Vzory zmlúv o účtovníckych službách: Kompletný sprievodca

Ak ste podnikateľ, ktorý je povinný viesť účtovníctvo, ale túto záležitosť chcete zveriť inej osobe, je nevyhnutné uzavrieť zmluvu o vedení účtovníctva. Táto zmluva je kľúčová pre identifikáciu oboch zmluvných strán, stanovenie ich práv a povinností, a určenie doby trvania zmluvného vzťahu. Dôkladná a podrobná zmluva môže v budúcnosti predísť prípadným sporom o nedodržaní zmluvných podmienok alebo prehrám v súdnych sporoch o vzniknutej škode pri vedení účtovníctva.

Typy zmlúv o vedení účtovníctva

Zmluvy o vedení účtovníctva sa dajú rozdeliť na dva základné typy:

• Pomenované zmluvy: Ich presný názov a obsah upravuje Obchodný zákonník. Príkladom pre účely vedenia účtovníctva môže byť mandátna zmluva, ktorá sa v praxi často využíva.
• Nepomenované zmluvy: Podľa § 296 Obchodného zákonníka je možné uzavrieť aj zmluvu, ktorá nie je upravená ako typ zmluvy. Môže byť nazvaná akokoľvek, väčšinou sa označuje ako zmluva o vedení účtovníctva alebo o poskytnutí účtovníckych služieb.

Ak sa rozhodnete pre uzavretie nepomenovanej zmluvy, je dôležité upraviť všetky oblasti zmluvy do detailov, aby ste sa vyhli možným sporom. V nepomenovanej zmluve je potrebné detailne vyriešiť všetky aspekty zmluvného vzťahu, inak zmluvné strany pri prípadnom spore nevedia, ako postupovať pri zmluvne neupravenej oblasti. Alternatívne môžete definovať hlavné oblasti zmluvy o vedení účtovníctva a v ostatných prípadoch sa odvolať na niektorú konkrétnu pomenovanú zmluvu v Obchodnom zákonníku, napríklad na mandátnu zmluvu.

Čo by nemalo v zmluve o vedení účtovníctva chýbať

Zmluva o vedení účtovníctva by mala obsahovať nasledujúce kľúčové prvky:

1. Identifikácia zmluvných strán

Je potrebné jednoznačne identifikovať obe zmluvné strany:

Prečítajte si tiež: Vzor zmluvy o príspevku

• Vykonávateľa: Účtovná firma (napr. DEF, s.r.o., so sídlom Okružná 20, 020 01 Púchov, Slovenská republika, IČO: 76 543 21, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Trenčín, Oddiel: Sro, Vložka číslo: 54321/R, zastúpená Petrom Novákom, konateľom).
• Objednávateľa: Podnikateľský subjekt, ktorý prenecháva vedenie svojho účtovníctva externej účtovníckej firme (napr. ABC, s.r.o., so sídlom Veselá 12, 020 01 Púchov, Slovenská republika, IČO: 12 345 67, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Trenčín, Oddiel: Sro, Vložka číslo: 12345/R, zastúpená Jozefom Novákom, konateľom).

2. Predmet zmluvy

Táto časť upravuje, čo sa rozumie pod vedením účtovníctva - ktoré činnosti bude zahrňovať vedenie účtovníctva účtovníckou firmou pre podnikateľa. Príklady činností, ktoré môžu byť predmetom zmluvy:

• Spracovanie a predkontácia predložených dokladov.
• Spracovanie účtovného denníka a hlavnej knihy.
• Vedenie knihy pohľadávok a záväzkov, evidencia vydaných a prijatých faktúr.
• Evidencia DPH a spracovanie daňových priznaní DPH.
• Evidencia dlhodobého hmotného a nehmotného majetku, zaúčtovanie odpisov majetku.
• Spracovanie podkladov na inventarizáciu majetku.
• Spracovanie daňových priznaní k dani z príjmu PO a príslušných výkazov.
• Spracovanie daňového priznania k dani z motorových vozidiel.
• Spracovanie ročnej účtovnej závierky vrátane príslušných výkazov.
• Zaúčtovanie všetkých účtovných dokladov (bankových výpisov, faktúr, interných dokladov a pod.).
• Spracovanie podkladov pre štvrťročné daňové priznanie k DPH.
• Spracovanie štvrťročných a celoročných výstupov z účtovného programu (uviesť ktoré presne, v akej forme, termíny vyhotovenia výstupov).
• Vypracovanie daňového priznania k dani z nehnuteľnosti a pod.

V zmluve môže byť uvedené aj to, čo nie je predmetom zmluvy a ktoré činnosti účtovnícka firma nebude vykonávať. Napríklad:

• Agenda miezd.
• Vypracovanie daňového priznania k dani z príjmov.
• Vystavovanie prvotných dokladov (napr. vydané faktúry) a pod.

3. Odmena za účtovnícke služby

V tejto časti sa upravuje výška odmeny za vedenie účtovníctva a termíny vyplácania odmeny. Príklady:

• Výška mesačného paušálu za účtovnícke služby (napr. 50,- Eur mesačne za spracovanie účtovnej evidencie).
• Odmena za jeden spracovaný účtovný doklad (napr. 1,- Euro za položku v účtovnom denníku).
• Odmena za zostavenie daňového priznania k dani z príjmov (napr. 150,- Eur ročne).
• Odmena za zostavenie účtovnej závierky a pod.
• Splatnosť odmeny je na základe fakturácie a dohodnutá odmena bude uhradená odberateľom bezhotovostne na číslo účtu (napr. 1234678/0900 vedený v ČSOB, a.s.) po obdržaní faktúry.

4. Práva a povinnosti podnikateľa a účtovníckej firmy

Je dôležité vymenovať všetky práva a povinnosti podnikateľa a účtovníckej firmy, s ktorou sa zmluva uzatvára. Mali by byť jednoznačne stanovené termíny, kedy dochádza k predávaniu potrebných dokumentov a to na strane podnikateľa, aj na strane účtovníckej firmy.

Práva a povinnosti podnikateľa:

• Poskytnúť všetky podklady, doklady a dokumenty potrebné pre potreby zaúčtovania.
• Vyhotoviť zoznam všetkých predávaných dokumentov potvrdený podpisom účtovníckej firmy.
• Informovať o termínoch a výsledkoch daňových kontrol.
• Právo na vyžiadanie vysvetlenia k spôsobu zaúčtovania účtovných dokladov.
• Právo na informácie minimálne raz mesačne o stave vedenia účtovníctva a pod.

Práva a povinnosti účtovníckej firmy:

• Plnenie zmluvných podmienok v súlade so záujmom podnikateľa a dodržiavanie zákonov a predpisov, ktoré súvisia s predmetom zmluvy.
• Zachovanie mlčanlivosti voči tretej strane o skutočnostiach, ktoré podnikateľ považuje za obchodné tajomstvo.
• Vyhotovenie zoznamu vrátených dokladov, ktoré pri vrátení podnikateľ potvrdí svojim podpisom a pod.

5. Zodpovednosť zmluvných strán

Je dôležité stanoviť rozsah zodpovednosti účtovníckej firmy za prípadnú škodu spôsobenú podnikateľovi - stanovené by malo byť kto presne zodpovedá za škodu a hlavne akým spôsobom budú riešené náhrady škody. Zmluva o vedení účtovníctva by mala obsahovať aj prípady, kedy nie je možné prenášať škodu na účtovnú firmu. Napríklad:

Prečítajte si tiež: Pracovná zmluva opatrovateľky v Belgicku

• Účtovnícka firma nezodpovedá za pravdivosť, správnosť, včasnosť a úplnosť dokladov odovzdaných podnikateľom na spracovanie.
• Podnikateľ zodpovedá za škodu vzniknutú neskoro predanými účtovnými dokladmi, zatajením informácií a pod.

6. Doba trvania zmluvy

V zmluve by nemal chýbať údaj o dobe trvania zmluvy a o výpovednej lehote zmluvy, ak ide o zmluvu na dobu neurčitú. Zmluva sa môže uzatvárať na dobu určitú (napríklad na jeden rok) alebo na dobu neurčitú (napríklad s účinnosťou od 01.02.2015).

7. Ostatné zmluvné podmienky

• Spôsob archivácie účtovných záznamov a osoba zodpovedná za archiváciu.
• Podpisové záznamy - spôsob a technika podpisových záznamov na účtovných dokumentoch.
• Povinnosť zachovávať mlčanlivosť účtovníckej firmy o všetkých údajoch týkajúcich sa podnikateľa a jeho klientov nielen počas trvania doby zmluvy, ale aj po jej skončení.

8. Záverečné ustanovenia

• Zmluva je vyhotovená v dvoch (2) rovnopisoch, pričom objednávateľ obdrží jeden (1) rovnopis a dodávateľ obdrží jeden (1) rovnopis.
• Dátum, miesto a podpisy oboch zmluvných strán, ktorými obe zmluvné strany vyjadrujú súhlas s uvedenými zmluvnými podmienkami.

Vzor zmluvy o vedení účtovníctva

Pre lepšiu predstavu uvádzame vzor zmluvy o vedení účtovníctva:

Zmluva o vedení účtovníctva## _## Zmluvné strany:

1/ Obchodné meno: ABC, s.r.o.

Sídlo: Veselá 12, 020 01 Púchov, Slovenská republika

IČO: 12 345 67

Prečítajte si tiež: Dôležité aspekty zmluvy o sociálnej službe

Registrácia: Obchodný register Okresného súdu Trenčín, Oddiel: Sro, Vložka číslo: 12345/R

Zastúpená: Jozef Novák, konateľ

(ďalej len „objednávateľ“)

a

2/ Obchodné meno: DEF, s.r.o.

Sídlo: Okružná 20, 020 01 Púchov, Slovenská republika

IČO: 76 543 21

Registrácia: Obchodný register Okresného súdu Trenčín, Oddiel: Sro, Vložka číslo: 54321/R

Zastúpená: Peter Novák, konateľ

(ďalej len „dodávateľ“)

(objednávateľ a dodávateľ spolu aj ako „zmluvné strany“ a každý samostatne aj ako „zmluvná strana“)

sa dohodli na uzatvorení tejto Zmluvy o vedení účtovníctva (ďalej len „zmluva“) v zmysle ust. § 269 ods. 2 zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v platnom znení, za nasledovných podmienok:

Článok I. Predmet zmluvy

Predmetom zmluvy je vedenie podvojného účtovníctva v rozsahu zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a platných postupov účtovania s nasledovnou špecifikáciou:

• Spracovanie a predkontácia predložených dokladov.
• Spracovanie účtovného denníka a hlavnej knihy.
• Vedenie knihy pohľadávok a záväzkov, evidencia vydaných, prijatých faktúr.
• Evidencia DPH a spracovanie daňových priznaní DPH.
• Evidencia dlhodobého hmotného a nehmotného majetku, zaúčtovanie odpisov majetku.
• Spracovanie podkladov na inventarizáciu majetku.
• Spracovanie daňových priznaní k dani z príjmu PO a príslušných výkazov.
• Spracovanie daňového priznania k dani z motorových vozidiel.
• Spracovanie ročnej účtovnej závierky vrátane príslušných výkazov.

Článok II. Odmena a jej splatnosť

1. Zmluvné strany sa dohodli na nasledovnom spôsobe odmeňovania:

• Mesačne za spracovanie účtovnej evidencie 50,- Eur (slovom: päťdesiat Eur)
• Spracovanie účtovných dokladov 1,- Euro (slovom: jedno Euro) za položku v účtovnom denníku
• Daňové priznanie k dani z príjmu PO 150,- Eur (slovom stopäťdesiat Eur) ročne.

1. Splatnosť odmeny je na základe fakturácie a dohodnutá odmena bude uhradená odberateľom bezhotovostne na číslo účtu 1234678/0900 vedený v ČSOB, a.s. po obdržaní faktúry.

Článok III. Čas plnenia

Zmluva sa uzatvára na neurčitý čas s účinnosťou od 01.02.2015.

Článok IV. Záverečné ustanovenia

Zmluva je vyhotovená v dvoch (2) rovnopisoch, pričom objednávateľ obdrží jeden (1) rovnopis a dodávateľ obdrží jeden (1) rovnopis.

tags: #vzory #zmlúv #o #účtovníckych #službách