Zmluva o spracovaní účtovnej agendy: komplexný sprievodca

V dnešnom podnikateľskom prostredí je vedenie účtovníctva nevyhnutnou súčasťou úspešného fungovania každej spoločnosti. Mnohé firmy sa rozhodnú túto činnosť outsourcovať, a preto je zmluva o spracovaní účtovnej agendy kľúčovým dokumentom, ktorý upravuje vzájomné práva a povinnosti medzi klientom a účtovníkom. Tento článok poskytuje komplexný pohľad na túto zmluvu, jej náležitosti a dôležité aspekty.

Úvod

Zmluva o spracovaní účtovnej agendy je upravená v Obchodnom zákonníku a predstavuje dohodu medzi dvoma stranami: klientom (objednávateľom), ktorý potrebuje spracovať účtovnú agendu, a účtovníkom (zhotoviteľom), ktorý sa zaväzuje túto agendu spracovať v súlade s platnými právnymi predpismi. Cieľom tohto článku je poskytnúť prehľad o dôležitých aspektoch tejto zmluvy, aby ste sa mohli lepšie orientovať v jej obsahu a zabezpečiť, že vaše záujmy budú riadne chránené.

Právny rámec

Zmluva o spracovaní účtovnej agendy sa uzatvára v zmysle ust. § 269 ods. 2 a § 536 a nasl. zákona č. 513/1991 Zb. Obchodného zákonníka v znení neskorších predpisov. Vzťahy touto zmluvou neupravené sa spravujú právom Slovenskej republiky, najmä ustanoveniami zák.č.513/1991 Zb.

Identifikácia zmluvných strán

Zmluva musí obsahovať presnú identifikáciu oboch zmluvných strán. Na strane účtovníka môže ísť napríklad o spoločnosť ÚČTIK, s.r.o. zapísanú v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel Sro, vl. č., alebo KUSKO, s.r.o. zapísanú v Obchodnom registri Okresného súdu Nitra, oddiel Sro, vl. č., oprávnenú konať v mene spoločnosti: Ing. Na strane klienta je potrebné uviesť obchodné meno, sídlo, IČO a údaje o osobe oprávnenej konať v mene spoločnosti. Zmluvné strany vzájomne prehlasujú, že sa presvedčili o identite druhej zmluvnej strany, a že označenie zmluvných strán uvedené v záhlaví tejto zmluvy zodpovedá aktuálnemu stavu zapísanému v obchodnom registri.

Predmet zmluvy

Predmetom zmluvy je mesačné spracovanie účtovnej a mzdovej agendy objednávateľa v súlade s ustanoveniami tejto zmluvy a príslušnými právnymi predpismi, predovšetkým s ustanoveniami zákona č. 431/2002 Z.z. o vedení účtovníctva v znení neskorších predpisov, opatrení k zákonu o účtovníctve, zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, zákona č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov, zákona č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov v znení neskorších predpisov a ostatných relevantných platných všeobecne záväzných právnych predpisov.

Prečítajte si tiež: Vzor zmluvy o príspevku

Zhotoviteľ sa zaväzuje mesačne spracovať účtovnú ako aj mzdovú evidenciu klienta a zostavovať účtovnú závierku za klienta v súlade s príslušnými právnymi predpismi a za podmienok dohodnutých v tejto zmluve a klient sa zaväzuje zaplatiť mu za to dohodnutú odmenu. Zhotoviteľ sa ďalej zaväzuje poskytnúť objednávateľovi poradenstvo v oblasti daňových otázok podľa požiadaviek objednávateľa. Skladová evidencia objednávateľa nemusí byť predmetom tejto zmluvy. Rozsah, forma a obsah vedenia účtovnej a mzdovej evidencie vyplýva z relevantných platných právnych predpisov (účtovných, daňových, a pod.) vzťahujúcich sa k predmetu zmluvy v čase nadobudnutia jej účinnosti.

Konkrétne činnosti zahrnuté v spracovaní účtovnej agendy

• Spracovanie a predkontácia predložených dokladov
• Spracovanie účtovného denníka a hlavnej knihy
• Vedenie knihy pohľadávok a záväzkov, evidencia vydaných, prijatých faktúr
• Evidencia DPH a spracovanie daňových priznaní DPH
• Evidencia dlhodobého hmotného a nehmotného majetku, zaúčtovanie odpisov majetku
• Spracovanie podkladov na inventarizáciu majetku
• Spracovanie daňových priznaní k dani z príjmu PO a príslušných výkazov
• Spracovanie daňového priznania k dani z motorových vozidiel
• Spracovanie ročnej účtovnej závierky vrátane príslušných výkazov

Povinnosti zhotoviteľa (účtovníka)

Zhotoviteľ je povinný pri výkone predmetu zmluvy postupovať s odbornou starostlivosťou a na základe podkladov objednávateľa riadne a v súlade s relevantnými právnymi predpismi účtovať o všetkých účtovných prípadoch spôsobom, aby účtovníctvo objednávateľa bolo vedené správne, úplne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov.

Zhotoviteľ je povinný chrániť práva a oprávnené záujmy objednávateľa pri dodržiavaní všeobecne záväzných právnych predpisov. Zhotoviteľ bude viesť účtovníctvo a mzdovú evidenciu samostatne prostredníctvom svojich zamestnancov, za použitia výpočtovej techniky a legálne užívaného programového vybavenia. Zhotoviteľ je povinný pri výkone predmetu zmluvy pracovať zodpovedne a hospodárne so zverenými prostriedkami a materiálom poskytnutým objednávateľom.

Zhotoviteľ je v stanovených termínoch povinný odovzdať objednávateľovi písomné výstupy a výkazy podľa špecifikácie uvedenej v prílohe č. 1 tejto zmluvy, ako aj účtovné výstupy v elektronickej podobe. Zhotoviteľ je povinný upozorniť objednávateľa na akékoľvek nedostatky týkajúce sa podkladov objednávateľa nevyhnutných na riadne vedenie účtovnej evidencie. Zhotoviteľ sa zaväzuje informovať klienta o všetkých relevantných zmenách právnych predpisov v súvislosti s vedením účtovnej evidencie klienta bez zbytočného odkladu. Zhotoviteľ nie je povinný kontrolovať pravosť a vecnú správnosť odovzdaných prvotných dokladov.

Zhotoviteľ zodpovedá za škodu spôsobenú v súvislosti s poskytovaním služieb tvoriacich predmet tejto zmluvy, a to v rozsahu ustanovenom zákonom č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov, ibaže by škode nemohol zabrániť ani pri vynaložení maximálnej odbornej starostlivosti, ktorú od neho možno požadovať. Zhotoviteľ nezodpovedá za škodu spôsobenú porušením povinnosti zo strany objednávateľa. Zhotoviteľ má povinnosť byť prítomný pri kontrole účtovných dokladov objednávateľa príslušnými orgánmi a poskytnúť náležitú súčinnosť. Zhotoviteľ je povinný v prípade skončenia zmluvy dohodou, dokončiť vedenie účtovnej evidencie objednávateľa do konca príslušného mesiaca, a v prípade skončenia zmluvy výpoveďou do konca mesiaca v ktorom uplynie výpovedná lehota. Zhotoviteľ je počas trvania tejto zmluvy povinný byť poistení pre prípad vzniku zodpovednosti za škodu spôsobenú v dôsledku svojej činnosti. Zhotoviteľ má právo na dohodnutú odmenu podľa tejto zmluvy.

Prečítajte si tiež: Pracovná zmluva opatrovateľky v Belgicku

Povinnosti klienta (objednávateľa)

Objednávateľ je povinný včas odovzdávať všetky podklady nevyhnutné k vedeniu účtovnej a mzdovej evidencie tak, aby mohlo byť účtovníctvo vedené správne, úplne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov. Objednávateľ sa zaväzuje prevziať mesačné spracovanie účtovnej evidencie a zaplatiť zhotoviteľovi odmenu v dohodnutej výške a v stanovenej lehote.

Objednávateľ sa zaväzuje pre účely spracovania účtovnej a mzdovej evidencie poskytnúť potrebnú súčinnosť, predovšetkým predkladať poskytovateľovi služieb v dohodnutých lehotách podklady a poskytovať mu ďalšie informácie potrebné k riadnemu plneniu zmluvy. Objednávateľ je oprávnený kontrolovať vedenie účtovnej evidencie poskytovateľom služieb. Objednávateľ je povinný bez zbytočného odkladu upozorniť poskytovateľa služieb na nedostatky v plnení zmluvy.

Konkrétne povinnosti klienta:

• Odovzdať účtovníkovi všetky podklady potrebné pre správne poskytnutie služieb podľa čl. I. bod 2. tejto zmluvy, v prípade neplatcu DPH do 10. v mesiaci, 1 x štvrťročne a vopred uhradiť zálohu na spracovanie účtovníctva, v prípade platcu DPH do 10. v mesiaci, 1 x mesačne a vopred uhradiť zálohu na spracovanie účtovníctva.
• Pripraviť doklady podľa druhu, podľa dátumu vzniku, a to od 1.1. do 31.12.
• Na požiadanie poskytnúť účtovníkovi informácie a vysvetlenia potrebné pre poskytnutie služieb podľa čl. I bod 2. tejto zmluvy.
• Vystaviť účtovníkovi na požiadanie písomné potvrdenie o prevzatí spracovaných podkladov.
• Oboznámiť účtovníka o každej zmene v stave majetku, pohľadávok a záväzkov. Predložiť inventúrny stav majetku ku dňu 31.12. a inventúru peňažných prostriedkov ku dňu 31.3., 30.6., 30.9.
• Klient zodpovedá za obsah a náležitosti účtovných dokladov požadovaných podľa ust. § 10 zákona č. 431/2002 Z.z.

Odmena a platobné podmienky

Zmluvné strany sa dohodnú na mesačnej odmene, ktorá predstavuje určitú sumu za jeden riadok v peňažnom denníku a ktorá mesačne predstavuje určitú sumu za spracovanie účtovnej a mzdovej evidencie. Napríklad, mesačne za spracovanie účtovnej evidencie 50,- Eur a spracovanie účtovných dokladov 1,- Euro za položku v účtovnom denníku. Za spracovanie a zostavenie individuálnej účtovnej závierky patrí zhotoviteľovi odmena vo výške určenej sumy. V prípade mimoriadnych úloh, ktoré nie sú uvedené v tejto zmluve, má zhotoviteľ nárok na osobitnú odmenu.

Odmena je splatná v lehote splatnosti uvedenej na faktúre vystavenej zhotoviteľom (do určitého dňa mesiaca, nasledujúceho po mesiaci, ktorý poskytovateľ služieb spracoval). V prípade omeškania objednávateľa s úhradou odmeny zhotoviteľa sa zmluvné strany dohodli na úrokoch z omeškania vo výške určitého percenta z dlžnej sumy za každý deň omeškania. Klient zaplatí účtovníkovi pri odovzdaní dokladov na spracovanie zálohu vo výške 100 %, a to podľa počtu odovzdaných dokladov na spracovanie. Klient je povinný účtovníkovi celkovú odmenu uhradiť po ústnom, písomnom alebo elektronickom oznámení účtovníka o vykonaní služby.

Doba trvania a ukončenie zmluvy

Táto zmluva sa uzatvára na dobu neurčitú. Zhotoviteľ bude pre objednávateľa viesť účtovnú a mzdovú evidenciu s účinnosťou od určitého dátumu. Túto zmluvu je možné zrušiť písomnou dohodou oboch zmluvných strán. Zmluvu môžu vypovedať obe zmluvné strany z akéhokoľvek dôvodu, alebo aj bez uvedenia dôvodu. Zmluvné strany si dohodli výpovednú lehotu v trvaní troch mesiacov. Výpovedná lehota začína plynúť prvým dňom mesiaca nasledujúcim po doručení písomnej výpovede druhej zmluvnej strane. V prípade podstatného porušenia tejto zmluvy jednou zmluvnou stranou, je druhá zmluvná strana oprávnená od zmluvy odstúpiť. Za podstatné porušenie zmluvy sa považuje nevydanie účtovných výstupov zo strany zhotoviteľa v zmysle ustanovení tejto zmluvy a nezaplatenie odmeny zhotoviteľa v zmysle ustanovenia tejto zmluvy za obdobie viac ako jeden mesiac. Za podstatné porušenie zmluvy klientom sa považuje najmä riadne a včasné nezaplatenie odmeny za poskytnuté služby.

Prečítajte si tiež: Dôležité aspekty zmluvy o sociálnej službe

Mlčanlivosť

Počas trvania ako aj po ukončení účinnosti tejto zmluvy sú zhotoviteľ ako aj jeho pracovníci povinní zachovávať mlčanlivosť o všetkých skutočnostiach, o ktorých sa pri výkone predmetu tejto zmluvy dozvedel. V prípade porušenia tejto povinnosti vzniká objednávateľovi nárok na náhradu škody.

Záverečné ustanovenia

Táto zmluva nadobúda účinnosť dňom podpisu. Všetky zmeny a doplnky tejto zmluvy možno vykonať len po vzájomnej dohode zmluvných strán, a to formou písomného dodatku. Neplatnosť alebo neúčinnosť jednotlivých ustanovení tejto zmluvy nemá vplyv na platnosť, resp. účinnosť ostatných ustanovení. Zmluva je vyhotovená vo dvoch rovnopisoch, z ktorých jeden obdrží poskytovateľ služieb a jeden klient. Zmluvné strany vyhlasujú, že si zmluvu prečítali, jej obsahu porozumeli a bez výhrad s ním súhlasia, na znak čoho ju vlastnoručne podpisujú. Táto zmluva bola uzavretá podľa slobodnej, vážnej a určitej vôle oboch účastníkov, títo ju neuzavreli v tiesni a ani za obzvlášť nevýhodných podmienok.

Prílohy zmluvy

K zmluve sa zvyčajne prikladajú prílohy, ktoré špecifikujú niektoré aspekty spolupráce. Medzi najčastejšie patria:

• Špecifikácia výstupov a výkazov (príloha č. 1)
• Účtový rozvrh spoločnosti (príloha č. 3)
• Podpisové vzory osôb oprávnených schvaľovať účtovné doklady (príloha č. 4)

Vedenie účtovníctva v súlade so zákonom

Cieľom smernice o vedení účtovníctva je určiť povinnosti pri vedení účtovníctva účtovnej jednotky. Hlavným cieľom tejto smernice je zabezpečiť zásady a určiť spôsob pre správne vedenie účtovníctva a výkazníctva v spoločnosti. Účtovná jednotka spracováva účtovníctvo prostredníctvom ekonomického softvéru od spoločnosti s názvom. Zálohovanie dát je uskutočňované pravidelne. V zmysle spoločenskej zmluvy je za vedenie účtovníctva zodpovedný konateľ spoločnosti, pričom je zaviazaný zabezpečiť vedenie účtovníctva spoločnosti v zmysle spoločenskej zmluvy v súlade s touto smernicou o vedení účtovníctva prostredníctvom zamestnancov ekonomického oddelenia. Čitateľnosť účtovného záznamu je zabezpečená, ak obsah účtovného záznamu je čitateľný ľudským okom.

Dôležité zákony a opatrenia:

• Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve
• Opatrenie MF SR č. 23054/2002-92
• Zákon č. 395/2002 Z. z.
• Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník
• Vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z.
• Opatrenie MF SR č. 740/2002 Z. z.

Účtovné obdobie a účtovné záznamy

Podľa § 3 ods. 5 zákona o účtovníctve, k zmene účtovného obdobia môže dôjsť len k prvému dňu kalendárneho mesiaca. Účtovná jednotka účtuje v sústave podvojného účtovníctva v zmysle zákona o účtovníctve a postupov účtovania v podvojnom účtovníctve. Účtový rozvrh účtovnej jednotky je vypracovaný v súlade s § 13 ods. 2 zákona o účtovníctve. Účtový rozvrh spoločnosti sa skladá zo syntetických účtov, analytických účtov a podsúvahových účtov potrebných na zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov počas účtovného obdobia.

Vznik účtovného prípadu podmieňujú externé doklady, ktoré sú do spoločnosti prevzaté priamo od dodávateľov, sú doručené poštou, kuriérskou alebo prepravnou spoločnosťou. Vstupujú do spoločnosti a sú označené identifikačnými údajmi dodávateľa, štátnych inštitúcií, orgánom verejnej správy a finančných inštitúcií, s ktorými spoločnosť prichádza do hospodárskeho styku v zmysle svojej podnikateľskej činnosti. Interné doklady spoločnosti vstupujú do evidencie a spoločnosti a za ich zhotovenie sú zodpovední zamestnanci príslušného odborného úseku, skladu, výroby, technického oddelenia, oddelenia mzdovej a finančnej učtárne a iných interných oddielov spoločnosti v zmysle internej organizačnej štruktúry.

Kontrola a opravy účtovných dokladov

Kontrolu formálnej správnosti účtovných dokladov kontroluje zodpovedný pracovník účtovného oddelenia. Súlad vecnej správnosti údajov a skutočností uvedených v účtovných dokladoch a hmotnej reality preveruje peňažnú sumu, množstvo, rozsah práce, dodržiavanie zmluvných podmienok. Vecnú správnosť potvrdí podpisom zodpovedný pracovník. Zodpovedný účtovník priradí doklad do príslušnej agendy a opatrí doklad interným číslom podľa účtovného systému v chronologickom poradí podľa poradia, v akom vstupujú do účtovného systému spoločnosti. Na doklade vykoná predkontáciu. Opravy účtovných dokladov, podľa § 34 zákona o účtovníctve, v účtovných knihách a v ostatných účtovných písomnostiach sa vykonajú, ak účtovný záznam je neúplný, nepreukázateľný, nesprávny alebo nezrozumiteľný.

tags: #zmluva #o #spracovaní #účtovnej #agendy #vzor