Splnomocnenie kontaktnej osoby pre prístup k elektronickej schránke: Kompletný sprievodca

Tento článok poskytuje komplexný pohľad na problematiku splnomocnenia kontaktnej osoby pre prístup a disponovanie s elektronickou schránkou právnickej osoby, s dôrazom na zákonné požiadavky a praktické postupy. Cieľom je poskytnúť zrozumiteľné informácie pre široké spektrum čitateľov, od študentov po odborníkov, a vyhnúť sa bežným nejasnostiam.

Prístup do elektronickej schránky a autentifikácia

Podľa § 22a zákona č. 305/2013 Z. má každý štatutárny zástupca právnickej osoby rovnaké práva na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou. Na autentifikáciu (overenie identity pri prihlasovaní) je možné použiť občiansky preukaz s čipom a bezpečnostný osobný kód, doklad o pobyte s elektronickým čipom a bezpečnostný osobný kód, alebo alternatívny autentifikátor.

Splnomocnenie kontaktnej osoby - riešenie pre zahraničných štatutárnych zástupcov

V prípade, ak je štatutárny zástupca právnickej osoby zahraničná osoba, ktorá nemá možnosť získať občiansky preukaz s čipom (keďže je viazaná na občianstvo SR), vzniká potreba splnomocnenia oprávnenej osoby.

Kto môže byť splnomocnená osoba?

Splnomocnenou osobou môže byť občan SR s trvalým pobytom na území SR. Táto osoba bude mať úplný prístup k elektronickej schránke právnickej osoby.

Ako postupovať pri splnomocnení?

1. Listinná podoba splnomocnenia: Štatutár právnickej osoby vypracuje splnomocnenie v listinnej podobe.
2. Úradne osvedčený podpis: Podpis štatutára na splnomocnení musí byť úradne osvedčený.
3. Zaslanie splnomocnenia: Splnomocnenie sa zasiela na adresu: Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby, Tower 115, Pribinova 25, 811 09 Bratislava.

Ďalšie možnosti udelenia oprávnenia na prístup do elektronickej schránky

Okrem splnomocnenia kontaktnej osoby v prípade zahraničných štatutárnych zástupcov existujú aj ďalšie spôsoby, ako udeliť oprávnenie na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou:

Prečítajte si tiež: Komplexný prehľad ŤZP

• Udelenie oprávnenia cez portál slovensko.sk: Plné alebo čiastočné oprávnenie je možné udeliť a zmenu tohto oprávnenia vykonať prostredníctvom listinnej žiadosti dostupnej na portáli slovensko.sk v sekcii „Tlačivá“ alebo cez určenú funkciu priamo v elektronickej schránke.

Problémy s udeľovaním oprávnení a ich riešenie (viacstupňové udeľovanie)

V niektorých prípadoch, najmä pri viacstupňovom udeľovaní oprávnení medzi právnickými osobami (napr. štatutár s.r.o. udeľuje oprávnenie s možnosťou jeho postúpenia inej s.r.o.), sa môže vyskytnúť chybová hláška pri elektronickom udeľovaní oprávnenia. V takomto prípade je potrebné postupovať nasledovne:

1. Príprava žiadosti: Do správy uveďte stručný popis žiadosti, teda že sa žiadate o udelenie oprávnenia na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou, no napriek tomu, že môžete postúpiť oprávnenie na ďalšiu osobu, sa vám ho nepodarilo urobiť elektronicky.
2. Priloženie vyplnenej žiadosti: Priložte vyplnenú žiadosť, ktorá obsahuje základné údaje o tom, kto komu udeľuje oprávnenie (meno, priezvisko, rodné číslo, prípadne IČO), dobu platnosti oprávnenia (odkedy dokedy), rozsah oprávnenia (úplný alebo čiastočný prístup).
3. Podpísanie žiadosti KEP: Správu podpíšte platným kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP) osoby, ktorá má možnosť postúpiť oprávnenie.
4. Kontaktovanie Ústredného kontaktného centra: V prípade otázok alebo nejasností môžete zatelefonovať na Ústredné kontaktné centrum na telefónnom čísle +421235803083 od pondelka do piatka v čase od 8.00 h do 17.00 h.

Elektronické žiadosti a ich výhody

Sociálna poisťovňa ponúka možnosť podávať žiadosti elektronicky. Elektronické žiadosti sú kópiou papierových žiadostí, pričom vypĺňanie žiadostí Vám zaberie menšie množstvo času z dôvodu automatického predvyplnenia údajov. Portál e-formulárov je napojený na naše interné systémy, čiže Sociálna poisťovňa dokáže na základe rodného čísla/IČA automaticky doplniť rôzne ďalšie údaje, ako napr. adresa, obdobia poistenia, sídlo a ďalšie.

Čo potrebujete pre podanie e-žiadosti?

Pre podanie e-žiadosti vám stačí občiansky preukaz s čipom a platnými certifikátmi, čítačka kariet a aplikácie na elektronické podpísanie.

Automatické spracovanie žiadostí

Pre podávanie troch najpočetnejších skupín žiadostí zaviedla Sociálna poisťovňa automatické spracovanie žiadosti systémom. To znamená, že vašu žiadosť nebude spracovávať referent, ale systém. Pokiaľ splníte všetky podmienky automatickej kontroly (napr. Elektronické žiadosti o prenosný dokument A1 (PD A1) je možné podávať zo všetkých operačných systémov, pokiaľ obsahuje externé aplikácie na prihlásenie pomocou občianskeho preukazu a elektronický podpis. Elektronické žiadosti je možné podať zo všetkých dostupných prehliadačov (Chrome, Edge, Opera, atď.), no najväčšia kompatibilita sa osvedčila na prehliadači Mozilla Firefox.

Prenosný dokument A1 (PD A1) a elektronické žiadosti

Elektronické žiadosti o prenosný dokument A1 (PD A1) je možné podávať zo všetkých operačných systémov, pokiaľ obsahuje externé aplikácie na prihlásenie pomocou občianskeho preukazua elektronický podpis. Elektronické žiadosti je možné podať zo všetkých dostupných prehliadačov (Chrome, Edge, Opera, atď.), no najväčšia kompatibilita sa osvedčila na prehliadači Mozilla Firefox. Dokumenty, ktoré sú požadované ako prílohy k žiadosti o PD A1, nájdete tu: Povinné prílohy k žiadosti o PD A1. Je potrebné, aby ste sa prihlásili ako SZČO alebo zamestnávateľ.

Prečítajte si tiež: Pracovné miesta pre ZŤP v Poprade

Kto môže požiadať o eFormulár?

Požiadať si o eFormulár je umožnené z krajín, ktoré sú na zozname nižšie a všetkým ich občanom.

Môže žiadosť podať iná osoba?

Áno, pokiaľ napríklad nedisponujete občianskym preukazom s čítačkou, môže za vás podať žiadosť druhá osoba.

Ako vybrať správnu žiadosť?

Všeobecné informácie ako vybrať správnu žiadosť nájdete tu: Idem do zahraničia pracovať. Pokiaľ ste vyslaný len do jednej krajiny, tak si vyberiete jednu zo Žiadostí o vystavenie prenosného dokumentu A1. Pokiaľ budete vykonávať činnosť v dvoch alebo viacerých krajinách, tak si vyberiete jednu zo Žiadostí o určenie uplatniteľnej legislatívy. Vyberáte si na základe toho, či budete vykonávať činnosť výlučne v postavení SZČO alebo výlučne v postavení Zamestnanca, prípadne ako SZČO a zároveň ako Zamestnanec.

Prečo moja žiadosť nespadá do kategórie automaticky spracovaných žiadostí?

Do kategórie žiadostí, ktoré spadajú pod vystavenie systémom, nespadajú všetky, ale len tie najpočetnejšie. Dôvodom je, že žiadosť nespadá do kategórie žiadostí, pri ktorých je nastavené vyhodnotenie systémom. Žiadosť, ktorá nespĺňa kritériá na automatické vystavenie systémom, bola preradená na posúdenie referentom. To ale neznamená, že je automaticky zamietnutá. Referent má na posúdenie 45 dní, tak ako pri papierovej žiadosti. Systém kontroluje veľké množstvo údajov (medzi nimi je napr. kontrola príloh, predchádzajúcich vyslaní, splnomocnenie, poistné obdobia a pod.) a aby bol PDA1 vystavený, musí žiadateľ spĺňať všetky podmienky.

Hromadné odosielanie žiadostí

Aktuálne nie je možné odoslať hromadne viac žiadostí. Každá žiadosť musí mať vygenerované jedinečné číslo, vďaka ktorému sa žiadosť zaradí v systéme.

Prečítajte si tiež: Dôchodca: Zákon a ochrana

Funkcia import/export

V spodnej časti stránky v elektronickej žiadosti, kde sa vyberá pobočka, kliknite na tlačidlo „Export“. Do interného úložiska sa stiahne .xml súbor, ktorý obsahuje všetky údaje zo žiadosti. Ak chcete dané údaje využiť pri vypisovaní novej žiadosti, na prvej stránke žiadosti kliknite na tlačidlo „Import“ a vyberte stiahnutý .xml súbor. V žiadosti sa vám následne vyplnia všetky údaje. Funkciu import/export môžete využiť, ak potrebujete podať väčšie množstvo žiadostí, či už za viac zamestnancov alebo napr. na viacej období.

Potvrdenie o podaní žiadosti

Doručenka v elektronickej schránke neslúži na právne účely. Taktiež sa s doručenkou nemôže vyslaná osoba preukázať v zahraničí. Pokiaľ potrebujete potvrdenie o podaní žiadosti, je potrebné kontaktovať príslušnú pobočku, pod ktorú spadáte, aby vám potvrdenie vystavila. Informáciu o potrebe potvrdenia môžete vložiť aj do samotnej elektronickej žiadosti a to kolónky „Doplňujúce informácie“. Upozorňujeme, že týmto krokom sa vzdávate možnosti, aby žiadosť bola posúdená systémom, čo znamená, že vám A1 nepríde do 24 hodín, ale bude ju posudzovať referent. Momentálne sa pracuje na aktualizácii, ktorej výsledok bude automatické doručenie potvrdenia o podaní do vašej elektronickej schránky. Informácia o blokácii posúdenia systémom však platí len pre žiadosti, ktoré sú podporované. Zoznam podporovaných žiadostí nájdete v bode 12.

Riešenie problémov s elektronickými žiadosťami

Čo robiť, ak je žiadosť nesprávna?

Akceptujeme aj dokumenty, ktoré sú podpísané elektronicky. O nesprávnej žiadosti treba informovať príslušnú pobočku Sociálnej poisťovne tu: Kontakty - pobočky. Môžete nás informovať aj cez kontaktný formulár. Nesprávnu žiadosť stornujeme a vy následne môžete opätovne požiadať o nový formulár.

Chyba v žiadosti

Nie je potrebné znovu vypisovať a zasielať žiadosť. Nemusíte ani informovať pobočku SP. Kontaktujte svoju pobočku, ktorá následne chybu opraví. Neposielajte novú žiadosť. Vyplňte kontaktný formulár a my sa vám obratom ozveme.

Technické problémy s elektronickým podpisom

Skontrolujte si, či máte nainštalované a aktívne všetky aplikácie ktoré sú dostupné tu: www.slovensko.sk. Taktiež musíte mať platný certifikát v občianskom preukaze. Pokiaľ všetko spĺňate a vaše technické problémy pretrvávajú, je potrebné kontaktovať Národnú agentúru pre sieťové a elektronické služby, ktorá samotný podpisový komponent zabezpečuje. Pri opakovane hlásených chybách (ako napr. neotvorenie podpisového komponentu D.Launcher, kedy len na obrazovke vyskočí grafika načítavania programu, no následne ho neotvorí), je potrebné skontrolovať, či máte vo svojom prehliadači nainštalované rozšírenie D.Bridge. Pokiaľ sa vám rozšírenie nenainštaluje automaticky, treba ísť na stránku slovensko.sk tu: Na stiahnutie. Následne si vybrať vami používaný OS a kliknúť na pole „Jednotlivé aplikácie“.

Časový limit prihlásenia

Na stránkach eFormulárov je nastavený určitý časový limit prihlásenia. Keď tento limit presiahnete, budete automaticky odhlásený zo stránky. V takomto prípade využite funkciu import/export (bližší opis je v bode 13.). Odhláste sa a zatvorte prehliadač. Znovu prehliadač otvorte a prihláste sa na stránku eFormulárov.

Nesprávne miesto výkonu činnosti

Pravdepodobne ste ako miesto výkonu činnosti vybrali „činnosť pre zamestnávateľa vykonávam výlučne v sídle spoločnosti“ a nie „činnosť pre zamestnávateľa vykonávam mimo sídla spoločnosti“. Ak by ste si vybrali túto možnosť, zobrazilo by sa vám ďalšie okno, kde by ste mohli vypísať adresu/štát vyslania.

Problémy s doručením žiadosti

Kontaktuje prosím pobočku Sociálnej poisťovne, ktorá údaje opraví - Kontakty - pobočky. Skontrolujte si, či máte aktivovanú elektronickú schránku na doručenie. Ak áno, je možné, že vaša žiadosť neprešla automatickou kontrolou a je momentálne na posúdení u referenta v pobočke. Referent má na posúdenie žiadosti 45 dní odo dňa doručenia.

tags: #kontaktna #osoba #splnomocnenie #vzor