Ako nahlásiť PN zamestnanca do Sociálnej poisťovne registračným listom: Kompletný sprievodca

Tento článok poskytuje podrobný prehľad o tom, ako správne nahlásiť práceneschopnosť (PN) zamestnanca do Sociálnej poisťovne pomocou registračného listu, s ohľadom na aktuálne legislatívne zmeny a povinnosti zamestnávateľa.

Úvod do problematiky miezd a povinností zamestnávateľa

Začínajúci mzdári a personalisti musia mať rozsiahle znalosti o zákonoch súvisiacich so zamestnávaním. Medzi kľúčové právne predpisy patria: Zákonník práce, zákon o zdravotnom poistení, zákon o sociálnom poistení, zákon o dani z príjmov, zákon o cestovných náhradách a zákon o sociálnom fonde. Okrem týchto zákonov je potrebné brať do úvahy aj zákon o ochrane osobných údajov, zákon o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia, zákon o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a ďalšie relevantné právne normy.

Pri práci so mzdami je nevyhnutné plniť množstvo povinností a dodržiavať lehoty. Všetky činnosti sa spravidla opakujú pre každého zamestnanca. Tento článok poskytuje prehľad povinností súvisiacich so vznikom a trvaním pracovného pomeru alebo dohody a rozoberá jednotlivé kroky, ktoré musí mzdár ovládať.

Príprava pracovno-právnych dokumentov

Prvým krokom je získanie potrebných údajov o budúcom zamestnancovi, ktoré sú nevyhnutné pre prípravu pracovnej zmluvy a prihlášok do zdravotnej a Sociálnej poisťovne. Medzi tieto údaje patrí meno, priezvisko, číslo občianskeho preukazu, rodné číslo a ďalšie. Je dôležité dbať na súlad s nariadením GDPR už od tohto kroku.

Pred nástupom do zamestnania musí zamestnanec podpísať pracovnú zmluvu. Okrem pracovnej zmluvy je potrebné pripraviť na podpis aj oboznámenie alebo súhlas s informáciami potrebnými na spracovanie osobných údajov v súlade s GDPR a vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane a daňového bonusu. Toto tlačivo zamestnanec podpisuje, ak si chce u zamestnávateľa uplatniť nezdaniteľnú časť základu dane alebo daňový bonus na deti.

Prečítajte si tiež: Dôchodok na Slovensku: Sprievodca

V prípade, že zamestnávateľ plánuje zamestnať dohodára, musí mzdár pripraviť na podpis konkrétny druh dohody - dohodu o brigádnickej práci študentov, dohodu o pracovnej činnosti alebo dohodu o vykonaní práce. Študent pracujúci na dohodu o brigádnickej práci študentov si môže u jedného zamestnávateľa uplatniť odvodovú výnimku a nezdaniteľnú časť základu dane. Študenti pracujúci na základe iných typov dohôd alebo na pracovný pomer si odvodovú výnimku v Sociálnej poisťovni uplatniť nemôžu. Na uplatnenie odvodovej výnimky sa podpisuje Oznámenie a čestné vyhlásenie.

Starobní dôchodcovia, predčasní starobní dôchodcovia, invalidní dôchodcovia, výsluhoví dôchodcovia po dovŕšení dôchodkového veku a invalidní výsluhoví dôchodcovia pracujúci na dohodu o vykonaní práce alebo dohodu o pracovnej činnosti si môžu uplatniť odvodovú výnimku z platenia dôchodkového poistenia do hranice 200 eur u jedného zamestnávateľa. Ak si chcú u zamestnávateľa uplatniť odvodovú výnimku, podpisujú tlačivo Oznámenie a čestné vyhlásenie (odvodová úľava - DOCHODCOVIA). Možnosť uplatnenia nezdaniteľnej časti základu dane u dôchodcu závisí od toho, či mal k začiatku roka priznaný dôchodok (alebo spätne priznaný k začiatku roka) alebo nie. Takisto závisí aj od výšky dôchodku.

Registrácia zamestnávateľa a zamestnanca

Je potrebné pripraviť registračný list zamestnávateľa do Sociálnej poisťovne. Osoba oprávnená konať za zamestnávateľa by mala ísť s registračným listom zamestnávateľa do Sociálnej poisťovne a vybaviť si elektronický prístup do Sociálnej poisťovne. Registrácia zamestnávateľa v Sociálnej poisťovni sa musí vykonať najneskôr deň pred nástupom prvého zamestnanca do práce. Ak by zamestnávateľ išiel vybaviť registráciu zamestnávateľa deň pred nástupom prvého zamestnanca (tzn. posledný deň lehoty), treba mu zároveň pripraviť aj registračný list fyzickej osoby na prihlásenie zamestnanca do Sociálnej poisťovne. Je to z toho dôvodu, že pri vybavení elektronického prístupu do Sociálnej poisťovne môže zamestnávateľ elektronicky podávať dokumenty spravidla až nasledujúci deň.

Prihlásenie zamestnanca a dohodára do Sociálnej poisťovne je nutné vykonať najneskôr pred začatím výkonu činnosti zamestnanca a dohodára. Mzdár prihlási zamestnanca resp. dohodára do Sociálnej poisťovne na tlačive Registračný list fyzickej osoby. Do Sociálnej poisťovne sa prihlasujú všetci zamestnanci a všetky osoby pracujúce na základe dohôd vykonávaných mimo pracovného pomeru.

Registráciu zamestnávateľa v príslušnej zdravotnej poisťovni je nutné uskutočniť najneskôr do 8 pracovných dní od nástupu prvého zamestnanca do zamestnania. Registrácia zamestnávateľa sa vykoná prostredníctvom Oznámenia o vzniku, zmene a zániku platiteľa poistného. Zároveň by si mal zamestnávateľ vybaviť elektronický prístup do e-pobočky príslušnej zdravotnej poisťovne. Zamestnávateľ s minimálne 3 zamestnancami má povinnosť komunikovať so zdravotnou poisťovňou elektronicky. Pre zamestnávateľa s 1-2 zamestnancami nie je povinné komunikovať so zdravotnou poisťovňou elektronicky, ale je to pre nich ekonomicky výhodnejšie, efektívnejšie a rýchlejšie.

Prečítajte si tiež: Invalidný dôchodok a roky poistenia

Prihlásenie zamestnanca do zdravotnej poisťovne je potrebné vykonať najneskôr do 8 pracovných dní od nástupu zamestnanca do zamestnania prostredníctvom tlačiva Oznámenie zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie.

Registrácia zamestnávateľa na daňovom úrade

Na registráciu zamestnávateľa na daňovom úrade ako platiteľa dane z príjmov zo závislej činnosti je určené tlačivo Žiadosť o registráciu, oznámenie zmien, žiadosť o zrušenie registrácie na daň z príjmov, daň z pridanej hodnoty a daň z poistenia. Ak je zamestnávateľ registrovaný pre daň z príjmov (napr. z príjmov právnickej osoby alebo fyzickej osoby), je potrebné oznámiť zmenu daňovému úradu, že sa stal platiteľom dane z príjmov zo závislej činnosti do 30 dní odo dňa, kedy mu vznikla povinnosť zrážať preddavky na daň.

Ak zamestnávateľ ešte nie je registrovaný na daňovom úrade (napríklad ak ide o novovzniknutú firmu), jeho lehota na registráciu ako platiteľa dane z príjmov zo závislej činnosti je do konca nasledujúceho mesiaca po mesiaci, v ktorom mu vznikla povinnosť zrážať preddavky na daň.

Ďalšie povinnosti zamestnávateľa

Zamestnávateľ má mnoho povinností v súvislosti s bezpečnosťou a ochranou zdravia pri práci (BOZP) a pracovnou zdravotnou službou (PZS), napríklad aj oznamovanie zamestnancov v 2. kategórii Úradu verejného zdravotníctva. Pred zamestnaním prvého zamestnanca by mal zamestnávateľ disponovať vyhodnotením neodstrániteľných nebezpečenstiev a ohrození. Zamestnávateľ musí disponovať lekárskym posudkom o zdravotnej spôsobilosti zamestnanca vydaným lekárom zo vstupnej lekárskej prehliadky zamestnanca, ak si to vyžadujú zákony.

Ďalšou povinnosťou zamestnávateľa je zabezpečenie školení pre zamestnancov súvisiacich s BOZP. Takisto musí zamestnávateľ zabezpečiť posúdenie zdravotného rizika v súvislosti s faktorom práce a pracovného prostredia a zabezpečiť vypracovanie posudku o riziku s kategorizáciou prác. Povinnosti súvisiace s PZS a BOZP sú obvykle mimo rozsahu činnosti mzdára.

Prečítajte si tiež: Potrebné body pre invalidný dôchodok

Stravné lístky

Ak zamestnávateľ poskytuje zamestnancom stravné lístky, osobou vydávajúcou stravné lístky je častokrát mzdár. Zamestnanec má nárok na stravný lístok, ak v rámci pracovnej zmeny vykonáva prácu viac ako 4 hodiny. Nárok na stravné lístky majú len zamestnanci zamestnaní na pracovný pomer. Mzdár eviduje nákup a výdaj stravných lístkov zamestnancom. Na začiatku každého mesiaca vydáva zamestnancom stravné lístky na daný mesiac, pričom musí zohľadniť stravné lístky vydané v minulom mesiaci, na ktoré zamestnanec nemal nárok (napr. z dôvodu dovolenky).

Výpočet mzdy, odvodov a daní

Jednou z pravidelných mesačných povinností mzdára je výpočet mzdy, odvodov a preddavkov na daň zamestnanca. V prvom kroku musí mzdár získať a skontrolovať dochádzky zamestnancov. Na základe dochádzky (evidencie pracovného času) môže mzdár vypočítať mzdu zamestnanca. Ak zamestnanec bol počas mesiaca na dovolenke alebo pracovne neschopný, musí mu mzdár do výpočtu mzdy zahrnúť aj náhradu mzdy za dovolenku, resp. náhradu mzdy pri PN.

Pri výpočte odvodov študenta a dôchodcu pracujúcich na dohodu je potrebné zohľadniť aj odvodovú výnimku na sociálne poistenie do 200 eur. To platí len v prípade, ak si ju u daného zamestnávateľa uplatňujú. Mzdár nesmie pri výpočte hrubých miezd zabudnúť na výpočet výšky sociálneho fondu.

Prihlásenie a odhlásenie dohodárov

Po skončení mesiaca je potrebné prihlásiť/odhlásiť študenta a dôchodcu v Sociálnej poisťovni na dôchodkové poistenie pri prekročení/neprekročení hranice 200 eur/mesiac. Prihlášky/odhlášky je potrebné vykonať minimálne 1 deň pred podávaním mesačných výkazov poistného a príspevkov, resp. výkazov poistného a príspevkov do Sociálnej poisťovne. Ak študent/dôchodca mal v mesiaci hrubú mzdu vo výške 150 eur a v druhom mesiaci mal hrubú mzdu 220 eur, je potrebné ho po skončení druhého mesiaca prihlásiť do Sociálnej poisťovne na dôchodkové poistenie. Prihlášky/odhlášky dohodárov - študentov a dôchodcov do Sociálnej poisťovne sa vykonávajú prostredníctvom tlačiva Registračný list FO.

Dohodárov vykonávajúcich práce na základe dohody o pracovnej činnosti alebo dohody o vykonaní práce s pravidelným príjmom je nutné prihlasovať v zdravotnej poisťovni len na reálne odpracované dni. Dohodárov s nepravidelným príjmom prihlasuje mzdár na jeden deň, a to na posledný deň kalendárneho mesiaca, ktorý predchádza mesiacu vyplatenia príjmu.

Mesačné výkazy

Mesačnou povinnosťou mzdára je podávanie výkazov do Sociálnej poisťovne, zdravotnej poisťovne, na daňový úrad a na doplnkové dôchodkové sporenie (III. pilier), ak zamestnávateľ prispieva zamestnancom na III. pilier. Do Sociálnej poisťovne je nutné každý mesiac podať mesačný výkaz poistného a príspevkov, prípadne výkaz poistného a príspevkov (nie každý mesiac). Výkaz preddavkov na poistné na verejné zdravotné poistenie zamestnávateľa sa podáva do príslušnej zdravotnej poisťovne, v ktorej je zamestnanec poistený. Termín na podanie výkazov do Sociálnej a zdravotnej poisťovne je deň splatnosti ním odvádzaného poistného a príspevkov. Na daňový úrad podáva mzdár každý mesiac Prehľad o zrazených a odvedených preddavkoch na daň. Prehľad je povinný podať najneskôr do konca kalendárneho mesiaca po mesiaci, za ktorý sa prehľad podáva. V prípade, že má zamestnávateľ uzavretú zamestnávateľskú zmluvu s doplnkovou dôchodkovou spoločnosťou, mzdár je povinný mesačne predkladať výkaz do DDS.

Údaje k platbám miezd

Zamestnávateľ každý mesiac platí mzdu zamestnancovi, zrazenú daň zo závislej činnosti, odvody do Sociálnej poisťovne zo miezd a preddavky do zdravotnej poisťovne zo miezd. Okrem týchto povinných platieb zamestnávateľ v určitých prípadoch platí odvody na III. pilier, prípadne ostatné zrážky zo miezd (napr. exekučné platby nariadené súdom) a pod.

Zrazenú daň je nutné zaplatiť na osobný účet daňovníka pridelený daňovým úradom s konkrétnym predčíslím účtu dane zo závislej činnosti. Platbu je nutné označiť variabilným symbolom zloženým z čísla 1100MMRRRR, pričom MM označuje mesiac, za ktorý sa platí preddavok a RRRR označuje rok, za ktorý sa platí preddavok na daň zo závislej činnosti.

Odvody do Sociálnej poisťovni sa platia na číslo účtu konkrétnej pobočky, pod ktorú spadá zamestnávateľ. Platba sa označuje variabilným symbolom, čo je číslo zamestnávateľa pridelené Sociálnou poisťovňou a špecifickým symbolom MMRRR, pričom MM označuje mesiac, za ktorý sa odvody odvádzajú.

Preddavky do príslušnej zdravotnej poisťovne sa platia na číslo účtu konkrétnej pobočky podľa miestnej príslušnosti zamestnávateľa. Variabilný symbol sa uvádza IČO zamestnávateľa doplnené poslednými dvoma číslicami v závislosti od konkrétnej poisťovne. Špecifický symbol predstavuje mesiac a rok, za ktorý sa platia preddavky do zdravotnej poisťovne.

Mzdová evidencia

Pri vyúčtovaní mzdy nesmie mzdár zabudnúť vydať zamestnancovi výplatnú pásku, resp. výplatnú listinu, ktorá obsahuje priznanú hrubú mzdu, jednotlivé zrážky do Sociálnej, zdravotnej poisťovne, na daňový úrad a pod. Zamestnávateľ, resp. mzdár musí viesť evidenciu pracovného času jednotlivých zamestnancov (aj u dohodárov). Takisto musí mzdár viesť aj evidenciu uzatvorených dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.

Oprava chybných údajov na registračnom liste

Ak zamestnávateľ omylom uviedol nesprávny údaj na registračnom liste fyzickej osoby, je potrebné ho opraviť. Zamestnanca je potrebné prihlásiť najneskôr pred začatím jeho výkonu práce. Ako zamestnanca prihlasujete každého, kto je s vami v právnom vzťahu a zároveň má od vás príjem zo závislej činnosti. Zamestnávateľ bude odvádzať poistné za zamestnanca a platiť poistné za seba ako za zamestnávateľa.

V prípade zamestnanca cudzinca, ktorý nemá pridelené rodné číslo, je potrebné zaslať pobočke registračný list fyzickej osoby (RLFO) - prihlášku elektronicky prostredníctvom eSlužieb, alebo v papierovej forme. Ak predložíte RLFO - prihlášku v papierovej forme, pobočka vygeneruje na účely sociálneho poistenia identifikačné číslo sociálneho zabezpečenia. Pred elektronickým zaslaním RLFO prostredníctvom eSlužieb prostredníctvom bezpečnej komunikácie alebo elektronickej schránky je potrebné zaslať pobočke údaje zamestnanca cudzinca, najmä meno, priezvisko a dátum narodenia. Pobočka zamestnancovi vygeneruje na účely sociálneho poistenia identifikačné číslo sociálneho zabezpečenia, ktoré zašle prostredníctvom bezpečnej komunikácie alebo elektronickej schránky.

Elektronická práceneschopnosť (ePN)

Od 1. júna 2023 lekári povinne vystavujú potvrdenia o dočasnej pracovnej neschopnosti (PN) elektronicky. Zamestnanci už nemusia doručovať PN zamestnávateľovi, túto oznamovaciu povinnosť preberá Sociálna poisťovňa. Zamestnávateľa však musíte bezodkladne informovať, že ste PN a nedostavíte sa do práce.

Ak máte viacero pracovnoprávnych vzťahov, lekár vyznačí tie, z ktorých môžete pracovať aj počas ePN.

Zamestnávateľ je povinný Sociálnej poisťovni oznámiť číslo účtu, na ktoré vypláca zamestnancovi mzdu a dátum posledného dňa výkonu práce pred vznikom ePN, ak možno predpokladať, že zamestnancovi vznikne nárok na nemocenské. Ak zamestnávateľ vypláca mzdu v hotovosti, oznámi túto skutočnosť Sociálnej poisťovni. Na nahlásenie týchto údajov má 3 dni od sprístupnenia informácie o vzniku ePN Sociálnou poisťovňou. Ak je ePN potvrdená z dôvodu pracovného úrazu alebo choroby z povolania, do 3 dní odo dňa zániku nároku na náhradu príjmu musí zamestnávateľ oznámiť aj dni, za ktoré zamestnancovi patrila náhrada príjmu pri práceneschopnosti.

Ohlasovanie PN do zdravotnej poisťovne

Začiatok poberania náhrady príjmu počas PN/ePN sa oznamuje do zdravotnej poisťovne kódom 1O Z s dátumom začiatku poberania náhrady príjmu. Ukončenie poberania náhrady príjmu oznamuje kódom 1O K ale iba v prípade, ak PN trvá maximálne 10 dní. Rovnaké pravidlá platia aj pre dohodárov. Ak práceneschopnosť trvá viac ako 10 dní, tak ukončenie PN/ePN ani poberanie náhrady príjmu zamestnávateľ neoznamuje. Pokiaľ dohodár nemá nárok na náhradu príjmu z dôvodu, že napr. nie je nemocensky poistený, kód 1O sa nezasiela.

Prerušenie sociálneho poistenia

Zamestnancovi sa prerušuje sociálne poistenie odo dňa nasledujúceho po uplynutí 52 týždňov trvania PN až do jej skončenia. Ak ide o ePN, zamestnávateľ nenahlasuje Sociálnej poisťovni prerušenie poistenia z tohto dôvodu.

Nová povinnosť doplniť IBAN do RLFO od 1. apríla 2026

Od 1. apríla 2026 nadobudne účinnosť nová povinnosť pre registračný list fyzickej osoby (RLFO), ktorým sa zamestnanci prihlasujú (a odhlasujú) do Sociálnej poisťovne. Zamestnávatelia budú musieť sledovať a implementovať zmeny. RLFO bude obsahovať aj údaj o IBAN zamestnanca. Táto povinnosť sa bude vzťahovať na všetkých nových zamestnancov prihlásených od 1. apríla 2026. Zamestnávatelia budú musieť doplniť údaj o IBANe alebo spôsobe výplaty mzdy v hotovosti pre všetkých svojich existujúcich zamestnancov, ktorí boli prihlásení do Sociálnej poisťovne pred 1. aprílom 2026, najneskôr do 31. marca 2026. Po oznámení IBAN zamestnanca odpadá povinnosť zasielať Sociálnej poisťovni potvrdenie o príjme (číslo účtu) pri elektronickej PN (ePN). Ak v priebehu zamestnania dôjde k zmene spôsobu výplaty mzdy, je potrebné túto zmenu nahlásiť Sociálnej poisťovni.

Oznamovanie údajov k ePN Sociálnej poisťovni

Zamestnávateľ má zákonnú povinnosť nahlasovať údaje k ePN Sociálnej poisťovni. Ak zamestnávateľ nenahlási tieto údaje (napr. ePN je vystavená z dôvodu choroby a skončila sa do 10 dní, tzn. predpoklad, že zamestnancovi nárok na nemocenské nevznikne), Sociálna poisťovňa nebude uvedené údaje požadovať, ak nárok na dávku nevzniká. Ak zamestnávateľ si nie je istý, či zamestnancovi pravdepodobne vznikne/nevznikne nárok na dávku zo Sociálnej poisťovne, odporúča sa potrebné údaje zasielať vždy.

tags: #ako #nahlasit #PN #zamestnanca #do #socialnej