Notárske Overenie Dokumentov: Kompletný Sprievodca

Tento článok poskytuje komplexný pohľad na notárske overovanie dokumentov na Slovensku. Rozoberieme si, čo to notárske overenie je, kedy ho potrebujete, koľko stojí a aké sú alternatívy. Zameriame sa na overovanie podpisov, listín a aj na špecifické prípady ako registrácia s.r.o. alebo neziskovej organizácie.

Čo je Notárske Overenie?

Notárske overenie, alebo legalizácia, je úkon, pri ktorom notár potvrdzuje pravosť podpisu na listine. Taktiež môže ísť o overenie správnosti odpisu listiny, fotokópie listiny alebo o potvrdenie, že bola predložená listina a kedy sa tak stalo. Notárske overenie je dôležité, pretože dodáva dokumentu vyššiu právnu váhu a preukaznosť.

Osvedčenie Pravosti Podpisu

Osvedčenie pravosti podpisu (overenie podpisu) vykonávajú notári, matričné úrady v obci či mestách alebo okresné úrady. Notársky centrálny register osvedčených podpisov (NCRop) je jedným z odlišujúcich prvkom notárskej legalizácie od osvedčovania podpisov vykonaných obcami alebo okresnými úradmi podľa zákona č. 599/2001 Z. z.

Kedy Potrebujete Notárske Overenie?

Ľudia môžu potrebovať overenie vlastnoručného podpisu či dokumentov z rôznych dôvodov. Spravidla ide o rôzne právne dokumenty či úradné listiny. Ak predkladáte dokumenty na slovenské úrady, často sa stretnete s pojmami ako úradný preklad, súdne overený preklad, notársky overená kópia alebo overenie podpisu. Niektoré situácie vyžadujú notárske overenie zo zákona, inokedy je to pre zvýšenie dôveryhodnosti dokumentu.

Príklady situácií, kedy môžete potrebovať notárske overenie:

• Zakladanie spoločnosti s ručením obmedzeným (s.r.o.): Notársky poplatok sa spája s osvedčením pravosti podpisu na listine a registráciou spoločnosti do obchodného registra.
• Registrácia občianskeho združenia alebo inej neziskovky pre 2 %: Notár registráciu nemusí vykonať, ak sú splnené určité dôvody.
• Právne úkony: Pre platnosť právneho úkonu sa vyžaduje podpis konajúcej osoby. Pri písomných právnych úkonov v zmysle hmotného práva nie je dôležité, kto listinu napísal, a to ani v prípade, kde zákon predpisuje písomnú formu určitého právneho úkonu (výnimkou sú úkony, pre ktoré zákon vyžaduje obligatórnu formu notárskej zápisnice, napr. § 143a OZ, § 476d ods. 2 OZ, § 162 ods. 2 ObZ, § 218a ObZ).
• Úradné preklady dokumentov pre použitie v zahraničí: Pokiaľ sa chystáte úradný preklad slovenského dokumentu použiť v zahraničí, je potrebné notára poprosiť, aby vám dokumenty overil na účely “do zahraničia”.

Koľko Stojí Notárske Overenie?

Výška notárskych poplatkov je stanovená Vyhláškou Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky č. 31/1993 Z. z. o odmenách a náhradách notárov.

Prečítajte si tiež: Notárske služby na Račianskom Mýte

• Overenie jedného podpisu u notára stojí 5,40 eur, vrátane DPH (4,39 eur bez DPH).

Výsledný notársky poplatok, ktorý klient u notára platí, pozostáva zo samotnej odmeny a náhrady hotových výdavkov notára, ale taktiež z odmeny NK SR a odmeny a náhrady hotových výdavkov CIS, a zvyšuje sa o DPH, ktorej platcom je každý notár.

Alternatívy k Notárskemu Overeniu

Ak chcete platiť 0 eur a ešte k tomu aj nemusieť nikam chodiť, podpisujte listiny elektronicky s novým občianskym preukazom s čipom (eID).

Podpis Listiny na Matrike alebo u Notára?

Podpísať listinu na matrike alebo u notára závisí od vašich potrieb a preferencií. Matričné úrady a okresné úrady ponúkajú osvedčenie pravosti podpisu, avšak notárske overenie má určité výhody, ako napríklad:

• NCRop: Možnosť overenia legalizácie na webovom sídle komory.
• Detailný popis listiny: Možnosť zistiť popis listiny, na ktorej sa legalizácia vykonala, aj v budúcnosti cez NCRop.

Ako Prebieha Notárske Overenie?

Pri osvedčení s o správnosti odpisu alebo fotokópie listiny, pravosti podpisu na listine a o tom, že bola predložená listina a kedy sa tak stalo, pripojí notár osvedčovaciu doložku na predloženej listine alebo na listine pevne s ňou spojenej. O osvedčení iných skutočností spíše notár notársku zápisnicu, pre ktorú platia primerane ustanovenia o notárskych zápisniciach o právnych úkonoch. Osvedčenie o čase, kedy bola listina notárovi predložená, pripojí notár k predloženej listine formou osvedčovacej doložky, v ktorej uvedie deň, mesiac a rok, a ak je to potrebné, i hodinu, kedy bola listina predložená.

Uznanie Podpisu za Vlastný

Uznanie podpisu za vlastný prichádza do úvahy jednak v prípade, ak účastník legalizácie žiada notára o osvedčenie pravosti jeho podpisu na listine, ktorá je už účastníkom podpísaná, teda ktorú nepodpisuje priamo pred notárom alebo jeho zamestnancom. V takomto prípade účastník uzná svoj podpis na listine za vlastný, a podpíše sa len do knihy osvedčených podpisov (vedenej v hmotnej podobe). Podpis účastníka na listine by mal korešpondovať s jeho podpisom v knihe osvedčených podpisov, t. j. ak je účastník podpísaný na listine menom aj priezviskom, takisto sa má podpísať aj do knihy osvedčených podpisov.

Prečítajte si tiež: Dôležité informácie o Notárskom úrade JUDr. Tóth

Uznanie podpisu za vlastný prichádza do úvahy ale aj v druhom prípade, kedy je ako dátum alebo miesto podpisu na listine uvedený iný údaj, ako je deň alebo miesto, kedy sa vykonáva legalizácia. V praxi sa častokrát objavujú pochybnosti a otázky aj zo strany orgánov verejnej správy, kedy došlo k osvedčeniu pravosti podpisu, ak bol podpis účastníka uznaný za vlastný. K tomu možno uviesť, že osvedčenie pravosti podpisu za vlastný je úplné až vykonaním legalizácie, a zároveň, že v tomto prípade účastník zodpovedá za to, že k dátumu uvedenému v listine alebo v mieste uvedenom v listine sa na ňu aj podpísal. Pri legalizácii formou uznania podpisu za vlastný ale notár za túto skutočnosť nezodpovedá, na rozdiel od legalizácie vykonanej formou „vlastnoručného podpísania“, v ktorej notár zodpovedá aj za to, že účastník naozaj pred ním alebo jeho zamestnancom listinu bezprostredne podpísal.

Dôležité Aspekty Notárskeho Overenia

• Popis Listiny: V popise listiny je potrebné bližšie uviesť o akú listinu ide, odporúčame minimálne v rozsahu umožňujúcom určenie úkonu účastníka.
• Neúplné Splnomocnenie: Za neúplné splnomocnenie ale je nutné považovať také, na ktorom chýba napr. údaj splnomocneného (tzv. „splnomocnenie na doručiteľa“) alebo splnomocnenie na prepis (používanie) motorového vozidla bez jeho bližšej špecifikácie. Takéto dokumenty nemožno považovať za listiny na účely legalizácie a na tvrdenie účastníka notárovi „ale vy overujete len podpis“ existuje minimálne protiargument, že sa osvedčuje podpis na listine a preto listina musí byť určitá a úplná.
• Upozornenie na Dopisovanie a Opravy: Notár by mal tiež účastníka upozorniť na to, že po vykonaní legalizácie by listina nemala byť dopisovaná a opravovaná (na podporu tohto názoru uvádzam § 2 ods.
• Splnomocnenie za Iného Účastníka: Častým problémom praxe je rozdielny postup, keď účastník podpisuje listinu na základe splnomocnenia za iného účastníka.
• Spojenie Listov: V zmysle § 11 Kancelárskeho poriadku, ak sa verejná listina notára skladá z niekoľkých listov alebo listín, treba všetky strany pevne spojiť tak, že sa zošijú trikolórou obsahujúcou farby štátnej zástavy a voľné konce sa prekryjú uzáverou (nálepkou) opatrenou štátnym znakom, prípadne odtlačkom úradnej pečiatky notára. Rovnakým spôsobom sa k verejnej listine pripojí aj geometrický plán, ak tvorí súčasť zmluvy, splnomocnenie, a ak bola listina písaná so zástupcom účastníka aj rozsudok, ak bol ním nahradený zmluvný prejav účastníkov, prípadne iné listiny.
• Totožnosť Osoby: Podľa § 59 ods. 1 Kancelárskeho poriadku notár vykonaním osvedčovacieho úkonu potvrdzuje, že osoba, ktorá sa uvádza v listine, je totožná s osobou, ktorá pred notárom listinu vlastnoručne podpísala alebo vyhlásila, že uznáva svoj podpis na listine za vlastný.
• Jazyk Listiny: Napriek tomu, že v § 58 Kancelárskeho poriadku nie je výslovne uvedené, že notár môže osvedčiť pravosť podpisu osoby na listine, ak môže spoľahlivo posúdiť obsah listiny v jazyku, v ktorom je vyhotovená (ako je tomu v § 57 ods. 1 KP pri vidimácii), § 59 ods.
• Viacnásobný Podpis: Ďalším rozdielnym prístupom notárov v rámci legalizácie je postup pri osvedčovaní, ak je podpis účastníka uvedený v tej istej listine viackrát.

Notársky Centrálny Register Osvedčených Podpisov (NCRop)

Od 1.1.2003 je notár povinný viesť osvedčovaciu knihu v elektronickej podobe v rámci Centrálneho informačného systému (CIS). Výhodou notárskej legalizácie je jednak možnosť „overenia“ legalizácie na webovom sídle komory na tejto webovej adrese, ktorá slúži na zistenie, či k legalizácii skutočne došlo. Komora zverejní na svojom webovom sídle (www.notar.sk) údaj o mene, priezvisku a dátume narodenia osoby, ktorá požiadala o legalizáciu, meno, priezvisko a sídlo notára, ktorý legalizáciu vykonal, pridelené číslo NCRop k tejto legalizácii a dátum vykonania legalizácie. Ďalšou výhodou notárskeho overenia podpisu je to, že práve popis listiny, na ktorej sa legalizácia vykonala je možné aj v budúcnosti zistiť cez NCRop, samozrejme zákonným postupom.

Úradný Preklad verzus Notárske Overenie

Je dôležité rozlišovať medzi úradným prekladom a notárskym overením. Úradný preklad (iné názvy: súdny preklad, overený preklad) je preklad, ktorý vyhotovuje súdny prekladateľ zapísaný v zozname Ministerstva spravodlivosti SR. Súdny prekladateľ nevie vykonať notárske overenie, a notár nevie robiť úradné preklady. Ak potrebujete preložiť vysvedčenie alebo diplom do nemčiny pre nemecky hovoriace školy alebo úrady, zvyčajne sa preklad robí z overenej kópie, nie z originálu.

Ak teda máte napríklad slovenský rodný list overený notárom a potrebujete ho dať úradne preložiť do nemčiny, je potrebné si zabezpečiť osvedčenie ešte pred samotným prekladom, pretože aj pečiatka notára sa musí preložiť do nemčiny. Ak však potrebujete overiť dokument v cudzom jazyku, je potrebné vyhľadať notára, ktorý overuje aj cudzojazyčné dokumenty v danom jazyku. Notár dá na listinu slovenskú pečiatku, takže ak chcete preklad listiny do slovenčiny, pečiatka notára už v slovenčine je, takže ju netreba prekladať.

Ako si Zabezpečiť Notárske Overenie?

• Doručenie Originálneho Dokumentu: V prvom rade je potrebné doručiť notárovi originálny dokument, ktorý máte záujem osvedčiť.
• Informujte sa o Prítomnosti Notára: Pokiaľ sa chystáte úradný preklad slovenského dokumentu použiť v zahraničí, je potrebné notára poprosiť, aby vám dokumenty overil na účely “do zahraničia”. Na tento účel musí byť prítomný priamo notár, keďže koncipient či zamestnanec poverený notárom nie je oprávnený vydávať osvedčenia do zahraničia a mohlo by sa stať, že vám osvedčenie v zahraničí neuznajú. Odporúčanie: pred návštevou notárskeho úradu sa informujte, či je prítomný priamo notár.
• Cudzojazyčné Dokumenty: Ak však potrebujete overiť dokument v cudzom jazyku, je potrebné vyhľadať notára, ktorý overuje aj cudzojazyčné dokumenty v danom jazyku.

Prečítajte si tiež: Informácie o notárskych službách v Dúbravke

tags: #notársky #overenie #dokumentov