Mandátna Zmluva a Účtovníctvo: Povinnosti a Aspekty

Podnikatelia, ktorí sa rozhodnú delegovať vedenie svojho účtovníctva na externú účtovnícku firmu, by mali venovať zvýšenú pozornosť zmluvnému vzťahu s touto firmou. Uzavretie zmluvy, a to najmä mandátnej zmluvy, je kľúčové pre správnu identifikáciu práv a povinností oboch zmluvných strán, ako aj pre definovanie doby trvania zmluvného vzťahu. Dôkladne vypracovaná zmluva o vedení účtovníctva môže v budúcnosti predísť prípadným sporom a nejasnostiam.

Typy Zmlúv o Vedení Účtovníctva

Zmluvy o vedení účtovníctva je možné rozdeliť na dva základné typy:

• Pomenované zmluvy: Ide o zmluvy, ktorých názov a obsah sú presne definované Obchodným zákonníkom. Príkladom je mandátna zmluva, ktorá sa často používa v praxi.
• Nepomenované zmluvy: Podľa § 269 Obchodného zákonníka je možné uzavrieť aj zmluvu, ktorá nie je explicitne upravená ako typ zmluvy. Tieto zmluvy sa zvyčajne označujú ako "zmluva o vedení účtovníctva" alebo "zmluva o poskytnutí účtovníckych služieb".

Pri uzatváraní nepomenovanej zmluvy je nevyhnutné detailne upraviť všetky aspekty zmluvného vzťahu, aby sa predišlo možným sporom. V prípade nejasností totiž zmluvné strany nemajú oporu v Obchodnom zákonníku. Alternatívou je definovať hlavné oblasti zmluvy a v ostatných prípadoch sa odvolať na konkrétnu pomenovanú zmluvu, napríklad mandátnu zmluvu.

Kľúčové Prvky Zmluvy o Vedení Účtovníctva

Zmluva o vedení účtovníctva by mala obsahovať nasledujúce kľúčové prvky:

Identifikácia Zmluvných Strán

Je potrebné jednoznačne identifikovať vykonávateľa (účtovnú firmu) a objednávateľa (podnikateľa), ktorý prenecháva vedenie svojho účtovníctva externej firme.

Prečítajte si tiež: Mandátna zmluva a vlastníci bytov

Predmet Zmluvy

Táto časť definuje, čo sa rozumie pod vedením účtovníctva a aké činnosti bude účtovnícka firma pre podnikateľa vykonávať. Napríklad:

• Zaúčtovanie všetkých účtovných dokladov (bankové výpisy, faktúry, interné doklady a pod.).
• Spracovanie podkladov pre štvrťročné daňové priznanie k DPH.
• Spracovanie štvrťročných a celoročných výstupov z účtovného programu (špecifikovať ktoré, v akej forme a termíny vyhotovenia).
• Vypracovanie daňového priznania k dani z nehnuteľnosti a pod.

Zmluva by mala tiež obsahovať zoznam činností, ktoré nie sú predmetom zmluvy, napríklad:

• Agenda miezd.
• Vypracovanie daňového priznania k dani z príjmov.
• Vystavovanie prvotných dokladov (vydané faktúry a pod.).

Odmena za Účtovnícke Služby

V tejto časti sa upravuje výška odmeny za vedenie účtovníctva a termíny jej vyplácania. Môže ísť o:

• Výšku mesačného paušálu za účtovnícke služby.
• Odmenu za jeden spracovaný účtovný doklad.
• Odmenu za zostavenie daňového priznania k dani z príjmov.
• Odmenu za zostavenie účtovnej závierky a pod.

Práva a Povinnosti Podnikateľa a Účtovníckej Firmy

Je dôležité vymenovať všetky práva a povinnosti oboch strán. Mali by byť jednoznačne stanovené termíny predávania potrebných dokumentov. Príklady:

Práva a povinnosti podnikateľa:

• Poskytnúť všetky podklady, doklady a dokumenty potrebné pre zaúčtovanie.
• Vyhotoviť zoznam predávaných dokumentov potvrdený podpisom účtovníckej firmy.
• Informovať o termínoch a výsledkoch daňových kontrol.
• Právo na vyžiadanie vysvetlenia k spôsobu zaúčtovania účtovných dokladov.
• Právo na informácie o stave vedenia účtovníctva (napr. mesačne).

Práva a povinnosti účtovníckej firmy:

• Plnenie zmluvných podmienok v súlade so záujmom podnikateľa a dodržiavanie zákonov a predpisov.
• Zachovanie mlčanlivosti o skutočnostiach, ktoré podnikateľ považuje za obchodné tajomstvo.
• Vyhotovenie zoznamu vrátených dokladov, ktoré podnikateľ potvrdí podpisom.

Zodpovednosť Zmluvných Strán

Je dôležité stanoviť rozsah zodpovednosti účtovníckej firmy za prípadnú škodu spôsobenú podnikateľovi. Zmluva by mala obsahovať prípady, kedy nie je možné prenášať škodu na účtovnú firmu, napríklad:

Prečítajte si tiež: Mandátna zmluva v stavebníctve

• Účtovnícka firma nezodpovedá za pravdivosť, správnosť, včasnosť a úplnosť dokladov odovzdaných podnikateľom.
• Podnikateľ zodpovedá za škodu vzniknutú oneskoreným predaním účtovných dokladov alebo zatajením informácií.

Doba Trvania Zmluvy

Zmluva by mala obsahovať údaj o dobe trvania (na dobu určitú alebo neurčitú) a o výpovednej lehote, ak ide o zmluvu na dobu neurčitú.

Ostatné Zmluvné Podmienky

• Spôsob archivácie účtovných záznamov a osoba zodpovedná za archiváciu.
• Podpisové záznamy - spôsob a technika podpisových záznamov na účtovných dokumentoch.
• Povinnosť zachovávať mlčanlivosť účtovníckej firmy o všetkých údajoch týkajúcich sa podnikateľa a jeho klientov, a to aj po skončení zmluvy.

Dátum a Podpisy

Zmluva musí obsahovať dátum a miesto podpisu, ako aj podpisy oboch zmluvných strán, ktoré vyjadrujú súhlas s uvedenými zmluvnými podmienkami.

Mandátna Zmluva v Účtovníctve: Hlbší Pohľad

Mandátna zmluva je upravená v § 566 a nasledujúcich ustanoveniach Obchodného zákonníka. Ide o konsenzuálny a relatívny kontrakt, ktorý zakladá právny vzťah medzi mandatárom a mandantom. Obe strany musia spĺňať definíciu podnikateľa podľa § 2 ods. 2 zákona č. 513/1991 Zb. Obchodného zákonníka.

Podstata Mandátnej Zmluvy

Predmetom mandátnej zmluvy je zariadenie dohodnutej obchodnej záležitosti pre mandanta, ktorá má vzťah k jeho podnikateľskej činnosti. Mandant sa zaväzuje zaplatiť mandatárovi za zariadenie určitej obchodnej záležitosti odplatu. Mandátna zmluva je zmluvou, ktorou sa mandatár zaväzuje k určitej činnosti, avšak záväzok mandatára nie je viazaný na dosiahnutie výsledku.

Povinnosti Mandatára

Činnosť, na ktorú sa mandatár zaviazal, je povinný uskutočňovať podľa pokynov mandanta a v súlade s jeho záujmami, ktoré mandatár pozná alebo musí poznať. Mandatár je povinný oznámiť mandantovi všetky okolnosti, ktoré zistil pri zariaďovaní záležitosti a ktoré môžu mať vplyv na zmenu pokynov mandanta. Mandatár je povinný konať s odbornou starostlivosťou.

Prečítajte si tiež: Mandátna zmluva alebo konateľ: Porovnanie

Odchýlenie sa od Pokynov Mandanta

Mandatár sa však za istých podmienok môže odchýliť od pokynov mandanta. Ani v týchto prípadoch sa však mandatár nesmie od pokynov odchýliť, ak to zakazuje zmluva alebo mandant.

Ochrana Informácií

V súvislosti s výkonom služieb mandatára je pravdepodobné, že mandatár sa oboznámi so skutočnosťami obchodnej, výrobnej alebo technickej povahy, ktoré súvisia s podnikom. Preto je vhodné prípadnú ochranu informácií dojednať aj v mandátnej zmluve.

Odplata Mandatárovi

Mandátna činnosť sa vykonáva za odplatu. Mandátna zmluva je vždy odplatnou zmluvou. Ak je obstaranie záležitosti podľa zmluvy predmetom podnikateľskej činnosti mandatára, právna úprava predpokladá odplatný charakter zmluvy, aj keď nie je v zmluve výslovne vyjadrený. Výška odplaty mandatárovi nie je povinnou náležitosťou zmluvy, pretože pokiaľ nie je jej výška výslovne dohodnutá v zmluve, je zistiteľná. Odmena mandatárovi nesúvisí s výsledkom predmetu záväzku, preto má mandatár na ňu nárok bez ohľadu na úspešnosť/neúspešnosť obchodu.

Zánik Mandátnej Zmluvy

Obchodný zákonník ustanovuje v súvislosti so zánikom mandátnej zmluvy spôsob jej zániku výpoveďou zo strany mandanta i mandatára. Mandant je oprávnený kedykoľvek vypovedať zmluvu, a to čiastočne alebo v celom rozsahu. Pre mandatára zákon stanovuje prísnejšie kritériá vypovedania zmluvy.

Daňové Aspekty Mandátnej Zmluvy

Príjmy plynúce na základe mandátnej zmluvy, ktoré sú uzatvorené podľa ustanovení Obchodného zákonníka a ktorých predmetom je výkon práce v mene mandanta, sa nepovažujú za príjem samostatne zárobkovej osoby, pretože mandatár nevykonáva túto činnosť vo vlastnom mene a na vlastnú zodpovednosť s cieľom dosiahnutia zisku, ale podľa pokynov mandanta. To znamená, že ide o príjem zo závislej činnosti podľa § 5 ods. 1 písm. a) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov.

Vedenie Účtovníctva Interne vs. Externe

Podnikatelia majú možnosť voľby, či vedenie ich účtovníctva zabezpečia interne - účtovníkom, ktorý je ich zamestnancom, alebo externe - inou právnickou osobou alebo fyzickou osobou, ktorá túto činnosť vykonáva ako podnikanie.

Interné Vedenie Účtovníctva

Pokiaľ účtovná jednotka zabezpečí vedenie účtovníctva vlastnými zamestnancami, má v zásade kedykoľvek prístup k potrebným informáciám a dokumentom, plnenie pracovných povinností vie lepšie odkontrolovať a tiež je tu menšia pravdepodobnosť úniku informácii o jeho podnikaní.

Externé Vedenie Účtovníctva

Pokiaľ sa podnikateľ rozhodne pre externé vedenie účtovníctva, mal by mať vzájomné vzťahy s účtovnou firmou upravené v zmluve.

Dôležitosť Kvalitnej Zmluvy

Nestačí mať uzatvorenú "akúkoľvek" zmluvu na vedenie účtovníctva, ale zmluva by mala byť kvalitne spracovaná a to predovšetkým vo vzťahu k dostatočne určito a jasne vymedzeniu predmetu plnenia, t.j. čo má, resp. čo (už) nemá účtovník povinnosť pre klienta vykonávať, a potom tiež z hľadiska vymedzenia ostatných vzájomných práv a povinností.

tags: #mandatna #zmluva #uctovnictvo #povinnosti