Apostille: Vyššie overenie verejných listín pre medzinárodné použitie

Použitie verejných listín v zahraničí si často vyžaduje ich overenie, aby mali v cudzine dôkaznú moc. Jedným z nástrojov na zjednodušenie tohto procesu je doložka vyššieho overenia známa ako apostille. Tento článok poskytuje komplexný pohľad na apostille, jej význam, použitie a súvisiace postupy.

Čo je Apostille?

Apostille je overenie podpisu a/alebo odtlačku pečiatky na verejnej listine za účelom jej použitia v zahraničí. Apostille je špeciálna doložka, ktorá nahrádza superlegalizáciu a slúži na overenie verejných listín v krajinách, ktoré sú zmluvnými stranami Dohovoru o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín z 5. októbra 1961 (tzv. Haagsky dohovor).

Haagsky dohovor

Haagsky dohovor z roku 1961 zjednodušuje podmienky použitia verejných listín vydaných orgánmi jedného zmluvného štátu na území iného zmluvného štátu. Slovenská republika k tomuto dohovoru pristúpila a platnosť pre ňu nadobudol 18. februára 2002.

Výhody pristúpenia k dohovoru

Pristúpenie k Haagskemu dohovoru má pre občanov výrazný pozitívny dopad. Nemusia totiž verejné listiny určené na použitie v Slovenskej republike, ako aj slovenské listiny na použitie v zmluvných krajinách dohovoru, osvedčovať vo viacerých stupňoch na rôznych orgánoch. Hodnovernosť verejnej listiny (napr. rodný list, sobášny list, rozhodnutie, znalecký posudok, vysvedčenie) potvrdí príslušný "apostilný" orgán v krajine, v ktorej bola listina vystavená, osobitným osvedčením - apostillou.

Zmluvné štáty Haagskeho dohovoru

Medzi krajiny, ktoré sú zmluvnými stranami Haagskeho dohovoru, patria napríklad: Albánsko, Andorra, Antigua a Barbuda, Argentína, Arménsko, Austrália, Azerbajdžan, Bahamy, Bahrajn, Barbados, Belgicko, Belize, Bielorusko, Bosna a Hercegovina, Botswana, Brazília, Brunei, Bulharsko, Burundi, Cyprus, Česká republika, Čierna Hora, Čile, Čína (len zvláštne správne jednotky Hong Kong a Macao), Dánsko, Dominika, Dominikánska republika, Ekvádor, Estónsko, Fidži, Fínsko, Francúzsko, Grécko, Grenada, Gruzínsko, Guatemala (od 18.9.2017), Holandsko, Honduras, Chorvátsko, India, Írsko, Island, Izrael, Japonsko, Juhoafrická republika, Kapverdská republika, Kazachstan, Kirgizsko, Kolumbia, Kookove ostrovy, Kórea (južná), Kostarika, Lesotho, Libéria, Lichtenštajnsko, Litva, Lotyšsko, Luxembursko, Macedónsko (Bývalá juhoslovanská republika), Maďarsko, Malawi, Malta, Maroko, Marshallove ostrovy, Maurícius, Mexiko, Moldavsko, Monako, Mongolsko, Namíbia, Nemecko, Nikaragua, Niue, Nórsko, Nový Zéland, Omán, Panama, Paraguaj, Peru, Poľsko, Portugalsko, Rakúsko, Rumunsko, Ruská federácia, Salvador, Samoa, San Marino, Seychely, Slovinsko, Spojené štáty americké, Srbsko, Surinam, Svazijsko, Sv. Lucia, Sv. Kitts a Nevis, Sv. Tomáš a Principov ostrov, Sv. Vincent a Grenadíny, Španielsko, Švajčiarsko, Švédsko, Tadžikistan, Tonga, Trinidad a Tobago, Tunisko, Turecko, Ukrajina, Uruguaj, Uzbekistan, Vanuatu, Venezuela, Veľká Británia.

Prečítajte si tiež: Správny postup pri dodatku ku kúpnej zmluve

Kedy je potrebná apostille?

Apostille je potrebná vtedy, ak chcete použiť verejnú listinu v krajine, ktorá je signatárom Haagskeho dohovoru. V takom prípade apostille potvrdzuje hodnovernosť listiny a umožňuje jej použitie v danej krajine bez ďalšieho overovania.

Ktoré listiny možno apostilovať?

Apostille sa v zmysle Haagskeho dohovoru umiestňuje najmä na tieto listiny:

  • Listiny vydané justičným orgánom štátu alebo justičným pracovníkom vrátane listín vydaných verejným žalobcom, vyšším súdnym úradníkom alebo procesným doručovateľom.
  • Správne listiny.
  • Notárske písomnosti.
  • Úradné osvedčenia, ktoré sa umiestňujú na listiny podpísané súkromnými osobami, ako sú úradné osvedčenia potvrdzujúce registráciu listiny alebo skutočnosť, že listina existovala v určitom čase, a úradné a notárske osvedčenia podpisov (vrátane úradných prekladov vyhotovených úradným prekladateľom).

Ako získať apostille na Slovensku?

Na Slovensku vydávajú apostille rôzne orgány v závislosti od typu listiny:

  1. Ministerstvo vnútra SR: Overuje originály živnostenského oprávnenia (osvedčenia o živnostenskom oprávnení, výpisy zo živnostenského registra, a pod.) vydané po 1. januári 2003. Pre overenie listín vydaných v pôsobnosti odboru živnostenského podnikania určených na úradné použitie v zmluvných krajinách dohovoru je potrebné podať žiadosť o Apostille doložku spolu s originálom listiny. Poplatok je 10 € za každý apostillovaný doklad.
  2. Ministerstvo spravodlivosti SR: Overuje justičné verejné listiny vydané súdmi, notármi a exekútormi v obvode krajského súdu.
  3. Ministerstvo školstva, výskumu, vývoja a mládeže SR: Je oprávnené vydať doložku apostille a legalizovať podpisy verejných funkcionárov na origináloch verejných listín vydaných v rezorte školstva.
  4. Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí SR: Overuje všetky ostatné verejné listiny vydané v SR (napr. register trestov, doklady vydané MH SR, obchodnými komorami, daňovými úradmi, výpisy z katastra, certifikáty vydané Slovenským národným archívom).

Postup pri získavaní apostille

  1. Zistenie príslušného orgánu: Zistite, ktorý orgán je kompetentný vydať apostille pre daný typ listiny.
  2. Podanie žiadosti: Podajte žiadosť o vydanie apostille spolu s originálom listiny a potvrdením o zaplatení správneho poplatku.
  3. Vydanie apostille: Príslušný orgán vydá apostille, ktorá sa pripojí k listine.

Krajiny mimo Haagskeho dohovoru

Ak verejné listiny vydané v Slovenskej republike hodláte použiť v krajine, ktorá nie je členským štátom Haagskeho dohovoru, je potrebné, aby každá listina bola osvedčená na Ministerstve zahraničných vecí a európskych záležitostí SR (legalizácia). Následne je potrebné listinu predložiť k tzv. superlegalizácii na veľvyslanectve štátu, kde budete doklad používať.

Superlegalizácia

Superlegalizácia je zložitejší proces overenia listiny, ktorý sa využíva v prípade, ak medzi štátom pôvodu a štátom použitia listiny neexistujú žiadne viacstranné alebo bilaterálne zmluvy, ktoré by upravovali vzájomné vzťahy v tomto smere. Ak chceme použiť slovenskú verejnú listinu v zahraničí, prvým krokom je osvedčenie (legalizácia) tejto listiny Ministerstvom zahraničných vecí a európskych záležitostí SR, následne je potrebné vybaviť vyššie overenie (superlegalizáciu) na príslušnom veľvyslanectve alebo konzulárnom úrade toho štátu, kde má byť listina použitá.

Prečítajte si tiež: Ako inflačná doložka chráni vaše financie

Bilaterálne zmluvy

Štáty, ktoré sa stretávajú s frekventovanou potrebou vzájomného použitia verejných listín, medzi sebou často uzatvárajú aj bilaterálne, teda dvojstranné, medzinárodné zmluvy, ktorých predmetom je ešte väčšie zjednodušenie celého procesu. Tieto zmluvy sú zvyčajne limitované obsahom právnych vzťahov, ktorých sa verejné listiny týkajú. Môže ísť o odstránenie potreby vyššieho overenia alebo apostille listín na použitie napríklad v občianskoprávnych alebo trestnoprávnych veciach, alebo pri predkladaní úradných prekladov alebo dokumentov preukazujúcich osobný stav.

Nariadenie EÚ 2016/1191

V záujme zjednodušenia voľného pohybu osôb a uľahčenia obehu verejných listín, začalo 16. februára 2019 v členských štátoch Európskej únie platiť nariadenie EP a Rady (EÚ) 2016/1191 o podporovaní voľného pohybu občanov prostredníctvom zjednodušenia požiadaviek na predkladanie určitých verejných listín v Európskej únii a o zmene nariadenia (EÚ) č. Na základe tohto nariadenia nie je na použitie v inom členskom štáte potrebná superlegalizácia, apostille ani iná formálna náležitosť na žiadnej verejnej listine, ktorá osvedčuje jednu z týchto skutočností: narodenie; že osoba žije; úmrtie; meno; manželstvo vrátane spôsobilosti uzavrieť manželstvo a osobný stav; rozvod, rozluku alebo vyhlásenie manželstva za neplatné; registrované partnerstvo vrátane spôsobilosti uzavrieť registrované partnerstvo a štatút registrovaného partnerstva; zrušenie registrovaného partnerstva, jeho rozluku alebo vyhlásenie za neplatné; rodičovstvo; osvojenie; bydlisko a/alebo pobyt; štátnu príslušnosť; neexistenciu záznamu v registri trestov za predpokladu, že verejné listiny týkajúce sa tejto skutočnosti vydávajú pre občana Únie orgány členského štátu, ktorého je občan štátnym príslušníkom.

Príklad: Ohlásenie živnosti právnickej osoby v Maďarsku

Ako modelový štát môžeme použiť Maďarsko. Maďarsko a Slovensko sú členskými štátmi Haagskeho dohovoru, preto superlegalizácia nie je potrebná na žiadnej listine. Potrebu apostille je nutné posúdiť pri každej listine samostatne, a to podľa ostatných medzinárodných právnych vzťahov medzi týmito krajinami. Oba štáty sú členskými štátmi EÚ, z čoho vyplýva viazanosť nariadením o verejných listinách, preto napr. pri doložení výpisu z registra trestov, ktorý bude bez záznamu, apostille potrebný nebude. Ostatné dokumenty, na ktoré sa nariadenie nevzťahuje, treba posúdiť z hľadiska bilaterálnych zmlúv. Slovensko a Maďarsko uzavreli Zmluvu o právnej pomoci a úprave právnych vzťahov v občianskych, rodinných a trestných veciach, podľa ktorej sú verejné listiny jedného štátu bez ďalšieho overenia platné v druhom štáte. Zakladateľský dokument spoločnosti s úradne osvedčenými podpismi, ktorý je na ohlásenie živnosti tiež potrebné priložiť, ale spadá pod režim obchodnoprávny, na ktorý sa táto zmluva nevzťahuje, preto bude apostille potrebný. Ak by však živnosť za spoločnosť ohlasoval splnomocnený zástupca, samotné plnomocenstvo - úradne osvedčené - je občianskoprávnym úkonom a na základe tejto medzinárodnej zmluvy môže byť použitý aj bez apostille.

Doklady vydané matričnými úradmi

  1. Osvedčenie matričných dokladov určených na použitie v zahraničí možno vykonať výlučne na origináloch dokladov, vydaných matričnými úradmi Slovenskej republiky (overenie nemožno vykonať na matričných dokladoch vydaných napr.
  2. Značná časť cudzích štátov uznáva len matričné doklady, ktoré nie sú staršie ako 6 mesiacov odo dňa ich vydania.
  3. Matričný doklad - len originál rodného listu, sobášneho listu, úmrtného listu vydáva matričný úrad. Rodný list, sobášny list a úmrtný list vydaný Osobitnou matrikou osvedčuje Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky.

Doklady o vzdelaní

Bez prvotného overenia Ministerstva školstva SR, resp. Pre ostatné štáty Ministerstvo školstva Slovenskej republiky potvrdí doklady k legalizácii konzulárnym odborom Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky. Doklad treba predložiť na preklad súdnemu prekladateľovi, toho osvedčí krajský súd opäť Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky.

Archívne dokumenty

Slovenský národný archív a ostatné štátne archívy poskytujú úplné reprodukcie archívnych dokumentov, vrátane reprodukcií dokladov o vzdelaní. Na použitie v zahraničí overuje tieto reprodukcie priamo Slovenský národný archív, následne Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky a veľvyslanectvo cieľovej krajiny. Reprodukcie dokladov o vzdelaní vydané iným štátnym archívom overuje Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky, odbor archívov a registratúr na Križkovej ulici č. 7 v Bratislave, následne Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky a príslušné veľvyslanectvo.

Prečítajte si tiež: Všetko, čo potrebujete vedieť o osvedčovacej doložke na splnomocnenie

Výpis z registra trestov

Výpis z registra trestov vydáva Generálna prokuratúra Slovenskej republiky, prípadne pobočky Slovenskej pošty. Ak bude výpis z registra trestov použitý v zahraničí, je treba pri podávaní žiadosti o výpis z registra trestov požiadať o osvedčenie výpisu z dôvodu použitia v zahraničí.

Justičné verejné listiny

Justičné verejné listiny vydané súdmi, notármi a exekútormi v obvode krajského súdu overujú príslušné krajské súdy. Právoplatné rozsudky o rozvode manželstva, rozhodnutia o osvojení, notárske zápisnice, čestné vyhlásenia, splnomocnenia podliehajú v prvom stupni osvedčeniu krajským súdom. Doklad musí mať vykonané prvostupňové osvedčenie, aby v preklade bola zahrnutá aj doložka o platnosti pôvodného dokladu, to zn., ak ide o preklad slovenskej verejnej listiny do iného jazyka, musí byť aj vlastná verejná listina opatrená vyšším overením príslušným orgánom.

Súdny preklad

Register súdnych prekladateľov vedie Ministerstvo spravodlivosti Slovenskej republiky a krajské súdy. Doklad osvedčený apostilom príslušným orgánom sa už ďalej neoveruje, je pripravený na predloženie v krajine kde má byť doklad použitý. Doklad treba predložiť súdnemu prekladateľovi na preklad do úradného jazyka krajiny, v ktorej bude doklad použitý. Po preložení dokladu súdnym prekladateľom takto preložený doklad sa predkladá príslušnému krajskému súdu na osvedčenie pravosti prekladateľa, Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky overí pravosť súdu.

Doklady pre sobáš v zahraničí

V prípade sobáša občana Slovenskej republiky v zahraničí je potrebné informovať sa o potrebných dokumentoch, ktoré treba predložiť k udeleniu povolenia na uzavretie sobáša na konkrétnom matričnom úrade, v kostole a pod. podľa žiadateľa rozvodový rozsudok príp. Osvedčenie o právnej spôsobilosti k uzavretiu sobáša v zahraničí Slovenská republika od 1. februára 2006 nevydáva. Klienti rozvedení v Slovenskej republike môžu požiadať o vydanie „Potvrdenia o rozvode“, (príp. Osvedčenia o rozvode …) a to na príslušnom okresnom súde.

Čestné vyhlásenie o slobodnom stave

JA, XY, narodená …, trvale bytom …, číslo cestovného pasu… čestne vyhlasujem, že som slobodná, a nikdy som vydatá nebola, alebo - rozvedená (v tomto prípade sa prikladá aj právoplatný rozsudok o rozvode, resp.

Splnomocnenie pre právnické osoby

Právnické osoby, firmy, agentúry a pod. splnomocňujú v zahraničí zástupcov, partnerov, aby jednali v ich mene (napr.

tags: #doložka #vyššieho #overenia #apostille

Ďalšie články