Nárok zamestnanca na cestovné náhrady a diéty súčasne

Tento článok sa zameriava na problematiku cestovných náhrad a diét pre zamestnancov, vrátane dohodárov, v kontexte slovenského Zákonníka práce a zákona o cestovných náhradách. Cieľom je poskytnúť komplexný prehľad o právnych aspektoch, podmienkach a aktuálnych sadzbách platných v roku 2025.

Všeobecný rámec pracovných ciest a cestovných náhrad

Pracovná cesta je definovaná ako časový úsek od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste až do skončenia tejto cesty. Čas trvania pracovnej cesty pozostáva z presunu z miesta nástupu, samotného výkonu práce a presunu späť. Zamestnávateľ určuje miesto nástupu, výkonu práce, trvanie, spôsob dopravy a miesto skončenia pracovnej cesty písomne, napríklad v cestovnom príkaze.

Nutnou podmienkou pre vznik pracovnej cesty je výkon práce mimo pravidelného pracoviska zamestnanca. Pravidelné pracovisko je miesto písomne dohodnuté so zamestnancom, definované dostatočne určito, nie ako celá Slovenská republika. Ak nie je pravidelné pracovisko dohodnuté, je ním miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru.

Cestovné náhrady pre dohodárov

Dohodár sa na účely Zákonníka práce považuje za zamestnanca, pričom pracovnoprávne nároky a povinnosti zamestnávateľa voči dohodárom upravuje deviata časť Zákonníka práce. Na pracovnoprávny vzťah založený dohodami o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru sa vzťahujú určité ustanovenia Zákonníka práce.

Základné povinnosti zamestnávateľa voči dohodárom sú vymedzené v § 224 ods. 2 Zákonníka práce. Z týchto povinností ani z vyššie uvedených ustanovení Zákonníka práce, ktoré sa na dohodárov vzťahujú podľa § 223 ods. 2, nevyplýva povinnosť poskytovať dohodárom cestovné náhrady (§ 145 ods. 1 Zákonníka práce).

Prečítajte si tiež: Výhody zamestnávania zamestnancov s invalidným dôchodkom

Po splnení podmienok ustanovených v Zákonníku práce a v zákone č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách, zamestnávateľ však môže aj dohodárom poskytovať cestovné náhrady. Zákon o cestovných náhradách upravuje poskytovanie cestovných náhrad aj fyzickým osobám, ktoré sú činné na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, t. j. ak je dohodár vyslaný na pracovnú cestu (okrem možnosti danej v § 2 ods. 2).

Na cestovné náhrady poskytované podľa § 1 ods. 1 písm. a) až c) zákona o cestovných náhradách má dohodár právny nárok, ak je to dohodnuté. Vzhľadom na možnosť poskytovať ich na základe dohody neznamená, že dohodnutý rozsah má nenárokový charakter; § 1 ods. 1 až 3 vymedzuje osobný rozsah zákona o cestovných náhradách, do ktorého patria aj dohodári, ak poskytovanie cestovných náhrad je dohodnuté v konkrétnej dohode; až potom je potrebné rozlišovať charakter náhrad, t. j. či sú nárokové alebo nenárokové.

Druhy cestovných náhrad

Zamestnancovi, vrátane dohodára, patria pri pracovnej ceste nasledovné náhrady:

1. Stravné: Jediná zložka cestovných náhrad, ktorej suma je presne určená predpismi a jej výška sa teda nepreukazuje.
2. Preukázané cestovné výdavky: Výdavky zamestnanca, ktoré vynaložil v súvislosti pracovnou cestou a svojim fyzickým presunom z miesta nástupu na pracovnú cestu do miesta výkonu práce a odtiaľ do miesta skončenia pracovnej cesty. Cestovné výdavky sa najčastejšie preukazujú cestovnými lístkami na autobus, vlak, lietadlo, dokladom o úhrade za taxislužbu.
3. Preukázané výdavky na ubytovanie: V prípade, že si pracovná cesta vyžaduje ubytovanie a zamestnávateľ ho zamestnancovi nezabezpečil, uhrádza ho zamestnanec a následne má nárok na jeho preplatenie.
4. Preukázané potrebné vedľajšie výdavky: Zamestnanec má od zamestnávateľa nárok aj na preplatenie bližšie nešpecifikovaných výdavkov, ktoré mu v súvislosti s pracovnou cestou vznikli. Podľa jej povahy môžu mať rôznu podobu, napr. poplatky za parkovanie, diaľničné poplatky, poplatky za telefónne hovory súvisiace s pracovnou cestou.
5. Náhrada za používanie súkromného vozidla: Ak zamestnanec použije na pracovnú cestu motorové vozidlo iné ako vozidlo poskytnuté zamestnávateľom, má nárok na základnú náhradu za každý aj začatý 1 km jazdy a na náhradu za spotrebované pohonné látky.

Zamestnávateľ sa môže so zamestnancom písomne dohodnúť, že pri pracovnej ceste použije tzv. súkromné vozidlo zamestnanca, manželkino/manželovo vozidlo, vozidlo rodičov, resp. vozidlo nevyužívané na podnikanie.

Stravné

Stravné, na ktoré má zamestnanec na tuzemskej pracovnej ceste nárok bez preukazovania, určuje opatrenie ministerstva práce. Nárok na stravné má zamestnanec len vtedy, ak jeho pracovná cesta trvala aspoň 5 hodín. Výška stravného sa mení v závislosti od trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni:

Prečítajte si tiež: Podmienky pre príspevok na rekreáciu

• 5 až 12 hodín
• 12 až 18 hodín
• nad 18 hodín

Ak zamestnávateľ zabezpečí zamestnancovi bezplatne stravovanie (napr. raňajky, obed, večeru), stravné sa znižuje za každé bezplatne poskytnuté jedlo:

• za raňajky o 25 %
• za obed o 40 %
• za večeru o 35 %

K znižovaniu stravného však nedochádza v prípade, že zamestnanec toto bezplatne zabezpečené jedlo alebo poskytnuté raňajky nemohol využiť z dôvodov, ktoré sám nezavinil.

S účinnosťou od 1.9.2024 do 31.3.2025 je výška stravného stanovená Opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR č. 297/2024 Z. z. S účinnosťou od 1.4.2025 do 31.11.2025 je výška stravného stanovená Opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR č. 39/20253 Z. z. S účinnosťou od 1.12.2025 je výška stravného stanovená Opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR č. 97/2025 Z. z.

Základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách sú stanovené Opatrením MF SR č. 401/2012 Z. z. Pre jednotlivé krajiny v mene euro alebo v cudzej mene.

Použitie súkromného vozidla

V praxi často dochádza aj k situácii, že zamestnanec na pracovnú cestu použije motorové vozidlo (cestné vozidlo alebo traktor) iné ako vozidlo poskytnuté zamestnávateľom (teda napr. svoje). Tento spôsob cestovania počas pracovnej cesty však podlieha písomnej dohode medzi zamestnancom a zamestnávateľom.

Prečítajte si tiež: Všetko o Odchodnom a Odstupnom pri Invalidite

Zamestnancovi patrí:

• základnú náhradu za každý aj začatý 1 km jazdy, tzv.
• náhrada za spotrebované pohonné látky patrí zamestnancovi v sume zodpovedajúcej súčinu jednotkovej ceny pohonnej látky a spotreby pohonných látok za každý aj začatý kilometer jazdy.

Zákon o cestovných náhradách v § 36 ods. 1 až 3 upravuje preukazovanie spotreby pohonných látok a cien pohonných látok.

Jednotkovú cenu pohonnej látky preukazuje zamestnanec dokladom o kúpe pohonnej látky, z ktorého je zrejmá súvislosť s pracovnou cestou. Ak je pohonnou látkou elektrická energia, za doklad o kúpe sa považuje aj doklad, z ktorého možno odvodiť jednotkovú sadzbu za elektrickú energiu pre domácnosť, v ktorej zamestnanec vozidlo nabíjal. V prípade viacerých dokladov sa môže použiť aritmetický priemer. Alternatívne sa zamestnávateľ môže so zamestnancom písomne dohodnúť na poskytnutí celkovej náhrady za použitie cestného motorového vozidla v sume zodpovedajúcej cene cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy.

Suma základnej náhrady pre dvojkolesové vozidlá, trojkolesové vozidlá, štvorkolky a pre osobné vozidlá určená podľa § 8 ods. 2 zákona o cestovných náhradách je zverejnená v Zbierke zákonov Slovenskej republiky formou oznámenia Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky. od 1.5.2024 je suma základnej náhrady za jeden km jazdy stanovená Opatrením MPSVaR č. 73/2024 Z. z. Aktualizácia k 5.3.2025: Od 1.3.2025 platí výška základnej náhrady za km pri použití jednostopového vozidla (napr. motocykel) 0,075 eur/km.

Paušalizácia cestovných náhrad

Zamestnávateľ môže pristúpiť aj ku paušalizácii cestovných náhrad. Zamestnávateľ môže pristúpiť k paušalizácii náhrad v záujme zhospodárnenia a zníženia administratívnej náročnosti agendy v tejto oblasti. Paušalizácia nemôže obchádzať účel zákona o cestovných náhradách, napr. poskytovať cestovné náhrady zvýšené o cesty do zamestnania a pod. Paušalizovať náhrady je vhodné a účelné u tých zamestnancov, ktorým sú pravidelne určované porovnateľné podmienky pracovnej cesty. Takto vypočítané a vyplácané cestovné náhrady v súlade s ustanovením § 34 o cestovných náhradách sú aj daňovými výdavkami zamestnávateľa.

Daňové aspekty cestovných náhrad

Cestovné náhrady sú daňovým výdavkom (§ 19 ods.2 písm. d) zákona o dani z príjmov) do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa osobitných predpisov (napr. podľa zákona 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov), a vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste poskytované podľa § 14 zákona o cestovných náhradách. Keďže vreckové je uznaným daňovým výdavkom iba vo výške, na ktorú vzniká nárok podľa zákona o cestovných náhradách, daňovým výdavkom môže byť iba vreckové do sumy 40 % stravného. Suma nad 40 % poskytnutého vreckového bude nedaňovým výdavkom.

Povinnosti zamestnanca a zamestnávateľa

Po skončení pracovnej cesty má zamestnanec desať pracovných dní na to, aby zamestnávateľovi predložil písomné doklady potrebné na vyúčtovanie cestovných náhrad. Následne po ich predložení má zamestnávateľ desať pracovných dní na vyúčtovanie pracovnej cesty a vyplatenie cestovných náhrad zamestnancovi. Zamestnávateľ je povinný poskytovať zamestnancom náhradu výdavkov, ktoré im vzniknú v súvislosti s výkonom práce.

Špecifické situácie a príklady

Konateľ spoločnosti

Zákon o cestovných náhradách sa vzťahuje na konateľa na základe ustanovenia § 1 ods. 2 písm. b) - ide o osobu zvolenú alebo vymenovanú do orgánu právnickej osoby, ak nie je k tejto právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu. Za pracovnú cestu sa podľa ustanovenia § 2 ods. 1, druhá veta zákona o cestovných náhradách na účely poskytovania cestovných náhrad považuje každá cesta konateľa, v rámci ktorej plní funkciu, ktorá pre neho vyplýva z tohto osobitného postavenia, t. j. z postavenia konateľa spoločnosti. Ak konateľ pri takejto pracovnej ceste uhrádza ubytovanie sám, má nárok na úhradu preukázaných výdavkov za ubytovanie. V prípade, že konateľovi zabezpečí ubytovanie spoločnosť (zamestnávateľ), zamestnanec (konateľ) si túto cestovnú náhradu neuplatňuje. U zamestnávateľa je teda prenájom bytu, v ktorom je ubytovaný konateľ firmy v rámci pracovnej cesty, daňovo uznaným výdavkom v súlade s § 2 písm. i) zákona o dani z príjmov.

Zahraničná pracovná cesta a vreckové

Pri zahraničnej pracovnej ceste môže zamestnávateľ poskytnúť zamestnancovi popri náhrade preukázaných potrebných vedľajších výdavkov aj vreckové v eurách alebo v cudzej mene vo výške do 40 % stravného. Vreckové poskytnuté zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste vo výške do 40 % stravného je daňovým výdavkom, ale zároveň je aj pre zamestnanca príjmom zo závislej činnosti, ktorý sa zdaní v úhrne zdaniteľných príjmov v príslušnom kalendárnom mesiaci, nakoľko vreckové nie je cestovnou náhradou, na ktorú vzniká nárok podľa zákona o cestovných náhradách.

Školenie zamestnancov

Ak sa zamestnanci spoločnosti zúčastnia školenia mimo pravidelného pracoviska, spoločnosť fakturované stravovacie služby poskytnuté zamestnancom pri pracovnej ceste zahrnie do daňových výdavkov v súlade s § 19 ods.2 písm. d) zákona o dani z príjmov len do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa § 5 zákona o cestovných náhradách. Suma stravného zúčtovaná do nákladov nad limit stanovený zákonom o cestovných náhradách je pri zistení základu dane položkou zvyšujúcou základ dane.

tags: #zamestnanec #nárok #na #cestovné #náhrady #a