Elektronická Schránka pre Zahraničných Konateľov: Splnomocnenie a Postup

Elektronická komunikácia s orgánmi verejnej moci sa stáva štandardom aj pre zahraničné firmy pôsobiace na Slovensku. Zákon o e-Governmente ukladá povinnosť používať elektronické schránky pre komunikáciu s úradmi, súdmi a inými inštitúciami. Tento článok poskytuje komplexný prehľad o tom, ako môžu zahraniční konatelia pristupovať do elektronickej schránky svojej spoločnosti, a to aj prostredníctvom splnomocnenia.

Povinná Elektronická Komunikácia a Elektronické Schránky

Od istého dátumu začali ministerstvá, úrady, súdy, obce, vyššie územné celky a iné orgány verejnej moci komunikovať povinne elektronicky so všetkými podnikateľmi - právnickými osobami. Elektronická komunikácia firiem s orgánmi verejnej moci je upravená zákonom č. 305/2013 o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov. Táto komunikácia prebieha prostredníctvom elektronických schránok, do ktorých majú prístup primárne členovia štatutárnych orgánov spoločnosti.

Problémy Zahraničných Konateľov s Prístupom

Na Slovensku pôsobí mnoho zahraničných spoločností, teda spoločností, ktoré síce majú sídlo na území Slovenskej republiky a sú aj zapísané v slovenskom obchodnom registri, ale ich majiteľmi sú iné zahraničné spoločnosti alebo fyzické osoby s trvalým pobytom v zahraničí. V prípade zahraničných spoločností majú väčšinou aj členovia ich štatutárneho orgánu (výkonného orgánu spoločnosti) trvalý pobyt v zahraničí. Prístup do elektronickej schránky je možný tromi spôsobmi:

• Elektronický občiansky preukaz s čipom a bezpečnostným osobným kódom
• Doklad o pobyte s elektronickým čipom a bezpečnostným osobným kódom
• Alternatívny autentifikátor

Zahraniční štatutári nemajú možnosť pristupovať do elektronickej schránky prostredníctvom občianskeho preukazu s čipom, keďže jeho vydanie je viazané na občianstvo Slovenskej republiky. Prihlasovanie do elektronických schránok prostredníctvom alternatívneho autentifikátora v súčasnosti nie je dostupné.

Riešenia pre Zahraničných Konateľov

1. Doklad o Pobyte s Elektronickým Čipom

Jediným spôsobom, ako môžu zahraniční členovia štatutárneho orgánu plnohodnotne vstupovať do elektronickej schránky svojej firmy, je prostredníctvom dokladu o pobyte s elektronickým čipom. Vydanie dokladu o pobyte pre cudzincov upravuje zákon č. 404/2011 Z. z. o pobyte cudzincov. Súčasťou dokladu je na požiadanie aj elektronický čip, ktorý vydáva príslušný policajný útvar SR. Doklad o pobyte obsahuje elektronický čip a vzhľadom a tvarom pripomína klasický slovenský elektronický občiansky preukaz (má inú farbu a obsahuje iné údaje). Väčšina zahraničných štatutárov doklad o pobyte s elektronickým čipom už má. Nie všetci z nich však majú v elektronickom čipe zapísaný aj bezpečnostný osobný kód, ktorý je nevyhnutný na prístup do elektronickej schránky. O zápis bezpečnostného osobného kódu do dokladu o pobyte cudzinca je možné bezplatne požiadať na ktoromkoľvek oddelení cudzineckej polície, čiže nielen v mieste pobytu cudzinca.

Prečítajte si tiež: Podmienky pre získanie dotácie pre mladých farmárov

Zriadenie Elektronickej Schránky pre Cudzinca

Po tom, ako bude mať zahraničný člen štatutárneho orgánu bezpečnostný osobný kód zapísaný vo svojom doklade o pobyte, musí podstúpiť ešte jeden krok na prístup do elektronickej schránky svojej firmy. Pristupovať do elektronickej schránky firmy môže len tá osoba, ktorá má sama zriadenú elektronickú schránku ako fyzická osoba. Štát zriadil elektronické schránky všetkým dospelým občanom Slovenskej republiky, cudzincom teda nie. Zahraničný štatutár preto musí v zmysle zákona o e-Governmente písomne požiadať o zriadenie elektronickej schránky Úrad vlády Slovenskej republiky na predpísanom tlačive žiadosti. Žiadosť musí byť podpísaná a podpis na nej musí byť úradne osvedčený. Ak úradné osvedčenie pravosti podpisu zahraničného štatutára prebehne mimo územia Slovenskej republiky, musí byť opatrené tzv. apostilom alebo superlegalizáciou. Potom je potrebné takúto žiadosť v písomne podobe zaslať na túto adresu: Úrad vlády SR, P. O. BOX 11, Námestie slobody 1, 810 05 Bratislava 15. Do piatich dní odo dňa doručenia žiadosti bude mať zahraničný štatutár elektronickú schránku zriadenú a bude s ňou môcť pristupovať aj do elektronickej schránky svojej firmy.

2. Splnomocnenie Inej Osoby

Alternatívnou možnosťou, ako môže aj zahraničná firma so zahraničnými členmi štatutárneho orgánu vstupovať do svojej elektronickej schránky, je udelenie právomocí na prístup do tejto elektronickej schránky inej osobe. Táto možnosť pripadá do úvahy predovšetkým vtedy, ak zahraničný štatutár nemá na svojom doklade o pobyte zapísaný bezpečnostný osobný kód a tým pádom nemá možnosť pristupovať do elektronickej schránky svojej firmy a ani svojej ako fyzická osoba.

Postup Splnomocnenia

Slovenskí štatutári môžu udeliť oprávnenie na prístup do elektronickej schránky firmy priamo v elektronickej schránke. Zahraniční štatutári, ktorí prístup do elektronickej schránky nemajú vôbec, musia v mene firmy poslať v písomnej podobe splnomocnenie Úradu vlády Slovenskej republiky na predpísanom tlačive na adresu Úrad vlády SR, P. O. BOX 11, Námestie slobody 1, 810 05 Bratislava 15. Podpis člena štatutárneho orgánu musí byť tiež úradne osvedčený, či už u notára alebo na obecnom úrade (v prípade osvedčenia v zahraničí sa rovnako vyžaduje apostilácia alebo superlegalizácia). Žiadosti o splnomocnenie inej osoby na prístup do elektronickej schránky firmy bude vyhovené do piatich pracovných dní odo dňa jej doručenia.

Podrobnosti o Splnomocnení

V trojstranovom editovateľnom tlačive žiadosti o oprávnenie na prístup do elektronickej schránky sa vyplnia jednak údaje o firme, o členoch jej štatutárneho orgánu a tiež sa musí identifikovať osoba, ktorej sa udeľuje oprávnenie na prístup do elektronickej schránky firmy. Veľmi dôležité je to, že musí ísť o fyzickú osobu, ktorá už má zriadenú elektronickú schránku, teda má elektronický občiansky preukaz s bezpečnostným osobným kódom ako občan Slovenskej republiky alebo má doklad o pobyte s čipom a bezpečnostným osobným kódom ako cudzinec. V prípade zahraničných firiem takouto osobou môže byť napríklad niektorí z jej vedúcich zamestnancov (občan Slovenskej republiky), ktorý má dôveru členov štatutárneho orgánu.

Rozsah Splnomocnenia

V žiadosti je možné udeliť úplný alebo čiastočný prístup do elektronickej schránky firmy (právo čítať správy, vymazávať správy, nahrávať správy, spravovať priečinky). V prípade využitia tejto možnosti odporúčame zahraničným spoločnostiam, ktoré inak nemôžu vstupovať do svojej elektronickej schránky, aby ak udelia právo na prístup do svojej elektronickej schránky len jednej osobe, aby bol tento prístup neobmedzený. Inak by sa mohlo stať, že keď to bude potrebné, firma nebude môcť na nejakú dôležitú úradnú správu odpovedať alebo si ju prečítať. Udelené oprávnenie na prístup do elektronickej schránky firmy je tiež možné kedykoľvek odvolať alebo upraviť (rozšíriť alebo zúžiť okruh udelených právomocí alebo okruh oprávnených osôb).

Prečítajte si tiež: Elektronické plašiče potkanov: Čo potrebujete vedieť

Alternatívny Autentifikátor (Karta s Čipom)

Od 1.3.2017 nadobudla účinnosť Vyhláška č. 29/2017 Z. z. Tento alternatívny autentifikátor sa vydá podľa § 2 predmetnej vyhlášky fyzickej osobe, ktorá je štatutárnym orgánom, členom štatutárneho orgánu právnickej osoby so sídlom na území Slovenskej republiky zapísanej v obchodnom registri alebo ktorá je vedúcim jej organizačnej zložky zapísanej v obchodnom registri a nemôže byť držiteľom úradného autentifikátora. Alternatívny autentifikátor má formu karty s elektronickým čipom a so šesťmiestnym bezpečnostným osobným kódom (BOK). Žiadateľom môže byť fyzická osoba, ktorá nie je držiteľom úradného autentifikátora, t. j. nemá občiansky preukaz s čipom. Žiadosť obsahuje meno a priezvisko žiadateľa, jeho dátum narodenia, štátnu príslušnosť, štát a adresu miesta pobytu, BOK (ktorý si žiadateľ ľubovoľne zvolí), obchodné meno a adresu sídla právnickej osoby zapísanej v Obchodnom registri SR a podpis žiadateľa.

Ďalšie Dôležité Informácie

Žiadosť o Zriadenie Elektronickej Schránky

Cudzinec musí vyplniť a zaslať aj Žiadosť o zriadenie elektronickej schránky fyzickej osoby, ktorá nie je štátnym občanom SR, ktorú nájdete tu.

Úprava Údajov v Obchodnom Registri

Uvádzame, že Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby má (aj na účely zabezpečenia prístupov do elektronických schránok) v zmysle §16 ods. 1 zákona č. Na základe vyššie uvedeného odporúčame preveriť, aké údaje boli uvedené v návrhu na zápis do obchodného registra a priložených listinách. V prípade, ak boli údaje v návrhu na zápis do obchodného registra a priložených listinách uvedené chybne (v rozpore s údajmi zapísanými v Registri fyzických osôb), bude potrebné tieto údaje v ORSR upraviť - zosúladiť, prostredníctvom návrhu na zmenu zapísaných údajov.

Rodné Číslo v Registroch

Je potrebné, aby mal zahraničný štatutár uvedené rodné číslo v Registri právnických osôb a aj v Registri fyzických osôb. V prípade, že v Registri právnických osôb má zahraničný štatutár uvedený iba dátum narodenia prístup do elektronickej schránky PO nebude technicky umožnený. Žiadosť o poskytnutie oznámenia o pobyte, osvedčenia o rodnom čísle a pridelenie rodného čísla je možné poslať na adresu: Ministerstvo vnútra SR Oddelenie správy registrov Register rodných čísel Nám, Ľ. Štúra 2, 812 72 Bratislava 1.

Riešenie Problémov s Udelením Oprávnenia

Ak sa ako štatutárny zástupca právnickej osoby neviete prihlásiť do elektronickej schránky, môže to byť z dôvodu, že nemáte vytvorené na portáli zastupovanie na schránku (napr. Plné alebo čiastočné oprávnenie na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou je možné udeliť a zmenu tohto oprávnenia vykonať prostredníctvom listinnej žiadosti dostupnej na portáli slovensko.sk v sekcii „Tlačivá“ alebo cez určenú funkciu priamo v elektronickej schránke.

Prečítajte si tiež: Elektronická učebná pomôcka pre 4. ročník ZŠ: Názory používateľov

UPOZORNENIE: Nižšie uvedený postup, prosím, aplikujte iba v prípade, ak môžete postupovať oprávnenie na ďalšie osoby a ak sa vám pri elektronickom udeľovaní oprávnenia cez funkciu elektronickej schránky zobrazila chybová hláška. V praxi sme uvedený problém zaznamenali v prípade viacstupňového udeľovania oprávnení medzi právnickými osobami. Príklad: štatutár s.r.o. udelí oprávnenie s možnosťou jeho postúpenia inej s.r.o. Do správy uveďte stručný popis žiadosti , teda že sa žiadate o udelenie oprávnenia na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou, no napriek tomu, že môžete postúpiť oprávnenie na ďalšiu osobu, sa vám ho nepodarilo urobiť elektronicky (t.j. Priložte vyplnenú žiadosť, ktorá obsahuje základné údaje o tom, kto komu udeľuje oprávnenie (meno, priezvisko, rodné číslo, prípadne IČO), dobu platnosti oprávnenia (odkedy dokedy), rozsah oprávnenia (úplný alebo čiastočný prístup). Správu podpíšte platným kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP) osoby, ktorá má možnosť postúpiť oprávnenie. V prípade otázok alebo nejasností môžete zatelefonovať na Ústredné kontaktné centrum. Jeho pracovníci vám radi poradia na telefónnom čísle +421235803083 od pondelka do piatka v čase od 8.00 h do 17.00 h.

Splnomocnenie s Úradne Osvedčeným Podpisom

V prípade, ak je štatutárny zástupca právnickej osoby zahraničná osoba, môže splnomocniť oprávnenú osoby (občana SR s trvalým pobytom na území SR) na úplný prístup k elektronickej schránke právnickej osoby. Splnomocnenie zasiela v listinnej podobe štatutár právnickej osoby s úradne osvedčeným podpisom. Splnomocnenie je potrebné zaslať na adresu: Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby, Tower 115, Pribinova 25, 811 09 Bratislava. V prípade úradného osvedčovania podpisu žiadateľa mimo územia Slovenskej republiky musí byť žiadosť doplnená o superlegalizáciu. Ak ide o štát, ktorý pristúpil k Dohovoru č. 213/2002 Z. z. o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín, postačí apostila.

eIDAS a Prístup Zahraničných Štatutárov

POZNÁMKA:V prípade, že zahraničný štatutár, ktorý sa prihlasuje do svojej e-schránky fyzickej osoby prostredníctvom eIDAS node a zároveň nemá prístup do e-schránky právnickej osoby, ktorej je štatutárom, môže zaslať žiadosť s úradne osvedčeným podpisom na udelenie oprávnenia na prístup a disponovanie s e-schránkou svojej spoločnosti. Zahraničný štatutár môže splnomocniť na prístup a disponovanie s e-schránkou svojej spoločnosti aj fyzickú osobu, ktorá nie je slovenským občanom a disponuje prostriedkom elektronickej identifikácie vydaným v inom členskom štáte Európskej únie (napríklad eID - občianskym preukazom s čipom). Osoba, ktorej má byť udelené oprávnenie, sa prihlási na portáli slovensko.sk a po prihlásení do e-schránky (ako fyzickej osoby) si skopíruje svoj jedinečný identifikátor používaný pre účely prihlásenia. Tento identifikátor sa obvykle odlišuje od identifikátora vo fyzickom svete. Skopírovaný identifikátor následne poskytne štatutárovi resp. inej osobe oprávnenej plným prístupom do e-schránky spoločnosti, ktorá ju následne oprávni na prístup a disponovanie s e-schránkou spoločnosti. Tento identifikátor je potrebné uviesť v žiadosti o udelenie oprávnenia na prístup a disponovanie s e-schránkou v poli určenom pre rodné číslo resp. b) v prostredí eIDAS uzla počas prihlasovania v položke "Jedinečný identifikátor", kde je potrebné skopírovať príslušnú časť zobrazeného identifikátora.

tags: #elektronická #schránka #zahraničný #konateľ #splnomocnenie #postup