Oznámenie PN registračným listom Sociálna poisťovňa – Postup a povinnosti zamestnávateľa

V tomto článku sa zameriame na oznamovacie povinnosti zamestnávateľa voči Sociálnej poisťovni v súvislosti s práceneschopnosťou (PN) zamestnanca. Dôkladne si prejdeme postup pri oznamovaní začiatku a konca PN, ako aj ďalšie povinnosti, ktoré zamestnávateľovi vyplývajú zo zákona o sociálnom poistení.

Oznámenie PN registračným listom: Základné informácie

Začiatok poberania náhrady príjmu počas PN/ePN sa oznamuje do zdravotnej poisťovne kódom 1O Z s dátumom začiatku poberania náhrady príjmu. Ukončenie poberania náhrady príjmu sa oznamuje kódom 1O K, ale iba v prípade, ak PN trvá maximálne 10 dní. Rovnaké pravidlá platia aj pre dohodárov. Oznamuje sa len po poberaní náhrady príjmu - začiatok kódom 1O Z, koniec poberania náhrady príjmu oznámi, len ak PN/ePN trvá max. 10 dní, a to kódom 1O K. Ak práceneschopnosť trvá viac ako 10 dní, tak ukončenie PN/ePN ani poberanie náhrady príjmu zamestnávateľ neoznamuje. Pokiaľ dohodár nemá nárok na náhradu príjmu z dôvodu, že napr. nie je nemocensky poistený, kód 1O sa nezasiela.

Dôležité: Začiatok PN/ePN do Sociálnej poisťovne zamestnávateľ neoznamuje.

Prerušenie sociálneho poistenia

Zamestnancovi sa prerušuje sociálne poistenie odo dňa nasledujúceho po uplynutí 52 týždňov trvania PN až do jej skončenia. Ak ide o ePN, zamestnávateľ nenahlasuje Sociálnej poisťovni prerušenie poistenia z tohto dôvodu. Pri PN/ePN, ktorá trvá viac než 52 týždňov, je potrebné v Personalistike zamestnanca na karte Pracovné pomery evidovať vyňatie Nemoc po 52. týždni. Program si odsleduje 52. týždeň PN a po uplynutí tejto doby automaticky pridá zložku mzdy N23 do výplaty. Na základe tohto zadania program vytvorí RLFO Prerušenie - dôvod 8, ktoré je potrebné zaslať, ak bola PN vystavená „papierovo“. Oznamovaciu povinnosť je potrebné urobiť do 8 kalendárnych dní od dátumu vzniku prerušenia / dátumu zániku prerušenia. Ak bola PN vystavená elektronicky, zamestnávateľ nemá povinnosť oznamovať prerušenie po uplynutí 52. týždňa ePN.

Príklad z praxe

Zamestnanec v HPP je v období od 12. 05. 2023 do 25. 05. 2023 práceneschopný. Zamestnávateľ oznámi do príslušnej ZP iba začiatok poberania náhrady príjmu počas PN kódom 1O Z. Ukončenie PN/ePN neoznamuje, pretože PN/ePN zamestnanca trvá viac ako 10 dní. Lehota na oznámenie zmeny platiteľa poistného je do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom došlo k zmene platiteľa poistného, t. j. do 30. 06.

Prečítajte si tiež: Sociálna poisťovňa a dôchodky zo zahraničia

Oznamovacia povinnosť pri nástupe na PN

Ak zamestnanec nastúpi na PN 11. 05., zamestnávateľ si na začiatku PN/ePN splní oznamovaciu povinnosť a nahlási do ZP začiatok poberania náhrady príjmu počas PN kódom 1O Z. Začiatok PN/ePN do SP zamestnávateľ neoznamuje.

Elektronická PN (ePN) a povinnosti zamestnávateľa

Od 1. júna 2023 lekári povinne vystavujú PN elektronicky (ePN). Zamestnancovi odpadajú povinnosti s doručením PN-ky zamestnávateľovi a preukazovaním existencie prekážky v práci. Túto oznamovaciu povinnosť za zamestnanca splní Sociálna poisťovňa. Zamestnávateľa však bez zbytočného odkladu musí informovať, že je PN a nedostaví sa do práce. Nemusí podávať ani žiadosť o nemocenské - považuje sa za ňu samotné vystavenie ePN.

Ako sa zamestnávateľ dozvie o ePN?

Sociálna poisťovňa oznamuje údaje o ePN zamestnávateľovi cez eSlužby, ku ktorým má každý zamestnávateľ prístup. V časti ePN si zamestnávateľ nájde všetky potrebné údaje o zamestnancovi, aby mu mohol vyplatiť náhradu príjmu počas dočasnej PN. Sociálna poisťovňa taktiež oznamuje údaje o ePN a o automatickom vybavovaní nemocenského alebo úrazového príplatku cez Elektronický účet poistenca.

Čo musí zamestnávateľ urobiť pri ePN?

Ak podľa predbežného dátumu skončenia ePN možno predpokladať, že zamestnancovi vznikne nárok na nemocenské, zamestnávateľ musí Sociálnej poisťovni oznámiť číslo účtu, na ktoré vypláca zamestnancovi mzdu a dátum posledného dňa výkonu práce pred vznikom ePN. Ak zamestnávateľ vypláca mzdu v hotovosti, oznámi to Sociálnej poisťovni. Na nahlásenie týchto údajov má 3 dni od sprístupnenia informácie o vzniku ePN Sociálnou poisťovňou.

Ak je ePN potvrdená z dôvodu pracovného úrazu alebo choroby z povolania, do 3 dní odo dňa zániku nároku na náhradu príjmu musí na sociálku oznámiť aj dni, za ktoré zamestnancovi patrila náhrada príjmu pri práceneschopnosti. Ak Sociálna poisťovňa požiada o informáciu, či zamestnanec vykonáva prácu počas PN vystavenej na iného zamestnávateľa, zamestnávateľ je povinný jej ju poskytnúť.

Prečítajte si tiež: Sprievodca poberaním dôchodku z ČR

Papierová PN vs. ePN

Pri PN-ke vystavenej v papierovej forme musí zamestnávateľ sociálke zaslať viaceré časti Potvrdenia o dočasnej PN. Druhý diel tlačiva - žiadosť o nemocenské, odovzdáva len ak PN trvá viac ako 10 dní. Lehota na zaslanie je do 3 dní, a to po 10-tom dni trvania dočasnej PN zamestnanca. Štvrtý diel potvrdenia slúži na hlásenie skončenia PN. Pred odoslaním do poisťovne ho musí potvrdiť a odovzdať do 3 dní od skončenia PN, ak PN trvala viac ako 10 dní (túto povinnosť má samotný poistenec, spravidla to však za zamestnanca robí zamestnávateľ). Ak PN trvá viac ako 10 dní a prechádza z jedného mesiaca do ďalšieho mesiaca, odovzdá Sociálnej poisťovni aj Potvrdenie o trvaní dočasnej PN. Tieto povinnosti pri ePN odpadajú.

Ďalšie dôležité informácie a povinnosti zamestnávateľa

• Analytické údaje za zamestnancov: Zamestnávatelia majú od nového roku novú povinnosť oznámiť Sociálnej poisťovni analytické údaje za všetkých zamestnancov. Ak má jeden zamestnanec u zamestnávateľa viac právnych vzťahov (napr. pracovnú zmluva a zároveň aj dohodu o vykonaní práce), zamestnávateľ oznamuje analytické údaje za každý právny vzťah osobitne.
• Zmena údajov: Zamestnávateľ oznamuje tieto zmeny najneskôr v lehote, v ktorej má povinnosť podať najbližšie podávané tlačivo, ktorým je Mesačný výkaz alebo Registračný list FO - zmena, ktorým je zamestnávateľ povinný nahlásiť Sociálnej poisťovni aj iné zmeny, ako je zmena analytických údajov (napr. zamestnávateľ nahlasuje zmenu adresy zamestnanca, ktorý nemá pobyt v SR a popri tom nahlási aj zmenu analytických údajov) alebo Výkaz poistného (ďalej len „tlačivo“).
• Lehoty na podanie: Napríklad, ak zamestnancovi sa zmenil rozsah pracovného času dňa 10. júla 2023 a zamestnávateľ má splatnosť poistného 10. dňa kalendárneho mesiaca, zmenu analytického údaju (rozsah pracovného času) zasiela v lehote podania najbližšieho tlačiva, ktorým je Mesačný výkaz, t. j. do 10. augusta 2023.
• Pracovný úraz/choroba z povolania: Ak bude dôvod ePN pracovný úraz/choroba z povolania, zodpovedný zamestnávateľ je povinný do troch dní odo dňa zániku nároku na náhradu príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca oznamovať aj obdobie (dni od - do), za ktoré má zamestnanec nárok na náhradu príjmu.

Práva a povinnosti zamestnávateľa v súvislosti s PN zamestnanca

Zákon presne určuje, ktoré údaje môže Sociálna poisťovňa oznamovať zamestnávateľovi (zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení). Zákon nedovoľuje Sociálnej poisťovni oznamovať zamestnávateľom údaje o poskytovateľovi zdravotnej starostlivosti. Tento údaj má dostupný iba zamestnanec vo svojom Elektronickom účte poistenca.

Zamestnávateľ má právo iba kontrolovať, či sa zamestnanec zdržiava na určenej adrese. Aj v tomto prípade platí, že zákon presne určuje, ktoré údaje môže Sociálna poisťovňa oznamovať zamestnávateľovi. Zákon nedovoľuje Sociálnej poisťovni oznamovať zamestnávateľom vychádzky zamestnanca počas pracovnej neschopnosti. Tento údaj má dostupný iba zamestnanec vo svojom Elektronickom účte poistenca.

Zamestnávateľ nemá právo kontrolovať liečebný režim zamestnanca, toto právo má výlučne Sociálna poisťovňa. Vychádzky sú súčasťou liečebného režimu. Zamestnávateľ má právo iba kontrolovať, či sa zamestnanec zdržiava na určenej adrese.

Časté otázky a odpovede

• Je povinnosť nahlasovať údaje k ePN Sociálnej poisťovni? Áno, ide o zákonnú povinnosť zamestnávateľa nahlasovať údaje k ePN Sociálnej poisťovni. Ak zamestnávateľ nenahlási tieto údaje (napr. ePN je vystavená z dôvodu choroby a skončila sa do 10 dní, tzn. predpoklad, že zamestnancovi nárok na nemocenské nevznikne), Sociálna poisťovňa nebude uvedené údaje požadovať, ak nárok na dávku nevzniká. Avšak upozorňujeme, že ak zamestnávateľ si nie je istý, či zamestnancovi pravdepodobne vznikne/nevznikne nárok na dávku zo Sociálnej poisťovne, odporúčame potrebné údaje zasielať vždy.
• Čo ak som zaslal nesprávne údaje k ePN? Zamestnávateľ zašle príslušný formulár k ePN ešte raz so správnymi údajmi.
• Vzťahuje sa ePN na všetky pracovné pomery zamestnanca? Áno, je to v poriadku. Vystavená ePN sa vzťahuje na všetky aktívne sociálne poistenia a ochranné lehoty po zániku nemocenského poistenia, ale aj na sociálne poistenia (pracovné pomery) vzniknuté počas trvania dočasnej pracovnej neschopnosti.
• Čo ak zamestnancovi vznikne nový pracovný pomer počas PN? Ak nový pracovný pomer vznikne počas trvania dočasnej pracovnej neschopnosti, z nového pracovného pomeru konanie o nemocenskom/úrazovom príplatku nevzniká.
• Kto určuje, ktoré poistné vzťahy sú vylúčené z ePN? Lekár v ePN vyznačí deň vzniku dočasnej pracovnej neschopnosti, poistný vzťah, vo vzťahu ku ktorému poistenec vzhľadom na chorobu môže vykonávať zárobkovú činnosť (ak to zdravotný stav pacienta umožňuje) a určí poistencovi liečebný režim.

Zmeny vo výkazoch poistného od marca 2022

Od marca 2022 platia nové vzory výkazov poistného a príspevkov do Sociálnej poisťovne, a to kvôli zavedeniu podpory v čase skrátenej práce. Tieto výkazy je potrebné zasielať Sociálnej poisťovni výlučne elektronicky.

Prečítajte si tiež: Žiadosti o príspevok pri duálnom vzdelávaní

Dôležité upozornenia a odporúčania

• Elektronická komunikácia: Sociálna poisťovňa preferuje elektronickú komunikáciu a elektronické zasielanie výkazov.
• Kontrola údajov: Pred odoslaním výkazov dôkladne skontrolujte všetky údaje. Systém dokáže identifikovať niektoré chyby, iné nie. Venujte pozornosť hláseniam, na ktoré systém upozorňuje. Chyby môžu mať za následok nespracovanie formuláru.
• Splatnosť poistného: Poistné je splatné v deň určený na výplatu príjmov zamestnávateľom.
• Identifikačné údaje: Uistite sa, že používate správne identifikačné údaje zamestnávateľa a zamestnancov (napr. rodné číslo, identifikačné číslo sociálneho zabezpečenia).
• Registračný list fyzickej osoby (RLFO): Zamestnanca je potrebné prihlásiť najneskôr pred začatím jeho výkonu práce.

tags: #oznámenie #PN #registračným #listom #Sociálna #poisťovňa