Archiv Levice prebral starostlivosť o dokumenty do roku 2005

Archivácia dokumentov je kľúčová pre zachovanie historických záznamov a zabezpečenie prístupu k informáciám pre budúce generácie. V kontexte archívu v Leviciach, prebratie starostlivosti o dokumenty do roku 2005 znamená významný krok v ochrane kultúrneho a historického dedičstva regiónu. Tento článok sa zameriava na legislatívne aspekty archivácie, funkcie archívov, proces správy registratúry a s tým súvisiace povinnosti podnikateľských subjektov.

Legislatívne zabezpečenie archivácie a registratúry

Základné legislatívne normy upravujúce archiváciu a registratúru písomností na Slovensku s účinnosťou od 1. januára 2003 zahŕňajú:

• Zákon NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení noviel č. 515/2003 Z. z., č. 216/2007 Z. z. a č. 335/2007 Z. z.
• Vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z.
• Vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 251/2005 Z. z., ktorou sa mení vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z.

Zákon o archívoch a registratúrach sa vzťahuje na všetky subjekty - právnické i fyzické osoby, okrem subjektov, ktorých správu a uchovávanie registratúrnych záznamov upravuje osobitný predpis (Slovenská informačná služba a Vojenské spravodajstvo).

Právnická a fyzická osoba v kontexte archivácie

Pojem právnickej osoby nie je v zákone výslovne definovaný. Občiansky zákonník č. 40/1964 Zb. definuje právnické osoby ako:

• združenia fyzických alebo právnických osôb,
• účelové združenia majetku,
• štátne orgány,
• iné subjekty, o ktorých to ustanovuje zákon: napr. obchodné spoločnosti, družstvá, nadácie, občianske združenia.

Právny poriadok nedefinuje ani pojem fyzická osoba. V zmysle § 7 Občianskeho zákonníka č. 40/1964 Zb. má spôsobilosť mať práva a povinnosti aj počaté dieťa, ak sa narodí živé.

Prečítajte si tiež: Evidenčný List: Ako Archivovať

Archívy a ich funkcie

Archív je odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty. Archívny dokument je záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu hodnotu pre poznanie dejín Slovenska a Slovákov. Archívnymi dokumentmi sú teda písomné, obrazové, zvukové a iné záznamy pochádzajúce z činnosti štátnych orgánov, obcí a iných právnických a fyzických osôb, ktoré s ohľadom na svoj historický, politický, hospodársky alebo kultúrny význam majú trvalú dokumentárnu hodnotu.

Typy archívov

• Štátne archívy (s regionálnou územnou pôsobnosťou).
• Archívy právnických osôb zriadených zákonom, napr. archívy verejných vysokých škôl.
• Archívy právnických osôb a archívy fyzických osôb, ktoré sú orgánmi verejnej správy, napr. archívy obcí.

Z uvedeného vyplýva, že súkromné podnikateľské subjekty, t. j. fyzické aj právnické osoby, môžu zriaďovať vlastné archívy, samozrejme za podmienok stanovených zákonom a vyhláškou o archívoch a registratúrach. Zákon presne vymedzuje náležitosti jednotlivých žiadostí. Podnikateľské subjekty, ktoré si nezriadili vlastný archív, budú aj naďalej svoje archívne dokumenty odovzdávať príslušnej pobočke štátneho archívu, do ktorého pôsobnosti patria.

Archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou

Archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou sa nachádzajú v Banskej Bystrici, Bratislave, Bytči, Košiciach, Levoči, Nitre a Prešove. Archívom s regionálnou územnou pôsobnosťou je aj Archív hlavného mesta SR Bratislavy.

Činnosti archívov

1. Vykonávať predarchívnu starostlivosť a preberať archívne dokumenty od ich pôvodcu alebo vlastníka, t. j. zabezpečiť ich pred poškodením zapríčineným napr. živelnými udalosťami.
2. Evidovať archívne dokumenty.
3. Ochraňovať archívne dokumenty.
4. Spracovávať archívne dokumenty.
5. Sprístupňovať archívne dokumenty.
6. Vydať bádateľský poriadok, ktorý upravuje organizáciu štúdia archívnych dokumentov, ochranu dokumentov pri štúdiu, vyhotovovanie odpisu, výpisu, potvrdenia, kópie archívneho dokumentu, t. j. podmienky prístupu k archívnym dokumentom.
7. Poskytovať odborné konzultácie a informácie.
8. Vypracúvať program vyhotovovania konzervačných kópií (t. j. kópií na trvalom nosiči).

Na evidenciu miesta aktuálneho uloženia archívnych dokumentov v ukladacích priestoroch slúži lokačný prehľad. Pre štúdium archívnych dokumentov sú určené priestory na štúdium archívnych dokumentov, tzv. bádateľne.

Prístup k archívnym dokumentom

Právo na prístup k archívnym dokumentom má podľa zákona o archívoch a registratúrach každý na základe písomnej žiadosti. Prístup k archívnym dokumentom je súčasťou práva na informácie, ktoré patrí k základným slobodám zakotveným v Ústave SR. Toto právo však nie je neobmedzené. O obmedzení prístupu musí archív vydať písomné rozhodnutie, ktoré musí obsahovať náležitosti v zmysle správneho poriadku (§ 47 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní).

Prečítajte si tiež: Správy z 3. júna

Archív poskytuje archívne dokumenty:

• štátnym orgánom,
• obci,
• samosprávnemu kraju,
• iným právnickým a fyzickým osobám v súlade s ich činnosťou podľa osobitných predpisov, napr. zákona č. 46/1993 Z. z. o Slovenskej informačnej službe.

Archív vs. Registratúrne stredisko

V praxi sa často používajú pojmy „archív“ a „archivovanie“ aj namiesto pojmov „registratúrne stredisko“ a „registratúra“. Je potrebné uvedomiť si, že archív je odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty, t. j. záznamy, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu. O archivovaní tak môžeme hovoriť len v súvislosti s činnosťou archívov.

Registratúra a jej správa

Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry, ktorým je právnická alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej registratúra vzniká. Registratúrny záznam je informácia evidovaná pôvodcom registratúry, t. j. konkrétna písomnosť.

Druhy registratúrnych záznamov

• Registratúrne záznamy I. kategórie.
• Registratúrne záznamy II. kategórie.
• Registratúrne záznamy III. kategórie.

Zabezpečenie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístup k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania označujeme ako správa registratúry, je to tzv. spisová služba ako samostatný informačný systém.

Povinnosti pôvodcu registratúry

• Uchovávať registratúrny záznam, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu, počas lehoty jeho uloženia, t. j. umiestniť registratúru v priestoroch, ktoré zaručujú jej zachovanie, t. j. predovšetkým pred stratou, zničením, poškodením a odcudzením.

Pôvodca registratúry je oprávnený požiadať ministerstvo prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou o informáciu, odbornú radu a usmernenie. Mali by to využiť podnikateľské subjekty, ktoré nemajú, resp. nemôžu mať kvalifikovaného zamestnanca pre správu registratúry.

Prečítajte si tiež: Vývoj archívnej starostlivosti do roku 2005

Registratúrny poriadok a plán

Registratúrny poriadok je smernica pre správu registratúry, ktorá upravuje základné okruhy činností pri správe registratúry v konkrétnych podmienkach pôvodcu registratúry. Každý podnikateľský aj nepodnikateľský subjekt je, s prihliadnutím na svoju pôsobnosť, predmet činnosti, počet zamestnancov, vnútorné a vonkajšie vzťahy, iný, preto by mal mať aj registratúrny poriadok špecifikovaný na vlastné podmienky. Registratúrny poriadok a registratúrny plán sú teda záväzné interné smernice upravujúce správu registratúry.

Registratúrny plán člení registratúru do vecných skupín, ktoré označuje registratúrnymi značkami. U pôvodcov registratúry, ktorí sú povinní vypracovať registratúrny poriadok, je registratúrny plán jeho súčasťou.

Znakom hodnoty „A“ sa označujú skupiny registratúrnych záznamov, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu a po uplynutí lehoty uloženia sa odovzdajú do archívu, kde sa natrvalo uložia. Znak hodnoty „A“ navrhuje pôvodca registratúry v registratúrnom pláne pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov.

Lehota uloženia, bez ohľadu na znak hodnoty, určuje počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť, resp. po koľkých rokoch sa registratúrny záznam stane predmetom vyraďovania. Lehota začína plynúť 1. januára roku nasledujúceho po roku, v ktorom bol registratúrny záznam evidovaný.

Lehotu uloženia navrhuje pôvodca registratúry v registratúrnom pláne pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov tak, aby mu umožňovala prístup k registratúrnym záznamom po celý čas, v ktorom ich bude potrebovať pre svoju činnosť, s prihliadnutím na lehoty uloženia stanovené osobitnými predpismi. Pri niektorých druhoch registratúrnych záznamov lehotu uloženia určujú všeobecne záväzné právne predpisy, ktoré pôvodca registratúry musí rešpektovať, napr. zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve.

Registratúrne záznamy, ktorým ešte neuplynula lehota uloženia, sa ukladajú v registratúrnom stredisku, ktoré organizuje a zabezpečuje evidovanie, ukladanie a úschovu písomností a zároveň umožňuje oprávneným osobám nazeranie, vypožičiavanie, odpisovanie a kopírovanie registratúrnych záznamov. Evidenciou o mieste konkrétneho aktuálneho uloženia registratúrnych záznamov v registratúrnom stredisku je tzv. lokačný prehľad, ktorý sa môže viesť na voľných priebežne číslovaných listoch alebo v elektronickej forme.

Povinnosť vypracovania registratúrneho poriadku

Povinnosť vypracovania registratúrneho poriadku ukladal § 16 ods. 2 písm. a) zákona o archívoch a registratúrach. Vyhláška č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach, uložila pôvodcom registratúry povinnosť upraviť svoj registratúrny poriadok a predložiť ho na schválenie príslušnému štátnemu archívu najneskôr do 30. júna 2005 tak, aby schválený registratúrny poriadok bol účinný od 1. januára 2006. Termín tejto povinnosti zmenila vyhláška č. 251/2005 Z. z., ktorou sa mení vyhláška č. 628/2002 Z. z. Povinnosť úpravy, resp. vypracovania registratúrneho poriadku a jeho predloženie na schválenie príslušnému štátnemu archívu sa posunula na termín najneskôr do 30. júna 2007 tak, aby schválený registratúrny poriadok bol účinný najneskôr od 1. januára 2008. Povinnosť vypracovania registratúrneho poriadku mal každý pôvodca registratúry bez ohľadu na jeho právnu formu, predmet činnosti, veľkosť a počet zamestnancov.

Zákon č. 216/2007 Z. z., ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 515/2003 Z. z., s účinnosťou od 1. januára 2008 zrušil - v § 16 ods. 2 písm. a) povinnosť vypracovať registratúrny poriadok.

Z uvedeného vyplýva, že podnikatelia nie sú povinní vypracovať registratúrne poriadky. Ak registratúru tvorí len účtovná dokumentácia, personálna a mzdová agenda, ktoré nie sú zdrojom archívnych dokumentov, podnikatelia nie sú povinní vypracovať ani registratúrny plán. Pri uchovávaní dokumentácie sú však povinní dodržiavať ustanovenia predovšetkým zákona o účtovníctve (pozri kapitolu V. a VI.) a pri vyraďovaní dokumentácie, ktorej uplynula lehota uloženia, postupovať v zmysle zákona o archívoch a registratúrach. Aj napriek tomu, že povinnosť vypracovania registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu nie je daná zákonom, bude vhodné, aby podnikatelia mali registratúrny poriadok a registratúrny plán formou vnútroorganizačnej smernice vypracovaný.

Kategórie pôvodcov registratúry

• Všetky subjekty, ktoré nepatria do 1. ani do 3. skupiny a pred 1. januárom 2008 mali právoplatne schválený registratúrny poriadok.
• Malí podnikatelia (štátne archívy zaraďujú medzi malých podnikateľov, t. j. ako podnikateľské subjekty, ktorých registratúrne záznamy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu, tých podnikateľov,* ktorí nemusia mať ročnú účtovnú závierku overenú audítorom podľa § 19 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve).

Súkromné podnikateľské subjekty do kategórie pôvodcov registratúry, ktorí sú povinní vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán, prevažne nepatria.

Vyraďovanie registratúrnych záznamov

Vyraďovanie registratúrnych záznamov je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyraďujú registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia. Pri vyraďovaní registratúrnych záznamov, ktoré obsahujú utajované skutočnosti, sa uplatní zákon č. 241/2001 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Podnikateľské subjekty môžu registratúrne záznamy vyraďovať len vo vyraďovacom konaní. Týka sa to aj subjektov, ktoré nie sú povinné vypracovať registratúrny plán. Registratúrne záznamy, o ktorých sa rozhodne, že majú trvalú dokumentárnu hodnotu, sa ukladajú do archívu a stávajú sa archívnym dokumentom.

Evidencia pri preberaní archívnych dokumentov

• Počet ukladacích jednotiek, napr. počet škatúľ, zväzkov.
• Číslo ukladacej jednotky, t. j. poradové číslo škatule, zväzku.
• Obdobie, ktorého sa archívne dokumenty týkajú.
• Pôvodcu registratúry, t. j. názov organizácie, meno podnikateľa.
• Vecný obsah, t. j. stručný popis obsahu archívnych dokumentov.
• Poznámku, napr. odkaz na spisový znak v registratúrnom pláne, číslo vyraďovacieho konania.

Archív preberá archívne dokumenty od pôvodcu registratúry podľa registratúrneho poriadku.

Informácie o registratúre a archivácii

• Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.
• Vyhláška MV SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach.
• Vyhláška MV SR č. 251/2005 Z. z., ktorou sa mení vyhláška č. 628/2002 Z. z.

Pokuty za priestupky a iné správne delikty

Ministerstvo vnútra SR prostredníctvom archívu môže po prejednaní priestupku v zmysle zákona č. 372/1990 Zb. o priestupkoch uložiť pokutu za porušenie povinností vyplývajúcich zo zákona o archívoch a registratúrach.

Účtovná dokumentácia ako súčasť registratúry

Súčasťou registratúr je aj účtovná dokumentácia. Účtovnú dokumentáciu v zmysle § 31 ods. 1 zákona o účtovníctve tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov, ktorými sú najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtovná závierka a výročná správa vedené v rozsahu ustanovenom zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve.

Účtovné doklady

Najrozsiahlejšiu časť účtovnej dokumentácie tvoria účtovné doklady. V sústave podvojného účtovníctva sa v zmysle § 12 zákona o účtovníctve účtuje v denníku, v ktorom sa účtovné zápisy usporadúvajú chronologicky a ktorým sa preukazuje zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov v účtovnom období, a v hlavnej knihe, v ktorej sa účtovné zápisy usporadúvajú z vecného hľadiska systematicky a v ktorej sa preukazuje zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov na účty majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov, nákladov a výnosov v účtovnom období.

Účtovná závierka ako štruktúrovaná prezentácia skutočností, ktoré sú predmetom účtovníctva, tvorí jeden celok a musí obsahovať náležitosti v zmysle § 17 zákona o účtovníctve.

Lehoty uloženia účtovných záznamov

Lehoty uloženia, resp. uschovania účtovných záznamov sú podľa § 35 ods. 2 zákona o účtovníctve nasledovné:

• Účtovná závierka a výročná správa - 20 rokov.
• Účtovné doklady, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy - 10 rokov.
• Mzdové listy a výplatné listiny - 50 rokov.

Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú daňového, správneho, trestného, občianskeho súdneho konania alebo iného konania, ktoré sa neskončilo, je potrebné uchovávať do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie, t. j. lehota, v ktorej je možné vyrubiť daň.

Účtovné závierky vzťahujúce sa na prevod majetku na iné právnické alebo fyzické osoby podľa zákona č. 92/1991 Zb. o podmienkach prevodu majetku štátu na iné osoby v znení neskorších predpisov je potrebné uschovávať trvalo.

Ako účtovné záznamy sa môžu použiť aj mzdové listy, daňové doklady a iné dokumenty vyplývajúce z osobitných predpisov. Všetky daňové doklady ako faktúry, dohody a platbách, cestovné lístky hromadnej dopravy osôb, doklady vyhotovené elektronickou registračnou pokladnicou rozhodujúce pre určenie DPH sa v zmysle § 70 ods. 9 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty vedú ako osobitné záznamy podľa jednotlivých zdaňovacích období o dodaných a prijatých tovaroch a službách a uchovávajú sa do konca kalendárneho roka, v ktorom uplynie desať rokov od skončenia roka, ktorého sa týkajú.

Uchovávanie faktúr upravuje § 76 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty. Pri stanovovaní doby úschovy je potrebné rešpektovať aj ustanovenie § 69 zákona č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok), ktoré určuje, že vyrubiť daň alebo rozdiel dane nie je možné po uplynutí piatich rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie alebo v ktorom bol daňový subjekt povinný daň zaplatiť bez povinnosti podať daňové priznanie. To znamená, že účtovné doklady, ktoré sú nevyhnutné pre stanovenie základu daní, je potrebné uchovávať po dobu 5 rokov.

Správca dane môže v § 51 ods. 1 zákona č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) uložiť daňovému subjektu, aby okrem evidencie ustanovenej všeobecne záväznými predpismi viedol aj osobitné záznamy potrebné pre správne určenie dane. Ide o tzv. záznamovú povinnosť.

Zákon o účtovníctve neustanovuje konkrétny spôsob ukladania účtovnej dokumentácie, vyžaduje však, aby písomnosti boli usporiadané a zabezpečené proti strate, zničeniu alebo poškodeniu. Vyžaduje aj zabezpečenie ochrany použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia.

Znakom hodnoty „A“ sa môže označiť časť účtovnej dokumentácie, ktorá má podľa rozhodnutia účtovnej jednotky trvalú dokumentárnu hodnotu v zmysle § 3 ods. 2 vyhlášky o archívoch a registratúrach. V prípade významných spoločností môže ísť napr. o zakladateľské listiny, stanovy, dôležité zmluvy.

Pri vypracovaní registratúrneho plánu platí povinnosť dodržiavať ustanovenia predovšetkým zákona o účtovníctve, zákona o DPH a zákona o správe daní a poplatkov a z nich vyplývajúcich lehôt úschovy registratúrnych záznamov. Pre účtovnú dokumentáciu je vhodné navrhnúť samostatnú vecnú skupinu, napr. „Účtovná dokumentácia“.

V závislosti od množstva, druhu dokladov a skutočného ukladania účtovnej evidencie sa navrhne aj registratúrny plán a v rámci neho registratúrna značka pre jednotlivé druhy účtovnej dokumentácie a prislúchajúca lehota uloženia. Napríklad do samostatných zakladačov sa osobitne zakladajú jednotlivé druhy účtovnej dokumentácie ako účtovné doklady (samostatne dodávateľské faktúry, odberateľské faktúry, pokladničné doklady, bankové doklady a pod.), účtovné knihy, inventúrne súpisy, účtovné závierky a pod.

Personálna a mzdová agenda

Personálnu agendu predstavuje osobný spis zamestnanca, ktorý obsahuje najmä pracovnú zmluvu, osobný dotazník, doklady a potvrdenia, ktoré vyžaduje zamestnávateľ, a ostatné doklady týkajúce sa vzniku, priebehu a skončenia pracovného pomeru. Osobné spisy je potrebné uchovávať aj po skončení pracovného pomeru.

Mzdovú agendu tvoria písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy.

Povinné dokumenty mzdovej agendy

a) mzdové listy, výplatné listiny a rekapitulácie miezd za príslušný mesiac - povinnosť ich vedenia ukladá § 39 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov.

b) kópie evidenčných listov dôchodkového zabezpečenia do 31. 12. 2003 a kópie evidenčných listov dôchodkového poistenia od 1. 1. 2004, originál ktorých je zamestnávateľ povinný predložiť v zmysle § 231 ods. 1 písm. j) zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení.

c) povinné mesačné výkazy o výške preddavkov na poistné pre jednotlivé zdravotné poisťovne včítane príloh za jednotlivé kalendárne mesiace a v členení podľa jednotlivých zamestnancov, ktoré je zamestnávateľ povinný predkladať v zmysle § 20 zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení.

d) ročné zúčtovania zdravotného poistenia pre jednotlivé zdravotné poisťovne, ktoré do 31. 12. 2010 bol zamestnávateľ povinný vykonávať v zmysle § 19 zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení, a oznámenia o výsledku ročného zúčtovania vykonávaného od 1. 1. 2011.

e) povinné mesačné výkazy poistného a príspevkov a výkazy poistného a príspevkov pre Sociálnu poisťovňu za jednotlivé kalendárne mesiace včítane príloh v členení na jednotlivých zamestnancov a na nemocenské poistenie, starobné poistenie a dôchodkové sporenie, invalidné, úrazové poistenie, garančné poistenie a rezervný fond solidarity.

tags: #archiv #Levice #prebral #starostlivost #dokumentov #do