Osvedčovacia doložka ako verejná listina: komplexný pohľad

Verejná listina je dokument vydaný alebo overený verejnou autoritou. Na Slovensku je to listina s odtlačkom pečiatky slovenského orgánu, úradu alebo úradnej osoby a podpisom úradnej osoby. V zmysle Notárskeho poriadku je ňou aj osvedčovacia doložka, ktorou notár osvedčuje pravosť podpisu alebo správnosť fotokópie. Použitie zahraničnej verejnej listiny na Slovensku si vyžaduje jej overenie.

Overovanie verejných listín

Superlegalizácia

Najzložitejší proces overenia, ak neexistujú zmluvy medzi štátmi. Ak chceme použiť slovenskú listinu v zahraničí, legalizuje ju Ministerstvo zahraničných vecí a superlegalizuje veľvyslanectvo štátu, kde sa použije.

Apostille

Po pristúpení Slovenska k Haagskemu dohovoru v roku 2002 sa proces zjednodušil. Kompetentný orgán pripojí k listine doložku apostille. Na Slovensku ho vydávajú príslušné úrady podľa typu listiny.

Bilaterálne zmluvy

Štáty uzatvárajú dvojstranné zmluvy na zjednodušenie procesu overovania, napríklad o odstránení potreby vyššieho overenia alebo apostille.

Nariadenie EÚ 2016/1191

Od roku 2019 platí nariadenie o zjednodušení predkladania verejných listín v EÚ. Superlegalizácia, apostille ani iné formality nie sú potrebné pre listiny osvedčujúce narodenie, úmrtie, manželstvo, rozvod, rodičovstvo, bydlisko, štátnu príslušnosť a neexistenciu záznamu v registri trestov.

Prečítajte si tiež: Všetko, čo potrebujete vedieť o osvedčovacej doložke na splnomocnenie

Príklad: Ohlásenie živnosti právnickej osoby z Maďarska

Maďarsko a Slovensko sú členmi Haagskeho dohovoru, takže superlegalizácia nie je potrebná. Vzhľadom na nariadenie EÚ o verejných listinách apostille nie je potrebný pri výpise z registra trestov. Zmluva o právnej pomoci medzi Slovenskom a Maďarskom znamená, že verejné listiny jedného štátu sú platné v druhom štáte bez ďalšieho overenia. Zakladateľský dokument spoločnosti vyžaduje apostille, ale plnomocenstvo splnomocneného zástupcu nie.

Osvedčovanie pravosti podpisu notárom (Legalizácia)

Ide o tradičný notársky úkon, osvedčovanie právne významných skutočností. Osvedčenie sa vyznačí na listine formou osvedčovacej doložky, ktorá je verejnou listinou.

Podpis

Právny predpis nedefinuje pojem podpis. Občiansky zákonník vyžaduje podpis konajúcej osoby pre platnosť právneho úkonu. Podpis je individuálne ťahy písma, ktoré označujú identitu podpisujúceho, sú jedinečné a majú charakteristické znaky.

Uznanie podpisu za vlastný

Účastník legalizácie žiada notára o osvedčenie pravosti jeho podpisu na už podpísanej listine alebo je ako dátum alebo miesto podpisu na listine uvedený iný údaj, ako je deň alebo miesto, kedy sa vykonáva legalizácia. Osvedčenie pravosti podpisu za vlastný je úplné až vykonaním legalizácie. Účastník zodpovedá za to, že k dátumu uvedenému v listine alebo v mieste uvedenom v listine sa na ňu aj podpísal. Notár za túto skutočnosť nezodpovedá.

Postupy pri legalizácii

Postupy notárov pri legalizácii sa líšia, napríklad ohľadom popisu listiny alebo priväzovania príloh. V osvedčovacej knihe (elektronickej podobe) sa uvádza druh (názov) listiny a dátum jej spísania, prípadne stručný obsah. Každá legalizácia je samostatným úkonom.

Prečítajte si tiež: Všetko o osvedčovacích doložkách

Listina na legalizáciu

Notár neosvedčuje pravdivosť skutočností, ale listina musí byť určitá a úplná. Notár by mal upozorniť, že po legalizácii by sa listina nemala dopisovať a opravovať.

Podpisovanie na základe splnomocnenia

Ak účastník podpisuje listinu na základe splnomocnenia za iného účastníka, notár by mal splnomocnenie pripojiť k listine a osvedčovacej doložke.

Jazyk listiny

Notár môže osvedčiť pravosť podpisu, ak môže spoľahlivo posúdiť obsah listiny v jazyku, v ktorom je vyhotovená.

Viacnásobný podpis

Ak je podpis účastníka uvedený v tej istej listine viackrát, osvedčovacia doložka zahŕňa osvedčenie pravosti všetkých podpisov, pokiaľ tomu zodpovedá popis v NCRop.

Notársky centrálny register osvedčených podpisov (NCRop)

Od 1.1.2003 je notár povinný viesť osvedčovaciu knihu v elektronickej podobe v rámci Centrálneho informačného systému (CIS). NCRop odlišuje notársku legalizáciu od osvedčovania podpisov vykonaných obcami alebo okresnými úradmi. Na webovom sídle komory je možné overiť, či k legalizácii skutočne došlo a zistiť popis listiny.

Prečítajte si tiež: Dôležité informácie o osvedčovacej doložke

Osvedčovanie podpisov obcou

Podľa zákona č. 599/2001 Z. z. obec nezodpovedá za obsah zmluvy.

Technická jednota listiny

Na rozdiel od obce, notár aj pri osvedčovaní podpisu a listiny zabezpečuje technickú jednotu listiny, ak ju tvorí niekoľko listov. Musia byť zošité šnúrou, ktorej voľné konce sa prekryjú nálepkou s odtlačkom úradnej pečiatky.

Rozhodnutia súdov

Rozhodnutia Najvyššieho súdu SR a Ústavného súdu SR riešia otázku technickej jednoty zmlúv. Nesplnenie technickej jednoty nemá za následok neplatnosť právneho úkonu, ale je dôvodom na prerušenie katastrálneho konania. Požiadavke technickej jednoty vyhovuje akékoľvek technické spojenie všetkých listov zmluvy.

Riešenie problému technickej jednoty obcou

Obce môžu stanoviť administratívny poplatok za zviazanie listín pri osvedčovaní podpisu v zmysle zákona o obecnom zriadení.

Evidenčné pomôcky notára

Registre

Notár vedie registre: register D not, register N, Nz, osvedčovacia kniha O, kniha osvedčených podpisov, kniha protestov, kniha notárskych úschov Knú a správny denník. Vzory registrov a pokyny o zápisoch do nich tvoria prílohy Kancelárskeho poriadku pre notárov.

Označovanie registrov

Registre musia byť označené vzostupným číslovaním listov. Register osvedčených podpisov vedie notárska komora.

Zápisy do registra

Každá žiadosť o notársku činnosť alebo právnu pomoc sa zapíše do registra N, NZ. Spis zaslaný súdom sa zapíše do registra N, NZ pod poradovým číslom veci.

Kontrola registrov

Kontrolu registrov vykonáva notár, ktorý bol vedením registra poverený. Dáta sa ukladajú do databázy počítača a na elektronické archívne médium.

Manipulácia so spismi

Žiadosť alebo spis sa zapíše do príslušného registra v deň doručenia. Po skončení veci sa register uzavrie. V registroch sa vedie evidencia požičaných spisov.

Pokračovanie v notárskej zápisnici

Pokračovanie v notárskej zápisnici sa ukladá do registra listín. Opravná doložka sa zaeviduje v registri N.

Register listín

Notár zaeviduje listiny v elektronickej podobe do registra N. V registri listín sa ukladajú notárske zápisnice.

Notárska úschova

Prijatie závetu do notárskej úschovy sa zašle závetcovi do vlastných rúk. Doklad o prevzatí závetu súdom sa založí do príslušného spisu N.

Správna agenda

Dotazy a daňové priznania sa evidujú v poradí, v akom došli. Písomnosti správnej agendy podpisuje notár.

Zodpovednosť notára

Notár je zodpovedný za stratu alebo zneužitie úradnej pečiatky.

tags: #osvedčovacia #doložka #verejná #listina