Zmluva o poskytovaní účtovníckych služieb: Sprievodca pre podnikateľov

Podnikatelia, ktorí sa rozhodnú delegovať vedenie svojho účtovníctva na externú účtovnú firmu, musia s danou firmou uzavrieť zmluvu. Táto zmluva je kľúčová pre jasnú identifikáciu oboch zmluvných strán, definovanie ich práv a povinností a stanovenie trvania zmluvného vzťahu. Dôkladný prístup k obsahu zmluvy s účtovnou firmou môže podnikateľovi v budúcnosti ušetriť potenciálne spory a súdne prehry v dôsledku nedodržania zmluvných podmienok alebo vzniknutej škody pri vedení účtovníctva.

Typy zmlúv o vedení účtovníctva

Zmluva o vedení účtovníctva môže mať rôzne formy. Zmluvy vo všeobecnosti delíme na:

  • Pomenované zmluvy: Ich presný názov a obsah upravuje Obchodný zákonník. Príkladom pre účely vedenia účtovníctva môže byť mandátna zmluva, ktorá sa často využíva v praxi.
  • Nepomenované zmluvy: Podľa § 269 ods. 2 Obchodného zákonníka je možné uzavrieť aj zmluvu, ktorá nie je upravená ako typ zmluvy. Môže byť nazvaná akokoľvek, najčastejšie ako zmluva o vedení účtovníctva alebo o poskytnutí účtovníckych služieb.

Ak sa rozhodnete pre nepomenovanú zmluvu, je nevyhnutné upraviť všetky oblasti zmluvy do detailov, aby ste predišli možným sporom. V nepomenovanej zmluve je potrebné detailne vyriešiť všetky aspekty zmluvného vzťahu, inak zmluvné strany nevedia, ako postupovať pri zmluvne neupravenej oblasti. Alternatívou je definovať hlavné oblasti zmluvy o vedení účtovníctva a v ostatných prípadoch sa odvolať na konkrétnu pomenovanú zmluvu v Obchodnom zákonníku, napríklad na mandátnu zmluvu.

Kľúčové elementy zmluvy o vedení účtovníctva

Zmluva o vedení účtovníctva by mala obsahovať nasledujúce náležitosti:

Identifikácia zmluvných strán

Presná identifikácia oboch zmluvných strán, teda vykonávateľa (účtovná firma) a objednávateľa (podnikateľský subjekt, ktorý prenecháva vedenie svojho účtovníctva externej účtovnej firme). Príkladom môže byť:

Prečítajte si tiež: Vzor zmluvy o príspevku

Zmluvné strany:

  • 1/ Obchodné meno: ABC, s.r.o. Sídlo: Veselá 12, 020 01 Púchov, Slovenská republika IČO: 12 345 67 Registrácia: Obchodný register Okresného súdu Trenčín, Oddiel: Sro, Vložka číslo: 12345/R Zastúpená: Jozef Novák, konateľ (ďalej len „objednávateľ“)
  • 2/ Obchodné meno: DEF, s.r.o. Sídlo: Okružná 20, 020 01 Púchov, Slovenská republika IČO: 76 543 21 Registrácia: Obchodný register Okresného súdu Trenčín, Oddiel: Sro, Vložka číslo: 54321/R Zastúpená: Peter Novák, konateľ (ďalej len „dodávateľ“)

Predmet zmluvy

Táto časť definuje, čo sa rozumie pod vedením účtovníctva - ktoré činnosti bude účtovná firma pre podnikateľa vykonávať. Napríklad:

  • Zaúčtovanie všetkých účtovných dokladov (bankové výpisy, faktúry, interné doklady a pod.)
  • Spracovanie podkladov pre štvrťročné daňové priznanie k DPH
  • Spracovanie štvrťročných a celoročných výstupov z účtovného programu (uviesť ktoré presne, v akej forme, termíny vyhotovenia výstupov)
  • Vypracovanie daňového priznania k dani z nehnuteľnosti a pod.

V zmluve môže byť uvedené aj to, čo nie je predmetom zmluvy a ktoré činnosti účtovná firma nebude vykonávať. Napríklad:

  • Agenda miezd
  • Vypracovanie daňového priznania k dani z príjmov
  • Vystavovanie prvotných dokladov (napr. vydané faktúry) a pod.

Príklad:

Predmetom zmluvy je vedenie podvojného účtovníctva v rozsahu zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a platných postupov účtovania s nasledovnou špecifikáciou:

  • Spracovanie a predkontácia predložených dokladov
  • Spracovanie účtovného denníka a hlavnej knihy
  • Vedenie knihy pohľadávok a záväzkov, evidencia vydaných, prijatých faktúr
  • Evidencia DPH a spracovanie daňových priznaní DPH
  • Evidencia dlhodobého hmotného a nehmotného majetku, zaúčtovanie odpisov majetku
  • Spracovanie podkladov na inventarizáciu majetku
  • Spracovanie daňových priznaní k dani z príjmu PO a príslušných výkazov
  • Spracovanie daňového priznania k dani z motorových vozidiel
  • Spracovanie ročnej účtovnej závierky vrátane príslušných výkazov.

Odmena za účtovnícke služby

Táto časť upravuje výšku odmeny za vedenie účtovníctva a termíny vyplácania odmeny. Napríklad:

Prečítajte si tiež: Pracovná zmluva opatrovateľky v Belgicku

  • Výška mesačného paušálu za účtovnícke služby
  • Odmena za jeden spracovaný účtovný doklad
  • Odmena za zostavenie daňového priznania k dani z príjmov
  • Odmena za zostavenie účtovnej závierky a pod.

Príklad:

Zmluvné strany sa dohodli na nasledovnom spôsobe odmeňovania:

  • Mesačne za spracovanie účtovnej evidencie 50,- Eur
  • Spracovanie účtovných dokladov 1,- Euro za položku v účtovnom denníku
  • Daňové priznanie k dani z príjmu PO 150,- Eur ročne.

Splatnosť odmeny je na základe fakturácie a dohodnutá odmena bude uhradená odberateľom bezhotovostne na číslo účtu po obdržaní faktúry.

Práva a povinnosti podnikateľa a účtovníckej firmy

Je dôležité vymenovať všetky práva a povinnosti podnikateľa a účtovníckej firmy. Mali by byť jednoznačne stanovené termíny odovzdávania potrebných dokumentov.

Práva a povinnosti podnikateľa:

  • Poskytnúť všetky podklady, doklady a dokumenty potrebné pre zaúčtovanie.
  • Vyhotoviť zoznam všetkých predávaných dokumentov potvrdený podpisom účtovníckej firmy.
  • Informovať o termínoch a výsledkoch daňových kontrol.
  • Právo na vyžiadanie vysvetlenia k spôsobu zaúčtovania účtovných dokladov.
  • Právo na informácie minimálne raz mesačne o stave vedenia účtovníctva a pod.

Práva a povinnosti účtovníckej firmy:

  • Plnenie zmluvných podmienok v súlade so záujmom podnikateľa a dodržiavanie zákonov a predpisov.
  • Zachovanie mlčanlivosti voči tretej strane o skutočnostiach, ktoré podnikateľ považuje za obchodné tajomstvo.
  • Vyhotovenie zoznamu vrátených dokladov, ktoré podnikateľ potvrdí svojim podpisom a pod.

Zodpovednosť zmluvných strán

Je dôležité stanoviť rozsah zodpovednosti účtovníckej firmy za prípadnú škodu spôsobenú podnikateľovi - stanovené by malo byť kto presne zodpovedá za škodu a hlavne akým spôsobom budú riešené náhrady škody. Zmluva by mala obsahovať aj prípady, kedy nie je možné prenášať škodu na účtovnú firmu. Napríklad:

Prečítajte si tiež: Dôležité aspekty zmluvy o sociálnej službe

  • Účtovnícka firma nezodpovedá za pravdivosť, správnosť, včasnosť a úplnosť dokladov odovzdaných podnikateľom na spracovanie.
  • Podnikateľ zodpovedá za škodu vzniknutú neskoro predanými účtovnými dokladmi, zatajením informácií a pod.

Doba trvania zmluvy

V zmluve by nemal chýbať údaj o dobe trvania zmluvy a o výpovednej lehote zmluvy, ak ide o zmluvu na dobu neurčitú. Príklad: Zmluva sa uzatvára na neurčitý čas s účinnosťou od určitého dátumu.

Ostatné zmluvné podmienky

  • Spôsob archivácie účtovných záznamov a osoba zodpovedná za archiváciu.
  • Podpisové záznamy - spôsob a technika podpisových záznamov na účtovných dokumentoch.
  • Povinnosť zachovávať mlčanlivosť účtovníckej firmy o všetkých údajoch týkajúcich sa podnikateľa a jeho klientov nielen počas trvania doby zmluvy, ale aj po jej skončení.

Záverečné ustanovenia

  • Dátum, miesto a podpisy oboch zmluvných strán, ktorými obe zmluvné strany vyjadrujú súhlas s uvedenými zmluvnými podmienkami.
  • Informácia o počte vyhotovení zmluvy. Príklad: Zmluva je vyhotovená v dvoch (2) rovnopisoch, pričom objednávateľ obdrží jeden (1) rovnopis a dodávateľ obdrží jeden (1) rovnopis.

Zmluva o vedení účtovníctva - vzor

(Tento vzor slúži len ako ilustrácia a je potrebné ho prispôsobiť konkrétnym potrebám a okolnostiam.)

Zmluva o vedení účtovníctva

uzatvorená podľa § 269 ods. 2 zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v platnom znení

medzi

(1) Objednávateľ:

Obchodné meno:Sídlo:IČO:DIČ:Zapísaný v:Zastúpený:

a

(2) Vykonávateľ:

Obchodné meno:Sídlo:IČO:DIČ:Zapísaný v:Zastúpený:

(Článok I. - Predmet zmluvy)

  1. Predmetom tejto zmluvy je záväzok vykonávateľa viesť pre objednávateľa účtovníctvo v rozsahu stanovenom zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a súvisiacimi predpismi.
  2. Vedenie účtovníctva zahŕňa najmä:
    • Spracovanie a zaúčtovanie účtovných dokladov (faktúry, bankové výpisy, pokladničné doklady a pod.)
    • Vedenie účtovného denníka a hlavnej knihy
    • Vedenie evidencie pohľadávok a záväzkov
    • Spracovanie a podávanie daňových priznaní k DPH
    • Vedenie evidencie majetku a odpisov
    • Spracovanie ročnej účtovnej závierky
    • Ďalšie činnosti podľa dohody zmluvných strán.
  3. Predmetom zmluvy nie je (prípadne doplniť konkrétne činnosti, ktoré nie sú predmetom zmluvy).

(Článok II. - Práva a povinnosti zmluvných strán)

  1. Objednávateľ je povinný:
    • Odovzdávať vykonávateľovi všetky potrebné doklady a informácie včas a v požadovanej forme.
    • Informovať vykonávateľa o všetkých skutočnostiach, ktoré môžu mať vplyv na vedenie účtovníctva.
    • Zaplatiť vykonávateľovi za poskytnuté služby odmenu v súlade s touto zmluvou.
  2. Vykonávateľ je povinný:
    • Viesť účtovníctvo objednávateľa riadne a v súlade s platnými právnymi predpismi.
    • Zachovávať mlčanlivosť o všetkých skutočnostiach, ktoré sa dozvedel v súvislosti s vedením účtovníctva.
    • Poskytovať objednávateľovi informácie o stave jeho účtovníctva.

(Článok III. - Odmena a platobné podmienky)

  1. Za vedenie účtovníctva podľa tejto zmluvy sa objednávateľ zaväzuje platiť vykonávateľovi odmenu vo výške … EUR mesačne (alebo iný spôsob odmeňovania, napr. za spracovaný doklad).
  2. Odmena je splatná na základe faktúry vystavenej vykonávateľom, a to do … dní od jej doručenia objednávateľovi.

(Článok IV. - Doba trvania zmluvy a jej ukončenie)

  1. Táto zmluva sa uzatvára na dobu neurčitú/určitú (od … do …).
  2. Zmluvu je možné ukončiť písomnou výpoveďou ktorejkoľvek zo zmluvných strán s výpovednou lehotou … mesiacov.

(Článok V. - Záverečné ustanovenia)

  1. Táto zmluva je vyhotovená v dvoch rovnopisoch, z ktorých každá zo zmluvných strán obdrží jeden rovnopis.
  2. Zmeny a doplnky tejto zmluvy je možné vykonať len písomnými dodatkami podpísanými oboma zmluvnými stranami.
  3. Zmluvné strany prehlasujú, že si túto zmluvu prečítali, jej obsahu porozumeli a na znak súhlasu ju podpisujú.

V … dňa …

Objednávateľ

Vykonávateľ

Verejné obstarávanie a zmluvy s nízkou hodnotou

V kontexte verejného obstarávania je dôležité spomenúť zákon č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a zákazkách s nízkou hodnotou (§ 117). Pri zadávaní zákaziek s nízkou hodnotou je často jediným kritériom vyhodnotenia ponúk celková cena. Uchádzač predložením ponuky vyhlasuje, že nemá uložený zákaz účasti vo verejnom obstarávaní. Navrhovaná zmluvná cena musí byť stanovená podľa zákona č. 18/1996 Z. z. o cenách v znení neskorších predpisov a musí obsahovať cenu za celý predmet zákazky vrátane všetkých súvisiacich výdavkov. Verejný obstarávateľ sa zaväzuje, že osobné údaje poskytnuté uchádzačom budú spracovávané a chránené podľa zákona č. 18/2018 Z. z. Verejný obstarávateľ je povinný zabezpečiť, aby v celom procese zadávania zákazky nedošlo ku konfliktu záujmov. Uchádzač nie je povinný predkladať všetky doklady podľa § 32, ods. 2. Ponuka musí byť predložená v štátnom jazyku (slovenskom), prípadne českom alebo anglickom jazyku.

tags: #zmluva #o #poskytovaní #účtovníckych #služieb #vzor

Ďalšie články