Osvedčovacia doložka ako verejná listina: komplexný pohľad

Verejná listina je dokument vydaný alebo overený verejnou autoritou. Na Slovensku je verejnou listinou listina s odtlačkom pečiatky slovenského orgánu, úradu alebo úradnej osoby a podpisom úradnej osoby. Osvedčovacia doložka, ktorou notár osvedčuje skutočnosti, napríklad pravosť podpisu na listine alebo správnosť fotokópie listiny, sa tiež považuje za verejnú listinu. Tento článok poskytuje podrobný pohľad na osvedčovacie doložky ako verejné listiny, ich význam, proces overovania a použitie v medzinárodnom kontexte.

Osvedčovacia doložka a jej význam

Osvedčovacia doložka je dokument, ktorým notár potvrdzuje určité právne relevantné skutočnosti. Je to tradičný notársky úkon, ktorý patrí k osvedčovaniu právne významných skutočností. Medzi najčastejšie prípady patrí osvedčenie pravosti podpisu na listine (legalizácia) a osvedčenie zhody odpisu alebo kópie listiny s jej originálom (vidimácia).

Osvedčenie pravosti podpisu notárom je úkon, s ktorým sa počas života stretne pravdepodobne každý. Osvedčenie pravosti podpisu sa vyznačí na listine vo forme osvedčovacej doložky, ktorá je verejnou listinou.

Proces overovania verejných listín

Problém nastáva, keď má občan záujem použiť na úradné účely verejnú listinu vydanú iným štátom. V takom prípade je potrebné osvedčiť, že daná listina je pravá a môže byť medzinárodne uznaná za verejnú listinu. Existujú rôzne spôsoby overovania verejných listín, a to:

• Superlegalizácia: Je najzložitejší proces overenia listiny. Využíva sa v prípade, ak medzi štátom pôvodu a štátom použitia listiny neexistujú žiadne viacstranné alebo bilaterálne zmluvy, ktoré by upravovali vzájomné vzťahy v tomto smere. Ak chceme použiť slovenskú verejnú listinu v zahraničí, prvým krokom je osvedčenie (legalizácia) tejto listiny Ministerstvom zahraničných vecí a európskych záležitostí SR, následne je potrebné vybaviť vyššie overenie (superlegalizáciu) na príslušnom veľvyslanectve alebo konzulárnom úrade toho štátu, kde má byť listina použitá.

  Prečítajte si tiež: Komplexný pohľad na osvedčovaciu doložku

• Apostille: Proces overenia spočíva v tom, že kompetentný orgán ktoréhokoľvek zmluvného štátu pripojí k verejnej listine doložku - tzv. apostille, známy aj ako aj apostil. Takýmto spôsobom možno overiť listiny vydané justičným orgánom, správne listiny, notárske písomnosti a úradné osvedčenia. Listina opatrená apostilom môže byť bez ďalšieho použitá v inom zmluvnom štáte, je však potrebné dať si pozor na požiadavku úradného prekladu do štátneho jazyka podľa konkrétneho štátu. Na Slovensku apostille vydávajú príslušné úrady podľa toho, o akú listinu ide.

• Bilaterálne zmluvy: Štáty, ktoré sa stretávajú s frekventovanou potrebou vzájomného použitia verejných listín, medzi sebou často uzatvárajú aj bilaterálne, teda dvojstranné, medzinárodné zmluvy, ktorých predmetom je ešte väčšie zjednodušenie celého procesu. Tieto zmluvy sú zvyčajne limitované obsahom právnych vzťahov, ktorých sa verejné listiny týkajú. Môže ísť o odstránenie potreby vyššieho overenia alebo apostille listín na použitie napríklad v občianskoprávnych alebo trestnoprávnych veciach, alebo pri predkladaní úradných prekladov alebo dokumentov preukazujúcich osobný stav. Úprava sa líši od zmluvy k zmluve v závislosti od dohody štátov, avšak spoločným dôsledkom je, že v stanovených záležitostiach je možné použiť verejnú listinu iného štátu bez ďalšieho overovania.

Pristúpením Slovenska k Haagskemu Dohovoru o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín sa celý proces značne zjednodušil.

Nariadenie EÚ o verejných listinách

V záujme zjednodušenia voľného pohybu osôb a uľahčenia obehu verejných listín, začalo platiť nariadenie EP a Rady (EÚ) o podporovaní voľného pohybu občanov prostredníctvom zjednodušenia požiadaviek na predkladanie určitých verejných listín v Európskej únii. Na základe tohto nariadenia nie je na použitie v inom členskom štáte potrebná superlegalizácia, apostille ani iná formálna náležitosť na žiadnej verejnej listine, ktorá osvedčuje jednu z týchto skutočností:

• narodenie
• že osoba žije
• úmrtie
• meno
• manželstvo vrátane spôsobilosti uzavrieť manželstvo a osobný stav
• rozvod, rozluku alebo vyhlásenie manželstva za neplatné
• registrované partnerstvo vrátane spôsobilosti uzavrieť registrované partnerstvo a štatút registrovaného partnerstva
• zrušenie registrovaného partnerstva, jeho rozluku alebo vyhlásenie za neplatné
• rodičovstvo
• osvojenie
• bydlisko a/alebo pobyt
• štátnu príslušnosť
• neexistenciu záznamu v registri trestov za predpokladu, že verejné listiny týkajúce sa tejto skutočnosti vydávajú pre občana Únie orgány členského štátu, ktorého je občan štátnym príslušníkom.

Praktický príklad: Ohlásenie živnosti právnickej osoby v Maďarsku

Ako modelový štát môžeme použiť Maďarsko. Maďarsko a Slovensko sú členskými štátmi Haagskeho dohovoru, preto superlegalizácia nie je potrebná na žiadnej listine. Potrebu apostille je nutné posúdiť pri každej listine samostatne, a to podľa ostatných medzinárodných právnych vzťahov medzi týmito krajinami.

Prečítajte si tiež: Prehľad o Osvedčovacej Doložke

Oba štáty sú členskými štátmi EÚ, z čoho vyplýva viazanosť nariadením o verejných listinách, preto napr. pri doložení výpisu z registra trestov, ktorý bude bez záznamu, apostille potrebný nebude. Ostatné dokumenty, na ktoré sa nariadenie nevzťahuje, treba posúdiť z hľadiska bilaterálnych zmlúv.

Slovensko a Maďarsko uzavreli Zmluvu o právnej pomoci a úprave právnych vzťahov v občianskych, rodinných a trestných veciach, podľa ktorej sú verejné listiny jedného štátu bez ďalšieho overenia platné v druhom štáte. Zakladateľský dokument spoločnosti s úradne osvedčenými podpismi, ktorý je na ohlásenie živnosti tiež potrebné priložiť, ale spadá pod režim obchodnoprávny, na ktorý sa táto zmluva nevzťahuje, preto bude apostille potrebný. Ak by však živnosť za spoločnosť ohlasoval splnomocnený zástupca, samotné plnomocenstvo - úradne osvedčené - je občianskoprávnym úkonom a na základe tejto medzinárodnej zmluvy môže byť použitý aj bez apostille.

Osvedčovanie listín a podpisov na Slovensku

Zákon upravuje osvedčovanie listín a podpisov na listinách obvodnými úradmi a obcami. Obvodný úrad osvedčuje zhodu odpisu alebo kópie listiny s predloženou listinou alebo pravosť podpisu na listine osvedčovacou doložkou, odtlačkom okrúhlej úradnej pečiatky so štátnym znakom a podpisom zamestnanca obvodného úradu, ktorý osvedčenie vykonal. Za osvedčenie sa vyberá správny poplatok. Osvedčovanie sa vykonáva v úradnej miestnosti obvodného úradu alebo obce.

Osvedčovanie podpisu sa vykonáva osobne pred osobou vykonávajúcou osvedčenie v miestnosti úradu alebo na inom vhodnom mieste, ak o osvedčenie podpisu žiada fyzická osoba, ktorá sa zo zdravotných dôvodov nemôže dostaviť do úradnej miestnosti. Osvedčenie listín sa vykonáva len v úradnej miestnosti mestského úradu. Úrad osvedčuje, že opis listiny alebo jej kópia sa zhoduje s predloženým originálom listiny alebo jej osvedčeným odpisom alebo s jej osvedčenou kópiou.

Špecifiká notárskej legalizácie

Notárska legalizácia má niekoľko špecifík, ktoré ju odlišujú od osvedčovania podpisov vykonávaných obcami alebo okresnými úradmi:

Prečítajte si tiež: Všetko, čo potrebujete vedieť o osvedčovacej doložke na splnomocnenie

• Notársky centrálny register osvedčených podpisov (NCRop): Od 1.1.2003 je notár povinný viesť osvedčovaciu knihu v elektronickej podobe v rámci Centrálneho informačného systému (CIS). NCRop je jedným z odlišujúcich prvkov notárskej legalizácie od osvedčovania podpisov vykonaných obcami alebo okresnými úradmi.
• Overenie legalizácie: Vykonanie legalizácie je možné overiť na webovom sídle komory, čo slúži na zistenie, či k legalizácii skutočne došlo. Komora zverejní na svojom webovom sídle údaj o mene, priezvisku a dátume narodenia osoby, ktorá požiadala o legalizáciu, meno, priezvisko a sídlo notára, ktorý legalizáciu vykonal, pridelené číslo NCRop k tejto legalizácii a dátum vykonania legalizácie.
• Zistenie popisu listiny: Popis listiny, na ktorej sa legalizácia vykonala, je možné aj v budúcnosti zistiť cez NCRop, samozrejme zákonným postupom.
• Zodpovednosť notára: Pri legalizácii formou uznania podpisu za vlastný účastník zodpovedá za to, že k dátumu uvedenému v listine alebo v mieste uvedenom v listine sa na ňu aj podpísal. Pri legalizácii vykonanej formou „vlastnoručného podpísania“ notár zodpovedá aj za to, že účastník naozaj pred ním alebo jeho zamestnancom listinu bezprostredne podpísal.

Problémy v praxi a odporúčania

V notárskej praxi nie je postup pri legalizácii vždy jednotný. Rozdielne sú postupy napr. ohľadom popisu listiny, na ktorej sa pravosť podpisu osvedčuje, ohľadom priväzovania príloh. Je potrebné, aby notári postupovali jednotne a transparentne, aby sa predišlo nejasnostiam a nedorozumeniam.

Pri popise listiny je potrebné bližšie uviesť o akú listinu ide, odporúčame minimálne v rozsahu umožňujúcom určenie úkonu účastníka. Legalizáciou notár neosvedčuje pravdivosť skutočností uvádzaných v listine, ale za listinu, na ktorej je možné vykonať legalizáciu nemožno považovať taký dokument, na ktorom absentuje niektorá z podstatných náležitostí. Notár by mal tiež účastníka upozorniť na to, že po vykonaní legalizácie by listina nemala byť dopisovaná a opravovaná.

Ak účastník podpisuje listinu na základe splnomocnenia za iného účastníka, je potrebné to uviesť v popise úkonu v NCRop. Notár by mal účastníka upozorniť na to, že kvôli právnej istote by bolo vhodné splnomocnenie pripojiť k listine a osvedčovacej doložke.

Technická jednota listiny

Otázka technickej jednoty listiny (pevné spojenie jednotlivých listov formou zošitia šnúrou) je dôležitá z hľadiska právnej istoty. Z hľadiska právnej istoty je dôležité zmluvy písať tak, aby nemohlo dôjsť k zámene jednotlivých listov po jej podpísaní účastníkmi a aby príslušná zmluva už pred podpísaním listina tvorila technickú jednotu.

tags: #osvedčovacia #doložka #verejná #listina