Nárok na cestovné: Podmienky a účtovanie v praxi

Cestovné náhrady a ich správne účtovanie predstavujú komplexnú oblasť, ktorá sa dotýka zamestnancov, zamestnávateľov aj podnikateľov. Cieľom tohto článku je poskytnúť ucelený pohľad na túto problematiku, a to od definície pracovnej cesty a jednotlivých druhov náhrad až po praktické aspekty ich účtovania.

Význam cestovných náhrad

Cestovné náhrady a stravné sú dôležitou súčasťou kompenzácie výdavkov zamestnancov, ktorí cestujú v rámci svojich pracovných povinností. Ich hlavnou funkciou je kompenzovať reálne výdavky, zabezpečiť hladký chod firmy a motivovať zamestnancov, aby efektívne plnili úlohy aj mimo pracoviska.

Z hľadiska zamestnancov cestovné náhrady a stravné slúžia na pokrytie výdavkov spojených s cestovaním (napr. pohonné hmoty, cestovné lístky, ubytovanie) a stravovaním počas pracovnej cesty. Vnímajú to ako prejav uznania a rešpektu zo strany zamestnávateľa. Zamestnávateľ je zo zákona povinný poskytovať zamestnancom cestovné náhrady a stravné za splnenia určitých podmienok.

Pre zamestnávateľov a podnikateľov sú cestovné náhrady a stravné daňovo uznateľné výdavky. Umožňujú flexibilné riadenie pracovných úloh a zabezpečujú mobilitu zamestnancov. Poskytovanie adekvátnych cestovných náhrad a stravného je dôležité pre prilákanie a udržanie kvalitných zamestnancov.

Kto má nárok na cestovné náhrady?

Nárok na cestovné náhrady nevzniká len zamestnancom v pracovnom pomere, ale aj ďalším osobám definovaným zákonom o cestovných náhradách a Zákonníkom práce. Medzi tieto osoby patria:

Prečítajte si tiež: Konatelia a cestovné náhrady

• Osoby v pracovnoprávnom vzťahu:
  • Zamestnanci v pracovnom pomere (štandardný prípad, pokiaľ osobitný zákon nestanovuje inak).
  • Štátni zamestnanci (rovnako ako zamestnanci v pracovnom pomere, s výnimkou osobitných ustanovení).
  • Členovia družstiev (len ak je v stanovách družstva uvedené, že pracovný vzťah je podmienkou členstva).
  • Dočasne pridelení zamestnanci (zamestnanci dočasne pridelení na výkon práce k inej právnickej osobe alebo fyzickej osobe na základe písomnej dohody).
• Osoby na základe dohôd:
  • Fyzické osoby na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (len ak je náhrada cestovného dohodnutá v dohode - dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študentov).
• Osoby definované osobitnými predpismi:
  • Zahraniční zamestnanci (na základe dohody o vzájomnej výmene zamestnancov).
  • Rodinní príslušníci zamestnancov v zahraničí (podľa IV. časti zákona o cestovných náhradách).
  • Verejní funkcionári (starostovia, poslanci, predsedovia vyšších územných celkov, atď.).
  • Ostatní (audítori, daňoví poradcovia a iné osoby definované osobitnými predpismi).
• Osoby v iných vzťahoch s nárokom na náhradu cestovného (podmienené dohodou):
  • Členovia orgánov právnických osôb (bez pracovnoprávneho vzťahu - členovia predstavenstva, dozornej rady, atď.).
  • Osoby plniace úlohy pre právnické alebo fyzické osoby (bez pracovnoprávneho alebo iného právneho vzťahu, ale s dohodnutou náhradou cestovného - napr. dobrovoľníci v občianskych združeniach).

Dôležité je spomenúť aj pozíciu konateľa spoločnosti s r. o. Keďže ide o zamestnanca podľa zákona o dani z príjmov s príjmami podľa ustanovenia § 5 zákona o dani z príjmov a pri aplikácii cestovných náhrad aj podľa § 2 ods. 6 zákona o cestovných náhradách, aplikuje sa pre uznanie daňových výdavkov zamestnávateľa (spoločnosti s r. o.) ustanovenie § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov.

Pracovná cesta: Základný pojem

Pracovná cesta je definovaná ako čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do ukončenia tejto cesty.

Pre určenie, či ide o pracovnú cestu, je kľúčové definovať pravidelné pracovisko. To je miesto dohodnuté medzi zamestnávateľom a zamestnancom, pričom sa odporúča, aby takýmto miestom bola obec, organizačná časť alebo inak určené miesto. Nie je vylúčené dohodnúť viacero miest výkonu práce alebo aj určitý obvod pôsobnosti zamestnávateľa, resp. Miesto výkonu práce je spravidla širší pojem ako pracovisko. Pracoviskom môže byť dielňa, stavenisko, kancelária. Je možné, že sa vyskytne činnosť, kde existencia častej zmeny pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania. V takom prípade je možné dohodnúť ako pravidelné pracovisko aj miesto pobytu.

Ak vás zamestnávateľ vysiela na pracovnú cestu mimo obvodu obce vášho pravidelného pracoviska alebo bydliska, potrebuje od vás súhlas, ak vyslanie na pracovnú cestu nevyplýva priamo z povahy dohodnutého druhu práce alebo miesta výkonu práce, alebo ste sa so zamestnávateľom v pracovnej zmluve dohodli, že budete vykonávať pracovné cesty.

Druhy cestovných náhrad

Zákon o cestovných náhradách definuje niekoľko druhov náhrad, na ktoré má zamestnanec pri pracovnej ceste nárok:

Prečítajte si tiež: Predčasný starobný dôchodok – info

• Náhrada cestovných výdavkov: Zamestnávateľ je povinný uhradiť zamestnancovi cestovné výdavky, ktoré preukázateľne vznikli v súvislosti s pracovnou cestou. Ide napríklad o cestovné lístky na verejnú dopravu (autobus, vlak, MHD), letenky, cestovné za použitie taxíka a podobne.
• Náhrada za použitie vlastného motorového vozidla: Ak zamestnanec použije na pracovnej ceste vlastné vozidlo, má nárok na náhradu za spotrebované pohonné látky (benzín, nafta, plyn) a základnú náhradu za každý kilometer jazdy.
• Náhrada ubytovacích výdavkov: Ak je v rámci pracovnej cesty potrebné ubytovanie, zamestnávateľ je povinný uhradiť zamestnancovi preukázané výdavky za ubytovanie (hotelový účet alebo účet zo súkromného ubytovacieho zariadenia).
• Náhrada iných preukázaných výdavkov: Zamestnanec má nárok aj na náhradu ďalších preukázaných výdavkov, ktoré sú priamo spojené s pracovnou cestou. Ide napríklad o poplatky za parkovanie, diaľničné poplatky, vstupné na služobné podujatia, poplatky za telefónne hovory a podobne.
• Poistenie liečebných nákladov: Ak zamestnávateľ vysiela zamestnanca na pracovnú cestu do zahraničia, je povinný mu zabezpečiť poistenie liečebných nákladov.
• Náhrada za cesty na návštevu rodiny: Zamestnanec vyslaný na dlhodobú pracovnú cestu (viac ako 7 po sebe nasledujúcich kalendárnych dní) má za splnenia určitých podmienok nárok na náhradu preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny. Pred začiatkom pracovnej cesty musí byť medzi zamestnávateľom a zamestnancom uzatvorená písomná dohoda o poskytovaní náhrady za cesty na návštevu rodiny.

Stravné (diéty)

Stravné, alebo diéty, je príspevok na stravovanie, ktorý zamestnanec dostáva počas služobnej cesty. Výška stravného závisí od dĺžky trvania pracovnej cesty a je stanovená opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky.

Pre rok 2024 platia tieto sumy stravného pre tuzemské pracovné cesty:

• 5 až 12 hodín: suma sa určuje opatrením MPSVaR SR.
• 12 až 18 hodín: suma sa určuje opatrením MPSVaR SR.
• nad 18 hodín: suma sa určuje opatrením MPSVaR SR.

Pri zahraničných pracovných cestách sa výška stravného určuje opatrením Ministerstva financií Slovenskej republiky pre jednotlivé krajiny v mene euro alebo v cudzej mene. Ak pracovná cesta trvá vo viacerých štátoch, vychádza sa zo sumy stravného pre krajinu, v ktorej zamestnanec strávil najviac hodín.

Ak zamestnávateľ poskytne zamestnancovi bezplatné stravovanie (celkom alebo čiastočne), stravné sa kráti. Spravidla sa kráti o 25 % za raňajky, 40 % za obed a 35 % za večeru zo sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín. Ak má zamestnanec v účtovnom doklade preukázané poskytnutie raňajok, zamestnávateľ poskytne stravné určené podľa časových pásiem znížené o preukázanú sumu za raňajky alebo najviac 25 % zo stravného určeného podľa časového úseku.

Paušalizácia cestovných náhrad

Zamestnávatelia môžu so zamestnancami pristúpiť aj ku paušalizácii cestovných náhrad. V takom prípade je dôležité, aby zamestnávateľ disponoval kalkuláciou, na základe ktorej sa paušálna suma určila.

Prečítajte si tiež: Podmienky pre podporu v nezamestnanosti a invalidný dôchodok

Účtovanie cestovných náhrad

Cestovné náhrady sa podľa ekonomickej podstaty účtujú na účet 512 - Cestovné. Deň uskutočnenia účtovného prípadu nie je osobitne určený, preto je na rozhodnutí účtovnej jednotky, aby si zvolila kritériá na stanovenie tohto dňa prostredníctvom internej smernice. Najčastejšie sa za deň uskutočnenia účtovného prípadu na účtovanie cestovných náhrad považuje deň predloženia vyúčtovania cestovných náhrad, ktorých súčasťou sú všetky poklady týkajúce sa služobnej cesty.

Pri zahraničných pracovných cestách zákon o cestovných náhradách ustanovuje poskytovanie určitých cestovných náhrad (napr. stravné, vreckové) v eurách alebo v cudzej mene. Prepočet cestovných náhrad a preddavkov na cestovné náhrady v cudzej mene a v mene euro sa vykonáva kurzom určeným zákonom o cestovných náhradách.

Ak sa realizujú cestovné náhrady zapožičaním platobnej bankovej karty zamestnávateľa k účtu vedenému v mene euro, účtovné prípady v súvislosti s pracovnou cestou účtuje účtovná jednotka len v eurách.

Cestovné náhrady a SZČO

Samostatne zárobkovo činná osoba (SZČO) si môže uplatniť do daňových výdavkov náklady vynaložené v súvislosti so svojou podnikateľskou činnosťou vykonávanou na inom mieste, ako je miesto, v ktorom činnosť pravidelne vykonáva.

Cestovné náhrady zahŕňajú:

• Cestovné výdavky - náklady na dopravu (napr. autobus, vlak, lietadlo, alebo vlastné motorové vozidlo).
• Stravné - nárok na paušálne sumy podľa dĺžky pracovnej cesty.
• Ubytovanie - náklady na ubytovanie, ak sú dokladované (napr. faktúrou z hotela).
• Vedľajšie výdavky - parkovanie, diaľničné známky, vstupné poplatky a podobne.

Od začiatku roka 2022 odpadá daňovníkom, ktorí sú zároveň SZČO, povinnosť preukazovať výšku stravného dokladom (napr. faktúrou, pokladničným dokladom). Do daňových výdavkov však môžu uznať za každý odpracovaný deň len sumu vo výške 55 % z hodnoty stravného pre časové pásmo pracovnej cesty 5 až 12 hodín.

Pre uplatnenie cestovných náhrad a stravného musia viesť evidenciu o pracovných cestách. Mala by obsahovať dátum, cieľ cesty, účel cesty, prejdené kilometre a ďalšie relevantné údaje.

SZČO majú aj druhú možnosť. Môžu si uplatniť paušálne výdavky vo výške 60 % z príjmov, maximálne však 20 000€ ročne. V tomto prípade sa už neuplatňujú preukázateľné výdavky na cestovné a stravné.

tags: #nárok #na #cestovné #účtovanie #podmienky