Splnomocnenie na odhlasovanie a prihlasovanie zamestnancov do zdravotnej poisťovne: Komplexný sprievodca

Zamestnávanie zamestnancov je spojené s množstvom povinností voči štátu a inštitúciám. Jednou z kľúčových oblastí je oblasť zdravotného poistenia, kde zamestnávateľ musí zabezpečiť prihlásenie a odhlásenie zamestnancov v príslušnej zdravotnej poisťovni. Tento článok poskytuje komplexný pohľad na túto problematiku, vrátane splnomocnenia na vykonávanie týchto úkonov.

Právny rámec zamestnávania zamestnancov

Pracovnoprávne vzťahy v súvislosti so zamestnávaním fyzických osôb právnickými alebo fyzickými osobami upravuje zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej len zákon). Podľa § 7 ods. 1 zákona je zamestnávateľom právnická alebo fyzická osoba, ktorá zamestnáva aspoň jednu fyzickú osobu v pracovnoprávnom vzťahu, a ak to ustanovuje osobitný predpis, aj v obdobných pracovných vzťahoch.

V zmysle § 9 zákona v pracovnoprávnych vzťahoch robí právne úkony za zamestnávateľa, ktorý je právnická osoba, štatutárny orgán alebo ním poverená osoba. Ak je teda rozsah činností spoločnosti tak veľký, že vyžaduje, aby spoločnosť mala ďalších spolupracovníkov, je potrebné zaoberať sa otázkami, ktoré súvisia so zamestnávaním zamestnancov.

Registrácia zamestnávateľa a zamestnancov

Daňový úrad

Spoločnosť je povinná postupovať v zmysle § 31 zákona o správe daní a poplatkov a registrovať sa na daň z príjmov. Túto povinnosť si splnila po vzniku a má už pridelené DIČ. Keď začne vyplácať mzdu zamestnancom, vznikne jej povinnosť platiť preddavky na daň zo závislej činnosti. V zmysle § 35 zákona o dani z príjmov zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane, vyberie preddavok na daň zo zdaniteľnej mzdy zamestnanca. Obvykle zamestnávateľ vykonáva vyúčtovanie príjmov zo závislej činnosti mesačne za uplynulý kalendárny mesiac, teda mesačne zrazí preddavok na daň.

Sociálna poisťovňa

Zamestnávateľ je v zmysle § 231 ods. 1 písm. a) zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení povinný prihlásiť sa do registra zamestnávateľov v Sociálnej poisťovni pred prvým zamestnaním zamestnanca. Prihlásenie sa vykonáva na predpísanom tlačive „Registračný list zamestnávateľa“. Tento list musí byť podpísaný konateľom alebo osobou splnomocnenou na zastupovanie konateľa.

Prečítajte si tiež: Vzor splnomocnenia ÚPSVaR

Zamestnávateľ je povinný v zmysle § 231 ods. 1 písm. b) zákona o sociálnom poistení prihlásiť do Sociálnej poisťovne každého zamestnanca pred začatím výkonu práce. Prihlásenie sa vykonáva na tlačive „Registračný list FO“. Rovnako je povinnosť prihlásiť v zmysle zákona aj zamestnancov, ktorí pracujú na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.

Zdravotná poisťovňa

Platiteľ poistného - zamestnávateľ sa prihlasuje, odhlasuje z registra platiteľov v zmysle § 24 ods.1 písm. k) zákona o zdravotnom poistení a oznamuje zmenu v údajoch v zmysle § 23 ods. 8. Platiteľ poistného oznamuje zmeny v zmysle § 23 ods. 8 a § 24 ods. 1 písm. k) zákona č. 580/2004 Z.z..

Platiteľ poistného, ktorý je zamestnávateľom je od 1.1.2021 povinný v zmysle § 24 ods.1 písmena k) zákona č. 580/2004 Z.z. Platiteľ poistného - zamestnávateľ je povinný podľa písmena j) plniť si oznamovacie povinnosti vyplývajúce mu z § 23 odsek 8, t.z. Spôsob nahlasovania uvedených údajov do zdravotnej poisťovne určil Úrad pre dohľad nad zdravotnou starostlivosťou v Metodickom usmernení č. 12/12/2014 s platnosťou od 02.03.2023.

Splnomocnenie na zastupovanie zamestnávateľa

Keďže za zamestnávateľa (právnickú osobu) robí právne úkony štatutárny orgán alebo ním poverená osoba, je bežné, že konateľ spoločnosti splnomocní inú osobu na vykonávanie úkonov spojených s prihlasovaním a odhlasovaním zamestnancov do zdravotnej poisťovne.

Čo by malo splnomocnenie obsahovať?

• Identifikačné údaje splnomocniteľa (zamestnávateľa): Názov spoločnosti, sídlo, IČO, DIČ.
• Identifikačné údaje splnomocnenca: Meno, priezvisko, bydlisko, dátum narodenia, číslo OP.
• Rozsah splnomocnenia: Presné vymedzenie úkonov, na ktoré je splnomocnenec oprávnený (napr. prihlasovanie a odhlasovanie zamestnancov do zdravotnej poisťovne, komunikácia so zdravotnou poisťovňou, preberanie dokumentov).
• Doba platnosti splnomocnenia: Od - do (ak je splnomocnenie vydané na dobu určitú).
• Podpis splnomocniteľa: Podpis konateľa spoločnosti (štatutárneho orgánu).
• Dátum vydania splnomocnenia.
• Úradne overený podpis splnomocniteľa (odporúčané).

Vzor splnomocnenia:

Hoci neexistuje univerzálny vzor splnomocnenia, je dôležité, aby obsahovalo všetky vyššie uvedené náležitosti. Vzor splnomocnenia si môže zamestnávateľ prispôsobiť svojim potrebám.

Prečítajte si tiež: Rodičovský príspevok a splnomocnenie

Povinnosti zamestnávateľa voči Sociálnej poisťovni

Mesačný výkaz poistného a príspevkov

Pri registrácii zamestnávateľ uviedol výplatný termín a tento deň je dňom splatnosti odvodov a dňom, ku ktorému je povinný predkladať mesačný výkaz poistného a príspevkov do Sociálnej poisťovne. Mesačný výkaz poistného a príspevkov je možné podať:

• a) písomne
• b) elektronicky - je povinný podávať mesačné výkazy zamestnávateľ, ktorý zamestnáva viac ako 8 zamestnancov. Registráciu k elektronickému zasielaniu výkazov vykoná štatutárny zástupca spoločnosti alebo ním poverená osoba. Potrebuje k tomu výpis z obchodného registra, poverená osoba aj plnomocenstvo od štatutárneho zástupcu. Na základe podpísaného Vyhlásenia zamestnávateľa o pristúpení na podmienky elektronického zasielania údajov na účely sociálneho poistenia Sociálna poisťovňa pridelí užívateľské meno a grid kartu.

Od 1. 9. 2007 sa v prílohe mesačného výkazu uvádzajú aj zamestnanci, ktorí v danom mesiaci nemali mzdu, ale sú u zamestnávateľa prihlásení.

Ďalšie oznamovacie povinnosti

Zamestnávateľ je povinný do 3 dní po 10. dni kalendárneho mesiaca odstúpiť pobočke Sociálnej poisťovne tlačivo, na ktorom sa preukazuje dočasná pracovná neschopnosť zamestnanca. Oznamovaciu povinnosť je zamestnávateľ povinný plniť na tlačivách alebo inou formou, ktorú určí Sociálna poisťovňa. Zmeny, ktoré vzniknú a týkajú sa zamestnanca, či už jeho osobných údajov, prerušenia poistenia, ale aj zmeny napr. Od 1. 9. 2007 je povinný každý zamestnávateľ, ktorý zamestnáva viac ako 8 zamestnancov, vykonávať všetky zmeny týkajúce sa zamestnancov prostredníctvom internetu - elektronicky. V prípade odoslania tlačiva elektronicky alebo formou SMS, ktoré nie je podpísané zaručeným elektronickým podpisom, je potrebné ho do troch dní potvrdiť na pobočke Sociálnej poisťovne.

Zamestnávateľ je povinný viesť o svojich zamestnancoch evidenciu na účely sociálneho poistenia a starobného dôchodkového sporenia v rozsahu, ktoré určuje zákon o sociálnom poistení. V § 232 zákona o sociálnom poistení je uvedené, ktoré údaje musí táto evidencia obsahovať.

Dňom ukončenia pracovného pomeru zanikajú zamestnancovi poistenia a zamestnávateľ je povinný odhlásiť ho najneskôr v deň nasledujúci po zániku poistenia. To znamená, že ak zamestnávateľ ukončil so zamestnancom pracovný pomer 25. 8. 2010, je povinný najneskôr 26. 8. 2010 ho odhlásiť. Túto skutočnosť oznámi na tlačive „Registračný list FO“ s označením „odhláška“.

Prečítajte si tiež: Sociálna poisťovňa: Splnomocnenia a formuláre prehľadne

Zamestnávateľ je povinný do 3 dní po ukončení pracovného pomeru odovzdať Sociálnej poisťovni Evidenčný list dôchodkového poistenia.

Ak zamestnávateľ z nejakého dôvodu prestane zamestnávať osoby, je povinný do ôsmich dní od ukončenia pracovného pomeru s posledným zamestnancom odhlásiť sa z registra zamestnávateľov. Túto skutočnosť oznámi na tlačive „Registračný list zamestnávateľa“ s označením „odhláška“.

Vymeriavací základ a sadzby poistného

Vymeriavací základ zamestnanca podľa § 138 ods. 1 zákona o sociálnom poistení je príjem zamestnanca, ktorý podlieha dani z príjmov fyzických osôb podľa osobitného predpisu a dosiahnutý v rozhodujúcom období, okrem príjmov, ktoré nie sú zahrnuté do vymeriavacieho základu. Medzi príjmy, ktoré sa nezahŕňajú do vymeriavacieho základu, patrí napr.:

• c) náhrada mzdy za dovolenku na zotavenie, náhrada mzdy za sviatok, náhrada mzdy pri prekážkach v práci podľa osobitného predpisu.

Vymeriavací základ, pokiaľ tento zákon neustanovuje inak, je najmenej vo výške minimálnej mzdy zamestnanca v pracovnom pomere odmeňovaného mesačnou mzdou (vyplýva to zo Zákonníka práce, podľa ktorého mesačná mzda zamestnanca nesmie byť nižšia ako minimálna mzda).

Zákon stanovuje maximálny vymeriavací základ, ktorý vychádza z 12-násobku priemernej mesačnej mzdy v hospodárstve.

Každoročne sa mení výška minimálnej mzdy. Od 1. 1. 2010 sa zmenila minimálna mzda z 295,50 eura na 307,70 eura mesačne a z 1,698 eura na 1,768 eura na hodinu. Nový minimálny vymeriavací základ pre platby do Sociálnej poisťovne a pre platby preddavkov na verejné zdravotné poistenie platí od 1. januára 2010. Minimálny vymeriavací základ (307,70 eura) a maximálny vymeriavací základ pre platenie preddavkov na verejné zdravotné poistenie (2 169,09 eura) je platný od 1. 1. 2010 do 31. 12. Minimálny vymeriavací základ (307,70 eura)pre platenie poistného do Sociálnej poisťovne je platný od 1. 1. 2010 do 31. 12. 2010. Maximálne vymeriavacie základy pre platenie jednotlivých druhov poistenia do Sociálnej poisťovne sa menia od 1. 7.

Zmena zdravotnej poisťovne

Zmena zdravotnej poisťovne je možná raz ročne, konkrétne do konca septembra. Na Slovensku máte možnosť vybrať si medzi tromi inštitúciami: štátnou Všeobecnou zdravotnou poisťovňou a súkromnými poisťovňami Dôvera a Union. Táto flexibilita umožňuje poisťovniam súťažiť o poistencov a ponúkať rôzne výhody, ako napríklad príspevky na stomatológa, vrátenie doplatkov za lieky a ďalšie.

Na zmenu ZP musíte do jednej z vybraných inštitúcií podať prihlášku, najneskôr do 30. septembra daného kalendárneho roka. Po potvrdení prihlášky budete do novej poisťovne patriť od 1. januára nasledujúceho roka. Ak prihlášku podáte až po 30. septembri, zmena poisťovne začne platiť až o rok neskôr.

Prijímanie prihlášok je možné elektronicky, telefonicky, poštou alebo osobne, pričom každá poisťovňa má svoje vlastné postupy.

Poistenec nemusí podpisovať žiadne ďalšie zmluvy so zdravotnou poisťovňou. Stačí, ak oznámi zmenu ZP svojmu zamestnávateľovi do 8. januára nasledujúceho roka. Táto povinnosť zabezpečuje, že váš zamestnávateľ bude odvádzať poistné na správnu poisťovňu. Nedodržanie tejto povinnosti môže viesť k pokute vo výške 340 eur.

Zamestnávateľ má niekoľko povinností po tom, ako sa zamestnanec rozhodne zmeniť svoju ZP. Musí aktualizovať informácie v mzdovom softvéri, vrátane zadania čísla účtu pre nové odvody. Taktiež musí zabezpečiť odhlásenie zo staršej poisťovne a prihlásenie do novej do ôsmich pracovných dní.

Ak sa rozhodnete vzdať sa zmeny ZP, môžete to urobiť písomne do konca septembra. Je dôležité mať na pamäti, že prihlášku môžete podať len do jednej poisťovne. Ak podáte viacero prihlášok, musíte stiahnuť tie, ktoré nechcete, a informovať ostatné poisťovne, inak budú všetky neplatné.

tags: #splnomocnenie #na #odhlasovanie #a #prihlasovanie #zamestnancov