Bežné chyby a nedostatky v hospodárení a účtovníctve: Príklady z kontrolných zistení

Tento článok sa zameriava na identifikáciu a analýzu bežných chýb a nedostatkov, ktoré sa vyskytujú v hospodárení a účtovníctve organizácií. Cieľom je poskytnúť prehľad o najčastejších pochybeniach a zároveň slúžiť ako preventívny nástroj pre zlepšenie interných procesov a minimalizáciu rizík. Článok vychádza z reálnych zistení kontrolných orgánov a poukazuje na konkrétne prípady nesprávnych postupov.

Účtovné a evidenčné nedostatky

Nesprávne účtovanie a evidencia majetku

Jedným z opakujúcich sa problémov je neevidovanie majetku v účtovnej evidencii, a to konkrétne pozemkov. Ďalším prehreškom je nezaúčtovanie stavby na príslušný účet majetku. Rovnako sa vyskytuje nesprávne zaúčtovanie zálohy na účet 042 namiesto správneho účtu 052. Tieto nedostatky vedú k skresleniu majetkovej situácie organizácie a môžu mať dopad na správnosť účtovných závierok.

Nesprávne účtovanie pohľadávok

Kontroly odhalili aj nesprávne účtovanie pohľadávky na účte 379, pričom správny účet by mal byť 479. Takéto chyby v účtovaní pohľadávok môžu viesť k problémom pri vymáhaní pohľadávok a k skresleniu finančnej situácie spoločnosti.

Chyby v rozpočtovaní a finančnom hospodárení

Bežným problémom je uvedenie nesprávnej výšky prebytku rozpočtu v záverečnom účte. Závažným nedostatkom je aj zostavenie schodkového kapitálového rozpočtu, ktorý nebol dodatočne krytý zostatkami finančných prostriedkov z minulých rokov. Taktiež sa vyskytuje nezahrnutie príjmov z predaja bytov a nebytových priestorov do príjmu rozpočtu a naopak, zahrnutie príjmov za predaj bytov a nebytových priestorov do peňažných fondov.

Nedostatky v pracovnoprávnych vzťahoch

Častým prehreškom je dohodnutie rozsahu prác nad 10 hod. týždenne v dohodách o pracovnej činnosti. Tento postup je v rozpore s platnou legislatívou a môže viesť k sankciám.

Prečítajte si tiež: Sprievodca nájomnou zmluvou a príspevkom

Nedostatky v oblasti daní a poplatkov

V oblasti daní sa vyskytujú problémy s uvádzaním novej lehoty na vyrubenie sankčného úroku a so stanovením nesprávnej doby splatnosti dane vo výrokových častiach platobných výmerov. Tieto chyby môžu viesť k neoprávnenému vyrubovaniu sankcií alebo naopak, k nesprávnemu výpočtu a vyberaniu daní. V závažných prípadoch môže dôjsť k vydaniu nového platobného výmeru.

Nedostatky v stavebnom konaní

Ďalším zistením je realizovanie stavby bez písomného oznámenia stavebného úradu. Tento postup je porušením stavebného zákona a môže viesť k zastaveniu stavby a uloženiu pokuty.

Konflikt záujmov a nedostatky v kontrolných mechanizmoch

Závažnym zistením je konflikt záujmov, ktorý môže vzniknúť, ak zamestnanec zabezpečuje úlohy týkajúce sa organizácie verejného obstarávania a súčasne má povinnosť kontrolovať súlad plnenia týchto úloh. Konkrétne, kontrolné skupiny poukazujú na prípady, kedy vedúci útvaru kontroly zabezpečuje organizáciu, metódy a postupy verejného obstarávania tovarov, prác, služieb a výkonov a súčasne má povinnosť kontrolovať ich súlad so zákonom. Podobný konflikt záujmov bol zistený aj u manažéra kvality, ktorý zabezpečuje proces verejného obstarávania a súčasne má kontrolovať jeho súlad so všeobecne záväznými právnymi predpismi a organizačnými smernicami. Takto nastavené procesy ohrozujú nestrannú a objektívnu realizáciu kontroly.

Nedostatky v likvidácii majetku

Pri likvidácii majetku sa vyskytujú prípady, kedy preberací protokol, t. j. potvrdenie o prevzatí neupotrebiteľného majetku štátu - elektroodpadu subjektom, ktorý ho prevzal, bol doručený až dodatočne. Tým, že likvidačná komisia nepožadovala toto potvrdenie pri odovzdaní elektroodpadu, nepostupovala v súlade s internými predpismi.

Nedostatky vo verejnom obstarávaní

Kontrolné zistenia v oblasti verejného obstarávania odhalili rozsiahle porušenia zákona o verejnom obstarávaní a princípov hospodárnosti, efektívnosti a transparentnosti.

Prečítajte si tiež: Právne aspekty nájmu v školstve

Porušenie princípov finančnej kontroly

DataCentrum pri verejnom obstarávaní nákupu a montáže nábytku a pri verejnom obstarávaní na predmet zákazky „Servisné služby a tovary“ nepostupovalo v súlade s § 9 ods. 3 zákona o finančnej kontrole a vnútornom audite a čl. 5 ods. 6 Smernica finančná kontrola, nakoľko finančné operácie boli overené len predbežnou finančnou kontrolou za rozpočet. Rovnako aj pred úhradou faktúr k nákupu a montáži kancelárskeho nábytku bola vykonaná predbežná finančná kontrola len za rozpočet. Predbežná finančná kontrola pred podpisom zmluvy vykonaná nebola.

Porušenie princípov verejného obstarávania

DataCentrum pri verejnom obstarávaní nákupu a montáže nábytku nepostupovalo v súlade s Čl. 3 ods. Zároveň DataCentrum nepostupovalo v súlade s § 9 ods. 3 zákona o verejnom obstarávaní, nakoľko pri zadávaní zákazky neuplatnilo princíp rovnakého zaobchádzania, princíp nediskriminácie uchádzačov alebo záujemcov, princíp transparentnosti a princíp hospodárnosti a efektívnosti.

DataCentrum pri verejnom obstarávaní nákupu a montáže nábytku nepostupovalo v súlade s § 5 ods. 12 zákona o verejnom obstarávaní, ktorý stanovuje, že zákazku nemožno rozdeliť ani zvoliť spôsob určenia jej predpokladanej hodnoty s cieľom znížiť predpokladanú hodnotu zákazky pod finančné limity podľa zákona o verejnom obstarávaní. DataCentrum v roku 2013 a v 1. polroku 2014 obstaralo nákup a montáž kancelárskeho nábytku v celkovej sume 29 833 eur, ako štyri zákazky.

Nedostatky v komunikácii s uchádzačmi

DataCentrum pri verejnom obstarávaní na predmet zákazky „Servisné služby a tovary“ nepostupovalo v súlade s § 41 ods. 5 zákona o verejnom obstarávaní, nakoľko Zápisnica z otvárania častí ponúk, označených ako „Kritériá“ nebola DataCentrom zaslaná uchádzačovi v zákonom stanovenej lehote, t. j. najneskôr do piatich dní odo dňa otvárania častí ponúk, označených ako „Kritériá“.

Nedostatky v zložení a činnosti komisie

DataCentrum pri verejnom obstarávaní na predmet zákazky „Servisné služby a tovary“ nepostupovalo v súlade s § 40 ods. 4, 5 zákona o verejnom obstarávaní, nakoľko čestné vyhlásenia člena (predsedu) komisie (poroty) neboli vypracované v súlade s § 40 ods. 4, 5 zákona o verejnom obstarávaní, Z predloženej dokumentácie z tohto dôvodu nebolo možné kontrolnou skupinou NKÚ SR jednoznačne posúdiť, či členovia komisie spĺňali požiadavky na členov komisie v zmysle § 40 ods. 4 a ods. 5 zákona o verejnom obstarávaní.

Prečítajte si tiež: Zmluva o nájme bytu Zbehy

Nedostatky v transparentnosti

DataCentrum pri verejnom obstarávaní na predmet zákazky „Servisné služby a tovary“ nepostupovalo v súlade s § 33 ods. 1 a s § 9 ods. 4 zákona o verejnom obstarávaní, konkrétne s princípom transparentnosti, nakoľko Potvrdenia o realizácii dodávky neobsahovali dátum tak, ako to DataCentrum vyžadovalo v Oznámení o vyhlásení verejného obstarávania.

DataCentrum pri verejnom obstarávaní na predmet zákazky „Servisné služby a tovary“ nepostupovalo v súlade s § 9 ods. 4 zákona o verejnom obstarávaní, konkrétne s princípom transparentnosti, nakoľko DataCentrum nepreukázalo splnenie lehoty na predkladanie žiadostí o účasť záujemcom (neskôr úspešným uchádzačom). Žiadosť o účasť bola na základe dokumentácie k verejnému obstarávaniu predložená dňa 30.07.2013, avšak, nebola uvedená hodina doručenia. V zmysle oznámenia o vyhlásení verejného obstarávania bola stanovená lehota na predkladanie žiadostí o účasť do 30.07.2013 - 13.00 h.

DataCentrum pri verejnom obstarávaní na predmet zákazky „Servisné služby a tovary“ nepostupovalo v súlade s § 34 ods. 1 zákona o verejnom obstarávaní a s § 9 ods. 4 zákona o verejnom obstarávaní, v zmysle ktorého pri zadávaní zákaziek sa musí uplatňovať princíp rovnakého zaobchádzania, princíp nediskriminácie uchádzačov alebo záujemcov, princíp transparentnosti a princíp hospodárnosti a efektívnosti, nakoľko požiadavky na predmet zákazky neboli v súťažných podkladoch uvedené úplne, jednoznačne a nestranne, opis predmetu zákazky nebol vypracovaný spôsobom, ktorý by zabezpečil objektívne porovnanie jednotlivých ponúk. Konkrétne sa jednalo o požiadavku na odovzdanie niektorých výstupov verejnému obstarávateľovi aj v anglickom jazyku, všetky náklady spojené s predkladaním výstupov v AJ (resp. v slovenskom jazyku) bude znášať úspešný uchádzač a museli byť zahrnuté v cene. Zároveň s ohľadom na hospodárnosť vynakladania finančných prostriedkov kontrolná skupina NKÚ SR konštatuje, že DataCentrum len predpokladalo možnosť potreby vyhotovovania výstupov v anglickom jazyku, avšak náklady už mali byť zahrnuté v cene.

Nedostatky v účtovníctve a vykazovaní

DataCentrum pri verejnom obstarávaní na predmet zákazky „Servisné služby a tovary“ nepostupovalo v súlade s § 8 ods. 1 zákona o účtovníctve, nakoľko z Výkazov poskytnutých služieb spoločnosťou A nebolo zrejmé, aké činnosti boli v mesiacoch január - október 2014 touto spoločnosťou poskytnuté DataCentru. Výkazy v každom mesiaci boli identické, s uvedením len oblasti poskytovaných služieb a časového rozsahu vykonaných prác (človeko-hodín).

DataCentrum pri verejnom obstarávaní na predmet zákazky „Servisné služby a tovary“ nepostupovalo v súlade s § 22 ods. 4 zákona o verejnom obstarávaní, v zmysle ktorého oznámenia o výsledku verejného obstarávania za zmluvy uzavreté na základe rámcovej dohody zasiela Úradu pre verejné obstarávanie verejný obstarávateľ a obstarávateľ hromadne za každý štvrťrok do 48 dní po skončení štvrťroka. DataCentrum neposlalo Úradu pre verejné obstarávanie oznámenie o výsledku verejného obstarávania na dodávku tovarov v celkovej cene 65 500,- eur bez DPH (Kúpna zmluva zo dňa 07.05.2014) do 48 dní po skončení štvrťroka. Predmetné oznámenie bolo odoslané dňa 04.11.2014 a zverejnené vo Vestníku verejného obstarávania č.

Ďalšie zistené nedostatky

Okrem vyššie uvedených nedostatkov boli zistené aj ďalšie pochybenia, ako napríklad:

• Vypracovávaním protokolu o výsledku kontroly a nie správy o výsledku kontroly.
• Zriaďovacia listina príspevkovej organizácie a jej dodatkov neobsahovala formu hospodárenia a vecné a finančné vymedzenie majetku, ktorý príspevková organizácia spravuje.
• Konanie ukončené právoplatným rozhodnutím sa obnoví na žiadosť účastníka konania alebo z úradnej moci.

tags: #cigel #najomna #zmluva #vzor