Doložka Vyššieho Osvedčenia: Sprievodca Overovaním Verejných Listín

Tento článok poskytuje komplexný prehľad o doložke vyššieho osvedčenia verejných listín na Slovensku, vrátane rôznych foriem overovania, orgánov, ktoré ich vykonávajú, a medzinárodných dohovorov, ktoré zjednodušujú tento proces. Cieľom je poskytnúť ucelený pohľad na túto problematiku pre širokú škálu čitateľov, od študentov až po profesionálov.

Úvod

Listiny vydané súdmi a úradmi v Slovenskej republike, ktoré sú platné ako verejné listiny, majú dôkaznú moc verejných listín v cudzine, ak sú opatrené predpísanými osvedčeniami. Verejné listiny, ktoré sa majú použiť pred orgánmi cudzieho štátu alebo pred orgánmi v cudzine, vyžadujú na svoje použitie vyššie overenie (tzv. konzulárnu superlegalizáciu) alebo apostil (ďalej len „vyššie overenie“). Vyššie overenie verejných listín vo vzťahu k Českej republike sa spravidla nevyžaduje.

Čo je verejná listina?

Verejnou listinou je listina, na ktorej je odtlačok pečiatky slovenského orgánu/úradu alebo úradnej osoby a podpis úradnej osoby. Verejnou listinou sú aj osvedčovacie doložky vyhotovené v rámci notárskej činnosti podľa § 56 ods. 2 Notárskeho poriadku. Predmetom vyššieho overenia je hodnovernosť podpisu, funkcie osoby, ktorá listinu podpísala, a pravosť pečate alebo odtlačku pečiatky na listine. Vyššie overenie sa vykonáva aj na znalecké a prekladateľské doložky. Vyšším overením sa neoveruje obsah alebo pravdivosť obsahu verejnej listiny, znaleckého posudku či prekladu.

Typy Verejných Listín

Verejné listiny možno rozdeliť do niekoľkých kategórií:

I. Verejné listiny vydané slovenskými orgánmi

Listiny vydané súdmi a úradmi v Slovenskej republike.

Prečítajte si tiež: Správny postup pri dodatku ku kúpnej zmluve

II. Justičné verejné listiny

A. Listiny, ktorých správnosť osvedčili notári alebo notárski kandidáti so sídlom v územnom obvode týchto krajských súdov (tzv. overené fotokópie listín - vidimácia). Je dôležité, aby správnosť odpisu listiny určenej do cudziny osvedčil notár alebo notársky kandidát, nie ním poverený zamestnanec. Ďalej sem patria listiny, ktoré notár konvertoval z elektronickej podoby do listinnej podoby zaručenou konverziou v súlade s § 36 zákona č. 305/2013 Z.z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) a vyhl. č. 331/2018 Z.z.B. Ostatné listiny vydané justičnými orgánmi, ktoré nie sú uvedené v bodoch A. 1/ až 6/ vyššie (napr.).

III. Verejné listiny vydané inými orgánmi

Verejné listiny vydané inými orgánmi overujú spravidla príslušné orgány rezortu, do ktorého pôsobnosti patrí orgán, ktorý verejnú listinu vydal (potvrdil).

1. Ministerstvo vnútra SR overuje verejné listiny vydané v jeho rezorte (napr. originály živnostenského oprávnenia (osvedčenia o živnostenskom oprávnení, výpisy zo živnostenského registra, ap.) vydané po 1. januári 2003).
2. Ministerstvo zdravotníctva SR overujú matričné doklady (okrem rozhodnutí o osobnom stave) (napr. rodný, sobášny, úmrtný list ) a verejné listiny vydané orgánmi samosprávy (napr. potvrdenie o žití, potvrdenie o pobyte - okrem hl.).
3. Ministerstvo školstva, vedy, výskumu a športu SR overuje verejné listiny vydané v jeho rezorte, najmä listiny vydané vysokými školami, strednými a základnými školami (napr.).
4. Ministerstvo dopravy SR overuje verejné listiny vydané v jeho rezorte (napr.).
5. Ministerstvo obrany SR overuje verejné listiny vydané v rezorte ministerstva obrany (napr.).
6. Iné orgány overujú verejné listiny, ktorých overenie nepatrí žiadnemu z orgánov uvedených vyššie (napr. výpisy s registra trestov Generálnej prokuratúry SR, listiny daňových úradov, výpisy z katastra nehnuteľností, certifikáty Št.).

Formy Vyššieho Overenia

Existujú dve hlavné formy vyššieho overenia: apostil a konzulárna superlegalizácia.

IV. A. Apostil

Vo vzťahu k štátom, ktoré sú zmluvnou stranou Dohovoru o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín (ozn.č. 213/2002 Z.z.) a ktoré sú uvedené nižšie, vydá krajský súd alebo ministerstvo spravodlivosti (podľa príslušnosti uvedenej v bode II vyššie) osvedčenie - tzv. apostil. Krajský súd alebo ministerstvo spravodlivosti umiestni apostil len na listinu uvedenú v bode II. vyššie.

Zoznam štátov, ktoré sú zmluvnými stranami Dohovoru o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín:

Albánsko, Andorra, Antigua a Barbuda, Argentína, Arménsko, Austrália, Azerbajdžan, Bahamy, Bahrajn, Barbados, Belgicko, Belize, Bielorusko, Bolívia, Bosna a Hercegovina, Botswana, Brazília, Brunei, Bulharsko, Burundi, Cookove ostrovy, Cyprus, Česká republika, Čierna Hora, Čile, Čína (zvláštne správne jednotky Hong Kong a Macao, s účinnosťou od 7.11.2023 celá Čína), Dánsko, Dominika, Dominikánska republika, Ekvádor, Estónsko, Eswatini (bývalé Svazijsko), Fidži, Filipíny, Fínsko, Francúzsko, Grécko, Grenada, Gruzínsko, Guatemala, Guyana, Holandsko, Honduras, Chorvátsko, India, Indonézia, Írsko, Island, Izrael, Jamajka, Japonsko, Juhoafrická republika, Kanada (od 11.1.2024), Kapverdská republika, Kazachstan, Kirgizsko, Kolumbia, Kórea (južná), Kostarika, Lesotho, Libéria, Lichtenštajnsko, Litva, Lotyšsko, Luxembursko, Maďarsko, Malawi, Malta, Maroko, Marshallove ostrovy, Maurícius, Mexiko, Moldavsko, Monako, Mongolsko, Namíbia, Nemecko, Nikaragua, Niue, Nórsko, Nový Zéland, Omán, Pakistan, Palau, Panama, Paraguaj, Peru, Poľsko, Portugalsko, Rakúsko, Rumunsko, Ruská federácia, Rwanda (od 1.6.2024), Salvador, Samoa, San Marino, Saudská Arábia, Senegal, Severné Macedónsko, Seychely, Singapur, Slovinsko, Spojené štáty americké (USA), Srbsko, Surinam, Sv. Kitts a Nevis, Sv. Lucia, Sv. Tomáš a Principov ostrov, Sv. * uvedený je stav aktuálny k 10.8.2023.

Prečítajte si tiež: Ako inflačná doložka chráni vaše financie

IV. B. Konzulárna Superlegalizácia

Ak sa má slovenská verejná listina použiť v štáte, ktorý nie je uvedený v bode A. Pre justičnú verejnú listinu (bod II. najprv ju overí krajský súd alebo ministerstvo spravodlivosti (podľa príslušnosti uvedenej v bode II. po overení konzulárnym odborom MZV a EZ SR musí listinu ešte ďalej overiť zastupiteľský úrad (veľvyslanectvo, resp. konzulát) toho štátu, v ktorom sa listina má použiť.

Apostilné Orgány

V. Apostilné orgány zmluvných štátov

Zoznam orgánov oprávnených vydávať apostil - jún 2017 (PDF, 1 MB)

SR určila sedem orgánov oprávnených podľa článku šesť dohovoru vydávať osvedčenia (Apostille). Patria sem ministerstvá spravodlivosti, vnútra, školstva, zdravotníctva a zahraničných vecí, Generálny štáb Ozbrojených síl a krajské úrady.

Poplatky

Správny poplatok za vydanie apostilu krajským súdom alebo ministerstvom spravodlivosti je 10.-eur. Pri osvedčení úradnej pečiatky alebo úradného podpisu pri konzulárnej superlegalizácii je správny poplatok 5,-eur za každý osvedčený úradný podpis, resp. každé osvedčenie úradnej pečiatky, t.j. ak má dokument jeden úradný podpis a jednu úradnú pečiatku spolu 10,- eur. Kolok je možné zakúpiť prostredníctvom samoobslužného platobného terminálu, tzv. kiosku v pobočkách Slovenskej pošty.

Výnimky z Overovania

VI. Výnimky z Overovania v rámci EÚ

Od 16. februára 2019 sú od všetkých foriem overovania (apostil, superlegalizácia) oslobodené určité druhy verejných listín vydaných alebo osvedčených v členských štátoch EÚ (Belgicko, Bulharsko, Chorvátsko, Cyprus, Česko, Dánsko, Estónsko, Fínsko, Francúzsko, Grécko, Holandsko, Írsko, Litva, Lotyšsko, Luxembursko, Maďarsko, Malta, Nemecko, Poľsko, Portugalsko, Rakúsko, Rumunsko, Slovensko, Slovinsko, Spojené kráľovstvo, Španielsko, Švédsko, Taliansko).

Prečítajte si tiež: Všetko, čo potrebujete vedieť o osvedčovacej doložke na splnomocnenie

Niektoré dvojstranné medzinárodné zmluvy SR nevyžadujú vyššie overenie justičných verejných listín, ak sa predkladajú súdom alebo aj iným príslušným orgánom druhého zmluvného štátu. Niektoré z týchto zmluvných štátov nemusia vyžadovať vyššie overenie aj u iných druhov písomností, resp. pri ich predkladaní iným orgánom. Existencia takejto zmluvy však nezaručuje, že cudzí orgán nebude vyššie overenie slovenskej verejnej listiny vyžadovať.

Dohovor o Apostile

Slovenská republika pristúpila k Dohovoru o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín (PDF, 258 kB) 5. októbra 1961 (ďalej len „Haagsky dohovor“). Dohovor nadobudol pre Slovenskú republiku platnosť 18. februára 2002.

Pristúpenie Slovenskej republiky k Dohovoru o apostile zjednodušilo podmienky použitia slovenských verejných listín na území iného zmluvného štátu a použitia listín, vydaných orgánmi iného zmluvného štátu, na Slovensku.

Praktické aspekty a Upozornenia

Niekedy sa v právnej praxi stáva, že orgán štátnej správy po podaní návrhu na začatie konania predmetné konanie preruší a vyžiada si doplňujúce údaje alebo prílohy, hoci navrhovateľ zastáva názor, že jeho podanie je úplné a bez vád. Preto sa aj v týchto prípadoch odporúča vyššie overenie si zabezpečiť, ak žiadateľ nemá od cudzieho orgánu, ktorému verejnú listinu bude predkladať, jednoznačné vyjadrenie, že vyššie overenie nevyžaduje.

Situácie a Príklady

Vo veci prevodu vlastníckeho práva k nehnuteľnosti nachádzajúcej sa na území Slovenskej republiky je zmluvnou stranou osoba nachádzajúca sa mimo územia Slovenskej republiky. Podľa slovenského právneho poriadku musí byť jej podpis úradne osvedčený, nakoľko sa jedná o predávajúceho. Vzhľadom na uvedené tak dôjde k osvedčeniu podpisu notárom pôsobiacim mimo Slovenskej republiky. Zmluva o prevode vlastníckeho práva je následne podaná na kataster. Príslušný katastrálny úrad začaté katastrálne konanie preruší s odôvodnením, že na povolenie vkladu je nevyhnutné doložiť Apostille, a to spolu s jej úradným prekladom.

Ako všetko v práve, aj v tomto prípade platí, že výsledok konania závisí od jeho okolností. Odpoveďou na vyššie položenú otázku tak môže byť jednak, že katastrálny úrad požaduje od účastníka konania Apostille nad rámec svojich zákonných oprávnení, avšak na druhej strane môže byť prípustným aj záver, že katastrálny úrad požaduje Apostille oprávnene.

tags: #doložka #vyššieho #osvedčenia #vzor