Reklamácia účtovania: Postup a aspekty

Reklamácia účtovania je dôležitý proces, ktorý umožňuje odberateľom upozorniť na nesúlad medzi dodaným tovarom alebo službou a zmluvne dohodnutými podmienkami. Tento článok sa zameriava na postupy a účtovné aspekty reklamácií, a to ako z pohľadu odberateľa, tak aj dodávateľa.

Reklamácia dodávok a jej podstata

Reklamácia predstavuje písomné oznámenie dodávateľovi, že dodaný tovar alebo služba nespĺňa dohodnuté podmienky. Môže sa týkať kvality, množstva, oneskorenej dodávky, poškodenia zásielky alebo iných nedostatkov.

Dôležité aspekty reklamácie

• Reklamačné podmienky: Pri reklamácii je nevyhnutné vychádzať z dohodnutých všeobecných alebo reklamačných podmienok.
• Termín a spôsob: Treba dodržať termín a spôsob reklamácie, t.j. včas a písomne oznámiť zistené skutočnosti.
• Dokumentácia: Je potrebné zdokumentovať reklamáciu dohodnutým spôsobom.

Reklamačná lehota

Reklamačná lehota je termín, v ktorom je potrebné uplatniť reklamáciu. Dôležité je venovať jej pozornosť, pretože neskoro uplatnená reklamácia môže byť zamietnutá. Uznanie reklamácie po lehote závisí od dobrej vôle dodávateľa.

Reklamačný list a záznam

• Reklamačný list: Oznámenie o chybách alebo nedostatkoch zásielky, ktoré kupujúci posiela predávajúcemu "bez zbytočného odkladu".
• Reklamačný záznam: Doklad k reklamačnému listu, ktorý obsahuje zápis o prevzatí zásielky, prebierke a spôsobe zisťovania nedostatkov zásielky. Okrem náležitostí reklamačného listu je potrebná účasť nestrannej osoby.

Účtovanie reklamácií v podvojnom účtovníctve

Postupy účtovania v PÚ (podvojnom účtovníctve) osobitne neupravujú účtovanie reklamácií, iba ustanovujú účty, na ktorých sa účtujú.

Pohľad odberateľa

Podľa § 49 ods. 5 postupov účtovania v PÚ sa reklamácie voči dodávateľom účtujú na účte 315 - Ostatné pohľadávky.

Prečítajte si tiež: Neuznaná reklamácia? Tu je postup!

Pohľad dodávateľa

Podľa § 50 ods. 5 postupov účtovania v PÚ dodávateľ účtuje reklamácie uplatnené odberateľmi na účte 325 - Ostatné záväzky.

Právne predpisy a interné smernice

Keďže postupy účtovania v PÚ bližšie neupravujú účtovanie reklamácií, pri ich účtovaní je potrebné vychádzať z iných právnych predpisov, ako je Obchodný zákonník, Občiansky zákonník, zákon o ochrane spotrebiteľa a pod. Dodávateľ by mal mať vypracovanú internú smernicu, tzv. „reklamačný poriadok“.

Dôležité aspekty pri účtovaní

• Časové obdobie: Dôležité je zistiť, kedy možno o reklamáciách účtovať a v ktorom účtovnom období a kedy bude reklamácia vybavená.
• Rozdiely medzi dodávateľom a odberateľom: Odlišný postup pri účtovaní o reklamáciách bude u dodávateľa a iný bude u odberateľa.

Postup odberateľa pri uplatňovaní reklamácie

1. Odberateľ vystaví doklad, na základe ktorého si bude uplatňovať reklamáciu u dodávateľa. Najčastejšie sa používa tzv. „reklamačný list“.
2. Na základe reklamačného listu môže odberateľ požadovať od dodávateľa zľavy a zrážky z ceny dodávky.
3. Po dohode s dodávateľom, odberateľ obdrží tzv. „dobropis“.

Kalkulácia nákladov na reklamácie

Dodávateľ by mal mať v predajnej cene zakalkulované aj náklady na opravu reklamovaného tovaru alebo výrobkov, prípadne služieb. V mnohých prípadoch sa chybné výrobky dajú rozobrať na súčiastky, ktoré po ich ocenení možno predať alebo spotrebovať pri ďalšej oprave.

Dobropis

Dodávateľ na uznanú reklamáciu, prípadne na zľavu z ceny pre odberateľa vystavuje tzv. „dobropis“. Dobropis možno definovať ako finančnú čiastku, ktorú pripisuje dodávateľ odberateľovi.

Účtovanie reklamácií pred a po úhrade

V praxi sa rozlišuje, či bola dodávka uhradená pred uplatnením reklamácie alebo nie. Ak účtovná jednotka (odberateľ) pri uplatnení reklamácie voči dodávateľovi použije iba jeden účet 315 - Ostatné pohľadávky (účet 321 nebude používať), bez ohľadu na to, či bol záväzok dodávateľovi uhradený alebo nie, bude postupovať v súlade s postupmi účtovania.

Prečítajte si tiež: Neuznaná reklamácia

Odstraňovanie vád dodávateľským spôsobom

Ak by účtovná jednotka vady z reklamácií dala odstraňovať dodávateľským spôsobom, tvorbu rezervy bude účtovať na ťarchu účtu 518 - Ostatné služby. Použitie rezervy sa bude účtovať na ťarchu vecne príslušného účtu rezerv so súvzťažným zápisom v prospech vecne príslušného účtu záväzkov.

Definícia reklamácie a vybavenia reklamácie

• Reklamácia: Uplatnenie zodpovednosti za vady výrobku alebo služby (§ 2 písm. l) zákona o ochrane spotrebiteľa).
• Vybavenie reklamácie: Ukončenie reklamačného konania odovzdaním opraveného výrobku, výmenou výrobku, vrátením kúpnej ceny výrobku, vyplatením primeranej zľavy z ceny výrobku, písomná výzva na prevzatie plnenia alebo jej odôvodnené zamietnutie (§ 18 zákona o ochrane spotrebiteľa).

Zodpovednosť za vady

Zodpovednosť za vady predanej veci (alebo služby) upravuje Občiansky zákonník v § 619 až § 627.

Zníženie ceny dodávky

Ak je výsledkom reklamačného konania vystavenie dobropisu na určitú finančnú sumu (nedôjde k oprave alebo vráteniu dodávky), znamená to, že bola znížená cena dodávky. Účtovanie zníženia ceny dodávky v dôsledku reklamácie je obdobné ako pri poskytnutí zľavy z ceny, tzn. zníženie ceny dodávky vystavením dobropisu sa premietne v účtovníctve dodávateľa znížením výnosov z predaja zásob, služieb, príp.

Rezervy a nevyfakturované dodávky

Rezervy sú záväzky s neistým časovým vymedzením alebo výškou. Vyplývajú z minulých udalostí a zaväzujú účtovnú jednotku k budúcim povinnostiam. Medzi daňovo uznané rezervy patrí tvorba rezerv účtovaných ako náklad, napr. na nevyčerpané dovolenky vrátane poistného a príspevkov, na lesnú pestovnú činnosť, likvidáciu hlavných banských diel, lomov, atď. Nedaňovými rezervami sú napríklad rezervy na pokuty a penále, na reklamácie a opravy atď. Nevyfakturované dodávky sú záväzky, ktoré neboli do konca účtovného obdobia vyfakturované, ale na rozdiel od rezerv poznáme ich presnú výšku.

Prečítajte si tiež: Neuznaná reklamácia: Obrana spotrebiteľa.

tags: #neuznana #reklamácia #účtovania #postup