Je Zakázané Vydávať Kópie Dokladov z ERP? Analýza Zákona a Praktické Aspekty

Článok sa zaoberá problematikou vydávania kópií dokladov z elektronickej registračnej pokladnice (ERP) v kontexte slovenského práva, najmä zákona č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice a o zmene a doplnení zákona Slovenskej národnej rady č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov. Cieľom je poskytnúť komplexný pohľad na túto problematiku, s prihliadnutím na rôzne interpretácie a praktické situácie, ktoré môžu nastať.

Aktuálna Legislatíva a Základné Pojmy

Základom pre pochopenie problematiky je zákon o ERP, ktorý bol aktualizovaný 1. januára 2012. Tento zákon definuje povinnosti podnikateľov pri používaní elektronických registračných pokladníc a virtuálnych registračných pokladníc. Dôležité je tiež spomenúť zákon Slovenskej národnej rady č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov.

Kto je Podnikateľ?

Podľa zákona o ERP, podnikateľom sa rozumie fyzická alebo právnická osoba, ktorá predáva tovar alebo poskytuje služby na základe oprávnenia na podnikanie na území Slovenskej republiky a z tohto predaja prijíma tržby. Podnikanie je definované ako sústavná činnosť vykonávaná samostatne podnikateľom vo vlastnom mene a na vlastnú zodpovednosť, za účelom dosiahnutia zisku.

Povinnosti Podnikateľa

Podnikateľ je povinný po zaevidovaní tržby do elektronickej registračnej pokladnice alebo virtuálnej registračnej pokladnice vydať kupujúcemu bez zbytočného odkladu pokladničný doklad, ktorý musí obsahovať minimálne údaje predpísané zákonom o ERP. Môže však obsahovať aj ďalšie údaje podľa rozhodnutia podnikateľa, ako napríklad otváracie hodiny alebo poďakovanie za návštevu.

Čo Hovorí Zákon o Vydávaní Iných Dokladov?

Zákon o ERP zakazuje vydávať kupujúcemu iný ako pokladničný doklad a na základe takéhoto dokladu prijať tržbu. To znamená, že nie je možné vydávať doklady označené napríklad ako priebežné, informatívne alebo neplatné.

Prečítajte si tiež: Obmedzenia fajčenia na balkóne

Špecifické Situácie a Ich Riešenia

Vrátenie Tovaru a Reklamácie

V prípade vrátenia tovaru alebo reklamácie služby, zákon o ERP ustanovuje, že podnikateľ je povinný ihneď vydať kupujúcemu pokladničný doklad, ktorý musí obsahovať rovnaké údaje ako doklad vydaný pri predaji tovaru alebo pri poskytnutí služby.

Strata Dokladu

Podnikateľ nemôže žiadať vydať nový doklad, nakoľko podľa § 4 ods. 2 písm. b) 11. bod zákona o.

Doklady pri Skúšobnej Prevádzke a Vklady Hotovosti

Pri skúšobnej prevádzke pokladnice po jej oprave, pri zaškolení zamestnanca alebo pri vyhotovovaní iných dokladov, ktoré nie sú pokladničnými dokladmi a obsahujú informácie o cene tovaru alebo služby, je podnikateľ povinný vystavovať doklady, ktoré musia obsahovať slová „NEPLATNÝ DOKLAD“ v každom treťom riadku. Pri vklade hotovosti do pokladnice je podnikateľ povinný vystavovať doklady, ktoré musia obsahovať slovo „VKLAD“ v každom treťom riadku.

Interné Doklady (Objednávkové Lístky)

Zákon o ERP rieši problematiku evidencie prijatých tržieb v pokladnici a ustanovuje, aké doklady má pokladnica vytlačiť a ako musia byť označené. Povinnými výstupmi pokladnice sú pokladničné doklady, doklady „NEPLATNÝ DOKLAD“ a „VKLAD“ a páska dennej uzávierky. Ak je v niektorých prevádzkach potrebné tlačiť aj iné doklady, napr. objednávkový lístok, zákon o ERP toto nerieši, t. j. nevylučuje vytlačenie aj iných dokladov. Pri tlači iných dokladov vo vzťahu k zákonu o ERP však treba dodržať požiadavku ustanovenú v § 4 ods. 2 písm. a) bod 7, t. j. vytlačenie ochranného znaku len na pokladničnom doklade a páske dennej uzávierky, a to až po vytlačení iných údajov uvedených v § 8 ods. 1 a § 12 ods. 2. Je vecou výrobcu, ako vyrieši tlač iných dokladov.

Vklad Hotovosti do Pokladnice

Podľa § 3 ods. 3 zákona o ERP, ak podnikateľ vloží do elektronickej registračnej pokladnice hotovosť okrem prijatej tržby, je povinný ju bez zbytočného odkladu po jej vložení zaevidovať v elektronickej registračnej pokladnici a vytlačiť doklad označený slovom „VKLAD“ s údajmi ustanovenými v § 8 ods. 2 zákona. Z uvedeného vyplýva, že každý vklad hotovosti (napr. na vydávanie hotovosti zákazníkom) do elektronickej registračnej pokladnice okrem prijatej tržby musí byť zaevidovaný v elektronickej registračnej pokladnici. Takýto postup sa však uplatňuje len vtedy, ak podnikateľ uvedený vklad uskutoční. Ak podnikateľ eviduje len prijaté tržby a vklad neuskutočnil, nemá dôvod na uplatnenie postupu podľa § 3 ods. 3 zákona o ERP.

Prečítajte si tiež: Ako zmierniť príznaky histamínovej intolerancie

Úhrada Faktúry - Aký Doklad Vystaviť?

Zákon o ERP rieši problematiku evidencie prijatých tržieb v pokladnici a ustanovuje, aké doklady má pokladnica vytlačiť a ako musia byť označené. Podľa § 8 ods. 1 zákona o ERP pokladničný doklad - fiskálny doklad, musí obsahovať najmenej údaje uvedené v tomto ustanovení; takýto pokladničný doklad môže obsahovať aj nefiskálne riadky. Ak pokladničný doklad - fiskálny doklad, bude takéto riadky obsahovať, bolo by vhodné, aby tieto boli vhodným spôsobom odlíšené od ostatných. Pri úhrade pohľadávky je potrebné prijatú tržbu evidovať v elektronickej registračnej pokladnici, a to s prihliadnutím na to, že v prípade uhradenia vystavenej faktúry (pohľadávky) dochádza následne k prijatiu tržby za predaj tovaru alebo poskytnutie služby. V takomto prípade podnikateľ k pohľadávke (vystavenej faktúre) vyhotoví pre zákazníka pokladničný doklad (§ 8 ods. 2 zákona o ERP). Pri úhrade faktúry alebo jej časti (pohľadávky) sú ustanovené údaje, ktoré pokladničný doklad nesmie obsahovať (ide o údaje súvisiace s daňou z pridanej hodnoty), čím bol odstránený problém, ktorý vznikol z dôvodu zákonom ustanovenej povinnosti evidovať v pokladnici tržbu prijatú pri úhrade faktúry, resp. jej časti a vydávať pokladničný doklad.

Označovanie Tovaru a Služieb na Pokladničnom Doklade

Podľa § 8 ods. 3 zákona o ERP označenie tovaru alebo označenie služby musí byť vyjadrené tak, aby bolo možné predávaný tovar alebo poskytovanú službu jednoznačne určiť alebo pomenovať a odlíšiť od iného tovaru alebo inej služby, pričom sa môže uvádzať aj skrátený názov tovaru alebo služby.

Uchovávanie Údajov z Pokladnice

Podnikateľ je povinný zabezpečiť ochranu údajov uložených v pokladnici, t. j. v prevádzkovej pamäti a fiskálnej pamäti, údajov vytlačených na dokladoch označených slovami „NEPLATNÝ DOKLAD“ alebo „VKLAD“ alebo údajov na paragónoch, údajov uložených na tlačových výstupoch, t. j. na páske dennej uzávierky, ako aj údajov uložených v elektronickej podobe na dátových médiách. Dátové médiá, na ktorých sa ukladajú kontrolné záznamy, t. j. záznamy z pokladničných dokladov a denných uzávierok, sa musia uchovávať do uplynutia lehoty na zánik práva vyrubiť daň alebo rozdiel dane - § 45 zákona SNR č. 511/1992 Zb. Z uvedeného vyplýva, že kópie pokladničných dokladov sa neukladajú na kontrolnú pásku tak ako doteraz, čím sa odstránil problém so skladovaním kontrolných pások a tiež sa zabezpečí kvalitné uchovanie údajov počas dlhšieho časového horizontu. Kontrolné záznamy sa ukladajú v elektronickej podobe na dátové médiá nezávisle od podnikateľa. Rovnako sa na dátové médiá ukladajú aj denné uzávierky. Podnikateľ je povinný kontrolné záznamy sprístupniť, a to vo forme požadovanej daňovým úradom alebo colným úradom, napr. v elektronickej alebo aj listinnej, t. j. papierovej podobe. Podnikateľ si na uchovanie údajov môže vybrať sám typ dátového média, ale toto musí byť také, aby garantovalo uchovanie údajov vo vyššie cit. lehote. Kópie paragónov a pásku dennej uzávierky je povinnosť uchovávať po dobu piatich rokov od konca kalendárneho roku, v ktorom boli vyhotovené, z čoho vyplýva, že údaje dennej uzávierky sa z hľadiska dôsledného zabezpečenia údajov uchovávajú aj v papierovej podobe a aj v elektronickej podobe na dátových médiách.

Prerušenie Prevádzky Pokladnice

Prerušenie prevádzky pokladnice je podnikateľ povinný bez zbytočného odkladu nahlásiť servisnej organizácii a zároveň dôvod, dátum a čas prerušenia prevádzky pokladnice zaznamenať v knihe pokladnice. Podnikateľ sa počas prerušenia prevádzky pokladnice môže rozhodnúť, či bude pokračovať v predaji tovaru alebo v poskytovaní služby, alebo v predaji tovaru alebo v poskytovaní služby nebude pokračovať. Ak sa podnikateľ rozhodne pokračovať v predaji tovaru alebo v poskytovaní služby, je povinný vyhotovovať náhradné pokladničné doklady - paragóny, ktoré musia obsahovať rovnaké údaje ako pokladničné doklady okrem ochranného znaku. Tieto paragóny musí podnikateľ vyhotovovať dvojmo, pričom originál podnikateľ vydáva kupujúcemu a kópiu si ponechá. Aj pri takejto evidencii tržieb je podnikateľ povinný z kópií paragónov vyhotovovať dennú uzávierku, a to rovnakým spôsobom ako doteraz. Údaje z vyhotovených paragónov sa musia v ustanovenej lehote dodatočne zaevidovať v tej pokladnici, ktorej prevádzka bola prerušená.

Alternatívne Spôsoby Evidencie

Ak pokladnica je vybavená tak, že dokáže vyhotovovať paragóny nezávisle od elektronickej registračnej pokladnice, t. j. formou nejakého samostatného softvéru a samostatnej tlačiarne na tlačenie paragónov, nie je takýto postup v rozpore so zákonom o ERP. Zároveň je možné, aby sa takto uložené údaje prostredníctvom príslušného softvéru dali zaevidovať do pokladnice a takto bola splnená aj povinnosť dodatočnej evidencie údajov z paragónov do pokladnice.

Prečítajte si tiež: Čierne slnko: Kontroverzný symbol

Výmena Fiskálnej Pamäte

Fiskálna pamäť musí byť vymenená, ak bola vyčerpaná jej kapacita, ale pokladnica je naďalej funkčná, došlo k poruche fiskálnej pamäte a neplní svoju funkciu, došlo k zmene údajov (ochranného znaku alebo daňového kódu pokladnice, alebo obchodného mena, sídla alebo miesta podnikania podnikateľa a predajného miesta, ak je odlišné od sídla alebo miesta podnikania, alebo daňového identifikačného čísla,ak podnikateľ nie je platiteľom dane z pridanej hodnoty, alebo identifikačného čísla pre daň z pridanej hodnoty, ak podnikateľ je platiteľom dane z pridanej hodnoty, alebo dátumu a času uvedenia pokladnice do prevádzky), alebo došlo k zmene vlastníka pokladnice. Pre úplnosť uvádzame, že servisná organizácia je povinná dôvody výmeny fiskálnej pamäte, ako aj dátum výmeny zaznamenať v knihe pokladnice a pôvodnú fiskálnu pamäť je povinná odovzdať podnikateľovi, ktorý jej prevzatie musí potvrdiť podpisom v knihe pokladnice a je povinný ju uchovávať do uplynutia lehoty na zánik práva vyrubiť daňalebo rozdiel dane.

Daňová Kontrola - Ako Sa Pripraviť?

Na kontrolu by sa mali daňové subjekty dôkladne pripraviť. Je potrebné pripraviť doklady, u ktorých možno predpokladať, že ich budú „daniari“ žiadať (t. j. následne odporúčam prekontrolovať doklady, či sú úplné, teda so všetkými obsahovými náležitosťami (napr. pri kontrole DPH náležitosti daňového dokladu podľa zákona o DPH; náležitosti dokladov podľa zákona o účtovníctve). Zvážiť možnosti vykonania obhliadky napr. zvážiť a prípadne upozorniť obchodných partnerov na to, že budú v súvislosti s obchodnými aktivitami kontrolovaného daňového subjektu kontaktovaní od daňového úradu za účelom potvrdenia/preverenia uskutočnenia obchodných prípadov.

Ku každej evidovanej faktúre (daňovému dokladu) v účtovníctve treba pripraviť správcovi dane kópiu zmluvy s odkazom na jej konkrétny obsah, ktorý sa týka účtovného prípadu. Ak by mal správca dane napriek týmto listinným dôkazom pochybnosť (napr. o uskutočnení zdaniteľného plnenia), je vhodné navrhnúť, ak to považuje správca dane za potrebné, vypočuť ako svedka konkrétneho človeka, ktorý kontrakt dohodol a následne aj realizoval, teda prostredníctvom ktorého sa uzatvárali jednotlivé obchodné prípady.

Záver

Zákon o ERP striktne upravuje povinnosti podnikateľov pri evidencii tržieb a vydávaní pokladničných dokladov. Hoci priame vydávanie kópií pokladničných dokladov nie je povolené, existujú alternatívne spôsoby, ako zabezpečiť evidenciu a ochranu údajov. Dôležité je dodržiavať zákonné ustanovenia a byť pripravený na prípadnú daňovú kontrolu.

tags: #je #zakazane #vydavat #kopie #dokladov #z