Elektronická schránka a možnosti splnomocnenia: Kompletný sprievodca

Elektronická schránka sa stala neoddeliteľnou súčasťou komunikácie so štátnou správou na Slovensku. Slúži na online komunikáciu so štátom a automaticky ju má zriadenú každá firma a tiež občania SR od 18 rokov. Tento článok poskytuje komplexný pohľad na elektronickú schránku, jej využitie, aktiváciu, možnosti splnomocnenia a riešenie prípadných problémov.

Čo je elektronická schránka a na čo slúži?

Elektronická schránka je elektronické úložisko, v ktorom sa uchovávajú elektronické správy a notifikácie. Umožňuje komunikovať občanom a podnikateľským subjektom s verejnou správou, teda úradmi, inštitúciami, orgánmi verejnej moci elektronicky. Orgány verejnej moci prijímajú do schránky elektronické podania od občanov, podnikateľov a iných inštitúcií. Schránka občanov a podnikateľov je určená na prijímanie elektronických úradných dokumentov od orgánov verejnej moci. Komunikácia prostredníctvom elektronickej schránky nahrádza klasický spôsob komunikácie s verejnou správou a je ekvivalentná k podaniam a doručovaniu dokumentov v listinnej podobe.

Zriadenie a aktivácia elektronickej schránky

Podľa zákona o e-Governmente sa elektronická schránka zriaďuje pre fyzické osoby, podnikateľov, právnické osoby, orgány verejnej moci a pre subjekty medzinárodného práva. Ak ste občan SR, elektronická schránka sa vám zriadi automaticky po dovŕšení 18. roku života. Elektronické schránky fyzických osôb - podnikateľov a právnických osôb sa zriaďujú priebežne od 31. januára 2014 v nadväznosti na registráciu subjektu v príslušnom registri.

Elektronickú schránku je možné aktivovať dvomi spôsobmi. Aktivácia e-schránky nastane, ak sa do nej štatutár alebo ním poverená osoba prvýkrát prihlási. Občan Slovenskej republiky nemá svoju e-schránku zriadenú na doručovanie automaticky, ak sa jedná o fyzickú osobu. O aktiváciu elektronickej schránky si občan musí individuálne požiadať. V skratke - vo svojej e-schránke má horné tlačidlo Aktivovať schránku. Po tejto aktivácií je schránka funkčná bezodkladne.

Prístup do elektronickej schránky

Na prihlasovanie sa do elektronických schránok zriadených podľa zákona o e-Governmente je možné použiť na účely autentifikácie (procesu overenia identity, ktorá sa prihlasuje) iba občiansky preukaz s čipom a bezpečnostný osobný kód, doklad o pobyte s elektronickým čipom a bezpečnostný osobný kód alebo alternatívny autentifikátor. Na území SR prístup do elektronickej schránky sprostredkováva portál slovensko.sk, Prístup do osobnej elektronickej schránky pomocou portálu prebieha cez elektronický občiansky preukaz s čipom. Ten je následne potrebné vložiť do čítačky kariet, ktorá zabezpečí pripojenie k počítaču, prípadne prepojí s mobilnou aplikáciou Slovensko (generuje súkromné tokeny).

Prečítajte si tiež: Zahraničný konateľ a elektronická schránka

Čítačka čipových kariet je malé hardvérové zariadenie, ktoré umožní prečítať čip na občianskom preukaze. Ovládače k čítačke kariet občan získa priamo od samotného výrobcu čítačky. Čítačku je v súčasnosti možné získať na oddelení dokladov v prípade, ak si vyžiadate aj kvalifikované certifikáty pre kvalifikovaný elektronický podpis. Druhou možnosťou je zakúpenie čítačky v obchode s IT technikou.

Bezpečnostný kód BOK je 6-miestny kód, ktorý slúži ako heslo k vášmu občianskemu preukazu. Stanovíte si ho sami. Bezpečnostný kód BOK slúži na ochranu občianskeho preukazu pred zneužitím. Občiansky preukaz s čipom a bezpečnostný osobný kód potrebuje každý štatutár organizácie (právnická osoba zapísaná v ORSR, právnická osoba nezapísaná v ORSR) kvôli prihlasovaniu sa do prostredia e-schránky. O vydanie občianskeho preukazu s elektronickým čipom (eID) môžete osobne požiadať na ktoromkoľvek okresnom riaditeľstve Policajného zboru SR (oddelenie dokladov) alebo v zahraničí na zastupiteľskom úrade SR alebo v klientskom centre Ministerstva vnútra SR. BOK si musíte zvoliť a nechať aktivovať priamo pri preberaní občianskeho preukazu s čipom. V minulosti bola táto povinnosť dobrovoľná, preto pokiaľ BOK nemáte, vybavte si ho dodatočne na oddelení dokladov. Pri preberaní občianskeho preukazu s čipom (eID karta) a voľbe a aktivácii BOK kódu nezabudnite požiadať o nahratie certifikátov na podpisovanie na čip eID karty, ktoré vám umožnia vytvárať kvalifikovaný elektronický podpis (KEP). V prípade, že na tento krok zabudnete, môžete to vybaviť aj dodatočne na diaľku.

Splnomocnenie na prístup do elektronickej schránky

Ak nemáte možnosť, nestíhate alebo jednoducho nechcete riešiť „korešpondenciu“ vo vašej e-schránke, ktorú máte povinne alebo dobrovoľne aktivovanú na doručovanie, jednoducho na to oprávnite iné dôveryhodné osoby, členov rodiny, priateľov, zamestnancov firmy a podobne. Udelenie prístupu do e-schránky a umožnenie disponovania ňou si nezamieňajte s oprávnením uskutočňovať právne úkony za túto osobu alebo v jej mene. Oprávnenie konať sa riadi obdobnými pravidlami ako v listinnom svete a pri elektronickej komunikácii je ho teda potrebné preukázať jedným zo zákonom uvedených spôsobov.

Splnomocnenie môžete následne vybranej osobe alebo viacerým osobám udeliť buď listinne, alebo elektronicky. Odporúčame vám uprednostniť elektronický spôsob, ktorý je jednoduchý, rýchly, bezplatný a šetrný k životnému prostrediu. Viac informácií nájdete v článku „Výhody elektronického udelenia oprávnenia k elektronickej schránke“. Elektronické žiadosti nájdete priamo v e-schránke v sekcii „Nastavenia“ a v časti „Oprávnenia osôb“. Presný postup, krok za krokom, nájdete v „Návode na udelenie oprávnenia na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou“.

Ako udeliť oprávnenie elektronicky?

1. Prejdite na stránku slovensko.sk a prihláste sa do svojej schránky.
2. Po prihlásení sa do schránky prejdite na “Nastavenia”, vľavo.
3. Kliknite na “Oprávnenia osôb”.
4. Ak chcete pridať oprávnenie fyzickej osobe, kliknite na “Pridať fyzickú osobu”.
5. V zobrazenej žiadosti vyplňte meno, priezvisko a rodné číslo (v tvare s lomkou). Typ autentifikátora a číslo autentifikátora nevypĺňajte.
6. Zvoľte typ oprávnenia a vyplňte platnosť oprávnenia od a do. Ak nevyplníte dátum „do“ “, splnomocnenie automaticky udelíte na dobu neurčitú.

Typy prístupu

Najskôr sa rozhodnite či chcete osobu (sekretárku, asistenta, iného zamestnanca, priateľa, inú spoločnosť atď.) oprávniť úplne alebo čiastočne.

Prečítajte si tiež: Podmienky pre získanie dotácie pre mladých farmárov

• Úplný prístup: Pri úplnom prístupe umožníte vybranej osobe narábať so všetkými priečinkami a správami vo vašej e-schránke. Správy bude vedieť čítať, mazať, presúvať a nahrávať, ďalej vytvárať a mazať vytvorené priečinky a nastavovať v nich pravidlá na ukladanie správ. Dokonca si viete zvoliť, či chcete tejto osobe umožniť aj aj postupovať jej oprávnenia, tj. udeľovať oprávnenia k vašej e-schránke ďalším osobám (samozrejme len v takom rozsahu, akým osoba disponuje.
• Čiastočný prístup: Pri čiastočnom zastupovaní môžete prístup obmedziť a bližšie špecifikovať, napríklad určiť ku ktorým priečinkom a správam v nich uloženým má mať oprávňovaná osoba prístup.

Listinné splnomocnenie

Ak ide o zahraničnú fyzickú osobu alebo právnickú osobu, táto nemá možnosť získať občiansky preukaz s čipom, keďže je viazaná na občianstvo SR. V prípade, ak je štatutárny zástupca právnickej osoby zahraničná osoba, môže splnomocniť oprávnenú osoby (občana SR s trvalým pobytom na území SR) na úplný prístup k elektronickej schránke právnickej osoby. Splnomocnenie zasiela v listinnej podobe štatutár právnickej osoby s úradne osvedčeným podpisom. Splnomocnenie je potrebné zaslať na adresu: Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby, Tower 115, Pribinova 25, 811 09 Bratislava.

Zrušenie alebo zmena oprávnenia

Udelené oprávnenie je možné upraviť alebo odstrániť. Zrušiť oprávnenie v rámci e-schránky, ktorej majiteľom je právnická osoba vie všetkým oprávneným osobám iba štatutár danej firmy, spoločnosti, združenia atď. Oprávnená osoba (asistent, sekretárka, iný zamestnanec) vie zrušiť oprávnenie iba takej osobe, ktorej ho predtým sama udelila. Oprávnenie disponovať s e-schránkou jej teda mohla Jarka zrušiť, keďže jej ho nedávno sama udeľovala.

Oprávnenie môžete skontrolovať v nastaveniach v časti „Oprávnenia osôb“. Ak má oprávnená osoba úplné oprávnenie, je v tabuľke pri jej mene možnosť „Upraviť“. Zmenu vykonáte po kliknutí na „Upraviť“ a stlačíte „Odoslať“.

Problémy s prístupom a ich riešenie

Pokiaľ máte všetky potrebné prostriedky na prihlasovanie (eID, BOK, softvér aj čítačku), je možné že sa do svojej e-schránky nemôžete dostať, pretože mnoho štatutárov stále nemá správne zapísané údaje v zdrojových registroch (správne meno, priezvisko, rodné číslo štatutára/štatutárov). V takom prípade potrebujete namiesto občianskeho preukazu s čipom (eID karty) doklad o pobyte s čipom a bezpečnostný osobný kód alebo alternatívny autentifikátor s čipom a bezpečnostný osobný kód. Informácie o vybavení alternatívnych prostriedkov na prihlasovanie pre cudzincov nájdete na portáli slovensko.sk v časti „Zahraničný štatutár“.

Veľmi častým problémom, ktorý sa vyskytuje u všetkých používateľov, sú údaje. Pokiaľ nie sú správne uvedené údaje v obchodnom registri, respektíve nie je správne zapísané rodné číslo používateľa v databáze, prístup do e- schránky je zamietnutý. Tam vzniká problém samotného prístupu, keďže zriaďovateľ jednoducho má zle zapísané údaje.

Prečítajte si tiež: Elektronické plašiče potkanov: Čo potrebujete vedieť

Povinnosti a doručovanie

Do aktivovanej elektronickej schránky môžu byť doručované elektronické rozhodnutia, ktoré majú rovnaký právny účinok, ako keby boli doručené v listinnej forme. V praxi to znamená, že už nebudete chodiť na poštu so žltým lístkom, ale úradné rozhodnutia vám úrady pošlú do tejto zriadenej elektronickej schránky. Od 1. júna 2020 štát spustil aktiváciu elektronických schránok právnických osôb zapísaných v inom ako v Obchodnom registri SR. Štát má povinnosť pri posielaní úradných rozhodnutí komunikovať s vami elektronicky.

Do e-schránky štát doručuje úradnú korešpondenciu týkajúcu sa vašej organizácie (napríklad súdne rozhodnutie, upovedomenie o začatí exekučného konania, vyrubenie dane, úradné rozhodnutia obcí, miest, a pod.). V momente uloženia úradnej korešpondencie do elektronickej schránky začína plynúť 15-dňová úložná lehota. Ak v tejto lehote nebudete konať, nastane tzv. fikcia doručenia a úradná korešpondencia bude považovaná za doručenú aj v prípade, ak si ju nepreberiete a neprečítate. Na moment doručenia môžu byť viazané lehoty napríklad na podanie odvolania či na splnenie povinnosti.

Zánik elektronickej schránky

Elektronická schránka môže zaniknúť iba v prípade zániku právnickej osoby alebo smrti používateľa a to po uplynutí 3 rokov odo dňa oznámenia príslušnému zriaďovateľovi z referenčného registra. Deaktivovať schránku je možné aj listine, online v sekcii „tlačivá“. Deaktivácia je možná aj prostredníctvom elektronickej žiadosti, ktorá je dostupná priamo v elektronickej schránke v sekcii „Nastavenia“ v časti „Informácie o schránke“. Pri položke „Stav schránky“ je možnosť „Deaktivovať schránku“.

Výhody elektronickej schránky

• Ušetríte čas, ktorý by ste strávili chodením na poštu a čakaním v radoch.
• Komunikácia s úradmi sa zefektívni a zjednoduší.
• Pracovať so schránkou môžete odkiaľkoľvek a kedykoľvek.
• Znížite náklady za poštové služby a pri elektronických podaniach ušetríte až do 50 % za správne poplatky.
• Celá komunikácia je bezpečná a rýchla.

tags: #elektronicka #schranka #splnomocnenie #postup