Zmluva o používaní motorového vozidla od inej firmy: Vzor a náležitosti

V podnikateľskom prostredí je bežné, že spoločnosti využívajú motorové vozidlá, ktoré nevlastnia. Táto situácia si vyžaduje právny rámec, ktorý upravuje vzťah medzi prenajímateľom a nájomcom vozidla. Tento článok sa zameriava na zmluvu o používaní motorového vozidla od inej firmy, jej náležitosti a dôležité aspekty.

Úvod

Používanie motorových vozidiel od iných firiem je bežnou praxou, ktorá umožňuje spoločnostiam flexibilne reagovať na svoje potreby bez nutnosti investovať do vlastného vozového parku. Nájomná zmluva na motorové vozidlo predstavuje právny základ pre takéto používanie a definuje práva a povinnosti oboch strán.

Náležitosti zmluvy o nájme dopravného prostriedku

Nájomná zmluva o nájme dopravného prostriedku je upravená v ust. § 630 - § 637 Obchodného zákonníka.

Identifikácia zmluvných strán

Zmluva musí obsahovať presnú identifikáciu prenajímateľa a nájomcu. To zahŕňa:

• Fyzická osoba: meno, priezvisko, miesto trvalého pobytu a dátum narodenia.
• Živnostník: obchodné meno, miesto trvalého pobytu, dátum narodenia, miesto podnikania a identifikačné číslo.
• Právnická osoba: obchodné meno, sídlo, identifikačné číslo a meno a priezvisko osoby oprávnenej konať za právnickú osobu.

Označenie predmetu nájmu

Je potrebné presne identifikovať motorové vozidlo, ktoré je predmetom nájmu. To zahŕňa:

Prečítajte si tiež: Vzor zmluvy o príspevku

• Model a typ vozidla
• Evidenčné číslo vozidla (EČV)
• Identifikačné číslo vozidla (VIN)
• Označenie dokladov potrebných na užívanie predmetu nájmu - uvádza sa model, typ, EČV, VIN vozidla.

Zároveň je potrebné v zmluve uviesť aké doklady potrebné pre prevádzku vozidla je prenajímateľ povinný nájomcovi odovzdať, ide napr. o technický preukaz, potvrdenie o poistení vozidla, prípadne iné doklady podľa druhu dopravného prostriedku.

Doba nájmu

Zmluva musí jasne definovať dobu nájmu, či už na dobu určitú alebo neurčitú.

Určenie alebo spôsob určenia výšky nájomného

Nájomné môže byť určené paušálnou sumou alebo sumou za kilometer, ich kombináciou alebo aj iným spôsobom, na ktorom sa zmluvné strany dohodnú. Pokiaľ sa zmluvné strany nedohodnú na výške a splatnosti nájomného, platí nájomca nájomné v obvyklej výške. Splatnosť nájomného zákon určuje po ukončení nájomného vzťahu. Ak by však nájomný vzťah trval viac než tri mesiace, splatnosť nájomného je určená na koniec každého kalendárneho mesiaca, v ktorom sa vozidlo užívalo.

Účel nájmu

V zmluve by mal byť uvedený účel, na ktorý má nájomca dopravný prostriedok užívať (napr. na účely výkonu podnikateľskej činnosti nájomcu, ktorou je preprava tovaru). Ak účel v zmluve nie je určený, účelom je to, na čo také vozidlo obvykle slúži.

Podnájom

Je dôležité určiť, či je nájomca oprávnený dať dopravný prostriedok do podnájmu. Ak sa zmluvné strany na tejto otázke nedohodnú, zákon predpokladá, že nájomca nesmie dať vozidlo do podnájmu tretej osobe ani ho inej osobe prenechať na užívanie hoci aj bezodplatne.

Prečítajte si tiež: Pracovná zmluva opatrovateľky v Belgicku

Poistenie

Zmluva by mala upravovať, či je nájomca povinný dať dopravný prostriedok poistiť a na čie náklady (kto bude platiť poistné). Ak by v zmluve nebolo uvedené, že nájomca je povinný vozidlo poistiť, podľa zákona túto povinnosť nájomca nemá.

Čas odovzdania vozidla

Ak v zmluve nie je uvedené, kedy má prenajímateľ odovzdať dopravný prostriedok na užívanie nájomcovi spolu s potrebnými dokladmi, zákon predpokladá, že tak má urobiť bez zbytočného odkladu.

Spôsob vrátenia vozidla

Ak sa zmluvné strany v zmluve nedohodnú, ako a kam je potrebné vozidlo vrátiť, podľa zákona je nájomca povinný vozidlo vrátiť tam, odkiaľ ho prevzal.

Odkúpenie vozidla

Často sa pri uzatváraní zmluvy o nájme dopravného prostriedku dojednáva aj možnosť odkúpenia vozidla po skončení doby nájmu.

Skončenie nájmu

Dohodu o možných spôsoboch skončenia nájomného vzťahu (určenie, či je možné zmluvu vypovedať alebo od nej odstúpiť). Zákon v tejto súvislosti upravuje len možnosť výpovede v prípade zmluvy uzatvorenej na neurčitý čas. Zároveň zákon upravuje výpovednú dobu tak, že táto je minimálne 30 dní, avšak dáva zmluvným stranám možnosť dohodnúť v zmluve aj kratšiu výpovednú dobu, a to až 0 dní, teda zmluvný vzťah môže skončiť doručením výpovede.

Prečítajte si tiež: Dôležité aspekty zmluvy o sociálnej službe

Práva a povinnosti zmluvných strán

Prenajímateľ

• Zaväzuje sa udržiavať predmet nájmu v stave spôsobilom na dohodnuté užívanie.
• Zabezpečiť nájomcovi plný a nerušený výkon práv spojených s užívaním predmetu nájmu.
• Je oprávnený požadovať od nájomcu prístup k veci za účelom kontroly stavu prenajatej veci.
• Je povinný oznámiť nájomcovi termín vykonania kontroly v dostatočnom predstihu.

Nájomca

• Má právo užívať predmet nájmu riadne, šetrne a v súlade s účelom užívania.
• Je povinný oznámiť prenajímateľovi potrebu opráv bez zbytočného odkladu.
• Je povinný znášať obmedzenia v užívaní prenajatej veci v rozsahu potrebnom na vykonanie opráv a údržby veci.
• Je oprávnený vykonávať zmeny na veci len s predchádzajúcim súhlasom prenajímateľa.
• Je povinný vykonávať drobné opravy a bežnú údržbu predmetu nájmu.

Zánik nájomnej zmluvy

Nájomná zmluva zaniká:

• Písomnou dohodou medzi prenajímateľom a nájomcom.
• Výpoveďou nájomcu alebo prenajímateľa.
• Odstúpením od zmluvy.
• Zničením predmetu nájmu.

Obe zmluvné strany môžu zmluvu vypovedať aj bez uvedenia dôvodov. Výpovedná lehota je 1 mesiac a začína plynúť prvým dňom mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom bola druhej zmluvnej strane výpoveď doručená.

Náhrada škody

Prenajímateľ zodpovedá za škodu, ktorá vznikne nájomcovi tým, že vozidlo nie je spôsobilé na prevádzku a na účel určený v zmluve. Nájomca zodpovedá len za škodu, ktorú na dopravnom prostriedku spôsobil on alebo osoby, ktorým umožnil prístup k vozidlu.

Prenajímateľ si náhradu škody musí uplatniť u nájomcu do 6 mesiacov od vrátenia dopravného prostriedku, inak jeho právo na náhradu škody zanikne.

Forma zmluvy

Zmluva o nájme dopravného prostriedku podľa Obchodného zákonníka musí byť vždy uzatvorená v písomnej forme. Podpisy zmluvných strán na zmluve nemusia byť úradne osvedčené.

Cestovné náhrady pri používaní súkromného vozidla zamestnancom

V podnikateľskej praxi sa často stretneme s tým, že zamestnávateľ vyšle na pracovnú cestu svojho zamestnanca s jeho vlastným motorových vozidlom (súkromným vozidlom zamestnanca). Právne predpisy neustanovujú žiadne osobitné podmienky pre používanie cestných motorových vozidiel (ďalej len MV) zamestnancom pre potreby zamestnávateľa. Neukladajú zamestnávateľovi povinnosť overiť si, či má zamestnanec oprávnenie riadiť MV, či je MV havarijne poistené, či je vozidlo hospodárne a podobne. Tieto a prípadne ďalšie hľadiská môže zamestnávateľ vyžadovať podľa svojho uváženia predovšetkým s ohľadom na možné dôsledky, napríklad z hľadiska vzniku škody, pracovného úrazu a podobne.

Rozhodnutie o tom, či môže použiť zamestnanec na pracovnú cestu iné vozidlo ako zamestnávateľove, nie je vecou zamestnanca, ale zamestnávateľa. Ak zamestnanec na základe písomnej dohody so zamestnávateľom uskutoční pracovnú cestu do zahraničia vlastným MV, stanoví náhradu za použitie MV v zahraničí aj podľa § 15 ZCN.

Zamestnávateľ, ktorý vysiela zamestnanca na pracovnú cestu, ktorú má zamestnanec vykonať vlastným MV, by mal so zamestnancom spísať dohodu o použití MV na pracovnú cestu. Zamestnávateľ môže v dohode dojednať aj ďalšie podmienky, ktoré mu ZCN nestanovuje. Najčastejšie sú to podmienky týkajúce sa poistenia, napríklad podmienka, že MV musí mať uzavretú zákonnú poistku, musí mať havarijné poistenie, príp. poistenie prepravovaných osôb. Zamestnávateľ nemôže nariadiť svojmu zamestnancovi, aby na pracovnú cestu použil vlastné MV.

Zamestnávateľ môže stanoviť zamestnancovi aj ďalšie podmienky pracovnej cesty, a to tak, aby neboli v rozpore so ZCN. Podmienky pracovnej cesty, ktoré určí zamestnávateľ, nemôže zamestnanec meniť bez vážneho dôvodu. Cestovný príkaz vypisuje zamestnanec na základe dohody so zamestnávateľom alebo na základe jeho pokynov.

Na to, aby bol výdavok zaúčtovaný v účtovníctve, musí mať všetky náležitosti účtovného dokladu, ktoré definuje § 10 zákona č. 431/2002 Z. z.

Cestovné náhrady a daňové hľadisko

cestovné náhrady sú u zamestnanca príjmom, ktorý nie je považovaný podľa § 5 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len ZDP) za príjem zo závislej činnosti, tzn. že nie je u zamestnanca zdaniteľným príjmom. Podmienkou je, že zamestnávateľ vypláca zamestnancovi cestovné náhrady len vo výške ustanovenej zákonom č. 283/2002 Z. z.

cestovné náhrady sú u zamestnanca zdaniteľným príjmom vtedy, ak mu ich zamestnávateľ vyplatí vyššie, ako ustanovuje ZCN.

cestovné náhrady sú u podnikateľa (bez rozdielu, či ide i podnikajúcu FO alebo PO) podľa § 19 ods. 2 písm.

cestovné náhrady nie sú u podnikateľa daňovým výdavkom, ak ich zamestnávateľ vypláca zamestnancom vyššie, ako ustanovuje ZCN. Podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) ZDP sú daňovým výdavkom zamestnávateľa cestovné náhrady do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa osobitného predpisu, ktorým je ZCN.

výdavok musí súvisieť so zdaniteľným príjmom, tzn. že podnikateľ môže započítať ako daňový výdavok len tie náhrady, ktoré vyplatil zamestnancovi, ak pracovnú cestu vykonal vlastným MV a pracovná cesta súvisela s podnikateľskou činnosťou zamestnávateľa, t. j. s dosahovaním zdaniteľných príjmov.

výdavok je preukázateľne vynaložený, tzn. že zamestnanec pri vyúčtovaní pracovnej cesty uvedie dátum pracovnej cesty, miesto a účel pracovnej cesty, počet kilometrov (ďalej len km) a doloží doklad o nákupe pohonných látok (ďalej len PHL).

výdavok musí rešpektovať stanovené limity, tzn. že podnikateľ si môže uplatniť výdavky najviac do výšky, aká je ustanovená pre zamestnancov v ZCN. Napríklad pri použití MV zamestnanca na pracovnú cestu si môže ako daňový výdavok podnikateľ uplatniť len náhradu stanovenú podľa § 7 ZCN.

Výpočet náhrad za používanie MV

Náhradu za použitie MV zamestnanca na pracovnú cestu upravuje § 7 ZCN.

Podľa § 7 ods. 1 ZCN vyplýva, že zamestnanec môže pri pracovnej ceste použiť, ak sa tak dohodne so zamestnávateľom, nielen vlastné MV, ale aj MV prenajaté, MV vypožičané alebo MV obstarané finančným lízingom. V zmysle ustanovenia § 7 ods. 1 ZCN nevymedzuje druh cestného MV, ktoré môže zamestnanec použiť na pracovnú cestu. Rozdiel je len vo výške základnej náhrady.

Suma základnej náhrady ustanovená opatrením MPSVaR SR č. 632/2008 Z. z. platná od 1. 1. 2009 je pre osobné MV vo výške 0,183 eura za každý kilometer jazdy. Pre osobné MV s prívesom sa základná náhrada zvyšuje podľa § 7 ods. 2 ZCN o 15 %.

Spotreba PHL

Ak je v technickom preukaze MV uvedená spotreba len podľa príslušnej slovenskej technickej normy (ďalej len STN), na výpočet sa použije spotreba podľa tejto normy. Ak je v technickom preukaze MV uvedená spotreba podľa STN a aj predpisu EHK alebo len podľa predpisu EHK, na výpočet sa použije spotreba podľa predpisu EHK vypočítaná aritmetickým priemerom.

Ak použije zamestnanec na pracovnú cestu vlastné MV s prívesom, zvyšuje sa podľa § 7 ods. 2 ZCN sadzba základnej náhrady o 15 %. Spotreba sa nemení.

Splnomocnenie na používanie motorového vozidla

Na Slovensku neexistuje predpis, podľa ktorého by ste museli mať pri riadení požičaného auta aj splnomocnenie na vedenie vozidla. Policajtom väčšinou stačí, ak poviete, že ide o požičané auto. Hoci splnomocnenie nie je potrebné, majiteľ vozidla má pri požičiavaní auta isté povinnosti podľa zákona o cestnej premávke.

Pred vycestovaním do zahraničia si vopred zistite, či splnomocnenie potrebujete a poriadne si naštudujte informácie z konkrétnej krajiny. Napríklad pri vycestovaní do Poľska, Chorvátska, Nemecka a Ukrajiny splnomocnenie potrebujete. Splnomocnenie vám môžu overiť na matrike, ale aj u notára. S overeným splnomocnením na matrike vás však cez ukrajinské hranice nepustia.

Sú však krajiny, v ktorých splnomocnenie po určitej lehote prestáva platiť, hoci je uvedené na dobu neurčitú. Pred vycestovaním si tiež treba zistiť, v akom jazyku je potrebné splnomocnenie. Nebude na škodu, ak splnomocnenie bude v anglickom jazyku a bude notárom overené.

tags: #zmluva #o #pouzivani #motoroveho #vozidla #od