Zmluva na účtovné práce: Vzor a dôležité aspekty

Podnikatelia, ktorí sa rozhodnú zveriť vedenie svojho účtovníctva externej účtovnej firme, by mali venovať zvýšenú pozornosť zmluvnému vzťahu. Dôkladne spísaná zmluva o vedení účtovníctva je kľúčová pre identifikáciu oboch zmluvných strán, stanovenie ich práv a povinností a určenie doby trvania zmluvného vzťahu. Dôraz na detail a podrobnosť v zmluve môže v budúcnosti predísť prípadným sporom a nejasnostiam.

Typy zmlúv o vedení účtovníctva

Zmluvy o vedení účtovníctva je možné rozdeliť do dvoch základných kategórií:

  • Pomenované zmluvy: Ich presný názov a obsah upravuje Obchodný zákonník. Príkladom je mandátna zmluva, ktorá sa v praxi často využíva.
  • Nepomenované zmluvy: Podľa § 296 Obchodného zákonníka je možné uzavrieť aj zmluvu, ktorá nie je upravená ako typ zmluvy. Môže byť nazvaná akokoľvek, väčšinou sa označuje ako zmluva o vedení účtovníctva, o poskytnutí účtovníckych služieb.

Ak sa rozhodnete pre uzavretie nepomenovanej zmluvy, je nevyhnutné upraviť všetky oblasti zmluvy do detailov, aby ste sa tak vyhli možnému sporu. V nepomenovanej zmluve je totiž potrebné vyriešiť detailne všetky aspekty zmluvného vzťahu, inak zmluvné strany pri prípadnom spore nevedia ako postupovať pri zmluvne neupravenej oblasti. Ďalšou možnosťou je definovať hlavné oblasti zmluvy o vedení účtovníctva a v ostatných prípadoch sa odvolať na niektorú konkrétnu pomenovanú zmluvu v Obchodnom zákonníku. Využiť môžete napríklad práve odvolanie sa na mandátnu zmluvu.

Kľúčové náležitosti zmluvy o vedení účtovníctva

Zmluva o vedení účtovníctva by mala obsahovať nasledujúce náležitosti:

1. Identifikácia zmluvných strán

Je potrebné presne identifikovať obe zmluvné strany, a to vykonávateľa (účtovná firma) a objednávateľa (podnikateľský subjekt, ktorý prenecháva vedenie svojho účtovníctva externej účtovníckej firme).

Prečítajte si tiež: Vzor zmluvy o príspevku

Napríklad:

  • Objednávateľ:
    • Obchodné meno: ABC, s.r.o.
    • Sídlo: Veselá 12, 020 01 Púchov, Slovenská republika
    • IČO: 12 345 67
    • Registrácia: Obchodný register Okresného súdu Trenčín, Oddiel: Sro, Vložka číslo: 12345/R
    • Zastúpená: Jozef Novák, konateľ (ďalej len „objednávateľ“)
  • Dodávateľ:
    • Obchodné meno: DEF, s.r.o.
    • Sídlo: Okružná 20, 020 01 Púchov, Slovenská republika
    • IČO: 76 543 21
    • Registrácia: Obchodný register Okresného súdu Trenčín, Oddiel: Sro, Vložka číslo: 54321/R
    • Zastúpená: Peter Novák, konateľ (ďalej len „dodávateľ“)

2. Predmet zmluvy

Táto časť upravuje, čo sa rozumie pod vedením účtovníctva - ktoré činnosti bude zahrňovať vedenie účtovníctva účtovníckou firmou pre podnikateľa.

Príklady činností zahrnutých pod vedením účtovníctva:

  • Spracovanie a predkontácia predložených dokladov.
  • Spracovanie účtovného denníka a hlavnej knihy.
  • Vedenie knihy pohľadávok a záväzkov, evidencia vydaných, prijatých faktúr.
  • Evidencia DPH a spracovanie daňových priznaní DPH.
  • Evidencia dlhodobého hmotného a nehmotného majetku, zaúčtovanie odpisov majetku.
  • Spracovanie podkladov na inventarizáciu majetku.
  • Spracovanie daňových priznaní k dani z príjmu PO a príslušných výkazov.
  • Spracovanie daňového priznania k dani z motorových vozidiel.
  • Spracovanie ročnej účtovnej závierky vrátane príslušných výkazov.
  • Zaúčtovanie všetkých účtovných dokladov (vymenovať ktorých, napr. bankových výpisov, faktúr, interných dokladov a pod.)
  • Spracovanie podkladov pre štvrťročné daňové priznanie k DPH.
  • Spracovanie štvrťročných a celoročných výstupov z účtovného programu (uviesť ktoré presne, v akej forme, termíny vyhotovenia výstupov).
  • Vypracovanie daňového priznania k dani z nehnuteľnosti a pod.

Príklady činností nezahrnutých pod vedením účtovníctva:

  • Agenda miezd.
  • Vypracovanie daňového priznania k dani z príjmov.
  • Vystavovanie prvotných dokladov (napr. vydané faktúry) a pod.

3. Odmena a jej splatnosť

V tejto časti sa upravuje výška odmeny za vedenie účtovníctva a termíny vyplácania odmeny.

Príklady:

  • Mesačne za spracovanie účtovnej evidencie 50,- Eur (slovom: päťdesiat Eur).
  • Spracovanie účtovných dokladov 1,- Euro (slovom: jedno Euro) za položku v účtovnom denníku.
  • Daňové priznanie k dani z príjmu PO 150,- Eur (slovom stopäťdesiat Eur) ročne.
  • Výška mesačného paušálu za účtovnícke služby.
  • Odmena za jeden spracovaný účtovný doklad.
  • Odmena za zostavenie daňového priznania k dani z príjmov.
  • Odmena za zostavenie účtovnej závierky a pod.

Splatnosť odmeny je na základe fakturácie a dohodnutá odmena bude uhradená odberateľom bezhotovostne na číslo účtu 1234678/0900 vedený v ČSOB, a.s. po obdržaní faktúry.

4. Práva a povinnosti zmluvných strán

Je dôležité vymenovať všetky práva a povinnosti podnikateľa a účtovníckej firmy, s ktorou sa zmluva uzatvára. Napríklad by mali byť jednoznačne stanovené termíny, kedy dochádza k predávaniu potrebných dokumentov a to na strane podnikateľa, aj na strane účtovníckej firmy.

Prečítajte si tiež: Pracovná zmluva opatrovateľky v Belgicku

Práva a povinnosti podnikateľa:

  • Poskytnúť všetky podklady, doklady a dokumenty potrebné pre potreby zaúčtovania.
  • Vyhotoviť zoznam všetkých predávaných dokumentov potvrdený podpisom účtovníckej firmy.
  • Informovať o termínoch a výsledkoch daňových kontrol.
  • Právo na vyžiadanie vysvetlenia k spôsobu zaúčtovania účtovných dokladov.
  • Právo na informácie minimálne raz mesačne o stave vedenia účtovníctva a pod.

Práva a povinnosti účtovníckej firmy:

  • Plnenie zmluvných podmienok v súlade so záujmom podnikateľa a dodržiavanie zákonov a predpisov, ktoré súvisia s predmetom zmluvy.
  • Zachovanie mlčanlivosti voči tretej strane o skutočnostiach, ktoré podnikateľ považuje za obchodné tajomstvo.
  • Vyhotovenie zoznamu vrátených dokladov, ktoré pri vrátení podnikateľ potvrdí svojim podpisom a pod.

5. Zodpovednosť zmluvných strán

Je dôležité stanoviť rozsah zodpovednosti účtovníckej firmy za prípadnú škodu spôsobenú podnikateľovi - stanovené by malo byť kto presne zodpovedá za škodu a hlavne akým spôsobom budú riešené náhrady škody. Zmluva o vedení účtovníctva by mala obsahovať aj prípady, kedy nie je možné prenášať škodu na účtovnú firmu.

Príklady:

  • Účtovnícka firma nezodpovedá za pravdivosť, správnosť, včasnosť a úplnosť dokladov odovzdaných podnikateľom na spracovanie.
  • Podnikateľ zodpovedá za škodu vzniknutú neskoro predanými účtovnými dokladmi, zatajením informácií a pod.

6. Doba trvania zmluvy a jej ukončenie

V zmluve by nemal chýbať údaj o dobe trvania zmluvy a o výpovednej lehote zmluvy, ak ide o zmluvu na dobu neurčitú. Zmluva sa uzatvára na neurčitý čas s účinnosťou od 01.02.2015.

7. Ďalšie dôležité zmluvné podmienky

  • Spôsob archivácie účtovných záznamov a osoba zodpovedná za archiváciu.
  • Podpisové záznamy - spôsob a technika podpisových záznamov na účtovných dokumentoch.
  • Povinnosť zachovávať mlčanlivosť účtovníckej firmy o všetkých údajoch týkajúcich sa podnikateľa a jeho klientov nielen počas trvania doby zmluvy, ale aj po jej skončení.

8. Záverečné ustanovenia

  • Dátum a miesto podpisu zmluvy.
  • Podpisy oboch zmluvných strán, ktorými obe zmluvné strany vyjadrujú súhlas s uvedenými zmluvnými podmienkami.
  • Zmluva je vyhotove­ná v dvoch (2) rovnopisoch, pričom objednávateľ obdrží jeden (1) rovnopis a dodávateľ obdrží jeden (1) rovnopis.

Vzor zmluvy o vedení účtovníctva

Zmluva o vedení účtovníctva

Zmluvné strany:

1/ Objednávateľ:

  • Obchodné meno: ABC, s.r.o.
  • Sídlo: Veselá 12, 020 01 Púchov, Slovenská republika
  • IČO: 12 345 67
  • Registrácia: Obchodný register Okresného súdu Trenčín, Oddiel: Sro, Vložka číslo: 12345/R
  • Zastúpená: Jozef Novák, konateľ (ďalej len „objednávateľ“)

a

2/ Dodávateľ:

Prečítajte si tiež: Dôležité aspekty zmluvy o sociálnej službe

  • Obchodné meno: DEF, s.r.o.
  • Sídlo: Okružná 20, 020 01 Púchov, Slovenská republika
  • IČO: 76 543 21
  • Registrácia: Obchodný register Okresného súdu Trenčín, Oddiel: Sro, Vložka číslo: 54321/R
  • Zastúpená: Peter Novák, konateľ (ďalej len „dodávateľ“)

(objednávateľ a dodávateľ spolu aj ako „zmluvné strany“ a každý samostatne aj ako „zmluvná strana“)

sa dohodli na uzatvorení tejto Zmluvy o vedení účtovníctva (ďalej len „zmluva“) v zmysle ust. § 269 ods. 2 zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v platnom znení, za nasledovných podmienok:

Článok I. Predmet zmluvy

Predmetom zmluvy je vedenie podvojného účtovníctva v rozsahu zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a platných postupov účtovania s nasledovnou špecifikáciou:

  • Spracovanie a predkontácia predložených dokladov.
  • Spracovanie účtovného denníka a hlavnej knihy.
  • Vedenie knihy pohľadávok a záväzkov, evidencia vydaných, prijatých faktúr.
  • Evidencia DPH a spracovanie daňových priznaní DPH.
  • Evidencia dlhodobého hmotného a nehmotného majetku, zaúčtovanie odpisov majetku.
  • Spracovanie podkladov na inventarizáciu majetku.
  • Spracovanie daňových priznaní k dani z príjmu PO a príslušných výkazov.
  • Spracovanie daňového priznania k dani z motorových vozidiel.
  • Spracovanie ročnej účtovnej závierky vrátane príslušných výkazov.

Článok II. Odmena a jej splatnosť

  1. Zmluvné strany sa dohodli na nasledovnom spôsobe odmeňovania:
  • Mesačne za spracovanie účtovnej evidencie 50,- Eur (slovom: päťdesiat Eur)
  • Spracovanie účtovných dokladov 1,- Euro (slovom: jedno Euro) za položku v účtovnom denníku
  • Daňové priznanie k dani z príjmu PO 150,- Eur (slovom stopäťdesiat Eur) ročne.
  1. Splatnosť odmeny je na základe fakturácie a dohodnutá odmena bude uhradená odberateľom bezhotovostne na číslo účtu 1234678/0900 vedený v ČSOB, a.s. po obdržaní faktúry.

Článok III. Čas plnenia

Zmluva sa uzatvára na neurčitý čas s účinnosťou od 01.02.2015.

Článok IV. Záverečné ustanovenia

Zmluva je vyhotove­ná v dvoch (2) rovnopisoch, pričom objednávateľ obdrží jeden (1) rovnopis a dodávateľ obdrží jeden (1) rovnopis.

Dohoda o vykonaní práce

V kontexte účtovných prác je dôležité spomenúť aj dohodu o vykonaní práce, ktorá sa riadi § 226 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonníka práce. Túto dohodu je možné uzatvoriť najviac na 12 mesiacov a vykonanie práce je limitované 350 hodinami v kalendárnom roku.

Dohoda o vykonaní práce by mala obsahovať:

  • Identifikáciu strán dohody: Zamestnávateľ a zamestnanec (doplnte údaje zamestnanca).
  • Predmet dohody: Presný popis pracovnej úlohy.
  • Doba trvania dohody: Dohoda sa uzatvára na dobu určitú, a to do (doplniť dátum), dovtedy je zamestnanec povinný vykonať pracovnú úlohu. Zamestnávateľ sa so zamestnancom dohodli, že zamestnanec začne s výkonom práce najskôr odo dňa nasledujúcom po dni uzavretia tejto dohody.
  • Spôsob ukončenia dohody:
    • Dohodou uzatvorenou medzi zamestnávateľom a zamestnancom o ukončení dohody o vykonaní práce. Dohoda o ukončení musí byť písomná a musí byť podpísaná obidvomi zmluvnými stranami, inak je neplatná.
    • Odstúpením zamestnávateľa, ak zamestnanec nevykonával pracovnú úlohu v dohodnutej dobe. Odstúpenie je účinné jeho doručením zamestnancovi.
    • Odstúpením zamestnanca, ak nemôže pracovnú úlohu vykonať preto, že mu zamestnávateľ neutvoril dohodnuté pracovné podmienky. Zamestnávateľ je v tomto prípade povinný nahradiť škodu, ktorá mu tým vznikla. Odstúpenie je účinné jeho doručením zamestnávateľovi.
  • Povinnosti zamestnanca:
    • Vykonávať dohodnuté pracovné úlohy osobne.
    • Vykonávať dohodnuté pracovné úlohy svedomite, riadne, zodpovedne a včas podľa svojich znalostí a vedomostí a dodržiavať podmienky dohodnuté v dohode.
    • Riadne hospodáriť so zverenými prostriedkami, ochraňovať majetok zamestnávateľa pred poškodením, stratou a zničením.
    • Dodržiavať právne predpisy vzťahujúce sa na ním vykonávanú pracovnú úlohu, najmä právne predpisy na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, dodržiavať ostatné predpisy vzťahujúce sa na prácu ním vykonávanú.
    • Dodržiavať vnútropodnikové predpisy a pokyny nadriadených.
    • Dodržiavať pracovnú disciplínu.
    • Oznámiť zamestnávateľovi včas svoju neprítomnosť na pracovisku.
    • Nekonať v rozpore s oprávnenými záujmami zamestnávateľa.
    • Dodržiavať pokyny a predpisy na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci.
    • Konať tak, aby neohrozil život alebo zdravie iného zamestnanca, ani tretích osôb.
    • Zamestnanec je povinný písomne oznamovať zamestnávateľovi bez zbytočného odkladu všetky zmeny, ktoré sa týkajú jeho pracovnoprávneho vzťahu a súvisia s jeho osobou, najmä zmenu jeho mena, priezviska, trvalého pobytu alebo prechodného pobytu, adresy pre doručovanie písomností, a ak sa so súhlasom zamestnanca poukazuje výplata na účet v banke alebo pobočke zahraničnej banky, aj zmenu bankového spojenia.
    • Zamestnanec zodpovedá zamestnávateľovi za škodu spôsobenú porušením povinností pri výkone práce, alebo v priamej súvislosti s ňou rovnako ako zamestnanec v pracovnom pomere.
  • Povinnosti zamestnávateľa:
    • Prideľovať zamestnancovi prácu podľa tejto dohody.
    • Utvárať zamestnancom primerané pracovné podmienky zabezpečujúce riadny a bezpečný výkon práce, poskytovať potrebné základné prostriedky, materiál, náradie a osobné ochranné pracovné prostriedky.
    • Oboznámiť zamestnancov s právnymi predpismi a ostatnými predpismi vzťahujúcimi sa na prácu nimi vykonávanú, najmä s predpismi na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci.
    • Poskytnúť zamestnancom za vykonanú prácu dohodnutú odmenu a dodržiavať ostatné dohodnuté podmienky.
    • Dodržiavať ostatné pracovné podmienky ustanovené právnymi predpismi a ostatnými predpismi a touto dohodou.
  • Mlčanlivosť: Zamestnanec sa zaväzuje, že bude zachovávať mlčanlivosť o skutočnostiach, o ktorých sa dozvie v súvislosti s vykonávaním práce pre zamestnávateľa podľa dohody, a ktoré v záujme zamestnávateľa nemožno oznámiť iným osobám, najmä o spôsobe a systéme práce zamestnávateľa, o jeho dohodnutej politike, a to vrátane údajov o obchodných partneroch, iných spolupracujúcich osobách zamestnávateľa, finančnej situácii a hospodárení zamestnávateľa, vnútornej organizácii, vzťahoch, o ktorých sa dozvie v súvislosti s vykonávaním činnosti pre zamestnávateľa podľa dohody. Zamestnanec sa zaväzuje, že skutočnosti, ktoré sú uvedené v odseku 1 tohto článku neoznámi/ neumožní ich sprístupnenie tretej osobe, a ani ich nepoužije v rozpore s ich účelom pre svoje potreby a ani potreby tretej osoby.
  • Záverečné ustanovenia:
    • Táto dohoda obsahuje úplnú dohodu medzi obomi stranami dohody vzhľadom k pracovnoprávnemu vzťahu založenému medzi nimi. Akékoľvek zmeny tejto dohody sú možné len písomnou dohodou strán dohody.
    • Vo veciach neupravených touto dohodou, sa zmluvný vzťah spravuje príslušnými ustanoveniami Zákonníka práce a iných všeobecne záväzných právnych predpisov.
    • Táto dohoda je vyhotovená v troch rovnopisoch, dva pre zamestnávateľa a jeden pre zamestnanca. Zamestnanec svojím podpisom potvrdzuje prevzatie jedného rovnopisu tejto dohody.
    • Táto dohoda nadobúda platnosť dňom podpisu obidvoma stranami dohody a jej účinnosť nastáva odo dňa dohodnutého ako deň nástupu do práce.
    • Obe strany dohody vyhlasujú, že sú plne spôsobilé na právne úkony, že ich zmluvná voľnosť nie je ničím obmedzená, že túto dohodu neuzavreli v tiesni ani za nápadne nevýhodných podmienok, obsah dohody si dôkladne prečítali a tento im je jasný, zrozumiteľný a vyjadrujúci ich slobodnú, vážnu a spoločnú vôľu na znak súhlasu ju vlastnoručne podpisujú.

………………………………………..Zamestnávateľ

………………………………………..Zamestnanec

Príkazná zmluva

Príkazná zmluva je ďalším typom zmluvy, ktorá sa môže využiť v kontexte účtovných prác. Upravuje ju § 724 až § 732 zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník. Predmetom tejto zmluvy je záväzok obstarať nejakú vec alebo vykonať inú činnosť.

Tento typ zmluvy sa obvykle využíva na vykonanie určitej náhodnej alebo príležitostnej činnosti. Je potrebné dávať pozor, aby sa touto zmluvou nezakrývala činnosť, ktorá by mala byť predmetom napr. pracovnoprávneho vzťahu, čiže by mala charakter závislej práce.

Príkazník je povinný vykonať príkaz osobne. Odmenu je potrebné dohodnúť, pretože vo všeobecnosti inak platí, že odmena patrí len v prípade, ak bola dohodnutá alebo je obvyklá, najmä vzhľadom na povolanie príkazníka (§ 730 ods. 1 Občianskeho zákonníka). Zároveň nárok na odmenu vzniká aj v prípade, ak výsledok nenastal (§ 730 ods. 2 Občianskeho zákonníka).

Dátumy účinnosti zmluvy

Dátum účinnosti zmluvy je kľúčový pre určenie obdobia, počas ktorého platia zmluvné podmienky. V praxi sa stretávame s rôznymi dátumami účinnosti, napríklad:

  • 01.01.
  • Do 31.12.
  • 01.01.2013 - 30.12.2013
  • 01.01.2014 - 31.12.2014

Je dôležité, aby bol dátum účinnosti zmluvy jasne definovaný a aby zodpovedal dohode zmluvných strán.

tags: #zmluva #na #uctovne #prace #vzor

Ďalšie články