Zmluva o používaní súkromného vozidla vo firme: Vzor a dôležité aspekty

V podnikateľskej praxi sa často stretávame s tým, že zamestnávateľ vyšle na pracovnú cestu svojho zamestnanca s jeho vlastným motorovým vozidlom (súkromným vozidlom zamestnanca). Právne predpisy neustanovujú žiadne osobitné podmienky pre používanie cestných motorových vozidiel (ďalej len MV) zamestnancom pre potreby zamestnávateľa.

Právny rámec a legislatíva

Používanie súkromného motorového vozidla zamestnanca pre služobné účely sa riadi predovšetkým zákonom č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len ZCN). Dôležité sú aj ďalšie právne predpisy, ako napríklad:

  • Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (ZÚ).
  • Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov (ZDP).
  • Opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky č. (Postupy účtovania).
  • Oznámenie Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky č.

Zamestnanec sa môže so zamestnávateľom dohodnúť, že použije pri pracovnej ceste motorové vozidlo, ktoré je cestným vozidlom alebo traktorom, okrem vozidla poskytnutého zamestnávateľom. Zamestnávateľ pri použití MV zamestnanca na pracovnú cestu postupuje v súlade s ustanovením § 7 ZCN. Ak sa zamestnanec dohodne so zamestnávateľom, že použije na pracovnú cestu vlastné MV, patrí mu podľa § 7 ods. 1 ZCN náhrada.

Dohoda o používaní motorového vozidla

Dohoda o používaní cestného motorového vozidla je dokument, ktorý sa uzatvára medzi zamestnávateľom a zamestnancom podľa § 7 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov. Upravuje podmienky, za ktorých môže zamestnanec použiť na pracovnú cestu vlastné cestné motorové vozidlo, ktoré mu neposkytol zamestnávateľ. Formulár je povinnou súčasťou administrácie pracovnej cesty a prikladá sa k cestovnému príkazu.

Obsah dohody

Formulár je určený pre zamestnancov vysielaných na pracovnú cestu, ktorí využívajú vlastné vozidlo, a pre zamestnávateľov, ktorí s týmto použitím súhlasia. V dokumente sa uvádzajú údaje o vozidle:

Prečítajte si tiež: Vzor zmluvy o príspevku

  • Kategória
  • Značka
  • Evidenčné číslo
  • Číslo technického preukazu

Rovnako sa uvádzajú aj poistné údaje:

  • Číslo zákonnej a havarijnej poistky
  • Názov poisťovne
  • Použitie prívesu

Dohoda tiež obsahuje vyhlásenie o tom, že zamestnávateľ nezodpovedá za škodu spôsobenú protiprávnym konaním zamestnanca, a že spoluúčasť z havarijného poistenia nie je predmetom náhrady. Formulár musí byť podpísaný oboma stranami a vyhotovený v dvoch rovnopisoch - jeden ostáva u zamestnávateľa, druhý sa prikladá k cestovnému príkazu.

Náhrady pri používaní súkromného vozidla

Zamestnancovi pri použití súkromného vozidla na pracovnej ceste prináležia dve základné náhrady:

  1. Základná náhrada za každý 1 km jazdy: Sumy základnej náhrady pre jednostopové MV a osobné MV ustanovuje opatrenie, ktoré vydá MPSVaR. Sumy základnej náhrady za použitie MV pri pracovnej ceste pre rok 2023 sú uvedené v prílohe č. 1.
  2. Náhrada za spotrebované pohonné hmoty (PHL): Táto náhrada patrí zamestnancovi podľa § 7 ods. 3 ZCN. Ceny PHL preukazuje zamestnanec podľa § 7 ods. 4 ZCN.

Interná smernica spoločnosti

Z dôvodu jednotných podmienok používania iných motorových vozidiel, ako je vozidlo Zamestnávateľa, a to motorového vozidla zamestnanca v spoločnosti zamestnávateľa XY, s. r. o., sa môže vypracovať interná smernica. Podľa tejto internej smernice sa poskytujú náhrady v spoločnosti XY, s. r. o.

Obsah internej smernice

Interná smernica by mala upravovať najmä:

Prečítajte si tiež: Pracovná zmluva opatrovateľky v Belgicku

  1. Použitie súkromného motorového vozidla, t. j. podmienky jeho používania.
  2. Postup pri schvaľovaní používania súkromného vozidla.
  3. Spôsob preukazovania nákladov na PHL.
  4. Výpočet a vyplácanie náhrad.
  5. Zodpovednosť zamestnanca a zamestnávateľa.

Interná smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti XY, s. r. o. Dátum spracovania smernice a meno osoby, ktorá smernicu schválila (funkcia, napr. riaditeľ) by mali byť uvedené.

Dôležité aspekty a povinnosti

Právne predpisy neukladajú zamestnávateľovi povinnosť overiť si, či má zamestnanec oprávnenie riadiť MV, či je MV havarijne poistené, či je vozidlo hospodárne a podobne. Tieto a prípadne ďalšie hľadiská môže zamestnávateľ vyžadovať podľa svojho uváženia predovšetkým s ohľadom na možné dôsledky, napríklad z hľadiska vzniku škody, pracovného úrazu a podobne.

Zamestnávateľ by mal zvážiť nasledovné:

  • Overenie vodičského oprávnenia: Uistiť sa, že zamestnanec má platné vodičské oprávnenie pre danú kategóriu vozidla.
  • Havarijné poistenie: Odporúča sa vyžadovať havarijné poistenie vozidla, aby sa minimalizovali riziká v prípade škody.
  • Technický stav vozidla: Zabezpečiť, aby vozidlo bolo v dobrom technickom stave a spĺňalo všetky predpísané normy.
  • Hospodárnosť: Stanoviť interné pravidlá pre hospodárne používanie vozidla, napríklad obmedzenie maximálnej spotreby PHL.

Ukladanie dokumentov a záložky

Systém by mal umožňovať ukladanie navštívených dokumentov s možnosťou ich opätovného otvorenia alebo uloženia medzi záložky (HISTÓRIA). Taktiež by mal umožňovať ukladať vybrané alebo často používané odkazy na dokumenty a triediť ich podľa individuálnych potrieb (ZÁLOŽKY).

Prečítajte si tiež: Dôležité aspekty zmluvy o sociálnej službe

tags: #zmluva #o #pouzivani #sukromneho #vozidla #vo

Ďalšie články