Vzory zmlúv o ochrane osobných údajov pre spoločenstvá vlastníkov bytov

Spoločenstvá vlastníkov bytov (SVB) zohrávajú kľúčovú úlohu pri správe bytových domov. Súčasťou ich činnosti je spracúvanie osobných údajov vlastníkov bytov a nebytových priestorov. Preto je nevyhnutné, aby SVB mali zavedené adekvátne opatrenia na ochranu osobných údajov v súlade s platnou legislatívou, najmä s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR) a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.

Právny rámec ochrany osobných údajov v SVB

Ochrana osobných údajov v SVB je upravená viacerými právnymi predpismi:

• Nariadenie GDPR: stanovuje všeobecné pravidlá pre spracúvanie osobných údajov v celej Európskej únii.
• Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov: dopĺňa a konkretizuje ustanovenia GDPR v podmienkach Slovenskej republiky.
• Zákon č. 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov: upravuje práva a povinnosti vlastníkov bytov a nebytových priestorov, ako aj činnosť SVB.
• Vyhláška Úradu na ochranu osobných údajov SR č. 158/2018 Z. z.: upravuje niektoré podrobnosti o ochrane osobných údajov.

Základné pojmy v oblasti ochrany osobných údajov

Pre správne uplatňovanie pravidiel ochrany osobných údajov je dôležité poznať základné pojmy:

• Osobný údaj: akákoľvek informácia týkajúca sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (napr. meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, e-mailová adresa, telefónne číslo, číslo bytu).
• Osobitné kategórie osobných údajov: údaje, ktoré odhaľujú rasový alebo etnický pôvod, politické názory, náboženské alebo filozofické presvedčenie, členstvo v odborových organizáciách, genetické údaje, biometrické údaje, údaje o zdravotnom stave alebo údaje týkajúce sa sexuálneho života alebo sexuálnej orientácie fyzickej osoby.
• Prevádzkovateľ: fyzická alebo právnická osoba, ktorá sama alebo spoločne s inými určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov (v prípade SVB je to samotné spoločenstvo).
• Sprostredkovateľ: fyzická alebo právnická osoba, ktorá spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa (napr. správca bytového domu).
• Dotknutá osoba: osoba, ktorej sa osobné údaje týkajú (v prípade SVB sú to vlastníci bytov a nebytových priestorov, nájomníci a iné osoby).
• Súhlas dotknutej osoby: akýkoľvek slobodne daný, konkrétny, informovaný a jednoznačný prejav vôle dotknutej osoby, ktorým dáva svoj súhlas na spracúvanie svojich osobných údajov.
• Spracúvanie osobných údajov: akákoľvek operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi, napríklad získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, prispôsobovanie alebo pozmeňovanie, vyhľadávanie, nahliadanie, používanie, poskytovanie prenosom, šírenie alebo iné sprístupňovanie, zosúlaďovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia.
• Zodpovedná osoba: osoba určená prevádzkovateľom alebo sprostredkovateľom, ktorá dohliada na dodržiavanie pravidiel ochrany osobných údajov.

Rozsah spracúvania osobných údajov v SVB

SVB spracúvajú osobné údaje na rôzne účely, napríklad:

• Vedenie evidencie vlastníkov bytov a nebytových priestorov: na účely správy domu, fakturácie a komunikácie.
• Vyberanie príspevkov do fondu prevádzky, údržby a opráv: na zabezpečenie financovania údržby a opráv spoločných častí domu.
• Zabezpečovanie služieb spojených s užívaním bytov a nebytových priestorov: napríklad dodávka tepla, vody, odvoz odpadu.
• Monitorovanie spoločných priestorov kamerovým systémom: na zabezpečenie bezpečnosti a ochrany majetku.
• Zverejňovanie zoznamu dlžníkov: na vymáhanie pohľadávok.

Zákonný základ spracúvania osobných údajov v SVB

Spracúvanie osobných údajov v SVB musí byť založené na jednom z právnych základov stanovených v GDPR, napríklad:

Prečítajte si tiež: Ako písať kvalitné príspevky

• Spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy: napríklad zmluvy o výkone správy.
• Spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti: napríklad povinnosti vyplývajúce zo zákona o vlastníctve bytov a nebytových priestorov.
• Spracúvanie je nevyhnutné na ochranu oprávnených záujmov prevádzkovateľa alebo tretej strany: napríklad oprávnený záujem na zabezpečení bezpečnosti domu prostredníctvom kamerového systému.
• Dotknutá osoba udelila súhlas na spracúvanie svojich osobných údajov: napríklad súhlas so zverejnením fotografie na webovej stránke SVB.

Zmluva o zriadení spoločenstva vlastníkov bytov

Každé spoločenstvo vlastníkov musí byť zapísané v registri. Na to je však potrebná okrem iného aj zmluva o jeho zriadení. Zmluva o zriadení Spoločenstva vlastníkov bytov a (nebytových priestorov) uzavretá podľa § 7a zákona Národnej rady Slovenskej republiky č. 182/1993 Z. z. by mala obsahovať nasledovné:

1. Meno a priezvisko, dátum narodenia, vlastník bytu č. .. v bytovom dome v ., ul. . súp. č. .., vo vchode č. 1. Vlastníci bytov, v bytovom dome, ktorí uzatvárajú túto zmluvu a ktorý sa nachádza na …ul. súp.
2. Sídlo spoločenstva je v …, ul. … č.
3. Rada má najmenej troch členov.
4. Na platné rozhodnutie rady je potrebný súhlas nadpolovičnej väčšiny jej členov.
5. Spoločenstvo vykonáva správu dodávateľským spôsobom, ak je to hospodárnejšie svojpomocne, prípadne vlastnými pracovníkmi.
6. Vlastník bytu alebo nebytového priestoru v dome je povinný na svoje náklady byt a nebytový priestor v dome udržiavať v stave spôsobilom na riadne užívanie, včas zabezpečovať údržbu a opravy.

Praktické aspekty ochrany osobných údajov v SVB

Posúdenie vplyvu na ochranu osobných údajov (DPIA)

Ak SVB spracúva osobné údaje spôsobom, ktorý pravdepodobne povedie k vysokému riziku pre práva a slobody fyzických osôb, je povinná vykonať posúdenie vplyvu na ochranu osobných údajov (DPIA). To sa týka napríklad prevádzkovania kamerového systému alebo spracúvania osobitných kategórií osobných údajov.

Záznam o spracovateľských činnostiach

SVB sú povinné viesť záznam o spracovateľských činnostiach, ktorý obsahuje informácie o účeloch spracúvania, kategóriách dotknutých osôb a osobných údajov, príjemcoch osobných údajov, lehotách uchovávania a bezpečnostných opatreniach.

Zverejňovanie dlžníkov

Zverejňovanie zoznamu dlžníkov je citlivá otázka, ktorá si vyžaduje starostlivé zváženie. SVB by mali zvážiť, či je zverejnenie zoznamu dlžníkov nevyhnutné na dosiahnutie cieľa vymáhania pohľadávok a či neexistujú menej invazívne prostriedky. V každom prípade je potrebné minimalizovať rozsah zverejňovaných údajov a zabezpečiť, aby boli údaje aktuálne a presné.

V zozname správca alebo spoločenstvo uvedie meno a priezvisko vlastníka bytu alebo nebytového priestoru v dome a sumu nedoplatku na preddavkoch do fondu prevádzky, údržby a opráv domu alebo na úhradách za plnenie. Zoznam zverejnia na mieste obvyklom na oznamovanie informácií v dome. V praxi ide napr.

Prečítajte si tiež: Tipy na písanie popularizačných článkov

Prevádzkovanie kamerového systému

Ak SVB prevádzkuje kamerový systém, musí zabezpečiť, aby bol systém nainštalovaný a používaný v súlade s pravidlami ochrany osobných údajov. To znamená, že je potrebné informovať dotknuté osoby o monitorovaní, minimalizovať rozsah záberu kamier a zabezpečiť primeranú ochranu záznamov.

Na rozdiel napr. od zverejňovania zoznamu neplatičov, na vyhotovenie kamerových záznamov nie je pre spoločenstvo alebo správcu v zákone výslovne zakotvené oprávnenie, preto na spracúvanie bude potrebné založiť iný právny základ. Najčastejšie prichádza do úvahy oprávnený záujem prevádzkovateľa. Oprávnený záujem prevádzkovateľa musí byť vopred posúdený v tzv. teste proporcionality (ktorého súčasťou je aj tzv. dokumenty, ktorými je plnená tzv. vykonanie posúdenia vplyvu na ochranu osobných údajov (tzv.

Ochrana osobných údajov v zmluvách

Pri uzatváraní zmlúv s tretími stranami (napr. so správcom, dodávateľmi služieb) je potrebné zabezpečiť, aby boli v zmluvách zahrnuté ustanovenia o ochrane osobných údajov. Tieto ustanovenia by mali upravovať najmä rozsah spracúvaných údajov, účely spracúvania, bezpečnostné opatrenia a zodpovednosť za porušenie ochrany osobných údajov.

Digitálna ochrana osobných údajov

SVB by mali dbať na digitálnu ochranu osobných údajov, ktorá zahŕňa:

• Silné heslá: používanie silných a jedinečných hesiel pre všetky systémy a aplikácie, ktoré spracúvajú osobné údaje.
• Antivírusový program: používanie a pravidelná aktualizácia antivírusového programu na ochranu pred škodlivým softvérom.
• Ochrana pri pripojení na internet prostredníctvom Wi-fi: používanie zabezpečeného Wi-fi pripojenia a vyhýbanie sa verejným Wi-fi sieťam bez zabezpečenia.
• Pseudonymizácia a šifrovanie: používanie pseudonymizácie a šifrovania na ochranu osobných údajov pred neoprávneným prístupom.
• Oznámenie neoprávneného prístupu do databázy: bezodkladné oznámenie neoprávneného prístupu do databázy Úradu na ochranu osobných údajov.

Používanie “menoviek” na schránkach bytových domov a zvončekoch

Používanie “menoviek” na schránkach bytových domov a zvončekoch by malo byť obmedzené na nevyhnutné minimum. Je potrebné zvážiť, či je uvedenie celého mena nevyhnutné alebo postačuje len priezvisko.

Prečítajte si tiež: Účtovanie v peňažnom denníku občianskeho združenia

Povinnosti správcov a spoločenstiev voči úradu na ochranu osobných údajov

Správcovia a spoločenstvá majú voči Úradu na ochranu osobných údajov určité povinnosti, napríklad povinnosť oznámiť porušenie ochrany osobných údajov alebo poskytnúť súčinnosť pri výkone kontroly.

Informačná povinnosť prevádzkovateľa a sprostredkovateľa voči vlastníkom ako dotknutým osobám

SVB ako prevádzkovateľ osobných údajov má voči vlastníkom bytov a nebytových priestorov ako dotknutým osobám informačnú povinnosť. To znamená, že musí poskytnúť dotknutým osobám informácie o účeloch spracúvania, kategóriách osobných údajov, príjemcoch osobných údajov, lehotách uchovávania a ich právach.

Práva vlastníkov bytov a nebytových v oblasti ochrany osobných údajov

Vlastníci bytov a nebytových priestorov majú v oblasti ochrany osobných údajov určité práva, napríklad:

• Právo na prístup k osobným údajom: právo získať potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje, ktoré sa ich týkajú, a ak áno, získať prístup k týmto údajom a informácie o spracúvaní.
• Právo na opravu: právo na opravu nesprávnych osobných údajov, ktoré sa ich týkajú.
• Právo na vymazanie ("právo byť zabudnutý"): právo na vymazanie osobných údajov, ktoré sa ich týkajú, ak sú splnené určité podmienky.
• Právo na obmedzenie spracúvania: právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov, ak sú splnené určité podmienky.
• Právo na prenosnosť údajov: právo získať osobné údaje, ktoré sa ich týkajú, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a preniesť ich k inému prevádzkovateľovi.
• Právo namietať: právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ak sa spracúvanie vykonáva na základe oprávneného záujmu.
• Právo podať sťažnosť dozornému orgánu: právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov, ak sa domnievajú, že spracúvaním ich osobných údajov dochádza k porušeniu GDPR.

Kontrola spracúvania ochrany osobných údajov

Úrad na ochranu osobných údajov vykonáva kontrolu spracúvania osobných údajov. V rámci kontroly je kontrolný orgán povinný a oprávnený vykonávať určité úkony a kontrolovaná osoba je povinná a oprávnená poskytovať súčinnosť.

Právo vlastníkov bytov na informácie o účte bytového domu v banke

Správca bytového domu alebo spoločenstvo vlastníkov bytov a nebytových priestorov musia vlastníkom bytov a nebytových priestorov v dome na požiadanie poskytnúť všetky informácie o účte ich bytového domu. V obmedzenom rozsahu poskytne vlastníkom bytov a nebytových priestorov informácie o účte bytového domu aj banka.

V súlade s § 9 ods. 6 písm. Ďalej taktiež v zmysle § 11 ods. V zmysle § 38 ods. 10 zákona o platobných službách: Poskytovateľ platobných služieb, ktorý vedie platobný účet používateľa platobných služieb, ktorým je správca alebo spoločenstvo vlastníkov podľa osobitného predpisu spravujúci bytový dom vlastníka bytu alebo nebytového priestoru, pričom na tomto platobnom účte sú vedené finančné prostriedky súvisiace so správou bytového domu vlastníka bytu alebo nebytového priestoru, je povinný aj bez súhlasu správcu alebo spoločenstva vlastníkov podľa osobitného predpisu raz ročne bezplatne písomne poskytnúť vlastníkovi bytu alebo nebytového priestoru na základe jeho žiadosti, po preukázaní jeho totožnosti a výpisu z listu vlastníctva bytu alebo nebytového priestoru, ktorý nie je starší ako tri mesiace a ktorý nemusí byť určený na právne účely, informáciu o aktuálnej výške zostatku použiteľných finančných prostriedkov a platobných operáciách uskutočnených na tomto platobnom účte za obdobie predchádzajúcich šiestich kalendárnych mesiacov súvisiacich s odpísaním sumy platobnej operácie z tohto platobného účtu.

Zrušenie podielového spoluvlastníctva

Zrušenie podielového spoluvlastníctva môže byť predmetom dohody spoluvlastníkov. V zmysle zákona č. 182/1993 Z. z.

tags: #vzory #zmluvy #o #ochrane #osobných #údajov