Notársky Kancelársky Poriadok: Komplexný Prehľad

Úvod

Notársky kancelársky poriadok je rozsiahly súbor pravidiel a postupov, ktoré upravujú činnosť notárov a ich kancelárií na Slovensku. Tento článok poskytuje podrobný prehľad o obsahu notárskeho kancelárskeho poriadku, pričom sa zameriava na kľúčové aspekty, ako sú organizácia kancelárie, vedenie registrov, spisová manipulácia, úschova závetov a ďalšie dôležité postupy. Cieľom je poskytnúť čitateľovi komplexný pohľad na fungovanie notárskej kancelárie a jej povinnosti.

Organizácia Notárskej Kancelárie

Sídlo a Pracovný Čas

Kancelária notára sa musí nachádzať v jeho sídle na rovnakej adrese. Zriadenie viacerých kancelárií jedným notárom je neprípustné, s výnimkou vykonávania činnosti v určených úradných dňoch. V pracovných dňoch musí byť kancelária otvorená pre verejnosť najmenej šesť hodín denne, a to v čase od 8:00 do 18:00. Notár môže kanceláriu zatvoriť len zo závažných dôvodov, ako sú zdravotné alebo technické problémy, a to len na nevyhnutný čas. Zatvorenie kancelárie na viac ako jeden pracovný deň musí notár bezodkladne písomne oznámiť Notárskej komore Slovenskej republiky (ďalej len „komora“) s uvedením dôvodu. Ak je kancelária zatvorená dlhšie ako 30 dní, notár postupuje podľa § 17 ods.

Úradná Tabuľa

Notár umiestni úradnú tabuľu v materiálnej podobe na viditeľnom mieste v kancelárii, spravidla vo vstupných priestoroch, aby sa osoby so záujmom o notárske úkony mohli riadne oboznámiť s jej obsahom. Táto tabuľa obsahuje informácie o:

• Notárskej činnosti
• Odmenách a náhradách notára podľa osobitného predpisu
• Povinnostiach podľa § 95 ods.

Zamestnanci Notára

Notár môže poveriť zamestnanca výkonom niektorých činností podľa § 6 ods. Poverený zamestnanec je zamestnanec, ktorého notár poveril výkonom niektorej z činností. Notár vedie zamestnancovi osobný spis, ktorý sa označí menom a priezviskom, prípadne akademickým titulom zamestnanca. Osobný spis obsahuje listiny týkajúce sa pracovnoprávneho vzťahu zamestnanca u notára, najmä pracovnú zmluvu a jej dodatky, doklady o kvalifikačných predpokladoch, písomný sľub podľa § 5 ods. 4, písomné poverenie notára podľa § 6 a podpisový vzor zamestnanca. Osobný spis notárskeho koncipienta obsahuje aj žiadosť o zápis do zoznamu notárskych koncipientov vedeného komorou spolu s oznámením komory o vykonaní tohto zápisu.

Zamestnanec skladá notárovi sľub v písomnej forme, ktorý znie: „Sľubujem na svoju česť a svedomie, že pri výkone jednotlivých úkonov, ktoré sú predmetom notárskej činnosti a ďalšej činnosti, ktorými som bol notárom poverený, budem postupovať nezávisle, nestranne a spravodlivo a budem dodržiavať povinnosť zachovávať mlčanlivosť o všetkých skutočnostiach, o ktorých sa pritom dozviem.“

Prečítajte si tiež: Notárske služby na Račianskom Mýte

Na výkon jednotlivých úkonov, ktoré sú predmetom notárskej činnosti a ďalšej činnosti podľa § 3 a 5 zákona, vystaví notár zamestnancovi po vzniku pracovnoprávneho vzťahu písomné poverenie zamestnanca. Rozsah písomného poverenia môže notár kedykoľvek zmeniť. Písomné poverenie zaniká jeho zrušením notárom alebo zánikom pracovnoprávneho vzťahu zamestnanca u notára.

Úradné Pečiatky a Tlačivá

Úradné Pečiatky

Úradnou pečiatkou notára sa rozumie okrúhla gumová alebo plastová matrica s textom ustanoveným podľa § 12 ods. 2 zákona. Úradná pečiatka sa vyhotovuje s priemerom kruhu odtlačku 36 mm. Notár zašle svoj podpisový vzor s odtlačkami všetkých svojich úradných pečiatok najneskôr do začatia výkonu notárskej činnosti ministerstvu, prezídiu komory a príslušnému krajskému súdu. Zároveň uvedie, ktorú pečiatku bude používať pri podpisovaní výlučne notár.

Úradné pečiatky notára môžu byť vyhotovené v piatich kusoch očíslovaných 1 až 5. Prevzatie a vrátenie úradnej pečiatky poverený zamestnanec potvrdí svojím podpisom na písomnom potvrdení o prevzatí a vrátení úradnej pečiatky a na evidenčnom liste úradnej pečiatky. Na písomnom potvrdení sa vyznačí odtlačok úradnej pečiatky, dátum jej prevzatia povereným zamestnancom spolu s jeho podpisom a dátum jej vrátenia s podpisom notára potvrdzujúceho jej prevzatie. Písomné potvrdenie o prevzatí a vrátení úradnej pečiatky založí notár do osobného spisu povereného zamestnanca (§ 5 ods. Evidenciu úradnej pečiatky notár vedie na evidenčnom liste úradnej pečiatky.

Notár je zodpovedný za stratu, zničenie alebo poškodenie úradnej pečiatky. Poverený zamestnanec, ktorému bola úradná pečiatka zverená, zodpovedá notárovi za jej stratu, zničenie alebo poškodenie. Úradná pečiatka je uložená tak, aby k nej nemali prístup nepovolané osoby. Spravidla by mala byť pečiatka uzamknutá. V prípadoch poškodenia, podozrenia z falšovania, zneužitia alebo zmeny v texte úradnej pečiatky notár bezodkladne zabezpečí vyradenie úradnej pečiatky. Túto skutočnosť notár bezodkladne písomne oznámi komore, ministerstvu a orgánu činnému v trestnom konaní. Evidencia úradných pečiatok obsahuje číslovanie úradných pečiatok.

Ostatné Pečiatky

Poverený zamestnanec potvrdí prevzatie poverovacej pečiatky svojím podpisom vedľa odtlačku tejto pečiatky na samostatnej listine s uvedením dátumu prevzatia. Na tejto listine sa uvedie tiež deň vrátenia poverovacej pečiatky s podpisom notára potvrdzujúceho jej prevzatie. Na doručovacej pečiatke notárskeho úradu je uvedené označenie notárskeho úradu, dátum doručenia a údaje o počte rovnopisov a príloh. Notár môže vyhotoviť kancelársku pečiatku, ktorú používa najmä na ním vyhotovené písomnosti okrem notárskych listín. Notár môže vyhotoviť suchú reliéfnu okrúhlu pečiatku s textom podľa § 12 ods. 2 zákona s priemerom kruhu 36 mm. Číselné označenie suchej reliéfnej okrúhlej pečiatky sa uvedie v texte, ktorý obsahuje. Suchá reliéfna pečiatka nenahrádza úradnú pečiatku; § 9 ods.

Prečítajte si tiež: Dôležité informácie o Notárskom úrade JUDr. Tóth

Notárske Listiny a Zápisnice

Vyhotovovanie Notárskych Listín

Notárska listina môže byť písaná rukou alebo môže byť vyhotovená mechanickým alebo elektronickým prostriedkom. Notárska listina a osvedčovacia doložka vyhotovená v rámci notárskej činnosti podľa § 3 ods. 1 zákona a listina vyhotovená pri ďalšej činnosti notára podľa § 3 ods. 2 zákona obsahuje poradové čísla. Obsah notárskej listiny nesmie byť dodatočne doplňovaný alebo upravovaný; to neplatí, ak ide o opravu podľa § 43 ods. 2 zákona. Nedopísané riadky textu notárskej listiny a prázdne riadky musia byť vyčiarknuté. Odtlačok úradnej pečiatky sa umiestni pod skončený text listiny v strede listu. Ak sa notárska listina skladá z niekoľkých listov alebo listín, všetky listy sa pevne spoja trikolórou obsahujúcou farby štátnej vlajky a voľné konce sa prelepia nálepkou opatrenou odtlačkom úradnej pečiatky notára umiestnenej sčasti na nálepke a sčasti na samotnej listine.

Notárske Zápisnice

Notárska zápisnica sa vyhotovuje v listinnej podobe. Po uplynutí kalendárneho roka, najneskôr do 31. januára nasledujúceho roka, vykoná notár kontrolu notárskych zápisníc spísaných v predchádzajúcom roku. Notárske zápisnice sa uschovávajú uzavreté v trezore alebo v kovovej skrini v kancelárii notára a ukladajú sa podľa poradia spisových značiek pre každý rok samostatne. Z notárskych zápisníc sa tvorí primerane veľký zväzok, ktorý sa vkladá do pevného obalu.

Oprava Chýb

Oprava chýb v písaní, počítaní alebo iných zrejmých nesprávností v prvopise notárskej zápisnice sa vykoná podľa § 43 ods. 2 zákona opravnou doložkou pevne spojenou s prvopisom notárskej zápisnice. Opravnú doložku podpisuje notár a účastníci uvedení v prvopise notárskej zápisnice, prípadne len notár, ak s tým účastníci vyslovili súhlas. Oprava chýb v osvedčovacej doložke sa vykoná opravnou doložkou pod skončený text osvedčovacej doložky, v ktorej sa uvedie nesprávne znenie, správne znenie a dátum vykonania opravy.

Všeobecné Požiadavky na Písomnosti

Každá písomnosť je upravená podľa slovenskej technickej normy, je čitateľná, neobsahuje chyby a skratky, ktoré nie sú všeobecne známe. Text a iný obsah písomnosti nemožno prepisovať, dopĺňať alebo inak upravovať. V každej písomnosti okrem notárskej listiny sa uvedie meno, priezvisko a akademický titul notára, jeho sídlo, adresa kancelárie notára, identifikačné číslo organizácie, daňové identifikačné číslo a identifikačné číslo pre daň podľa osobitného predpisu, ak sú pridelené.

Na písomnosti, ktorú podpisuje notár, sa musí jeho vlastnoručný podpis zhodovať s podpisovým vzorom podľa § 7 ods. 1 a musí obsahovať aspoň jeho priezvisko. Na notárskej listine, ktorú podpisuje zamestnanec, sa musí jeho vlastnoručný podpis zhodovať s podpisovým vzorom podľa § 7 ods. 2 a 3 a musí obsahovať aspoň jeho priezvisko. Na písomnosť, ktorá nie je notárskou listinou a ktorú nepodpisuje notár, sa pripojí pod skončený text písomnosti vpravo použitím programového a technického vybavenia na elektronické ukladanie, spracúvanie, vyhľadávanie a prenos dát alebo odtlačkom pečiatky meno, priezvisko a akademický titul notára, označenie „notár“ a vľavo dole sa pripojí doložka „Za správnosť“ a podpis zamestnanca, ktorý zodpovedá za správnosť vyhotovenia listiny, ku ktorému sa použitím programového a technického vybavenia na elektronické ukladanie, spracúvanie, vyhľadávanie a prenos dát vyznačí jeho meno, priezvisko, prípadne akademický titul alebo sa pripojí odtlačok poverovacej pečiatky podľa § 10 ods.

Prečítajte si tiež: Informácie o notárskych službách v Dúbravke

Dožiadanie Iného Notára

Notár môže dožiadať iného notára o vykonanie jednotlivých úkonov. V dožiadaní uvedie údaje, ktorých znalosť je potrebná na riadne vykonanie úkonov. Dožadujúci notár zašle do vlastných rúk dožiadanému notárovi prvopis svojej notárskej zápisnice, v ktorej sa má pokračovať, spolu so žiadosťou o spísanie pokračovania v notárskej zápisnici obsahujúcou označenie účastníkov alebo iných osôb, s ktorými sa má v notárskej zápisnici pokračovať. Prvá strana pokračovania v notárskej zápisnici sa označí ako strana v poradí nasledujúcom po poslednej strane notárskej zápisnice, v ktorej sa pokračovalo. Notár pridelí pokračujúcej notárskej zápisnici svoje číslo registra a pokračovanie spíše a zaregistruje k už prideleným číslam z notárskych centrálnych registrov. Dožiadaný notár spíše pokračovanie v notárskej zápisnici a prvopis tohto pokračovania zašle do vlastných rúk spolu s prvopisom zaslanej notárskej zápisnice dožadujúcemu notárovi.

Vedenie Spisov

Zakladanie a Vedenie Spisov

Notár založí notársky spis pre každé pridelené číslo notárskeho registra N. Notár vedie spis v listinnej podobe alebo v elektronickej podobe. Spis tvoria osvedčené odpisy notárskych zápisníc a všetky písomnosti vzťahujúce sa k danej veci, ktoré slúžia notárovi na dokumentáciu tých skutočností, ktoré majú v danej veci význam, najmä žiadosti, záznamy, doručenky, ako aj iné doklady preukazujúce doručenie.

Spisový Prehľad a Označovanie Písomností

Do spisov, kde je potrebná rýchla orientácia, možno vložiť pred prvú stranu spisu spisový prehľad. Jednotlivé písomnosti sa označia pri zaradení do spisu spisovou značkou a číslom listu, a to v pravom hornom rohu. Spisovou značkou sa písomnosť označí, len ak nie je uvedená v texte listiny. Takto sa označí aj vrátená a nedoručená zásielka. Vo veciach, v ktorých notár pôsobí ako súdny komisár, spisovú značku tvorí označenie a poradové číslo registra Dnot a príslušný kalendárny rok (napríklad „Dnot 1/2011“). Notár vyznačí spisovú značku registra Dnot na obal súdneho spisu, ktorý mu bol pridelený, a to trvalým spôsobom vpravo hore pod spisovú značku súdu. Pri opätovnom konaní vo veci, kde notár pôsobil ako súdny komisár a ktorá nebola právoplatne skončená, sa dedičské konanie vedie pod pôvodnou spisovou značkou. V notárskom spise sa na písomné zachovanie dôležitých skutočností vyhotoví záznam.

Doručovanie a Zakladanie Dokladov

Doklady o doručovaní sa do spisu zakladajú tak, že sa pevne spoja s písomnosťou, ktorá je predmetom doručovania, prípadne s jej posledným listom. Tento spôsob sa nepoužije, ak formát dokladu o doručovaní a doručení umožňuje samostatné založenie do spisu alebo ak sa písomnosť doručuje viacerým adresátom a pripojenie dokladov o doručovaní a o doručení nie je možné založiť podľa predchádzajúcej vety. Na podpísané návratky sa vyznačí dátum doručenia. Písomnosti odovzdané do vlastných rúk priamo adresátovi sa nezapisujú. Notár na žiadosť podľa § 83 ods. 1 zákona môže zaslať aj elektronickú podobu spisu.

Kontrola a Ukladanie Spisov

Vykonanie spisovej kontroly vyznačí zamestnanec na každom spisovom obale poznámkou „Kontrola spisu vykonaná dňa“ s príslušným dátumom, spravidla odtlačkom pečiatky pripojí svoj podpis a spis uloží v spisovni. Spisy vedené v listinnej podobe, ktoré sú vybavené a v ktorých sa už nekoná, sa uložia ku skončeným spisom v spisovni notára. Na obale spisu sa vyznačí rok uloženia.

Spisovňa

Spisovňa je miesto, kde notár ukladá ukončené spisy v listinnej podobe a registre v označených úložných jednotkách, najmä v spisových doskách, zaraďovačoch a archívnych boxoch v ochranných obaloch primeraného tvaru a veľkosti. Spisovňa tvorí súčasť kancelárie notára, zo závažných dôvodov môže byť umiestnená aj mimo kancelárie notára. Spisy a registre sa uschovávajú podľa ročníkov. Spisy sa ukladajú v číselnom poradí. Uloženie spisu v spisovni vyznačí zamestnanec na spisovom obale poznámkou „Spisovňa“ spravidla odtlačkom pečiatky.

Evidencia a Registre

Typy Registrov

Notár vedie tieto registre a evidenčné pomôcky:

• Register Dnot
• Register N, Nz
• Osvedčovacia kniha O
• Kniha protestov
• Kniha notárskych úschov Knú
• Správny denník

Tieto registre slúžia na evidenciu a prehľad o činnosti notára.

Vedenie Registrov

Registre sa vedú v listinnej alebo elektronickej podobe. Ak sa vedú v listinnej podobe, musia byť riadne označené, s uvedením značky registra a ročníka. Listy v registri musia byť očíslované zostupným číslovaním a pevne zviazané. Notár si zabezpečí potrebný počet registrov a evidenčných pomôcok. Za správne vedenie registra zodpovedá notár alebo zamestnanec notára, ktorý bol vedením registra poverený. Do registra sa zapisuje písacím strojom alebo perom. Niektoré opakujúce sa záznamy možno použiť pečiatku. Záznamy v registri nesmú byť prečiarknuté tak, aby nemohli byť odstránené, ak stratia význam.

Žiadosť alebo spis (§ 3 ods. sa zapíše do príslušného registra v deň doručenia. Ak je na žiadosti alebo spise odtlačok podacej pečiatky pošty, namiesto dňa doručenia „dňa" sa vždy zapíše dátum uvedený na podacej pečiatke. Pri zápise do registra sa dbá na úplnosť a správnosť údajov, ktoré sa preberajú z príslušných písomností. Zápisy v registri sa robia chronologicky za sebou, bez vynechávania voľných miest, tak, aby bol text čitateľný. Ročník registra sa uzatvára spôsobom. Po uzavretí ročníka sa register odovzdá zamestnancovi poverenému vedením príslušnej evidenčnej pomôcky na vykonanie kontroly.

Notárske Úschovy

Prijímanie Vecí do Úschovy

Notár môže prijať do úschovy peniaze, listiny a iné hnuteľné veci. O prijatí veci do úschovy spíše notár zápisnicu. Veci sa ukladajú oddelene od ostatných vecí notára, v ohňovzdornom trezore alebo v pancierovej skrini. Ak sa do notárskej úschovy prijímajú peniaze, musia byť uložené na osobitnom účte v peňažnom ústave znejúci na meno notára.

Ak sa do úschovy prijíma závet, notár zabezpečí jeho uloženie tak, aby nedošlo k jeho zámene alebo zneužitiu. Notár vedie o úschovách evidenciu v knihe notárskych úschov.

Nakladanie s Úschovami

Notár vydá vec z úschovy osobe, ktorá preukáže svoje právo na jej vydanie. O vydaní veci z úschovy spíše notár zápisnicu. Ak sa do úschovy prijímajú peniaze, notár ich vydá v hotovosti alebo prevodom na účet.

Závet do Úschovy

Ak notár prijme do úschovy závet, overí totožnosť zložiteľa a spíše o tom zápisnicu. Závet sa vloží do obálky, ktorá sa zalepí a zapečatí. Zložiteľ, podpíše sa aj on na zalepený obal. Zalepenú obálku možno aj voskom a odtlačkom kovovej pečiatky notára. O prijatí závetu do úschovy upovedomí notár príslušný súd.

Správna Agenda

Vybavovanie Písomností

Písomnosti správnej agendy sa evidujú v správnom denníku. Písomnosti sa vybavujú v poradí, v akom došli. Na každej písomnosti sa vyznačí dátum doručenia a dátum vybavenia.

Zakladanie Spisov

Pre každú vec sa zakladá samostatný spis. Spisy sa ukladajú v poradí, v akom boli založené. K spisu sa prikladajú všetky písomnosti, ktoré sa týkajú danej veci.

Ukladanie Spisov

Skončené spisy sa ukladajú v spisovni. Na obale spisu sa vyznačí rok uloženia. Spisy sa ukladajú v poradí, v akom boli založené.

tags: #notársky #kancelársky #poriadok #obsah