Účtovanie cestovných náhrad u konateľov spoločností

Tento článok sa zaoberá komplexnou problematikou účtovania cestovných náhrad u konateľov spoločností s ručením obmedzeným (s.r.o.) v Slovenskej republike, pričom vychádza zo zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“) a súvisiacich predpisov. Cieľom je poskytnúť ucelený pohľad na túto oblasť, a to od definície pracovnej cesty konateľa až po daňové aspekty poskytovaných náhrad.

Právny rámec cestovných náhrad

Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách upravuje podmienky poskytovania náhrad výdavkov a iných plnení pri presne vymedzených právnych úkonoch a presne vymedzenému okruhu osôb, druhy cestovných náhrad, stanovenie nárokovateľnej sumy v cudzej mene, preddavky na cestovné náhrady a ich výpočet v cudzej mene, ako aj ostatné skutočnosti týkajúce sa cestovných náhrad. Cestovné náhrady sa podľa ekonomickej podstaty účtujú na účet 512 - Cestovné.

Kto má nárok na cestovné náhrady?

Podľa §1 ods. 1 a ods. 2 zákona č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“) majú nárok na poskytovanie náhrad pri pracovnej ceste tieto osoby:

• zamestnanci v pracovnom pomere alebo štátnozamestnaneckom pomere,
• členovia družstiev, ak podľa stanov podmienkou členstva je aj pracovný vzťah,
• fyzické osoby činné na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak je to v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnuté,
• o ktorých to ustanovuje tento zákon a o ktorých to ustanovuje osobitný predpis,
• ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby a nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu,
• ktoré plnia pre právnickú osobu alebo fyzickú osobu úlohy a nie sú k právnickej osobe alebo fyzickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu ani v inom právnom vzťahu.

Konateľ s.r.o., ktorý nie je zamestnancom spoločnosti sa považuje za osobu, ktorá je vymenovaná alebo zvolená do orgánov právnickej osoby a nie je k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu. Z uvedeného teda vyplýva, že konateľ s.r.o., ktorý nie je zamestnancom spoločnosti má nárok na cestovné náhrady pri pracovnej ceste. Na konateľa spoločnosti sa ZCN vzťahuje na základe ustanovenia § 1 ods. 2 písm. b), ktoré zakladá priamo nárok na cestovné náhrady osobám, ktoré sú zvolené alebo vymenované do orgánov právnickej osoby a nie sú k tejto právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu a neposkytujú sa im cestovné náhrady podľa osobitného predpisu (t. j. podľa § l ods. 2 písm. a) ZCN). (V prípade pracovnoprávneho vzťahu sa ZCN tak isto na tieto osoby vzťahuje, ale podľa ustanovenia § 1 ods. 1 písm. a) alebo c) predmetného zákona). Konateľ spoločnosti Má nárok na cestovné náhrady za cesty, ktoré súvisia s výkonom funkcie konateľa spoločnosti, a to bez ohľadu na to, v akom mieste vykonáva činnosti, ktoré mu vyplývajú z funkcie konateľa spoločnosti.

Kto môže byť konateľom s.r.o.?

Konateľom s.r.o. môže byť fyzická osoba, ktorej úlohou je zastupovať spoločnosť vo vzťahu k štátnym inštitúciám, súdom alebo iným osobám. Konateľ s.r.o. je štatutárny orgán, ktorý koná v mene spoločnosti a uzatvára v jej mene zmluvy a pod. V s.r.o. môže byť viacero konateľov, pričom zákon neobmedzuje ich počet. Počet konateľov určuje valné zhromaždenie spoločnosti, ktoré je oprávnené konateľov vymenovať a zároveň odvolávať.

Prečítajte si tiež: Predčasný starobný dôchodok – info

Čo sa považuje za pracovnú cestu konateľa?

Za pracovnú cestu konateľa s.r.o. sa považuje každá cesta, v rámci ktorej plní funkciu, ktorá pre neho vyplýva z postavenia konateľa spoločnosti, vrátane výkonu činností do skončenia tejto cesty. Podmienkou pre poskytnutie náhrad pri pracovnej ceste je teda posúdenie, či na ceste vykonával činnosť konateľa spoločnosti alebo nie.

U zamestnanca sa pracovná cesta považuje za čas od nástupu zamestnanca, ktorý bol vyslaný na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko. Zamestnanec je na pracovnej ceste aj počas výkonu jeho práce v mieste, na ktoré bol vyslaný, a to až do skončenia tejto pracovnej cesty.

Príklad rozdielu medzi pracovnou cestou zamestnanca a konateľa:

• Pracovná cesta konateľa s.r.o., ktorý nie je zamestnancom: Konateľ s.r.o. Ján býva v Žiline a cestuje do Bratislavy, do sídla spoločnosti za vykonávania svojej činnosti ako konateľa. Jánovi začína pracovná cesta pri odchode z jeho bydliska - Žiliny, prebieha v Bratislave a končí pri návrate z Bratislavy naspäť do Žiliny.
• Pracovná cesta zamestnanca: Zamestnanec Martin je vyslaný svojim zamestnávateľom na pracovnú cestu do Bratislavy. Martin pracuje v spoločnosti, ktorá má sídlo v Nitre a jeho trvalý pobyt je v Žiline. Z uvedeného vyplýva, že pracovná cesta Martinovi začína pri odchode z Nitry (z jeho pracoviska), prebieha v Bratislave a končí pri návrate z Bratislavy naspäť do Nitry.

Nároky konateľa na cestovné náhrady

Konateľ s.r.o., ktorý nie je zamestnancom spoločnosti má nárok na tieto náhrady pri tuzemskej pracovnej ceste:

• náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
• náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie,
• stravné,
• náhrada preukázaných nevyhnutných vedľajších výdavkov,
• náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny.

Konateľ s.r.o. má nárok na náhrady pri zahraničnej pracovnej ceste, ktoré sú už uvedené pri tuzemskej pracovnej ceste (t.j. stravné, náhrada preukázaných cestovných výdavkov a pod.), avšak okrem týchto náhrad má spoločník nárok pri zahraničnej pracovnej ceste aj na tieto náhrady:

• vreckové,
• náhrada na poistenie nevyhnutných liečebných nákladov,
• náhrada výdavkov na povinné, resp. odporúčané očkovanie.

Väčšia časť uvedených náhrad musí byť preukázaná, tzn., že ak majú byť preukázané náhrady vyúčtované a vyplatené konateľovi, musí byť predložený potrebný doklad, ktorý preukazuje aj reálny výdavok. Je preto dôležité dbať na to, aby sa potrebné doklady zachovali a boli preukázané pri vyúčtovaní tuzemskej či zahraničnej pracovnej cesty.

Prečítajte si tiež: Podmienky pre podporu v nezamestnanosti a invalidný dôchodok

Daňové aspekty cestovných náhrad

Spoločnosť s ručením obmedzeným si môže podľa § 19 ods. 2 písm. d) zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z príjmov") zahrnúť náhrady pri pracovnej ceste do daňových výdavkov (nákladov) vo výške, ktorá je ustanovená v zákone o cestovných náhradách. Cestovné náhrady sú daňovým výdavkom ( § 19 ods.2 písm. d) zákona o dani z príjmov) do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa osobitných predpisov (napr. podľa zákona 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov), a vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste poskytované podľa § 14 zákona o cestovných náhradách.

Vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste a daňová uznateľnosť

Podľa § 14 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov môže zamestnávateľ poskytnúť zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste popri náhrade preukázaných potrebných vedľajších výdavkov aj vreckové vo výške do 40 % stravného ustanoveného podľa § 13 ods.4 a 5 tohto zákona. Keďže vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste je uznaným daňovým výdavkom vo výške podľa § 14 zákona o cestovných náhradách, suma prevyšujúca 40 % ustanoveného stravného je pripočítateľnou položkou k výsledku hospodárenia na riadku 130 daňového priznania (riadok 14 tabuľky A).

Príklad na výpočet náhrad konateľa s.r.o. pri tuzemskej pracovnej ceste

Konateľ s.r.o. Ján, ktorý nie je zamestnancom s.r.o., so sídlom v Bratislave cestuje na pracovnú cestu do tohto sídla spoločnosti vykonávať svoju činnosť konateľa z miesta bydliska v Prešove. Do sídla spoločnosti cestuje vlastným motorovým vozidlom, ktoré nepoužíva na podnikanie, z osvedčenia o evidencii motorového vozidla uvádzame spotrebu v meste 6,5 l /100 km a mimo mesta 6 l /100 km. Harmonogram pracovnej cesty, ktorá trvala od 16.7.2018 do 20.7.2018 bol nasledovný:

• 16.7.2018: odchod z Prešova o 6:30 hod, príchod do Bratislavy o 11:30 hod., vzdialenosť: 400 km,
• 17.7.2018 - 19.7.2018: každý deň najazdil v meste Bratislava z hotela do sídla spoločnosti 15 km,
• 20.7.2018: odchod z Bratislavy o 5:00 hod, príchod do Prešova o 9:30 hod., vzdialenosť: 400 km.

Ján sa ubytoval v hoteli, kde bola cena ubytovania 40 Eur/ noc, o čom predložil aj faktúru za ubytovanie spolu s dokladom o úhrade. Ján predložil aj doklad o kúpe pohonnej látky v cene 1,405 Eur/ liter.

Konateľ Ján má nárok na tieto náhrady pri pracovnej ceste:

Prečítajte si tiež: Výpočet dávky v nezamestnanosti

• náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie: Ján má nárok na náhradu za ubytovanie vo výške 160 Eur (4 noci x 40 Eur),
• stravné: Ján má nárok na stravné v nasledovnej výške za príslušné dni:
  • 16.7.2018: 7,10 Eur (pracovná cesta trvala 12,5 hodiny),
  • 17.7.2018 - 19.7.2018: každý deň 10,90 Eur, t. j. spolu 32,70 Eur (3 x 10,90), nakoľko pracovná cesta trvala 24 hodín,
  • 20.7.2018: 7,10 Eur (pracovná cesta trvala 9,5 hodiny), t. j. spolu nárok na stravné v celkovej výške 46,90 Eur,
• náhrada za použitie súkromného motorového vozidla: Ján má nárok na základnú náhradu za použitie súkromného motorového vozidla nasledovne:
  • 16.7.2018: 400 km x 0,183 = 73,20 Eur,
  • 17.7.2018 - 19.7.2018: 15 km x 3 dni = 45 km x 0,183 = 8,24 Eur,
  • 20.7.2018: 400 km x 0,183 = 73,20 Eur, t. j. spolu základná náhrada vo výške 154,64 Eur.

Ján má nárok aj na náhradu za pohonné látky v nasledovnej výške:

• 16.7.2018: 6 l/100 x 400 km x 1,405 = 33,72 Eur,
• 17.7.2018 - 19.7.2018: 6,5 l /100 x 45 km x 1,405 = 4,11 Eur,
• 20.7.2018: 6 l/100 x 400 km x 1,405 = 33,72 Eur, t. j. náhrada za spotrebované pohonné látky vo výške 71,55 Eur.

Ján má nárok na náhradu za použitie súkromného motorového vozidla v celkovej výške 226,19 Eur. Celková výška náhrad pri pracovnej ceste, ktorá patrí konateľovi s.r.o. Jánovi je vo výške 433,09 Eur.

Účtovanie cestovných náhrad v praxi

Podľa § 4 ods. a) v deň predchádzajúci dňu uskutočnenia účtovného prípadu alebo v iný deň, ak to ustanovuje osobitný predpis (osobitným prepisom je napr. zákon č. 483/2001 Z. z. Podľa § 24 ods. Ak je tento úbytok cudzej meny spojený s úhradou záväzku, použije sa hodnota z prepočtu buď podľa metódy VAP alebo FIFO na prepočet úhrady záväzku z cudzej meny na eurá. Pri zahraničných pracovných cestách zákon o cestovných náhradách ustanovuje poskytovanie určitých cestovných náhrad (napr. stravné, vreckové) v eurách alebo v cudzej mene.

Kurzové rozdiely pri zahraničných pracovných cestách

Ak je zamestnancovi poskytnutý preddavok na cestovné náhrady v cudzej mene, je potrebné prepočítať ho na eurá. Zákon o účtovníctve stanovuje, že majetok a záväzky vyjadrené v cudzej mene sa prepočítavajú na eurá kurzom NBS platným ku dňu uskutočnenia účtovného prípadu.

Použitie platobnej karty zamestnávateľa

Ak sa realizujú cestovné náhrady zapožičaním platobnej bankovej karty zamestnávateľa k účtu vedenému v mene euro, účtovné prípady v súvislosti s pracovnou cestou účtuje účtovná jednotka len v eurách. V tomto prípade nie je dôvod na účtovanie záväzku v cudzej mene. Ak zamestnanec pri zahraničnej pracovnej ceste realizoval úhrady zapožičanou platobnou kartou zamestnávateľa z účtu v eurách, odpísané prostriedky z účtu sú výdavkami na uskutočnenú pracovnú cestu v eurách (v sumách ako boli v skutočnosti odpísané, viď výpis z bankového účtu zamestnávateľa).

Určenie dňa uskutočnenia účtovného prípadu

Deň uskutočnenia účtovného prípadu je zadefinovaný v § 2 ods. 1 Postupov účtovania v PÚ. Týmto dňom je napr. Deň uskutočnenia účtovného prípadu pri pracovných cestách nie je osobitne zadefinovaný, preto tento deň si stanovia účtovné jednotky v internej smernici, čím sa zvolený postup pre ňu stane záväzným. Najčastejšie sa za deň uskutočnenia účtovného prípadu na účtovanie cestovných náhrad považuje deň predloženia vyúčtovania pracovnej cesty, t. j. Povinnosti zamestnanca po skončení pracovnej cesty ustanovuje § 36 ods. 7 zákona o cestovných náhradách.

Časté otázky a problémy

Môže si konateľ spoločnosti uplatniť cestovné náhrady?

Áno, konateľ má nárok na cestovné náhrady, pretože patrí do skupiny osôb podľa § 1 ods. 2 písm. Za pracovnú cestu sa podľa ustanovenia § 2 ods. 1, druhá veta zákona o cestovných náhradách na účely poskytovania cestovných náhrad považuje každá cesta konateľa, v rámci ktorej plní funkciu, ktorá pre neho vyplýva z tohto osobitného postavenia, t. j. z postavenia konateľa spoločnosti.

Akým kurzom účtovať cestovné náklady pri platbe platobnou kartou?

Ak sa realizujú cestovné náhrady zapožičaním platobnej bankovej karty zamestnávateľa k účtu vedenému v mene euro, účtovné prípady v súvislosti s pracovnou cestou účtuje účtovná jednotka len v eurách. V tomto prípade nie je dôvod na účtovanie záväzku v cudzej mene. To znamená, ak účtovnej jednotke nevzniká skutočnosť na účtovanie v cudzej mene, účtovná jednotka účtuje len v mene euro. Ak zamestnanec pri zahraničnej pracovnej ceste realizoval úhrady zapožičanou platobnou kartou zamestnávateľa z účtu v eurách, odpísané prostriedky z účtu sú výdavkami na uskutočnenú pracovnú cestu v eurách (v sumách ako boli v skutočnosti odpísané, viď výpis z bankového účtu zamestnávateľa).

Zahrnutie nákladov na prenájom bytu pre konateľov do daňových výdavkov

Ak spoločnosť z hľadiska hospodárnosti, resp. z iných dôvodov namiesto úhrad nákladov za ubytovanie poskytované inými subjektmi prenajala byt, ktorý využíva na účely ubytovania konateľov spoločnosti počas výkonu ich činnosti pre spoločnosť, resp. iných zamestnancov spoločnosti pri pracovných cestách, prípadne byt využíva na iné účely v súvislosti s podnikateľskou činnosťou, je možné náklady na prenájom tohto bytu, ako aj výdavky súvisiace s jeho prevádzkou, ak ich úhrada vyplýva z nájomnej zmluvy, napr. na spotrebu elektriny, plynu, vody, uznať za daňové výdavky spoločnosti za splnenia podmienky daňového výdavku podľa § 2 písm.

tags: #narok #na #cestovne #konatel #uctovanie