Archívna starostlivosť o dokumenty do roku 2005 na Slovensku

Tento článok sa zameriava na archívnu starostlivosť o dokumenty na Slovensku do roku 2005, s dôrazom na legislatívny rámec, organizáciu archívov a povinnosti subjektov v oblasti archivácie a správy registratúry.

Legislatívny rámec archivácie a registratúry

Základnou legislatívnou normou upravujúcou archiváciu a registratúru na Slovensku je zákon Národnej rady Slovenskej republiky č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov. Tento zákon bol viackrát novelizovaný, napríklad zákonmi č. 515/2003 Z. z., č. 216/2007 Z. z. a č. 335/2007 Z. z.

Zákon o archívoch a registratúrach sa vzťahuje na všetky právnické a fyzické osoby s výnimkou subjektov, ktorých správu a uchovávanie registratúrnych záznamov upravuje osobitný predpis, ako napríklad Slovenská informačná služba a Vojenské spravodajstvo.

Základné pojmy

Pre pochopenie problematiky archivácie je nevyhnutné definovať niekoľko kľúčových pojmov:

• Archív: Odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty.

  Prečítajte si tiež: Dokumenty do roku 2005 v Archíve Levice

• Archívny dokument: Záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu hodnotu pre poznanie dejín Slovenska a Slovákov. Archívnym dokumentom je aj filmový alebo zvukový záznam, ktorý vznikol do roku 1950.

• Registratúra: Súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry.

• Registratúrny záznam: Informácia evidovaná pôvodcom registratúry.

• Pôvodca registratúry: Právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra.

Sústava archívov na Slovensku

Sústava archívov na Slovensku sa delí na verejné a súkromné archívy.

Prečítajte si tiež: Evidenčný List: Ako Archivovať

Verejné archívy zahŕňajú:

• Štátny ústredný archív (Slovenský národný archív) a štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou. Štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou sa nachádzajú v Banskej Bystrici, Bratislave, Bytči, Košiciach, Levoči, Nitre a Prešove. Archívom s regionálnou územnou pôsobnosťou je aj Archív hlavného mesta SR. Štátne archívy s regionálnou pôsobnosťou majú spolu 37 pobočiek.
• Špecializované archívy štátnych orgánov, archívy štátnych rozpočtových organizácií, archívy štátnych príspevkových organizácií a archívy právnických osôb zriadených zákonom.
• Mestské archívy a archívy samosprávnych krajov.
• Archívy právnických osôb a archívy fyzických osôb, ktoré sú orgánmi verejnej moci.

Súkromné archívy sú archívy právnických osôb a archívy fyzických osôb.

Zriaďovanie a zrušovanie archívu

Ministerstvo vnútra SR zriaďuje štátne ústredné archívy a štátne archívy s regionálnou pôsobnosťou na plnenie úloh štátnej správy na úseku archívov a registratúr. Zriadiť a zrušiť archív je možné len so súhlasom Ministerstva vnútra SR. Zákon presne vymedzuje náležitosti jednotlivých žiadostí.

Práva a povinnosti zriaďovateľa archívu

Zriaďovateľ archívu má právo požiadať Ministerstvo vnútra SR o informáciu, odbornú radu a usmernenie. Je tiež povinný požiadať Ministerstvo vnútra SR o súhlas so zrušením archívu, ponúknuť mu archívne dokumenty a uložiť ich v archíve určenom ministerstvom.

Povinnosti archívu

Archív je povinný:

Prečítajte si tiež: Správy z 3. júna

• Vykonávať predarchívnu starostlivosť a preberať archívne dokumenty od ich pôvodcu alebo vlastníka.
• Evidovať archívne dokumenty, ktoré prebral, udržiavať evidenciu v súlade so skutočným stavom a oznamovať zmeny v evidencii.
• Ochraňovať archívne dokumenty.
• Sprístupňovať archívne dokumenty vrátane vypracúvania archívnych pomôcok.
• Vydať bádateľský poriadok, ktorý upravuje organizáciu štúdia archívnych dokumentov, ochranu dokumentov pri štúdiu, vyhotovovanie odpisu, výpisu, potvrdenia, kópie archívneho dokumentu.
• Umožňovať výkon štátneho odborného dozoru.
• Umožňovať prístup k archívnym dokumentom, archívnym pomôckam a k evidencii archívnych dokumentov, ktoré prebral.
• Vypracúvať program vyhotovovania konzervačných kópií (t. j. kópie archívneho dokumentu spravidla na mikrofilme s cieľom zachovať informáciu, ktorú archívny dokument obsahuje), o programe informovať Slovenský národný archív a jedno vyhotovenie kópie najvýznamnejších archívnych dokumentov mu zasielať.

Na evidenciu miesta aktuálneho uloženia archívnych dokumentov v ukladacích priestoroch slúži lokačný prehľad.

Prístup k archívnym dokumentom

Právo na prístup k archívnym dokumentom má podľa zákona o archívoch a registratúrach každý na základe písomnej žiadosti. Prístup k archívnym dokumentom je súčasťou práva na informácie, ktoré patrí k základným slobodám zakotveným v Ústave SR.

Registratúra a jej správa

Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry, ktorým je právnická alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej registratúra vzniká. Zabezpečenie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístup k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania označujeme ako správa registratúry, je to tzv. spisová služba ako samostatný informačný systém.

Pôvodca registratúry je oprávnený požiadať ministerstvo prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou o informáciu, odbornú radu a usmernenie.

Registratúrny poriadok a registratúrny plán

Registratúrny poriadok je smernica pre správu registratúry, ktorá upravuje základné okruhy činností pri správe registratúry v konkrétnych podmienkach pôvodcu registratúry. Registratúrny plán člení registratúru do vecných skupín, ktoré označuje registratúrnymi značkami. Znakom hodnoty „A“ sa označujú skupiny registratúrnych záznamov, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu a po uplynutí lehoty uloženia sa odovzdajú do archívu, kde sa natrvalo uložia.

Lehota uloženia, bez ohľadu na znak hodnoty, určuje počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť, resp. po koľkých rokoch sa registratúrny záznam stane predmetom vyraďovania.

Povinnosť vypracovania registratúrneho poriadku

Povinnosť vypracovania registratúrneho poriadku ukladal § 16 ods. 2 písm. a) zákona o archívoch a registratúrach. Vyhláška č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach, uložila pôvodcom registratúry povinnosť upraviť svoj registratúrny poriadok a predložiť ho na schválenie príslušnému štátnemu archívu najneskôr do 30. júna 2005 tak, aby schválený registratúrny poriadok bol účinný od 1. januára 2006. Termín tejto povinnosti zmenila vyhláška č. 251/2005 Z. z., ktorou sa mení vyhláška č. 628/2002 Z. z. Povinnosť úpravy, resp. vypracovania registratúrneho poriadku a jeho predloženie na schválenie príslušnému štátnemu archívu sa posunula na termín najneskôr do 30. júna 2007 tak, aby schválený registratúrny poriadok bol účinný najneskôr od 1. Zákon č. 216/2007 Z. z., ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 515/2003 Z. z., s účinnosťou od 1.

Vyraďovanie registratúrnych záznamov

Vyraďovanie registratúrnych záznamov je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyraďujú registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia. Podnikateľské subjekty môžu registratúrne záznamy vyraďovať len vo vyraďovacom konaní. Registratúrne záznamy, o ktorých sa rozhodne, že majú trvalú dokumentárnu hodnotu, sa ukladajú do archívu a stávajú sa archívnym dokumentom.

Účtovná dokumentácia a jej uchovávanie

Súčasťou registratúr je aj účtovná dokumentácia, ktorú tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov, ktorými sú najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtovná závierka a výročná správa vedené v rozsahu ustanovenom zákonom č. 431/2002 Z. z.

Lehoty uloženia, resp. uschovania účtovných záznamov sú podľa § 35 ods. 2 zákona o účtovníctve nasledovné:

• Účtovná závierka a výročná správa - 20 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
• Účtovné doklady, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, záznamy o hmotnej zodpovednosti - 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
• Mzdové listy - 50 rokov.

tags: #archív #prebral #starostlivosť #dokumentov #do #roku