Sociálny fond v peňažnom denníku: Účtovanie a povinnosti zamestnávateľa

Sociálny fond predstavuje dôležitý nástroj pre zamestnávateľov na zabezpečenie plnení sociálneho charakteru pre svojich zamestnancov. Tento článok sa zameriava na tvorbu, čerpanie a účtovanie sociálneho fondu v kontexte jednoduchého účtovníctva, s dôrazom na povinnosti malých podnikateľov - fyzických osôb.

Čo je sociálny fond?

Sociálny fond (SF) je fondom zamestnávateľa pre zamestnancov, ktorí sú u neho v pracovnom pomere. Aj malí podnikatelia, ktorí podnikajú ako fyzické osoby (FO) a zamestnávajú aspoň jedného zamestnanca, sú povinní vytvárať pre vybranú skupinu zamestnancov sociálny fond. Tvorbu a čerpanie sociálneho fondu upravuje zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o SF“). Tento zákon znamená pre zamestnancov zdroj plnení predovšetkým sociálneho charakteru.

Legislatívny rámec sociálneho fondu

Tvorbu a čerpanie sociálneho fondu upravuje zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov.

Povinnosť tvorby sociálneho fondu

SF má povinnosť tvoriť každý zamestnávateľ pôsobiaci na území Slovenskej republiky bez ohľadu na svoju právnu formu a na počet zamestnancov. Podnikajúca fyzická osoba (ďalej len FO) má povinnosť, tak isto ako podnikajúca právnická osoba (ďalej len PO), ak zamestnáva občanov v pracovnom pomere alebo obdobnom pomere, t. j. ak je zamestnávateľom, tvoriť SF. Podľa ustanovenia § 7 ods. 1 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej len ZP) je zamestnávateľom každá PO alebo FO, ktorá zamestnáva aspoň jednu FO v pracovnoprávnom vzťahu a ak to ustanovuje osobitný predpis, aj v obdobnom pracovnom vzťahu.

Zdroje sociálneho fondu

SF sa tvorí ako úhrn povinného prídelu podľa § 3 ods. 1 písm. a) a b) zákona o SF a nepovinného prídelu podľa § 3 ods. 1 písm. c) zákona o SF.

Prečítajte si tiež: Všetko o 7. platovej triede pre sociálnych pracovníkov

Povinný prídel do SF

Povinný prídel do SF tvorí zamestnávateľ podľa § 3 ods. 1 písm. a) zákona o SF vo výške 0,6 % až 1 % zo súhrnu hrubých miezd (platov) zúčtovaných zamestnancom na výplatu za bežný rok, z ktorých sa zisťuje priemerný zárobok na pracovnoprávne účely (§ 4 ods. 1 zákona o SF). Povinný prídel do SF vo výške 0,6 % tvoria zamestnávatelia, ktorých predmet činnosti je zameraný na dosiahnutie zisku, t. j. aj podnikatelia - FO.

Povinný prídel do SF až do výšky 1 % tvoria podľa § 3 ods. 1 písm. a) ZSF tí zamestnávatelia, u ktorých je to dohodnuté v kolektívnej zmluve. To znamená, ak podnikateľ spĺňa uvedené podmienky, ale v jeho firme nedôjde k uzavretiu kolektívnej zmluvy, povinný prídel do SF vo výške 1 % nemôže tvoriť.

Povinný minimálny prídel do SF vo výške 0,6 % tvorí zamestnávateľ bez ohľadu na to, či je tvorba a čerpanie SF dohodnuté v kolektívnej zmluve. Tvorba SF u podnikateľa - zamestnávateľa (ďalej len zamestnávateľ), u ktorého je predmet činnosti zameraný na dosiahnutie zisku, je stanovená vo výške minimálne 0,6 % z objemu hrubých miezd vyplatených zamestnancom za kalendárny rok. SF až do výšky 1 % môže tvoriť podľa § 3 ods. 1 písm. a) ZSF zamestnávateľ, u ktorého je to dohodnuté v kolektívnej zmluve.

Povinný prídel do SF je u zamestnávateľa - podnikateľa - považovaný v zmysle ustanovenia § 5 ods. 1 ZSF za výdavok vynaložený na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov.

Ďalší prídel do SF je povinný prídel zamestnávateľa, ktorý je ustanovený v § 3 ods. 1 písm. sumy potrebnej na poskytnutie príspevkov na úhradu výdavkov na dopravu do zamestnania a späť zamestnancom, ktorí spĺňajú podmienky uvedené v § 7 ods. 3 ZSF. Podľa § 7 ods. 5 ZSF, ak v kolektívnej zmluve nie je dohodnutý ďalší prídel podľa § 3 ods. 1 písm. b) ZSF, zamestnávateľ poskytuje príspevky na dopravu do zamestnania a späť zamestnancom, ktorých mesačný príjem nepresahuje 50 % priemernej mesačnej mzdy v hospodárstve. Do základu sa započítavajú mzdy všetkých zamestnancov, nielen tých, ktorých sa príspevok na dopravu týka. Zamestnanec, ktorý príspevok na úhradu výdavkov na cestovné do zamestnania a späť dostane, je povinný preukázať, že dochádza do zamestnania verejnou dopravou a tiež mesačnú výšku výdavkov na dopravu (dokladmi o úhrade cestovného).

Prečítajte si tiež: Práca sociálneho terapeuta v DSS

Nepovinný prídel do SF

Nepovinný prídel, resp. SF sa tvorí podľa § 3 ods. 1 písm. c) zákona o SF aj ďalšími zdrojmi v súlade s § 4 ods. 2 a 3 cit. zákona . Ďalšími zdrojmi môžu byť dary, dotácie a príspevky poskytnuté zamestnávateľovi do SF. Zdrojom fondu môžu byť aj prídely zamestnávateľa z použitého zisku. Ak sa zamestnávateľ rozhodne využiť možnosť, ktorú mu dáva § 4 ods. 3 ZSF a bude prispievať do SF prídelmi z použiteľného zisku, povinnosť tvoriť SF formou povinného prídelu mu nezaniká.

Podmienky pre tvorbu SF vo výške 1%

Podnikateľ, ktorý podniká ako FO, splnil v roku 2013 všetky podmienky, ktoré mu ustanovuje § 3 ods. 2 ZSF, t. j. dosiahol zisk a splnil si aj všetky daňové a odvodové povinnosti. U podnikateľa nepôsobí odborová organizácia, tzn. že nemá uzavretú kolektívnu zmluvu. Do akej maximálnej výšky môže tvoriť povinný prídel do SF? Môže to byť do výšky 1 % z hrubých miezd? Ak sa podnikateľ rozhodne, že bude v roku 2014 tvoriť SF povinným prídelom vo výške 1 % z úhrnu hrubých miezd zúčtovaných zamestnancom na výplatu za kalendárny rok, môže tak postupovať. ZSF pri povinnom prídele do SF nestanovuje, aby povinná tvorba SF až do výšky 1 % (maximálna výška tvorby povinného prídelu do SF stanovená v ZSF) bola dohodnutá v kolektívnej zmluve. Možnosť zvýšeného prídelu pri povinnej tvorbe SF až do výšky 1 % z hrubých miezd má aj zamestnávateľ, ktorý nemá uzavretú kolektívnu zmluvu, ak splnil podmienky ustanovené v § 3 ods. 2 ZSF.

V súlade s ustanovením § 5 ods. 1 ZSF a aj s ustanovením § 19 ods. 1 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len ZDP) je povinný prídel do SF vo výške 1 % daňovým výdavkom podnikateľa.

Podnikateľ, ktorý nesplnil podmienky ustanovené v § 3 ods. 2 ZSF, t. j. neuhradil napríklad všetky odvody do Sociálnej poisťovne, ktoré mu vyplývali zo zákona, nemá nárok tvoriť SF zvýšeným prídelom.

Ak podnikateľ splnil všetky zákonom stanovené podmienky, môže v kolektívnej zmluve dohodnúť tvorbu SF až do výšky 1,5 %. Ako daňový výdavok môže uznať tvorbu SF až do výšky 1,5 %. Ak by podnikateľ nesplnil niektorú z podmienok ustanovených v § 3 ods. 2 ZSF a v kolektívnej zmluve by dohodol zvýšený povinný prídel do SF vo výške 1 % z hrubých miezd zamestnancov, táto kolektívna zmluva by bola v tejto časti neplatná, pretože by bola v rozpore so ZSF.

Prečítajte si tiež: Čo by ste mali vedieť o sociálnom inžinierstve

Použitie sociálneho fondu

Zamestnávateľ môže SF, ktorý vytvoril, použiť len v súlade s ustanoveniami zákona o SF. U väčšiny podnikateľov - FO nepôsobí odborová organizácia, to znamená, že nie je u zamestnávateľa uzavretá kolektívna zmluva. Takýto zamestnávateľ bude postupovať pri čerpaní SF podľa § 7 ods. 3 ZSF.

Čerpanie SF bez kolektívnej zmluvy

Postup podľa § 7 ods. 3 ZSF je nasledovný:

  • Príspevok na dopravu do zamestnania a späť podľa § 7 ods. 3 písm. a) ZSF.
  • Príspevok na stravovanie podľa § 7 ods. 3 písm. b) ZSF.
  • Príspevok na úhradu výdavkov na rekreáciu podľa § 7 ods. 3 písm. c) ZSF.

Príspevok sa poskytuje len zamestnancom, ktorí spĺňajú podmienky ustanovené v § 7 ods. 3 písm. c) ZSF, t. j. ich priemerná mesačná mzda nepresahuje dvojnásobok životného minima (do 30. 6. 2006 suma 9 460 Sk, od 1. 7. 2006 suma 9 920 Sk). Poskytovanie tohto príspevku je limitované maximálne do výšky 0,5 % zo súhrnu hrubých miezd zúčtovaných zamestnancom na výplatu za bežný rok, z ktorých sa zisťuje priemerný zárobok na pracovnoprávne účely. Jeho poskytovanie nevylučuje poskytovanie príspevku na dopravu do zamestnania a späť podľa § 7 ods. 3 písm. a) ZSF.

Evidencia poskytovaných príspevkov

Zamestnanec, ktorý poskytuje zamestnancom príspevok na dopravu do zamestnania podľa § 7 ods. 3 písm. a) zákona o SF, má povinnosť podľa § 7 ods. 6 zákona o SF viesť evidenciu o poskytovaní príspevkov. Ako má evidencia vyzerať, nie je ustanovené v zákone o SF ani v inom právnom predpise.

Finančné prostriedky sociálneho fondu a ich vedenie

Finančné prostriedky SF zamestnávateľ by mal viesť podľa § 6 ods. 1 zákona o SF na osobitnom účte. Na tento účet sa prevádzajú finančné prostriedky podľa § 6 ods. 2 zákona o SF vo výške 1/12 do 15 dní po začatí každého mesiaca vo forme preddavkov z predpokladanej ročnej výšky základu na určenie povinného prídelu.

V súlade s § 6 ods. 1 zákona o SF nie je potrebné, aby mal otvorený osobitný bankový účet, na ktorom by mal uložené finančné prostriedky SF. Podľa ustanovenia majú byť prostriedky SF vedené na osobitnom účte fondu zamestnávateľa, t. j. u podnikateľov, ktorí účtujú v sústave JÚ postačí, ak budú finančné prostriedky SF evidovať v knihe SF. Peňažné prostriedky SF už nemusia byť uložené len na osobitnom bankovom účte, tak ako to bolo v minulosti. Podnikateľ ich môže uložiť podľa § 6 ods. 1 ZSF na osobitnom analytickom účte SF alebo na osobitnom účte v banke.

Účtovanie sociálneho fondu v jednoduchom účtovníctve

Jednoduché účtovníctvo (ďalej len JÚ) je považované za „účtovníctvo daňové“, ktoré striktne vychádza z ustanovení ZDP. Výsledok JÚ, základ dane, je bez ďalších úprav podkladom pre výpočet dane z príjmov FO. Z definícií daňového a nedaňového výdavku vyplýva, že tvorba SF je daňový výdavok za predpokladu, ak tak ustanovuje osobitný predpis. Týmto predpisom je ZSF.

Kniha sociálneho fondu

Postupy účtovania v JÚ ukladajú podnikateľom v § 7 ods. 3 účtovať tvorbu SF aj v knihe SF ako prírastok alebo úbytok SF. ZÚ ani Postupy účtovania neurčujú, ako má kniha SF vyzerať a čo všetko má obsahovať.

Účtovanie tvorby SF s osobitným bankovým účtom

Ak má podnikateľ uložené peňažné prostriedky SF na osobitnom bankovom účte (účet SF), účtuje o tvorbe SF v peňažnom denníku v priebehu účtovného obdobia, t. j. mesačne.

Príklad:

Podnikateľ, ktorý podniká ako FO a účtuje v sústave JÚ, zamestnáva 5 zamestnancov, s ktorými má uzavretú pracovnú zmluvu. Podnikateľ nemá so zamestnancami uzavretú kolektívnu zmluvu. Podnikateľ tvorí SF podľa ustanovení ZSF vo výške 0,6 % (povinný prídel do SF). Peňažné prostriedky SF má uložené na osobitnom bankovom účte (účet SF). Výplatný termín je vo firme určený na 15. V mesiaci január 2014 bola mzda zamestnancov, ktorá slúži na výpočet povinného prídelu do SF (súhrn hrubých miezd zúčtovaných zamestnancom za 1/2014), vo výške 3 750 €. Výplata bola zamestnancom prevedená na bankové účty 13. 2. 2014 a 13. 2. 2014. Podnikateľ uskutočnil prevod finančných prostriedkov z pokladnice vo výške 22,50 € na účet SF 13. 2. 2014.

Uvedenú hospodársku operáciu zaúčtoval podľa § 7 ods. 3 Postupov účtovania v JÚ. Do peňažného denníka účtoval 13. 2. 2014 podľa § 4 ods. 6 písm. a) Postupov účtovania v JÚ nasledovne:

  • Por. číslo: (nasleduje číslo riadku v peňažnom denníku)
  • Dátum: 13. 2. 2014
  • Text: Prevod z pokladnice na účet SF
  • Stĺpec PD: Tvorba SF
  • Suma: 22,50 €

Účtovanie tvorby SF bez osobitného bankového účtu

Ak podnikateľ nemá uložené peňažné prostriedky SF na osobitnom bankovom účte, čo mu ZSF umožňuje, tvorbu SF účtuje v peňažnom denníku až k 31. 12. ako uzávierkovú účtovnú operáciu. Uvedený postup účtovania vyplýva z § 7 ods. 3 Postupov účtovania v JÚ. Do peňažného denníka zaúčtuje tvorbu SF ako uzávierkovú účtovnú operáciu podľa § 8 ods. 4 písm. a) Postupov účtovania v JÚ.

Uzávierkové účtovné operácie sú posledné zápisy v peňažnom denníku, ktoré sa účtujú podľa § 8 ods. 4 Postupov účtovania v JÚ a:

  • 1a. zvýšia príjmy o sumy doteraz nezaúčtované v peňažnom denníku, ktoré sa zahrnú do základu dane z príjmov do položky príjmy celkom a do položiek príjmov podľa § 4 ods. 6 písm. a) Postupov účtovania v JÚ,
  • 1b. znížia príjmy o sumy doteraz zaúčtované v peňažnom denníku, ktoré sa nezahrnú do základu dane z príjmov,
  • 1c. zvýšia výdavky o sumy doteraz nezaúčtované v peňažnom denníku, ktoré sa zahrnú do základu dane z príjmov do položky výdavky celkom a do položiek príjmov podľa § 4 ods. 6 písm. b) Postupov účtovania v JÚ,
  • 1d. znížia výdavky o sumy doteraz zaúčtované v peňažnom denníku, ktoré sa nezahrnú do základu dane z príjmov.

Príklad:

Podnikateľ, ktorý podniká ako FO a účtuje v sústave JÚ, v roku 2013 zamestnával 6 zamestnancov, s ktorými má uzavretú pracovnú zmluvu. So zamestnancami nemá uzavretú kolektívnu zmluvu. Podnikateľ tvorí SF podľa ustanovení ZSF vo výške 0,6 % (povinný prídel do SF). Podnikateľ postupuje pri účtovaní tvorby SF podľa § 7 ods. 3 Postupov účtovania v JÚ. Keďže nemá peňažné prostriedky SF uložené na osobitnom bankovom účte, zaúčtoval tvorbu SF do peňažného denníka až 31. 12. 2013.

Do peňažného denníka zaúčtoval podnikateľ tvorbu SF vo výške 337,83 € 31. 12. 2013 ako uzávierkovú účtovnú operáciu podľa § 8 ods. 4 písm. a) Postupov účtovania v JÚ nasledovne:

  • Por. číslo: (nasleduje číslo riadku v peňažnom denníku)
  • Dátum: 31. 12. 2013
  • Text: Tvorba SF
  • Stĺpec PD: Tvorba SF
  • Suma: 337,83 €

Daňové hľadisko sociálneho fondu

Podľa § 19 ods. 1 ZDP, ak výšku výdavku (nákladu) limituje osobitný predpis, preukázaný výdavok (náklad) je možné zahrnúť do daňových výdavkov najviac do výšky tohto limitu. Ak výšku výdavku (nákladu) limituje tento zákon alebo jeho zahrnutie v zdaňovacom období upravuje tento zákon v inej výške ako osobitný predpis, preukázaný výdavok (náklad) je možné zahrnúť do daňových výdavkov len v rozsahu a za podmienok ustanovených v tomto zákone.

Podľa § 21 ods. 1 písm. h) ZDP nie sú daňovo uznané výdavky, ktoré nesúvisia so zdaniteľným príjmom.

U podnikateľov je dôležité na konci roka preveriť výšku príspevkov do SF, lebo tvorba SF je u podnikateľov daňovým výdavkom. V prípade, že podnikateľ stanoví nesprávnu výšku tvorby SF, napríklad vyššiu ako stanovuje ZSF, jeho daňový výdavok je vyšší a daň z príjmov nižšia.

Podnikateľ by mal preveriť výšku prídelu do SF, t. j. či bol SF tvorený v súlade s ustanoveniami § 3 ods. 1 ZSF. Ak zistí rozdiely, výšku SF by mal upraviť. Ak napríklad podnikateľ tvoril SF povinným prídelom vo výške 1 % a nemal na zvýšený povinný prídel do SF nárok, lebo nesplnil všetky ustanovenia § 3 ods. 2 ZSF (za predchádzajúci rok dosiahnuť zisk a mať splnené všetky daňové a odvodové povinnosti), je povinný upraviť, resp. rozčleniť prídel do SF na výdavky uznané podľa § 19 ods. 1 ZDP.

Ak by sa podnikateľ rozhodol, že bude tvoriť vyšší SF, ako mu ukladá samotný zákon, prekročil by stanovený limit a porušil by ustanovenia § 19 ods. 1 ZDP.

Zdaňovanie a odvody príspevkov zo sociálneho fondu u zamestnanca

Z pohľadu zamestnanca sú príjmy (peňažné aj nepeňažné plnenie) zo závislej činnosti definované a zdaniteľné v súlade s § 5 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov. Rozlišujeme:

  • príjmy, ktoré nie sú predmetom dane - definované v § 3 ods. 2 a § 5 ods. 7 zákona o dani z príjmov,
  • príjmy oslobodené od dane - definované v § 9 a § 5 ods. 7 zákona o dani z príjmov.

Povinné plnenia voči zamestnancom, či už ide o stravovanie alebo rekreácie, vstupujú zamestnávateľovi do daňových výdavkov.

Dobrovoľné plnenia zo sociálneho fondu - nad rozsah ustanovený predpismi, tzn. podľa znenia zákona o dani z príjmov je oslobodená suma príspevku v súlade s § 152a Zákonníka práce. Musia byť teda splnené podmienky a výška príspevku na rekreáciu v sume 55 % oprávnených výdavkov, najviac však v sume 275 eur za kalendárny rok. Ak zamestnávateľ zo sociálneho fondu poskytne príspevok nad tento stanovený rozsah, táto časť príspevku bude u zamestnanca podliehať zdaneniu, odvodom.

Plnenia zo sociálneho fondu, či už ide o peňažné alebo nepeňažné plnenia, teda môžu byť zdaniteľné aj nezdaniteľné. Zároveň platí, že ak peňažný, nepeňažný príjem zamestnanca podlieha zdaneniu podľa § 5 zákona o dani z príjmov, podlieha aj odvodom do Sociálnej poisťovne (zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v zne­ní neskorších predpisov) a do zdravotnej poisťovne (zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov).

Zúčtovanie sociálneho fondu

Zúčtovanie prostriedkov fondu za kalendárny rok vykoná zamestnávateľ najneskôr do 31. januára nasledujúceho roka. Ak sa vedie sociálny fond na osobitnom účte v banke alebo v pobočke zahraničnej banky za mesiac december, môže zamestnávateľ tvoriť fond z predpokladanej výšky miezd alebo platov a previesť finančné prostriedky na účet fondu do 31. januára nasledujúceho roka.

tags: #sociálny #fond #v #peňažnom #denníku #účtovanie

Ďalšie články