Ako zadať PN v dochádzke: Komplexný sprievodca pre mzdové účtovníctvo

Práceneschopnosť (PN) je bežnou súčasťou pracovného života zamestnancov a zamestnávateľov. Správne účtovanie miezd počas PN je nevyhnutné pre dodržiavanie legislatívy a spokojnosť zamestnancov. Tento článok poskytuje rozsiahly pohľad na problematiku PN z pohľadu mzdového účtovníctva, vrátane výpočtu náhrady príjmu, nemocenských dávok a povinností zamestnávateľa voči Sociálnej a zdravotnej poisťovni.

Čo je práceneschopnosť (PN)?

Práceneschopnosť, skrátene PN, predstavuje oficiálny dokument, čiže potvrdenie o dočasnej pracovnej neschopnosti, ktoré vystavuje lekár. Toto potvrdenie slúži ako dôkaz, že je zamestnanec chorý a nemôže vykonávať svoju prácu.

Legislatíva upravujúca práceneschopnosť

Problematika PN je upravená viacerými zákonmi, ktoré je potrebné poznať a dodržiavať:

• Zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov.
• Zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Nárok na náhradu príjmu a nemocenské

Počas PN má zamestnanec, ak spĺňa určité podmienky, nárok na náhradu príjmu od zamestnávateľa alebo na nemocenskú dávku od Sociálnej poisťovne. Tieto dávky slúžia ako kompenzácia za stratu zárobku počas PN.

Kto platí počas PN?

• 1. až 10. deň PN: Náhradu príjmu vypláca zamestnávateľ.
  • 1. - 3. deň (vrátane): 25 % denného vymeriavacieho základu (DVZ).
  • 2. - 10. deň: 55 % denného vymeriavacieho základu (DVZ).

Kolektívna zmluva môže stanoviť vyššiu percentuálnu sadzbu pre dennú výšku náhrady príjmu, maximálne však do výšky 80 % DVZ. Zamestnávateľ môže napríklad v kolektívnej zmluve dohodnúť, že svojim zamestnancom bude vyplácať 70 % náhrady príjmu už od prvého dňa trvania PN.

Prečítajte si tiež: Štátna podpora pre mladých v práci

Zamestnanec nemá nárok na náhradu príjmu, ak si PN privodil úmyselne, napríklad požitím alkoholu.

Výška nemocenskej dávky počas PN

Sociálna poisťovňa vypláca zamestnancovi nemocenské vo výške 55 % denného vymeriavacieho základu (DVZ), a to od 11. dňa trvania PN.

Ochranná lehota

Ak zamestnancovi plynie ochranná lehota (napríklad ukončí pracovný pomer 2.2.2024), v období 7 dní, t.j. od 3.2.2024 do 9.2.2024, PN mu vyplatí Sociálna poisťovňa nemocenské. Výška nemocenského je rovnaká ako náhrada príjmu.

Denný vymeriavací základ (DVZ)

Pre určenie výšky náhrady príjmu alebo nemocenského je potrebné určiť rozhodujúce obdobie. Rozhodujúce obdobie je obdobie najmenej od 1.1. kalendárneho roka, ktorý predchádza kalendárnemu roku, v ktorom vznikla dočasná PN (t. j. predchádzajúceho dňu, v ktorom vznikla dočasná PN, napr. ak zamestnanec bol PN od 2.3.2025, rozhodujúcim obdobím pre určenie DVZ bude obdobie od 2.2.2025 do 1.3.2025. Ak zamestnanec nebol nemocensky poistený počas celého rozhodujúceho obdobia, do úvahy sa berie obdobie nemocenského poistenia (t. j. obdobie od vzniku nemocenského poistenia (t. Maximálny DVZ pre rok 2024 je 85,7425 EUR. Maximálny mesačný vymeriavací základ je 1 304 €.

Príklad výpočtu

Pani Zuzana je zamestnaná v spoločnosti ABC s.r.o. od 1.1.2019. Podľa pracovnej zmluvy je jej hrubá mzda vo výške 1 500 €. V období od 1.2.2024 až 27.2.2024 bola uznaná svojím lekárom za dočasne PN, z dôvodu choroby.

Prečítajte si tiež: Podmienky pre rodinné prídavky a dochádzku

• DVZ = (1 500 * 12 mesiacov) / 365 dní = 18 000 / 365 = 49,3150 €

Výpočet náhrady príjmu počas dočasnej PN:

• 1. deň trvania PN => 1.2. - 3.2.2024 => (25 % zo sumy 49,3150 €) * 3 dni = 36,98625 €
• 2. deň trvania PN => 4.2. - 10.2.2024 => (55 % zo sumy 49,3150 €) * 7 dní = 190,46375 €

Výpočet nemocenského:

• 11.2. - 27.2.2024 => (55 % zo sumy 49,3150 €) * 17 dní = 461,10 €.

Elektronická PN (ePN)

Od 1. júna 2023 musia všeobecní lekári, lekári zdravotníckych zariadení a gynekológovia vystavovať potvrdenie o dočasnej pracovnej neschopnosti elektronicky, tzv. ePN. Dovtedy mohli lekári požiadať Sociálnu poisťovňu o povolenie vystavovať potvrdenia o dočasnej pracovnej neschopnosti aj na papierovom tlačive. Od 1. januára 2024 by mali do systému ePN podľa zákona pribudnúť povinne aj lekári-špecialisti, vrátane lekárov poskytujúcich zubno-lekársku starostlivosť.

Ako funguje ePN?

• Lekár vytvára zamestnancovi tzv. ePN priamo v Národnom zdravotníckom informačnom systéme (NZIS).
• Zamestnanec už nemusí doručovať zamestnávateľovi a Sociálnej poisťovni žiadne dokumenty.
• Sociálna poisťovňa informuje zamestnanca aj zamestnávateľa o tom, že mu bola ePN vystavená.
• Zamestnanec je povinný dodržiavať liečebný režim.
• Komunikácia so Sociálnou poisťovňou sa realizuje prostredníctvom e-služieb Sociálnej poisťovne.
• Zamestnávateľ nahlasuje údaje potrebné pre výplatu dávky prostredníctvom e-služieb Sociálnej poisťovne, v záložke „ePN“.
• Zamestnávateľ nahlasuje údaje čo najskôr, ak predpokladá, že dočasná PN zamestnanca bude trvať viac ako 10 dní. Údaje o poslednom dni výkonu práce zamestnanca pred vznikom dočasnej PN, obdobie, za ktoré má zamestnanec nárok na náhradu príjmu a či táto náhrada bola alebo nebola vyplatená (oznamuje sa, ak ide o pracovný úraz alebo chorobu z povolania) nahlasuje okamžite, bez ohľadu na dĺžku predpokladaného trvania PN. Zamestnávateľ môže sledovať ePN svojich zamestnancov aj prostredníctvom mzdového softvéru.

Mzdové účtovníctvo a PN

Mzdové účtovníctvo zohráva kľúčovú úlohu pri spracovaní PN. Program Mzdy a personalistika dokáže evidovať a sledovať Dochádzku zamestnancov. Celý dochádzkový systém je rozdelený na evidenciu “Denných záznamov” kde môžete hromadne pridávať odpracované dni zamestnanca, jeho čerpanú dovolenku a na “Obdobia neprítomnosti”. Do dochádzky je teda možné zaevidovať okrem odpracovaných dní aj tie dni, ktoré zamestnanec z akýchkoľvek dôvodov neodpracoval. Medzi tzv. vylúčené obdobia patrí napr. nemoc, neplatené voľno, ošetrenia u lekára, absencia, materská dovolenka atď. Evidencia dochádzky má potom vplyv na výpočet mzdy zamestnanca.

Softvér pre mzdy a personalistiku

Aplikácia Mzdy a personalistika podporuje import údajov z dochádzkových systémov SYSTEM-IS AMS, APIS, spol. s r.o., RS ALFA, ARBE, spol. s r.o., TINNOC, WEGA LH spol. Mzdový číselník obsahuje preddefinované položky, ktoré vstupujú do výpočtu mzdy zamestnanca. Mzdový číselník zároveň umožní pridávať a definovať ľubovoľné položky, ktoré následne použijete resp. aplikujete do mzdy zamestnanca. Program na základe vyplnených údajov zamestnancov v Personalistike vypočíta mzdy zamestnancov. Vypočíta poistné, náhrady príjmu za nemoc, za ošetrenia u lekára, neplatené voľno, absenciu…atď. Aktivovaním jednej funkcie program vypočíta všetky poistné naraz.

Exporty a výkazy

Program ponúka množstvo tlačových zostáv a umožňuje exporty výkazov pre Sociálnu a zdravotné poisťovne. Jednoducho vytlačíte príkazy k úhrade a program na základe údajov z generovaných príkazov na úhradu a vypočítaných miezd zamestnancov umožňuje vystaviť Mesačný prehľad o dani a Ročné vyúčtovanie dane z príjmu. Po nadefinovaní vzorových účtov (pre podvojné účtovníctvo) a nadefinovaní kódov (pre jednoduché účtovníctvo) môžete vyexportovať mzdové údaje za zadané výplatné obdobie.

Verzie softvéru

Existujú rôzne verzie softvéru pre mzdy a personalistiku, napr.:

• Základná verzia
• Multi verzia
• XXL verzia

Multi a XXL verzie ponúkajú napríklad funkciu prepojenia na ePN Sociálnej poisťovne, ktorá umožňuje priamo z programu importovať pracovné neschopnosti do agendy Obdobia neprítomnosti. Umožňuje prístup viacerých užívateľov sieťovo prepojených počítačov do programu.

Povinnosti zamestnávateľa

Zamestnávateľ má voči Sociálnej a zdravotnej poisťovni niekoľko povinností súvisiacich s PN zamestnanca.

Sociálne poistenie

• Register zamestnávateľov: § 231 ods. 1 písm. a) zákona o sociálnom poistení.
• Register poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia: § 231 ods. 1 písm. b) zákona o sociálnom poistení. Ak mesačný príjem zamestnanca presiahol 66 €, resp. nepresiahol 66 €.
• Prerušenie poistenia: § 231 ods. 1 písm. c) zákona o sociálnom poistení. Zamestnávateľ je povinný oznámiť pobočke Sociálnej poisťovne prerušenie poistenia zamestnanca do ôsmich dní od vzniku prerušenia. Napr. prerušenie od 11. dňa potreby osobného a celodenného ošetrovania fyzickej osoby uvedenej v § 39 ods. 1 písm. a) zákona o sociálnom poistení alebo prerušenie od 11. dňa osobnej a celodennej starostlivosti o dieťa uvedené v § 39 ods. 1 písm. b) zákona o sociálnom poistení.
• Oznámenie materskej a rodičovskej dovolenky: § 231 ods. 1 písm. d) zákona o sociálnom poistení.
• Predloženie výkazu: § 231 ods. 1 písm. e) zákona o sociálnom poistení. Ak zamestnávateľ zistí, že pri výpočte mesačnej mzdy vypočítal a vo výkaze vykázal poistné z nižšieho vymeriavacieho základu, ako mal, je povinný prepočítať mzdu nanovo a podať opravný výkaz.
• Oznámenie zmeny: § 231 ods. 1 písm. f) a g) zákona o sociálnom poistení.
• Odvod poistného: § 141 ods. 1 a ods. 2 zákona o sociálnom poistení. Základnou povinnosťou zamestnávateľa je platiť a odvádzať poistné na sociálne poistenie na účet Sociálnej poisťovne za kalendárny mesiac pozadu.

Zdravotné poistenie

• Oznámenie zmeny platiteľa poistného: § 24 písm. a) zákona o zdravotnom poistení. Zmeny platiteľa poistného z dôvodu, že platiteľom poistného začína, resp. prestáva byť štát (§ 11 ods. 7 zákona o zdravotnom poistení). Zmeny platiteľa poistného z dôvodu, že poistenec v pracovnom pomere sa nepovažuje za zamestnanca v dňoch, v ktorých nepoberá príjem zo zárobkovej činnosti podľa § 10b ods. 1 písm. a) zákona o zdravotnom poistení a súčasne nie je fyzickou osobou, ktorá poberá náhradu príjmu, nemocenské, ošetrovné, materské, ktorej zanikol nárok na nemocenské a ktorej trvá dočasná pracovná neschopnosť alebo ktorej zanikol nárok na ošetrovné a ktorej trvá potreba ošetrovania alebo starostlivosti [§ 11 ods. 7 písm. m) a písm. n) zákona o zdravotnom poistení].
• Oznamovacia povinnosť: § 24 písm. b) a § 23 ods. 8 zákona o zdravotnom poistení. Zamestnávateľ je povinný oznámiť príslušnej zdravotnej poisťovni zmenu svojho názvu, sídla, bydliska, identifikačného čísla, čísla bankového účtu do ôsmich dní odo dňa zmeny.
• Platenie poistného: § 24 písm. c) zákona o zdravotnom poistení. Pri platbe preddavkov na poistné poštovou poukážkou sa platba označí rovnako ako pri platbe bezhotovostným prevodom z účtu zamestnávateľa.

Chyby v mzdovom účtovníctve a PN

Napriek znalosti predpisov dochádza v praxi k chybám pri spracovaní miezd počas PN. Chyby môžu nastať už pri samotnom výpočte mzdy použitím nesprávnych podkladov (dochádzkový list, úkolový list, dovolenkový lístok, platobný výmer, vyhlásenie, prémiový poriadok a pod.). K častým chybám dochádza tým, že sa v mzdovom liste zamestnanca uvádza úhrn zúčtovaných mesačných miezd a nie úhrn vyplatených zdaniteľných miezd.

Daň z príjmov zo závislej činnosti

Pri zdaňovaní príjmov zo závislej činnosti v priebehu roka dochádza k chybám napr. zlým výpočtom mzdy, nesprávnym výpočtom preddavkov na daň, ale aj pri nesprávnom uplatňovaní daňového bonusu. Ak zamestnávateľ zrazil v priebehu roka zamestnancovi zo zdaniteľnej mzdy vyšší preddavok na daň, ako ukladá zákon o dani z príjmov, je povinný vrátiť mu vzniknutý preplatok v nasledujúcom kalendárnom mesiaci, najneskôr do 31. marca nasledujúceho roka.

PN a dovolenka

Ak má zamestnanec vystavenú PN, PN ruší dovolenku a ani na žiadosť zamestnanca zamestnanec dovolenku mať nemôže. Pojednáva o tom Zákonník práce § 112 ods. 2. Dočasná pracovná neschopnosť sa začína dňom, v ktorom príslušný ošetrujúci lekár zistil chorobu, ktorá vyžaduje dočasnú pracovnú neschopnosť. V prípade, že zamestnanec bude uznaný práceneschopným, má nárok na hmotné zabezpečenie, ktoré mu poskytuje zamestnávateľ vo forme náhrady príjmu. Náhrada príjmu sa poskytuje len fyzickým osobám, ktoré sa podľa zákona č. 462/2003 Z. z. Zamestnanec dostane peňažné plnenie vo forme náhrady príjmu, ak bol pre chorobu alebo úraz uznaný za dočasne práceneschopného na výkon činnosti zamestnanca alebo mu bolo nariadené karanténne opatrenie a nemá príjem, ktorý sa považuje za vymeriavací základ podľa zákona o sociálnom poistení za obdobie, v ktorom nevykonáva činnosť zamestnanca z dôvodu dočasnej pracovnej neschopnosti (§ 4 zákona č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca). Náhradu príjmu poskytuje zamestnávateľ najviac počas prvých 10 dní práceneschopnosti zamestnanca. Od 11. Nárok na nemocenské vzniká zamestnancovi v prípade, že práceneschopnosť presiahne 10 dní, t. j. poskytuje sa od 11. dňa dočasnej pracovnej neschopnosti. Povinne nemocensky poistenej samostatne zárobkovo činnej osobe (SZČO) a dobrovoľne nemocensky poistenej osobe vzniká nárok na nemocenské od prvého dňa dočasnej pracovnej neschopnosti. Podmienkou nároku je zaplatenie poistného na nemocenské poistenie riadne a včas.

Dodržiavanie liečebného režimu počas PN

Sociálna poisťovňa vám oznamuje údaje o ePN a o automatickom vybavovaní vášho nemocenského alebo úrazového príplatku cez Elektronický účet poistenca (časť: Vaše dávky) v eSlužbách. Môže sa však stať, že váš lekár neponúka možnosť ePN a v tom prípade vám potvrdenie o dočasnej pracovnej neschopnosti vydá na päťdielnom papierovom tlačive. Ak sa rozhodnete zmeniť miesto svojho pobytu, túto zmenu odporúčame konzultovať s ošetrujúcim lekárom, aby posúdil, či vzhľadom na zdravotný stav môžete cestovať. Následne je potrebné novú adresu bezodkladne písomne oznámiť Sociálnej poisťovni. V prípade ePN ošetrujúci lekár určí podľa charakteru choroby dátum predpokladaného skončenia dočasnej pracovnej neschopnosti. Ak na vyšetrení osoby vykonanom najneskôr v deň určený ako predpokladaný koniec dočasnej pracovnej neschopnosti príslušný ošetrujúci lekár na základe zhodnotenia zdravotného stavu pacienta zistí, že dočasná pracovná neschopnosť trvá, určí nový dátum predpokladaného skončenia dočasnej pracovnej neschopnosti. Kontrola môže byť vykonaná aj počas dní pracovného pokoja a to v akomkoľvek čase, aj vo večerných hodinách, okrem času, ktorý máte určený na vychádzky. Zamestnanec, ktorý vykonáva kontrolu, je povinný sa preukázať oprávnením na vykonanie kontroly.

V prípade, ak vás počas kontroly dodržiavania liečebného režimu nezastihne na adrese, ktorú ste uviedli, zanechá vám v schránke písomné oznámenie o vykonaní kontroly. Dodržiavanie liečebného režimu neznamená, že sa v odôvodnených prípadoch nemôžete vzdialiť z obydlia. Ak si počas dočasnej pracovnej neschopnosti nájdete v schránke písomné oznámenie, že v čase vašej neprítomnosti bola vykonaná kontrola dodržiavania liečebného režimu, je potrebné, aby ste najneskôr do troch pracovných dní kontaktovali príslušnú pobočku Sociálnej poisťovne v mieste bydliska a podali vysvetlenie (napr. Ak to povaha choroby umožňuje, ošetrujúci lekár môže dočasne práceneschopnej osobe povoliť vychádzky, ktoré súčasne časovo vymedzí s prihliadnutím na charakter choroby. Pacient, ktorý nepodá vysvetlenie, kde sa nachádzal v čase kontroly, nemá nárok na výplatu nemocenského odo dňa porušenia liečebného režimu do skončenia dočasnej pracovnej neschopnosti, najviac v rozsahu 30 dní odo dňa porušenia liečebného režimu určeného lekárom. Zároveň vám Sociálna poisťovňa za porušenie povinností dočasne práceneschopného poistenca (napr. nezdržiavanie sa na určenej adrese) môže v zmysle § 239 zákona o sociálnom poistení uložiť pokutu až do výšky 16 596,96 eura.

Elektronické zasielanie a spracovanie údajov (ePN a OČR)

Od 01. 12. 2021 sa krátkodobá PN a OČR do Sociálnej poisťovne neoznamuje. Oznamuje sa iba v prípade prerušenia t. PN po 52. PN po 52. Krátkodobá OČR od 15. Dlhodobá OČR od 91. Začiatok PN sa do zdravotnej poisťovne oznamuje kódom 1O Z. Ak PN trvá do 10 dní oznámite aj koniec s kódom 1O K.

• Zamestnancovi vznikla PN 02. 08. 2022 a trvala do 15. 08. 2022 (14 dní). Do Sociálnej poisťovne neposielate žiadne oznámenie o vzniku a zániku PN. Do zdravotnej poisťovne pošlete začiatok PN s kódom 1O Z s dátumom 02. 08.
• Zamestnanec je s dieťaťom na krátkodobej OČR od 04. 08. 2022 do 31. 08. 2022 (28 dní). Do zdravotnej poisťovne sa OČR neoznamuje. Do Sociálnej poisťovne pošlete začiatok prerušenia s kódom 4 od 15. kalendárneho dňa t. j. k 18. 08. 2022. A koniec prerušenia s kódom 4 k 31. 08.

Zjednodušenie administratívy pomocou digitalizácie

Žiadosti o dovolenky, návštevy lekára či PN-ky môžu byť schválené rýchlo a prehľadne. Odstránenie papierových žiadaniek, napr. o dovolenky, lekára zamestnanca či rodinného príslušníka. Digitalizácia celého procesu schválenia neprítomností zamestnancov až po automatické zaevidovanie do dochádzky. Modul umožňuje definovať vlastné typy neprítomností (Sick day, home office, darovanie krvi a iné). Už pri zadávaní žiadanky o dovolenku alebo lekára zamestnanec vidí svoj zostatok alebo čerpanie. Zadať žiadanku a sledovať stav jej riešenia umožňuje zamestnancom aj mobilná aplikácia Humanet.

tags: #kde #v #dochádzke #zadať #PN