Ako napísať formálny sťažnostný list v angličtine

Formálne sťažnostné listy sú dôležitým nástrojom na riešenie problémov a vyjadrenie nespokojnosti s produktmi, službami alebo situáciami. Správne napísaný list môže efektívne komunikovať váš problém a viesť k jeho úspešnému vyriešeniu. Tento článok poskytuje komplexný návod, ako písať formálne sťažnostné listy v angličtine, s prihliadnutím na formálnu štruktúru, jazyk a tón.

Formálna štruktúra obchodných listov

Forma obchodných listov sa líši od formy súkromnej korešpondencie. Obchodné listy sa píšu na úradnom papieri s hlavičkou, pričom v hornej časti je vytlačená celá adresa odosielateľa. Samotný list začína adresou adresáta na ľavej strane stránky. Pod ňou musíte vyplniť čísla v časti "Vaša referencia: …" a "Naša referencia: …", napríklad číslo skratky, pod ktorou bola kópia listu uložená, a iniciály zamestnanca alebo jeho pisára. Dátum sa píše na pravej strane stránky.

Pri písaní listu spoločnosti je formálny pozdrav "Dear Sirs" v Británii a "Gentlemen" v USA alebo Kanade. V obchodnom liste neznámej osobe píšete "Dear Sir" alebo "Dear Madam". Po pozdrave nasleduje čiarka v britských listoch a dvojbodka v amerických listoch. Samotná správa začína napríklad "We are pleased to inform you that…" Je užitočné, aby bola správa čo najjasnejšia a najkratšia. List sa uzatvára frázou "Yours sincerely" v Británii a "Yours truly" v USA alebo Kanade. Po týchto frázach nasleduje čiarka. Ak sú priložené nejaké materiály, musí to byť uvedené. Ak sú napríklad dve položky, napíšte "2 encl." alebo "Enclosures: 2" pod podpisom na ľavej strane.

Obálka obchodného listu vyzerá nasledovne: V ľavom hornom rohu je spiatočná adresa, ktorá je v osobnej korešpondencii na zadnej strane obálky. V ľavom dolnom rohu sú špeciálne pokyny ako "Personal", "Attention of Mr. X". Adresa adresáta je na pravej strane. Ak adresa nie je trvalá, píše sa "c/o" a za tým nasleduje druhá adresa. Poštové známky sú v pravom hornom rohu.

Osobný list je srdečnejší ako obchodný list. Používajú sa pozdravy ako "With kindest regards to you both", "Best wishes", "With my best wishes". V neformálnych listoch môžete požiadať adresáta, aby pozdravil ostatných: "Please remember me to you wife", "Please give your parents my kindness regards".

Prečítajte si tiež: Výpoveď pracovného pomeru

Štruktúra sťažnostného listu

  1. Adresa odosielateľa: Uveďte svoju úplnú adresu v ľavom hornom rohu listu.
  2. Dátum: Napíšte dátum odoslania listu pod adresu odosielateľa, na pravej strane stránky.
  3. Adresa adresáta: Uveďte meno a adresu spoločnosti alebo osoby, ktorej píšete, na ľavej strane stránky, pod dátum.
  4. Oslovenie: Použite formálne oslovenie, ako napríklad "Dear Sir/Madam," ak nepoznáte meno osoby, ktorej píšete. Ak meno poznáte, použite "Dear Mr./Ms. [Priezvisko],".
  5. Predmet: Stručne uveďte predmet listu, napríklad "Complaint regarding faulty product" alebo "Complaint regarding poor service". Toto pomáha adresátovi rýchlo pochopiť účel listu. Umiestnite ho pod oslovenie. Môžete použiť aj "Re: [predmet sťažnosti]".
  6. Úvod: V prvom odseku stručne uveďte, prečo píšete a čoho sa vaša sťažnosť týka. Napríklad: "I am writing to express my dissatisfaction with the [produkt/služba], which I purchased on [dátum] from your [obchod/spoločnosť]."
  7. Podrobnosti sťažnosti: V nasledujúcich odsekoch podrobne opíšte problém. Uveďte všetky relevantné informácie, ako napríklad dátumy, časy, miesta, čísla objednávok, mená zamestnancov a kópie dokumentov. Buďte jasní, presní a objektívni. Vyhnite sa emočným výlevom a zamerajte sa na fakty.
  8. Požadovaná náprava: Jasne uveďte, čo očakávate, že spoločnosť urobí, aby vyriešila váš problém. Môže to byť napríklad vrátenie peňazí, oprava produktu, výmena produktu, ospravedlnenie alebo iná kompenzácia.
  9. Záver: V záverečnom odseku zopakujte svoju požiadavku a uveďte lehotu, do ktorej očakávate odpoveď alebo riešenie. Vyjadrite nádej na rýchle a uspokojivé vyriešenie problému.
  10. Uzatvorenie: Použite formálne uzatvorenie, ako napríklad "Yours sincerely," (ak poznáte meno adresáta) alebo "Yours faithfully," (ak nepoznáte meno adresáta).
  11. Podpis: Pod uzatvorením nechajte miesto pre svoj podpis a pod neho uveďte svoje tlačené meno.
  12. Prílohy: Ak k listu prikladáte nejaké dokumenty, uveďte ich zoznam pod svojím menom, napríklad "Enclosures: Copy of receipt, Photos of damage".

Jazyk a tón sťažnostného listu

  • Formálny jazyk: Používajte formálny a profesionálny jazyk. Vyhnite sa slangovým výrazom, hovorovému jazyku a skratkám.
  • Jasnosť a presnosť: Vyjadrujte sa jasne a presne. Používajte jednoduché a zrozumiteľné vety.
  • Objektivita: Zamerajte sa na fakty a vyhnite sa emočným výlevom. Popíšte problém objektívne a bez preháňania.
  • Zdvorilosť: Aj keď ste nespokojní, snažte sa zachovať zdvorilý tón. Agresívny alebo urážlivý jazyk môže znížiť šancu na úspešné vyriešenie problému.
  • Gramatika a pravopis: Dôkladne skontrolujte gramatiku a pravopis. Chyby v liste môžu pôsobiť neprofesionálne a znížiť jeho dôveryhodnosť.

Príklady užitočných fráz

  • "I am writing to express my dissatisfaction with…" (Píšem, aby som vyjadril svoju nespokojnosť s…)
  • "I am writing to complain about…" (Píšem, aby som sa sťažoval na…)
  • "I was disappointed to find that…" (Bol som sklamaný, keď som zistil, že…)
  • "This has caused me considerable inconvenience." (Spôsobilo mi to značné nepríjemnosti.)
  • "I would appreciate it if you could…" (Ocenil by som, keby ste mohli…)
  • "I look forward to hearing from you soon." (Teším sa na vašu skorú odpoveď.)
  • "I expect a full refund for…" (Očakávam plnú náhradu za…)
  • "I trust you will take appropriate action to resolve this matter." (Verím, že podniknete príslušné kroky na vyriešenie tejto záležitosti.)

Príklad sťažnostného listu

[Vaša adresa][Dátum][Adresa spoločnosti]Dear Sir/Madam,Subject: Complaint regarding faulty Mister Sleep MattressI am writing to formally complain about the Mister Sleep Mattress I purchased from your store on 5th November 2004 for the price of 27,000 Sk.When I visited your establishment on 5th November 2004, the item was described to me as a middle-of-the-line brand name mattress for restful and refreshing sleep based on your description in your advertisement and your store guarantee me with good night sleep, that I proceeded with the purchase. I relied on this description when making my decision. Unfortunately, after only a few nights of use, it became clear that the mattress does not meet the qualities claimed. The coils protrude through the padding and cause significant discomfort, making the mattress unsuitable for sleeping and entirely unfit for its intended purpose.Because your description played an essential role in my decision to buy the mattress, the transaction qualifies as a sale “by description.” Since the item clearly fails to match that description, you are in breach of contract. I am therefore exercising my rights under the Law of the Sale of Goods (2001), article 2.5, clause C, and I am rejecting the mattress. I expect a full refund of 27,000 Sk to be issued within 14 days of receiving this letter.I must also express my disappointment with the level of customer service I have received so far. It appears that once payment has been collected, customer concerns are no longer given proper attention. I did not receive the product I paid for, nor the service I was entitled to.Should you fail to issue the refund within the stated time frame, I will have no choice but to initiate legal proceedings in the county court in order to recover the money. This step will be taken without any further notice. I am acting on legal advice provided by JUDr. Milan Vražda who have been consulted concerning this matter and have allocated it reference number 1833/2004.Yours sincerely,[Váš podpis][Vaše meno]Enclosures: Copy of receipt

Ďalšie tipy

  • Uchovávajte si kópiu listu: Pred odoslaním si urobte kópiu listu pre vlastné záznamy.
  • Odosielajte list doporučene: Ak je to možné, odošlite list doporučene s potvrdením o doručení. To vám poskytne dôkaz o tom, že list bol doručený.
  • Buďte trpezliví: Riešenie sťažnosti môže trvať určitý čas. Buďte trpezliví a dajte spoločnosti dostatok času na odpoveď.
  • Eskalujte sťažnosť: Ak nie ste spokojní s odpoveďou spoločnosti, môžete sťažnosť eskalovať na vyššiu úroveň, napríklad na vedúceho oddelenia služieb zákazníkom alebo na príslušný regulačný orgán.

Prečítajte si tiež: Vzor evidenčného listu

Prečítajte si tiež: Praktický sprievodca evidenčným listom

tags: #formal #letter #in #English #complaint

Ďalšie články