Zvýšené náklady na cestovanie a kompenzácia: Komplexný prehľad

Tento článok sa zaoberá problematikou kompenzácie zvýšených nákladov na cestovanie, najmä v kontexte pracovných ciest a s dôrazom na slovenskú legislatívu. Cieľom je poskytnúť ucelený pohľad na túto problematiku, od daňových aspektov cestovných náhrad až po možnosti kompenzácie pre osoby s ťažkým zdravotným postihnutím.

Cestovné náhrady zamestnancov a ich daňové aspekty

Cestovné náhrady zamestnancov predstavujú daňové výdavky v súlade s § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov. Je však dôležité, aby boli poskytované do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách.

Stravné

Výška stravného je stanovená Opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR. Aktuálne platné opatrenia sú:

• S účinnosťou od 1.10.2023 do 31.8.2024 je výška stravného stanovená Opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR č.
• S účinnosťou od 1.9.2024 je výška stravného stanovená Opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR č.

Pri zahraničných pracovných cestách sa uplatňujú základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene, ktoré sú stanovené Opatrením MF SR č. 401/2012 Z. z. pre jednotlivé krajiny.

Dôležité: Suma stravného je určená v závislosti od času trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni. Ak pracovná cesta trvala od 5 do 12 hodín a zamestnancovi vznikol nárok na stravné v sume 8,30 eura, toto stravné zamestnanec nie je povinný preukázať dokladom o nákupe stravy. Z toho dôvodu je stravné daňovým výdavkom aj bez jeho preukázania riadnym účtovným dokladom o nákupe stravy. Zamestnanec preukazuje na pracovnej ceste aj skutočnosť, či bolo stravovanie poskytnuté napr. ubytovania alebo bezodplatne.

Prečítajte si tiež: Podmienky dotácie na elektromobily

Vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste

Zamestnávateľ môže zamestnancovi poskytnúť pri zahraničnej pracovnej ceste popri náhrade preukázaných potrebných vedľajších výdavkov aj vreckové v eurách alebo v cudzej mene vo výške do 40 % stravného. Toto vreckové však po dobu dohodnutého prerušenia zahraničnej pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca zamestnancovi nepatrí.

Upozornenie: Ak podnikateľ poskytne zamestnancovi vreckové vo výške 60 % z nároku na stravné, daňovým výdavkom môže byť iba vreckové do sumy 40 % stravného. Suma nad 40 % poskytnutého vreckového bude nedaňovým výdavkom. Pre zamestnanca je vreckové príjmom podliehajúcim dani z príjmov zo závislej činnosti. Vreckové poskytnuté zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste vo výške do 40 % stravného je daňovým výdavkom, ale zároveň je aj pre zamestnanca príjmom zo závislej činnosti, ktorý sa zdaní v úhrne zdaniteľných príjmov v príslušnom kalendárnom mesiaci, nakoľko vreckové nie je cestovnou náhradou, na ktorú vzniká nárok podľa zákona o cestovných náhradách. Je iba na rozhodnutí zamestnávateľa, či toto vreckové zamestnancovi poskytne.

Náhrada za používanie cestného motorového vozidla

Ak sa zamestnanec písomne dohodne so zamestnávateľom, že pri pracovnej ceste použije cestné motorové vozidlo okrem cestného motorového vozidla poskytnutého zamestnávateľom, patrí mu základná náhrada za každý 1 km jazdy a náhrada za spotrebované pohonné látky.

• od 1.7.2023 do 30.4.2024 je suma základnej náhrady za jeden km jazdy stanovená Opatrením MPSVaR č. 247/2023 Z. z.
• od 1.5.2024 je suma základnej náhrady za jeden km jazdy stanovená Opatrením MPSVaR č. 73/2024 Z. z.

Pre jednostopové vozidlá (napr. motocykle) platí iná sadzba. Aktualizácia k 5.3.2025: Od 1.3.2025 platí výška základnej náhrady za km pri použití jednostopového vozidla (napr. motocykle).

Dôležité: Zamestnanec by mal predložiť doklady o kúpe pohonných látok, nakúpených pred alebo počas pracovnej cesty. Ak doklad o kúpe chýba, môže cenu vypočítať aritmetickým priemerom preukázaných cien. V prípade elektromobilov je možné preplatiť náklady na elektrickú energiu, pričom zamestnanec nemusí preukazovať žiadnym dokladom, kde vozidlo nabíjal. Preplatenie sa v tomto prípade však neobmedzuje iba na domácnosť zamestnanca, môže ísť napr. o domácnosť rodinného príslušníka.

Prečítajte si tiež: Analýza Cav príspevku

Náhrada za ubytovanie

Zákon o cestovných náhradách nelimituje náhrady výdavkov za ubytovanie. Daňovým výdavkom je výdavok preukázaný dokladom o zaplatení v plnej preukázanej výške. Podľa informácie Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny má zamestnanec nárok na preukázaný výdavok na ubytovanie. Na ubytovanie nie sú zákonom o cestovných náhradách ustanovené žiadne limity a zamestnávateľ si ich ani nemôže určiť sám, napr. vo svojom internom predpise. V internom predpise však možno vymedziť spôsob ubytovania (napr. hotel do určitej kategórie, ubytovňa, penzión…), nie však finančný limit na ubytovanie.

Príklad: Ak zamestnanec pri vyúčtovaní pracovnej cesty predloží doklad za ubytovanie v hoteli v sume 500 eur za noc, daňovým výdavkom je výdavok preukázaný dokladom o zaplatení v plnej preukázanej výške.

Paušálne cestovné náhrady

Zamestnávateľ môže vyplácať zamestnancovi paušálne cestovné náhrady za používanie jeho súkromného osobného motorového vozidla vypočítané podľa § 34 zákona o cestovných náhradách. Paušalizácia nemôže obchádzať účel zákona o cestovných náhradách, napr. poskytovať cestovné náhrady zvýšené o cesty do zamestnania a pod. Paušalizovať náhrady je vhodné a účelné u tých zamestnancov, ktorým sú pravidelne určované porovnateľné podmienky pracovnej cesty. Takto vypočítané a vyplácané cestovné náhrady v súlade s ustanovením § 34 o cestovných náhradách sú aj daňovými výdavkami zamestnávateľa. Zamestnávateľ môže pristúpiť k paušalizácii náhrad v záujme zhospodárnenia a zníženia administratívnej náročnosti agendy v tejto oblasti. Je dôležité, aby zamestnávateľ disponoval kalkuláciou, na základe ktorej sa paušálna suma určila. Kalkulácia paušalizácie mala vyzerať, resp. vyúčtovania pracovnej cesty.

Kto má nárok na cestovné náhrady?

Nárok na cestovné náhrady majú zamestnanci v pracovnom pomere, ale aj iné osoby, ktoré vykonávajú prácu pre zamestnávateľa na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, t. j. vzťahu, napr. v tomto mieste do skončenia tejto cesty. Medzi tieto osoby patrí, okrem iných, aj konateľ spoločnosti a iné SZČO, ktoré dosahujú príjmy podľa § 6 ods. 1 a 2 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov. Tieto osoby môžu v súvislosti so svojím podnikaním absolvovať tuzemské či zahraničné pracovné cesty. Pracovnou cestou sa rozumie čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je miesto, v ktorom sa činnosť pravidelne vykonáva, napr. podnikania, kancelária, prevádzka resp. konateľa, ostatné výdavky v súvislosti s pracovnou cestou - napr. o nákupe pohonnej látky.

Povinnosti zamestnávateľa a zamestnanca

Zamestnávateľ je povinný poskytnúť zamestnancovi preddavok na cestovné náhrady (iba ak ho o to zamestnanec požiadal). Vyúčtovanie pracovnej cesty je zamestnanec povinný vykonať do 10 dní od skončenia pracovnej cesty. Zamestnávateľ je povinný vykonať vyúčtovanie do 10 dní od predloženia dokladov zamestnancom. Následne je zamestnávateľ povinný preplatiť zamestnancovi cestovné náhrady a vrátiť prípadný zostatok zálohy (ak bola poskytnutá). Zamestnanec je povinný vrátiť zostatok zálohy, ak sa zamestnanec a zamestnávateľ nedohodli inak.

Prečítajte si tiež: Žiadosť o príspevok na nové auto

Rôzne formy prepravy a doklady

Zamestnanec môže na pracovnej ceste využívať rôzne formy prepravy (po schválení zamestnávateľom). Je dôležité, aby zamestnanec preukazoval výdavky dokladmi, ako sú napr. náhrada preukázaných cestovných výdavkov. Náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie - výdavky za ubytovanie preukazuje zamestnanec dokladom v podobe hotelového účtu alebo účtu zo súkromného ubytovacieho zariadenia, t. j. zamestnanec predloží zamestnávateľovi napr. náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov - dokladom je napr. poisťovne. Takouto cestovnou náhradou môže byť napr. úradom SR .

Peňažný príspevok na kompenzáciu zvýšených výdavkov súvisiacich s prevádzkou osobného motorového vozidla pre osoby s ŤZP

Peňažný príspevok na kompenzáciu zvýšených výdavkov súvisiacich so zabezpečením prevádzky osobného motorového vozidla slúži na zmiernenie dôsledkov pravidelných zvýšených výdavkov spojených s ťažkým zdravotným postihnutím fyzickej osoby. Zvýšené výdavky súvisiace so zabezpečením prevádzky osobného motorového vozidla sú výdavky na pohonné látky slúžiace na prevádzku osobného motorového vozidla, ktorým sa prepravuje osoba s ŤZP. Konanie o priznanie peňažného príspevku sa začína na základe písomnej žiadosti. Lehota na rozhodnutie o peňažnom príspevku na kompenzáciu je 30 dní od začatia konania.

tags: #zvýšené #náklady #na #cestovanie #kompenzácia