Nájomná zmluva a ochrana osobných údajov v kontexte GDPR

Práva a povinnosti subjektov práva sú stanovené na území Slovenskej republiky právnymi predpismi. Každodenné problémy nie je možné riešiť výhradne pomocou jedného právneho predpisu. Úlohou právnych subjektov je dodržiavať právne predpisy v súlade s čl. 2 ods. 3 Ústavy SR, teda robiť všetko, čo zákon nezakazuje, a vykonať to, čo zákon ukladá. V kontexte nájomných zmlúv, ktoré sú upravené viacerými právnymi predpismi, je dôležité venovať pozornosť aj ochrane osobných údajov v súlade s GDPR (Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679) a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.

Nájomné zmluvy a ich právna úprava

Nájomné a podnájomné zmluvy sa delia na základe predmetu a spôsobu užívania predmetu nájmu. Pre každý typ nájomnej zmluvy platí určitý právny predpis, podľa ktorého sa riešia formálne a obsahové náležitosti. Základným právnym predpisom upravujúcim nájomné zmluvy je zákon č. 40/1964 Zb. (Občiansky zákonník) a v špecifických prípadoch aj zákon č. 116/1990 Zb. o nájme a podnájme nebytových priestorov. Vo všeobecnosti by mali nájomné zmluvy obsahovať základné náležitosti Občianskeho zákonníka doplnené v špecifických prípadoch o podmienky v súlade s ďalšími právnymi predpismi. V týchto prípadoch má prednosť v aplikácii špecifická právna úprava pred všeobecnou určenou zákonom č. 40/1964 Zb. Medzi ďalšie relevantné právne predpisy patria napríklad zákon č. 504/2003 Z. z. o nájme poľnohospodárskych pozemkov, zákon č. 98/2014 Z. z., zákon č. 260/2011 Z. z., zákon č. 189/1992 Zb., zákon č. 443/2010 Z. z., zákon č. 261/2011 Z. z. a zákon č. 150/2013 Z. z.

Základné podmienky určujúce rozsah povinností prenajímateľa a nájomcu určujú právne predpisy a môžu ich vyšpecifikovať v nájomnej zmluve. Z predložených právnych predpisov najkonkrétnejšie upravuje špecifiká nájmu § 664 zákona č. 40/1964 Zb., a to na účel určenia rozsahu povinností. V § 664 zákon č. 40/1964 Zb. definuje, že „prenajímateľ je povinný prenechať prenajatú vec nájomcovi v stave spôsobilom na dohodnuté užívanie, alebo ak sa spôsob užívania nedohodol, obvyklé užívanie a v tomto stave ju na svoje náklady udržiavať“. Z toho vyplýva, že prenajímateľ môže dať do nájmu len stavbu v zodpovedajúcom stave v súlade s užívaním stavby, v stave obvyklom v rámci užívania alebo sa s nájomcom dohodne na spôsobe užívania.

Na účely užívania stavby musí byť daný priestor skolaudovaný v súlade so stavebným povolením podľa § 85 zákona č. 50/1976 Zb. o územnom plánovaní a stavebnom poriadku. V § 82 ods. 1 je určené kolaudačné rozhodnutie, ktoré „… povoľuje užívanie stavby na určený účel, a ak je to potrebné, určia sa podmienky užívania stavby“. V § 82 ods. 4 je stanovená povinnosť stavebného úradu, ktorý v rámci podmienok užívania stavby určí podľa druhu a účelu stavby aj „…ďalšie povinnosti na zabezpečenie verejných záujmov, na ochranu práv a oprávnených záujmov účastníkov, na zabezpečenie záujmov starostlivosti o životné prostredie, bezpečnosť a ochranu zdravia ľudí, požiarnu bezpečnosť a zabezpečenie prístupu osobám s obmedzenou schopnosťou pohybu a orientácie“. V konečnom dôsledku stavebný úrad rozhoduje o spôsobe užívania stavby a aj jeho možnej zmeny v súlade s § 85 zákona č. 50/1976 Zb. „zmeny účelu užívania stavby, ktoré spočívajú v zmene spôsobu užívania stavby, jej prevádzkového zariadenia, v zmene spôsobu a v podstatnom rozšírení výroby alebo činností, ktoré by mohli ohroziť život a zdravie ľudí alebo životné prostredie, vyžadujú rozhodnutie stavebného úradu o zmene v užívaní stavby…“

Z vyššie uvedeného vyplýva povinnosť na strane prenajímateľa (vlastníka) stavby, a to prenajímať stavbu len výhradne na účel, na ktorý bola stavba skolaudovaná. V inom prípade sa spôsob nájmu dohodne v zmluve špecifickejšie, než všeobecné právne predpisy stanovujú v súlade s § 664 zákona č. 40/1964 Zb. V praxi sa môže dohodnúť aj to, že síce objekt nespĺňa skoro žiadne podmienky na bezpečnosť, ale veľakrát za symbolický poplatok sa prenajme. Stavba, ktorá nie je skolaudovaná, sa nemôže z dikcie zákona č. 40/1964 Zb. Občianskeho zákonníka a zákona č. 50/1976 Zb. o územnom plánovaní a stavebnom poriadku užívať.

Prečítajte si tiež: Sprievodca nájomnou zmluvou a príspevkom

Nájomca by mal mať možnosť oboznámiť sa s projektovou dokumentáciou stavby v takom rozsahu, aby vedel presne, ako môže využívať objekt prenájmu tak, aby nič neporušoval a vedel, za čo bude platiť nájom. To na druhej strane stanovuje povinnosť prenajímateľa takúto dokumentáciu nájomcovi poskytnúť ešte pred uzavretím nájomnej zmluvy, aby sa s ňou mohol oboznámiť. Akákoľvek zmena, ktorá by mohla ohroziť zdravie, život človeka alebo životné prostredie, musí byť uskutočnená ako zmena užívania stavby. Pokiaľ stavba nespĺňa požiadavky kolaudácie, musí na to prenajímateľ upozorniť nájomcu (aj budúceho) a prípadne, pokiaľ súhlasí, aj adekvátne znížiť nájomné - to ale závisí od zmluvných strán, či sa tak rozhodnú.

Ochrana osobných údajov v nájomných zmluvách podľa GDPR

GDPR (Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679) a zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov upravujú spracúvanie osobných údajov fyzických osôb. V kontexte nájomných zmlúv to znamená, že prenajímateľ aj nájomca musia dodržiavať pravidlá ochrany osobných údajov, ak spracúvajú osobné údaje druhej strany.

Základné pojmy:

• Osobné údaje: Akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (dotknutej osoby).
• Prevádzkovateľ: Fyzická alebo právnická osoba, ktorá sama alebo spoločne s inými určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov.
• Dotknutá osoba: Fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú.
• Spracúvanie: Akákoľvek operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi, napríklad získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, uchovávanie, prepracúvanie, vyhľadávanie, prenos, likvidácia.

Právne základy spracúvania osobných údajov v nájomných zmluvách:

• Zmluvný vzťah: Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba (nájomná zmluva).
• Zákonná povinnosť: Spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prenajímateľa alebo nájomcu (napr. vedenie účtovníctva).
• Oprávnený záujem: Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov prenajímateľa alebo nájomcu (napr. ochrana majetku, vymáhanie pohľadávok).
• Súhlas: V niektorých prípadoch je potrebný súhlas dotknutej osoby so spracúvaním jej osobných údajov (napr. marketingové účely).

Práva dotknutých osôb (nájomcov):

• Právo na prístup: Právo získať potvrdenie o spracúvaní osobných údajov a prístup k nim.
• Právo na opravu: Právo na opravu nesprávnych osobných údajov.
• Právo na vymazanie („právo na zabudnutie“): Právo na vymazanie osobných údajov, ak už nie sú potrebné na účel, na ktorý boli získané.
• Právo na obmedzenie spracúvania: Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov v určitých prípadoch.
• Právo na prenosnosť: Právo získať osobné údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a preniesť ich k inému prevádzkovateľovi.
• Právo namietať: Právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov na základe oprávneného záujmu.
• Právo podať sťažnosť: Právo podať sťažnosť dozornému orgánu (Úrad na ochranu osobných údajov).

Povinnosti prevádzkovateľov (prenajímateľov a nájomcov):

• Informovanie dotknutých osôb: Poskytnúť dotknutým osobám informácie o spracúvaní ich osobných údajov (účel, právny základ, príjemcovia, doba uchovávania, práva dotknutých osôb).
• Zabezpečenie osobných údajov: Prijatie primeraných technických a organizačných opatrení na zabezpečenie osobných údajov pred neoprávneným prístupom, zmenou, stratou alebo zničením.
• Vedenie záznamov o spracovateľských činnostiach: Vedenie evidencie o spracúvaní osobných údajov.
• Ohlasovanie porušení ochrany osobných údajov: Ohlasovať porušenia ochrany osobných údajov dozornému orgánu.
• Posudzovanie vplyvu na ochranu osobných údajov: Vykonávať posúdenie vplyvu na ochranu osobných údajov, ak spracúvanie predstavuje vysoké riziko pre práva a slobody fyzických osôb.

Špecifické situácie a povinnosti v kontexte nájomných zmlúv

• Prenájom nebytových priestorov a kamerové systémy: Ak prenajímateľ prevádzkuje kamerový systém v prenajímaných priestoroch, musí o tom informovať nájomcov a zabezpečiť, aby bol kamerový systém prevádzkovaný v súlade s GDPR a zákonom o ochrane osobných údajov. Dôležité je posúdiť oprávnený záujem na monitorovaní priestorov a nastaviť pravidlá pre uchovávanie záznamov.
• Spracúvanie osobných údajov zamestnancov: Ak prenajímateľ alebo nájomca zamestnávajú osoby, musia spracúvať ich osobné údaje v súlade s pracovnoprávnymi predpismi a GDPR. Je potrebné informovať zamestnancov o spracúvaní ich osobných údajov, zabezpečiť ich ochranu a umožniť im uplatňovať ich práva.
• Externý účtovník ako sprostredkovateľ: Ak prenajímateľ využíva služby externého účtovníka, ktorý spracúva osobné údaje nájomcov (napr. fakturácia), je potrebné uzatvoriť so sprostredkovateľom zmluvu o spracúvaní osobných údajov v súlade s čl. 28 GDPR.
• Informovanie nájomcov o spracúvaní osobných údajov: Prenajímateľ je povinný informovať nájomcov o spracúvaní ich osobných údajov. Táto povinnosť vzniká pri uzatváraní nájomnej zmluvy, ale aj pre existujúce nájomné zmluvy, ak sa spracúvanie osobných údajov vykonáva po 25. máji 2018. Informácie by mali byť poskytnuté jasne a zrozumiteľne, napríklad formou informačnej doložky.

Bezpečnostné opatrenia na ochranu osobných údajov

Prevádzkovateľ (prenajímateľ aj nájomca) je povinný chrániť všetky osobné údaje, s ktorými nakladá, vhodnými a dostupnými prostriedkami pred zneužitím. Je potrebné vykonať také opatrenia, aby aspoň štatutárny orgán osobných údajov alebo ním poverená osoba a zodpovedná osoba mali prehľad o nakladaní s osobnými údajmi a ich spracovaní. Hodnotenie postupov nakladania s osobnými údajmi a ich spracúvania by sa malo vykonávať aspoň raz ročne.

Každý zamestnanec prevádzkovateľa pri práci s osobnými údajmi rešpektuje ich povahu, t. j. že sú súčasťou súkromia dotknutej osoby, a podľa toho prispôsobuje súvisiace konanie. Zamestnanec najmä nezverejňuje osobné údaje bez overenia, či je takýto postup možný, a neposkytuje osobné údaje osobám, ktoré nepreukážu právo s nimi nakladať. Akýkoľvek bezpečnostný incident týkajúci sa osobných údajov sa musí bezodkladne riešiť, a to aj v spolupráci s poverenou osobou.

Pri práci s elektronickými záznamami oprávnené osoby nesmú opustiť počítač bez odhlásenia, nesmú umožniť nahliadnutie žiadnej inej osobe a musia chrániť dôvernosť prihlasovacieho hesla. Zamestnanci majú právo nahliadnuť do obsahu svojich osobných spisov. V propagačných materiáloch prevádzkovateľa môžu byť so všeobecným súhlasom zamestnancov zverejnené len textové alebo obrazové informácie o firemných akciách.

Prečítajte si tiež: Právne aspekty nájmu v školstve

Návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov

Ak sa dotknutá osoba (napr. nájomca) domnieva, že jej práva na ochranu osobných údajov boli porušené, má právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky. Návrh by mal obsahovať:

• Meno a priezvisko navrhovateľa a jeho korešpondenčnú adresu.
• Označenie toho, kto porušuje ochranu osobných údajov (meno, priezvisko, trvalý pobyt alebo názov a sídlo spoločnosti).
• Označenie práv, ktoré mali byť pri spracúvaní osobných údajov porušené a ako k danému porušeniu došlo.
• Dôkazy o porušení ochrany osobných údajov (napr. print screen obrazovky webového prehliadača, na ktorom sú zverejnené osobné údaje).
• Kópiu listiny, ktorým si navrhovateľ uplatnil svoje právo na nápravu (napr. právo na výmaz).
• Kópiu odpovede prevádzkovateľa na výzvu navrhovateľa.
• Prehlásenie, že navrhovateľ nemá vedomosť o tom, že vec prejednáva súd alebo orgán činný v trestnom konaní a že od udalosti neuplynuli viac ako tri roky.
• Žiadosť, aby Úrad na ochranu osobných údajov začal konanie o ochrane osobných údajov.
• Podpis navrhovateľa.

Prečítajte si tiež: Zmluva o nájme bytu Zbehy

tags: #najomna #zmluva #gdpr #ochrana #osobných #udajov