Zmluva o výkone funkcie konateľa: Kompletný rozbor a vzor

V aktuálnom článku si priblížime inštitút zmluvy o výkone funkcie konateľa v spoločnosti s ručením obmedzeným, jej špecifiká a jej vzťah k mandátnej zmluve. Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov (ďalej len ako „obchodný zákonník“) v § 66 ods. 6 ustanovuje, že vzťah medzi spoločnosťou a členom orgánu spoločnosti alebo spoločníkom pri zariaďovaní záležitostí spoločnosti sa spravuje primerane ustanoveniami o mandátnej zmluve. Zo zmluvy o výkone funkcie uzatvorenej medzi spoločnosťou a členom orgánu spoločnosti alebo spoločníkom však môže vyplývať aj iné určenie práv a povinností, prípadne môže takéto určenia obsahovať priamo zákon.

Konateľ v spoločnosti s ručením obmedzeným

Obchodný zákonník ustanovuje pre spoločnosť s ručením obmedzeným povinnosť vytvárať dva orgány, pričom jedným z nich je valné zhromaždenie a druhým je konateľ. Konateľ spoločnosti s ručením obmedzeným je tak jedným z najdôležitejších orgánov v spoločnosti, ktorý zastáva funkciu štatutárneho orgánu organizácie, čo so sebou prináša rôzne povinnosti. Konateľ zastupuje firmu navonok a v jej mene vystupuje a koná vo vzťahu k iným externým subjektom a inštitúciám (štátnym, súdnym, správnym a iným tretím osobám). V rámci tejto činností napríklad uzatvára zmluvy s uvedenými osobami a inštitúciami, venuje sa rokovaniu o uzatváraní obchodných činností a svojím podpisom následne tieto obchodné aktivity spečaťuje. Obchodný zákonník zároveň ustanovuje, že konateľom spoločnosti s ručením obmedzeným môže byť len fyzická osoba.

TIP: Konateľom spoločnosti s ručením obmedzeným môže byť aj spoločník spoločnosti s ručením obmedzeným, túto funkciu však môže vykonávať aj úplne iná fyzická osoba stojaca mimo spoločnosti. Konateľ spoločnosti s ručením obmedzeným nemôže byť aj členom dozornej rady tejto spoločnosti.

Základné povinnosti konateľa

Medzi zákonné povinnosti konateľa v spoločnosti s ručení obmedzeným patria napríklad nasledovné povinnosti:

• zabezpečenie riadneho vedenia predpísanej účtovnej evidencie a účtovníctva,
• vedenie zoznamu spoločníkov,
• povinnosť informovať spoločníkov o všetkých záležitostiach týkajúcich sa spoločnosti,
• povinnosť predkladať riadnu a mimoriadnu individuálnu účtovnú závierku na schválenie valnému zhromaždeniu,
• povinnosť predkladať valnému zhromaždeniu návrh na rozdelenie zisku spoločnosti alebo úhrady strát,
• vykonávať funkciu konateľa s náležitou odbornou starostlivosťou,
• konať v súlade so záujmami spoločnosti a spoločníkov,
• pri rozhodovaní je každý konateľ povinný zaobstarať si a zohľadniť všetky dostupné informácie týkajúce sa predmetu rozhodnutia,
• povinnosť zachovávať mlčanlivosť o skutočnostiach, ktorých prezradenie nepovolanej osobe by mohlo spôsobiť spoločnosti škodu alebo ohroziť záujmy spoločnosti alebo jej spoločníkov,
• povinnosť uprednostniť záujmy spoločnosti pred svojimi záujmami,
• povinnosť dodržať zákaz konkurencie - konateľ nemôže vykonávať funkciu konateľa v inej spoločnosti, ktorá podniká v rovnakej oblasti, nemôže vo vlastnom mene uzatvárať obchody, ktoré súvisia s podnikateľskou činnosťou spoločnosti, byť spoločníkom s neobmedzeným ručením (napr. vo verejnej obchodnej spoločnosti),
• povinnosť podať návrh na výmaz spoločnosti s ručením obmedzeným do 30 dní, ak po jeho odvolaní nie je ustanovený nový konateľ do 60 dní od uplynutia trojmesačnej lehoty na ustanovenie nového konateľa.

Zákon tiež ustanovuje, že konateľ je povinný vykonávať svoju pôsobnosť s odbornou starostlivosťou a v súlade so záujmami spoločnosti a jej spoločníkov.

Prečítajte si tiež: Vzor zmluvy o príspevku

S ohľadom na dôležitosť funkcie konateľa v spoločnosti s ručením obmedzeným treba venovať náležitú pozornosť aj vypracovaniu zmluvy o výkone tejto funkcie, a to najmä v prípadoch, kedy je konateľom osoba stojaca mimo spoločnosti. V nasledujúcich riadkoch si priblížime, čo všetko by mala obsahovať zmluva o výkone funkcie konateľa v spoločnosti s ručením obmedzeným uzatvorená podľa § 66 ods. 6 obchodného zákonníka.

Zmluva o výkone funkcie konateľa - povinné náležitosti

Zmluva o výkone funkcie konateľa by mala obsahovať predovšetkým určenie zmluvných strán, stanovenie rozsahu práv a povinností, ktoré má konateľ alebo spoločník pri výkone svojej funkcie, výšku a spôsob určenia odmeny (príp. dojednanie o bezodplatnosti), zákaz konkurencie, ukončenie funkcie (najmä odvolanie a odstúpenie z funkcie), o tzv. odchodnom a pod. Do zmluvy možno zakotviť aj rôzne benefity, ktoré chce spoločnosť konateľovi, resp. spoločníkovi ponúknuť (napr. služobný telefón, notebook a služobný automobil).

Vzorové ustanovenia zmluvy o výkone funkcie konateľa

Nasledujúce body predstavujú vzorové ustanovenia, ktoré sa často vyskytujú v zmluvách o výkone funkcie konateľa:

• Úvodné ustanovenia: Formulár si najskôr vyplníte a skontrolujete. podľa § 66 ods. 6 a § 566 a nasl. zákona č. 513/1991 Zb. Zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu , odd.: Sro, vložka č. 1. Valné zhromaždenie obchodnej spoločnosti , s. r. o., na svojom zasadnutí konanom dňa , zvolilo nasledovnú osobu: do funkcie konateľa spoločnosti. Zároveň valné zhromaždenie spoločnosti v súlade s ustanovením § 66 ods. 6 a § 125 ods. 1 písm. 2. Zápisnica zo zasadnutia valného zhromaždenia konaného dňa tvorí prílohu č. 1.
• Povinnosti konateľa: Konateľ sa zaväzuje konať v mene spoločnosti s odbornou starostlivosťou, riadne a zodpovedne, v súlade so záujmami spoločnosti. Konateľ je povinný predkladať valnému zhromaždeniu ročnú individuálnu závierku a návrh na rozdelenie zisku. Konateľ nesmie vykonávať právne úkony v mene spoločnosti, ktoré by boli za nápadne nevýhodných podmienok pre spoločnosť.
• Odmena konateľa: Spoločnosť sa zaväzuje vyplácať konateľovi mesačnú odmenu vo výške určenej v čl. IV bode 1 tejto zmluvy vždy do 10. Zmluvné strany sa dohodli, že v prípade priaznivých hospodárskych výsledkov spoločnosti, vyplývajúcich z ročnej účtovnej závierky, má konateľ právo na mimoriadnu odmenu pozostávajúcu z podielu z čistého zisku, ktorý spoločnosť dosiahla v predchádzajúcom kalendárnom roku, vo výške . Táto odmena je nenárokovateľná.
• Benefity: Zmluvné strany sa dohodli, že spoločnosť poskytne konateľovi počas celej doby trvania tejto zmluvy na užívanie služobný telefón, notebook a služobný automobil.
• Konanie v mene spoločnosti: Konateľ koná v mene spoločnosti samostatne. V prípade porušenia interných obmedzení konateľského oprávnenia vyplývajúcich z tejto zmluvy, zo spoločenskej zmluvy alebo stanov spoločnosti, je konateľ zodpovedný za vznik prípadnej škody, ktorá týmto vznikne spoločnosti. Konateľ v takomto prípade zodpovedá celým svojím majetkom bez obmedzenia.
• Zodpovednosť za škodu: Konateľ zodpovedá za škodu, ktorú spoločnosti spôsobil porušením svojich povinností pri výkone svojej pôsobnosti v zmysle ustanovenia § 135a ods. 2 ObZ. Konateľ za túto škodu nezodpovedá, ak preukáže, že konal s odbornou starostlivosťou a v dobrej viere, že koná v záujme spoločnosti.
• Zákaz konkurencie: Zmluvné strany sa dohodli, že v prípade, ak konateľ poruší zákaz konkurencie uvedený v ods. 1.
• Mlčanlivosť: Konateľ sa zaväzuje zachovávať mlčanlivosť o všetkých skutočnostiach, ktoré sa týkajú spoločnosti, o ktorých sa dozvie pri výkone svojej funkcie konateľa. Obsah a rozsah informácií, ktoré spoločnosť považuje za obchodné tajomstvo, je stanovený interným predpisom. Konateľ berie na vedomie, že tieto informácie spoločnosť považuje za obchodné tajomstvo.
• Informovanie o prekážkach: Konateľ spoločnosti je povinný informovať spoločnosť o všetkých prekážkach, ktoré mu bránia vykonávať jeho funkciu. Nesplnenie povinností uvedených v bode 1 a 2 tohto článku má za následok krátenie mesačnej odmeny konateľa dohodnutej v čl.
• Dovolenka: Zmluvné strany sa dohodli, že konateľ má za každý kalendárny rok trvania tejto zmluvy nárok na 5 týždňov dovolenky na zotavenie. Termín čerpania voľna bude stanovený v súlade s potrebami spoločnosti a po dohode so spoločníkmi spoločnosti.
• Zánik zmluvy: Zánik funkcie konateľa má za následok ukončenie tejto zmluvy.
• Záverečné ustanovenia: V prípade, že sa niektoré ustanovenie tejto zmluvy stane neplatné alebo neúčinné, nevzťahuje sa to na ostatné ustanovenia zmluvy, tieto zostávajú naďalej platné a účinné. Zmluvné strany prehlasujú, že sú plne spôsobilé na uzavretie tejto zmluvy o výkone funkcie konateľa. Pred podpisom tejto zmluvy si ju prečítali, obsahu porozumeli a plne s ním súhlasia. Zmluvné strany prehlasujú, že ich prejavy vôle byť viazaní touto zmluvou sú slobodné, jasné, určité a zrozumiteľné.

Zmluva o výkone funkcie vs. Mandátna zmluva

Pri otázke, či je vhodnejšie upraviť vzťah medzi spoločnosťou a jej konateľom, resp. spoločníkom zmluvou o výkone funkcie alebo mandátnou zmluvou, je potrebné vziať do úvahy niekoľko faktorov. Zmluvu o výkone funkcie je vhodné uzatvoriť nie len z dôvodu, že v nej, na rozdiel od mandátnej zmluvy, nemusí byť definovaná odmena (odmena je prvým predpokladom zakladajúcim povinnosť platenia odvodov do zdravotnej a sociálnej poisťovne), ale aj z dôvodu, že ustanovenia zmluvy o výkone funkcie majú dispozitívny charakter a účastníci zmluvy si môžu upraviť obsah tejto zmluvy podľa svojich osobitných podmienok. Od ustanovení mandátnej zmluvy sa môžu odchýliť a koncipovať ju iným spôsobom.

Zmluva o výkone funkcie môže práva a povinnosti konateľa upraviť omnoho podrobnejšie a dôslednejšie, ako je to v prípade mandátnej zmluvy. Hoci obchodný zákonník neobsahuje osobitné ustanovenia o obsahu zmluvy o výkone funkcie (určuje len náležitosti formálne, keď pre platnosť zmluvy o výkone funkcie vyžaduje písomnú formu a schválenie zmluvy valným zhromaždením).

Prečítajte si tiež: Pracovná zmluva opatrovateľky v Belgicku

Na rozdiel od zmluvy o výkone funkcie výhodou mandátnej zmluvy, je že pre jej platné uzavretie stačí, aby sa účastníci dohodli, a to aj ústne, na jej podstatných obsahových náležitostiach, ktorými sú identifikácia zmluvných strán, vymedzenie záležitosti, ktoré má konateľ alebo spoločník v mene spoločnosti vykonávať a výška jeho odmeny (teda pojmovým znakom mandátnej zmluvy je odplatnosť; musí byť v zmluve dohodnutá). Avšak, ak sa spoločnosť rozhodne uzatvoriť so svojim spoločníkom alebo konateľom mandátnu zmluvu, hoci zákon pre jej platné uzavretie nevyžaduje písomnú formu, aj napriek tomu sa odporúča uzatvoriť písomnú zmluvu, ktorá slúži ako dôkaz v prípade rozporu o obsahových náležitostiach tejto zmluvy. Okrem toho v prípade, ak sa zmluvné strany dohodnú na ústnej forme mandátnej zmluvy, je výhodné, ak podmienky takejto zmluvy (najmä výšku odmeny a spôsob odmeňovania) potvrdí aj valné zhromaždenie vo svojom rozhodnutí.

Tip 1: Zmluvu o výkone funkcie je vhodné uzatvoriť najmä vtedy, ak spoločnosť nemá v pláne vyplácať konateľovi alebo spoločníkovi nejakú odmenu za výkon jeho funkcie. Mandátna zmluva je postavená na princípe odmeňovania mandatára (konateľa, resp. spoločníka).

Tip 2: Pre tých, ktorí sú konateľmi alebo spoločníkmi s.r.o. a nie sú nikde zamestnaní, nie sú SZČO a nie sú ani poistencami štátu a chcú minimalizovať svoje odvodové zaťaženie, je vhodné uzatvoriť zmluvu o výkone funkcie, prípadne mandátnu zmluvu s nejakou nízkou buď pravidelnou alebo nepravidelnou odmenou, napr. 70 € mesačne alebo štvrťročne (zákon dolnú ani hornú hranicu odmeny nijako nelimituje).

Odvodové povinnosti

V praxi sa možno často stretnúť so situáciou, v ktorej funkciu konateľa s.r.o. a aj spoločníka s.r.o. vykonáva tá istá osoba, pričom funkciu konateľa a aj funkciu spoločníka s.r.o. vykonáva bez nároku na odmenu. Takýto konateľ a takýto spoločník nemá z titulu svojej funkcie povinnosť odvádzať poistné na sociálne poistenie, a v niektorých prípadoch ani na zdravotné poistenie (ak konateľ alebo spoločník s.r.o. vykonáva svoju funkciu bez nároku na odmenu a nie je popri tom nikde zamestnaný a nie je ani SZČO, alebo poistencom štátu, na účely povinného zdravotného poistenia sa musí stať samoplatiteľom, čo v praxi znamená to isté ako dobrovoľne nezamestnaná osoba).

Ak by táto osoba nemala so spoločnosťou uzatvorenú žiadnu písomnú zmluvu, na vzťah medzi spoločnosťou a konateľom s.r.o. ako aj na vzťah medzi spoločnosťou a spoločníkom s.r.o. by sa primerane uplatnili ustanovenia obchodného zákonníka o mandátnej zmluve. Môže nastať aj taká situácia, že spoločník s.r.o., ktorý je zároveň konateľom spoločnosti, bude ako spoločník vykonávať svoju funkciu bez nároku na odmenu, ale ako konateľ bude za výkon svojej funkcie poberať odmenu v nejakej určenej výške.

Prečítajte si tiež: Dôležité aspekty zmluvy o sociálnej službe

Pre doplnenie: Zákon nestanovuje žiadnu sankciu, ak konateľ a/alebo spoločník s.r.o. vykonáva svoju funkciu bez nároku na odmenu a nemá pritom uzatvorenú žiadnu písomnú zmluvu (ide vtedy o prípad, keď sa na takýto vzťah primerane aplikuje ústna mandátna zmluva). Avšak aj napriek tomu, že zákon sankciu nestanovuje, pri absencii písomnej zmluvy je odplatnosť patrná a preto je vhodné, aby mal konateľ a/alebo spoločník s.r.o., ktorý chce vykonávať svoju funkciu bez nároku na odmenu, uzatvorenú písomnú zmluvu o výkone funkcie, v ktorej bude bezodplatnosť výslovne zakotvená. Zmluva o výkone funkcie bude mať význam v prípade preukázania skutočnosti, že žiadny nárok na odmenu nevznikol (a teda nevznikla ani prihlasovacia a odvodová povinnosť do sociálnej poisťovne a príp.

Formálna stránka zmluvy o výkone funkcie konateľa

Obchodný zákonník stanovuje, že zmluva o výkone funkcie štatutárneho orgánu musí mať písomnú formu. Ústna dohoda by teda bola neplatná. Navyše písomne uzavretú zmluvu o výkone funkcie konateľa musí schváliť valné zhromaždenie spoločnosti s ručením obmedzeným. Aj v prípade, že by zmluva o výkone funkcie nebola schválená valným zhromaždením, stáva sa neplatnou.

Obsahová stránka zmluvy o výkone funkcie konateľa

Obchodný zákonník výslovne nekladie požiadavky na obsah zmluvy o výkone funkcie. Z charakteru tejto zmluvy však možno vyvodiť čo má obsahovať. V prvom rade zmluva o výkone funkcie konateľa musí obsahovať označenie zmluvných strán, ktorými sú obchodná spoločnosť a konateľ. V úvodných ustanoveniach či preambule zmluvy, je vhodné, pre prehľadnosť, spísať skutočnosť kedy a akým spôsobom sa konateľ dostal do svojej funkcie. Predmetom zmluvy je úprava právneho vzťahu medzi konateľom a spoločnosťou, ktorý vzniká pri výkone funkcie konateľa. Predpokladáme, že značný opis funkcie konateľa, ako aj činností samotnej spoločnosti, je už opísaný v zakladateľskej listine či spoločenskej zmluve. Tiež najdôležitejšie povinnosti konateľa stanovuje Obchodný zákonník. V zmluve o výkone funkcie je možné odkázať na iné dojednania, či už v zakladajúcom dokumente spoločnosti alebo zákona, prípadne ich v zmluve ešte viac špecifikovať.

Zmluva o výkone funkcie štandardne obsahuje vymedzenie práv a povinností zmluvných strán. Ako sme už načrtli, častým dojednaním bude odmena konateľa za výkon jeho funkcie. Konateľ však môže vykonávať svoju funkciu aj bezodplatne, čo odporúčame tiež v zmluve výslovne uviesť. Ďalej si strany môžu v zmluvy vymedziť dohodu o mlčanlivosti, ustanovenia o trvaní zmluvy a jej skončení, zákaz konkurencie a pod.

Zmluvné strany si môžu dojednať aj iné ustanovenia, ktoré ešte viac precizujú danú zmluvu. Tieto ustanovenia môžu obsahovať rôzne benefity konateľa, ako aj možnosti jeho dovolenky. V tomto smere môžu zmluvné strany uplatniť zmluvnú voľnosť. Zmluvu je vhodné ukončiť záverečnými ustanoveniami, ktoré obsahujú napríklad počet rovnopisov zmluvy, možnosti jej zmeny, prípadné následky neplatnosti niektorých dojednaní, okamih nadobudnutia platnosti a účinnosti zmluvy, zmienku o tom, že zmluvu si strany dôkladne prečítali a porozumeli jej.

Samozrejme, ako každú písomnú zmluvu, je dôležité na konci zakončiť uvedením miesta a dátumu jej podpísania, ako aj samotným podpisom zmluvných strán.

Zákonné ustanovenia

Zmluva o výkone funkcie musí rešpektovať zákonné ustanovenia upravujúce postavenie konateľa. Konatelia sú v zmysle Obchodného zákonníka povinní zabezpečiť riadne vedenie predpísanej evidencie a účtovníctva, viesť zoznam spoločníkov a informovať spoločníkov o záležitostiach spoločnosti. Tiež sú povinní vykonávať svoju pôsobnosť s odbornou starostlivosťou a v súlade so záujmami spoločnosti a všetkých jej spoločníkov. Konateľ, ktorý porušil svoje povinnosti pri výkone svojej pôsobnosti je povinný nahradiť škodu. Akékoľvek dohody medzi spoločnosťou a konateľom, ktoré vylučujú alebo obmedzujú zodpovednosť konateľa, sú zakázané. Na konateľa sa tiež v zmysle zákona vzťahuje zákaz konkurencie.

Odmena konateľa

Odmenu konateľa považujeme za jednu z hlavných tém, ktorými sa častokrát zmluva o výkone funkcie zaoberá. Odmena konateľa za jeho funkciu je odmenou odlišnou ako je mzda v prípade, že by bol (aj) zamestnancom a tiež je iná od podielu na zisku spoločnosti. Preto odporúčame vždy mať jasne vymedzené a porozumené kedy sa aká odmena konateľovi vypláca.

Keď už zmluvné strany žiadajú upraviť ustanovenia o odmene, odporúčame dohodnúť sa na presnej výške odmeny, ako aj na spôsobe a termíne jej vyplácania. Odmena konateľa môže byť vyplácaná pravidelne (napr. mesačne), nepravidelne alebo tiež jednorázovo. Odmena sa zdaňuje podľa zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov. Takisto konateľ musí platiť odvody do Sociálnej poisťovne a Zdravotnej poisťovne podľa príslušných právnych predpisov. V takom prípade máme za to, že konateľ bude mať nárok na primeranú odmenu. Opätovne však uvádzame, že zmluva o výkone funkcie má do právneho vzťahu vniesť prehľadnosť a istotu. Je preto vhodné nevynechať zmluvné ustanovenia o odmeňovaní. Konateľ môže vykonávať funkciu aj bez nároku na odmenu. Takáto forma spolupráce je rozšírenejšia skôr u menších spoločností.

tags: #zmluva #o #výkone #funkcie #vzor #rozbor