebo neoprávneného poskytnutia prenášaných, uchovávaných osobných údajov alebo inak spracúvaných osobných údajov, alebo neoprávnenému prístupu k nim. Na tento účel boli prijaté primerané technické, organizačné a personálne opatrenia zodpovedajúce spôsobu spracúvania. Všetky osobné údaje Účastníkov, Záujemcov, či inej dotknutej osoby sú uložené na zabezpečenom serveri, v klientskej zóne Účastníka a v uzamknutých miestnostiach a vynakladá sa maximálne úsilie na ich ochranu.

Pri spracúvaní osobných údajov sa dodržiavajú najmä zásady zákonnosti, obmedzenia účelu, minimalizácie osobných údajov, správnosti, minimalizácie uchovávania, integrity a dôvernosti a zodpovednosti.

Prečítajte si tiež: Pracovná zmluva opatrovateľky v Belgicku

Aké osobné údaje prevádzkovateľ spracúva

V súlade s Nariadením GDPR a Zákonom OOU ako Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje, ktoré poskytujete v súvislosti s vykonávaním činností. Spracúva iba také osobné údaje, aby mohol poskytovať služby, jednotlivé produkty, aby dodržiaval zákonné povinnosti, a tiež aby chránil oprávnené záujmy.

Kategórie osobných údajov sa líšia v závislosti od účelu ich spracúvania a povahy konkrétnej spracovateľskej činnosti. Takýmito kategóriami osobných údajov sú najmä:

• Identifikačné údaje
• Kontaktné údaje
• Referenčné údaje zmluvy o poskytovaní verejných služieb a transakčné údaje
• Telekomunikačné údaje
• Prevádzkové údaje a lokalizačné údaje
• Audiozáznamy a videozáznamy
• Osobné údaje patriace do osobitnej kategórie osobných údajov
• Údaje o dokladoch totožnosti Klienta

Spracúvanie biometrických údajov

Podľa článku 4 bod 14 Nariadenia GDPR biometrické údaje sú „osobné údaje, ktoré sú výsledkom osobitného technického spracúvania, ktoré sa týka fyzických, fyziologických alebo behaviorálnych charakteristických znakov fyzickej osoby, a ktoré umožňujú alebo potvrdzujú jedinečnú identifikáciu tejto fyzickej osoby“. Biometrické údaje patria medzi osobitné kategórie osobných údajov, ktorých spracúvanie podlieha osobitným požiadavkám najmä v otázke právneho základu spracúvania či splnenia ďalších podmienok v zmysle Nariadenia GDPR a Zákona OOU.

K spracúvaniu biometrických údajov dochádza aj v rámci činnosti Prevádzkovateľa ako súčasti uzatvorenia zmluvy o poskytovaní verejných služieb, jej dodatkov a následné plnenie tejto zmluvy (elektronické podpisovanie a elektronická komunikácia medzi dotknutou osobou a Prevádzkovateľom). Predmetom spracúvania sú osobné údaje týkajúce sa biometrickej charakteristiky podpisu, a to vlastnoručný podpis zaznamenaný a uložený v digitálnej podobe, spolu s takýmto spôsobom zachytenými charakteristikami podpisu, ktorými sú najmä rýchlosť, tlak a sklon takto vykonaného podpisu tejto osoby (digitalizovaný vlastnoručný podpis), a to najmä pre účely podpisovania zmluvy o poskytovaní verejných služieb, ako aj iné typy zmlúv, predmetom ktorých je poskytovanie služieb v súlade so Zákonom o elektronických komunikáciách, poskytovanie práv užívať vec alebo zariadenie, prevod vlastníctva k veci alebo poskytovanie plnení zo strany Prevádzkovateľa Účastníkovi, ako aj vykonávanie akékoľvek jednostranných a/alebo viacstranných písomných právnych úkonov, a to najmä uzatváranie dodatkov k týmto zmluvám, osobitných dohôd alebo žiadostí, ako aj vytvorenia podpisového vzoru Účastníka.

Takto získaný biometrický osobný údaj a/alebo údaje budú spracúvané prevažne automatizovanými prostriedkami spracúvania v príslušnom informačnom systéme Prevádzkovateľa, okrem spracúvania neautomatizovanými prostriedkami spracúvania, ktorým je vytlačenie podpísaného dokumentu s vyobrazením digitálne zachyteného vlastnoručného podpisu. Uvedený osobný údaj a/alebo údaje bude Prevádzkovateľ spracúvať po dobu trvania platnosti a účinnosti príslušnej Zmluvy o poskytovaní verejných služieb, v prípadnom znení jej dodatku, ako aj po ukončení platnosti tejto zmluvy a / alebo dodatku, a to po dobu najviac 4 rokov po ukončení platnosti tejto zmluvy a / alebo dodatku, alebo po dobu nevyhnutne potrebnú na ochranu práv a právom chránených záujmov Prevádzkovateľa v rámci prípadných súdnych konaní.

K takémuto spracúvaniu biometrických údajov dochádza na právnom základe súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR resp. §13 ods. 1 písm. a) Zákona OOU. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať spôsobom podľa tohto dokumentu. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase pred jeho odvolaním. V rámci poskytovania služieb v zmysle Zákona o elektronických komunikáciách, pri identifikácii Účastníkov a Záujemcov dochádza pri určitých operáciách k spracúvaniu biometrickej charakteristiky podpisu na právnom základe uvedenom v článku 9 ods. 2 písm. f) Nariadenia GDPR, a teda, ak je spracúvanie nevyhnutné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov. Medzi takéto prípady patrí napríklad podpis Účastníka alebo oprávnených osôb na strane Účastníka na elektronickom dokumente vyhotovovanom v súvislosti s realizáciou ich identifikácie. Na základe zmien vykonaných v právnom poriadku súvisiacich s Nariadením GDPR je potrebné na základe zmeny právnej definície považovať aj doterajší vlastnoručný podpis v digitalizovanej podobe za podpis obsahujúci biometrické charakteristiky podpisu.

Prečítajte si tiež: Dôležité aspekty zmluvy o sociálnej službe

Nahrávanie telefonických hovorov

Prevádzkovateľ vyhotovuje audiozáznamy telefonických hovorov medzi dotknutými osobami a Prevádzkovateľom. Takto získané osobné údaje sú spracúvané v rámci informačných systémoch na účely oprávnených záujmov, teda skvalitnenia služieb, či preukázanie splnenia zákonných povinností. O skutočnosti, že telefonický hovor bude nahrávaný, budete dotknutá osoba vopred operátorom upozornená. Prevádzkovateľ nevykonáva nahrávanie, odpočúvanie, ukladanie správ alebo iné druhy zachytenia alebo sledovania správ a s nimi spojených údajov osobami inými, ako sú Užívatelia alebo bez súhlasu dotknutých Užívateľov, ak Zákon o elektronických komunikáciách neustanovuje inak.

Účely a právne základy spracúvania osobných údajov

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje na rôzne účely a na základe rôznych právnych základov.

Spracovanie osobných údajov v súvislosti s uzatvorením a realizáciou zmluvy o poskytovaní verejných služieb:

Osobné údaje sú spracúvané v súlade s VOP za účelom uzatvorenia zmluvy o poskytovaní verejných služieb na základe § 84 a nasl. Zákona o elektronických komunikáciách. Spracúvanie osobných údajov je primárne založené na právnom vzťahu ako dotknutej osoby k spoločnosti, t. j. spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy o poskytovaní verejných služieb, ktorej zmluvnou stranou ste vy ako Účastník, alebo aby sa na základe Vašej žiadosti vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy o poskytovaní verejných služieb (čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR resp. §13 ods. 1 písm. b) Zákona OOU). Spracovanie osobných údajov je teda nevyhnutné na účely uzatvorenia zmluvy o poskytovaní verejných služieb jej následnej realizácie, poskytnutie objednanej služby a tiež z dôvodu plnenia zákonných daňových povinností, prípadne povinnosti v rámci zákonnej reklamácie (čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia GDPR resp. §13 ods. 1 písm. Poskytnutie týchto osobných údajov je základným predpokladom na uzatvorenie alebo zmenu zmluvy o poskytovaní verejných služieb, pričom poskytnutie osobných údajov slúži primárne na Vašu jednoznačnú a nezameniteľnú identifikáciu a ďalej na kontaktovanie Vašej osoby za účelom poskytnutia kvalitných služieb.

V súlade s ustanovením §56 ods. 3 Zákona o elektronických komunikáciách ako Prevádzkovateľ môže na účely uzavretia a plnenia zmluvy o poskytovaní verejných služieb, jej zmeny, ukončenia, fakturácie, prijímania a evidencie platieb, pohľadávok a postupovania pohľadávok a vypracovania zoznamu Účastníkov získavať a spracúvať údaje Účastníkov, ktorými sú telefónne číslo, výška neuhradených záväzkov a meno, priezvisko, titul, adresa trvalého pobytu, rodné číslo, číslo občianskeho preukazu alebo iného dokladu totožnosti fyzickej osoby, štátnu príslušnosť.

Klientska zóna

V Klientskej zóne má Užívateľ prístup ku všetkým svojim údajom, faktúram, Užívateľ môže v Klientskej zóne preverovať výšku spotreby poskytovaných služieb a má tu uloženú všetku potrebnú dokumentáciu. Prostredníctvom Klientskej zóny má Užívateľ možnosť poslať Prevádzkovateľovi správu so svojou požiadavkou a uplatniť si svoje právavyplývajúce z tohto dokumentu.

Pravidlá používania Klientskej zóny:

• Užívateľ je povinný všetky svoje údaje v Klientskej zóne uvádzať správne a pravdivo.
• Uzatvorením zmluvy o poskytovaní verejných služieb získa Užívateľ právo prístupu do svojej Klientskej zóny pomocou prístupových údajov (užívateľské meno a heslo). Prihlasovacie údaje odporúčame zapísať a uchovať. Tieto údaje môže Užívateľ kedy…

Zmluva o poskytovaní služieb administratívy

Táto zmluva upravuje rozsah a podmienky poskytovania administratívnych služieb. Medzi typické administratívne služby patrí správa dokumentov, fakturácia, vedenie evidencie, spracovanie pošty a ďalšie činnosti, ktoré zabezpečujú plynulý chod kancelárie. Zmluva by mala jasne definovať rozsah poskytovaných služieb, cenu, platobné podmienky, zodpovednosť za škodu a podmienky ukončenia zmluvy.

Zmluva o poskytovaní služieb marketingu

Táto zmluva upravuje rozsah a podmienky poskytovania marketingových služieb. Medzi typické marketingové služby patrí tvorba marketingových stratégií, online marketing, SEO optimalizácia, správa sociálnych sietí, tvorba reklamných kampaní a ďalšie činnosti, ktoré pomáhajú zvyšovať povedomie o značke a predaj produktov alebo služieb. Zmluva by mala jasne definovať rozsah poskytovaných služieb, ciele, ktoré sa majú dosiahnuť, cenu, platobné podmienky, zodpovednosť za škodu a podmienky ukončenia zmluvy.

Zmluva o poskytovaní služieb sprostredkovania

Táto zmluva upravuje rozsah a podmienky poskytovania sprostredkovateľských služieb. Medzi typické sprostredkovateľské služby patrí sprostredkovanie obchodu, sprostredkovanie zamestnania, sprostredkovanie poistenia a ďalšie činnosti, ktoré pomáhajú nadviazať kontakt medzi dvoma alebo viacerými stranami. Zmluva by mala jasne definovať rozsah poskytovaných služieb, podmienky pre úspešné sprostredkovanie, výšku provízie, platobné podmienky, zodpovednosť za škodu a podmienky ukončenia zmluvy.

Vzor zmluvy o poskytovaní služieb

Vzor zmluvy o poskytovaní služieb by mal obsahovať nasledovné náležitosti:

• Identifikácia zmluvných strán: Meno, priezvisko, bydlisko (u fyzických osôb) alebo obchodné meno, sídlo, IČO (u právnických osôb).
• Predmet zmluvy: Jasná a presná definícia poskytovaných služieb.
• Cena a platobné podmienky: Výška odmeny za poskytnuté služby, spôsob platby, termíny splatnosti.
• Doba trvania zmluvy: Určenie, či sa zmluva uzatvára na dobu určitú alebo neurčitú.
• Práva a povinnosti zmluvných strán: Povinnosti poskytovateľa služieb (napr. riadne a včasné poskytovanie služieb) a povinnosti objednávateľa (napr. platenie odmeny).
• Zodpovednosť za škodu: Určenie zodpovednosti za škodu spôsobenú poskytovaním služieb.
• Podmienky ukončenia zmluvy: Spôsob a dôvody, za ktorých je možné zmluvu ukončiť.
• Ochrana osobných údajov: Vyhlásenie o spracúvaní osobných údajov v súlade s GDPR a Zákonom OOU.
• Záverečné ustanovenia: Riešenie sporov, rozhodné právo, zmeny a doplnenia zmluvy.

tags: #zmluva #o #poskytovani #sluzieb #administrativa #marketing