Platba na plochu pohľadávky: Komplexný sprievodca pre slovenské podniky

Úvod

V dnešnom podnikateľskom prostredí je efektívna správa pohľadávok kľúčová pre udržanie finančnej stability a rastu. Článok sa zameriava na platby na plochu pohľadávok, čo je dôležitý aspekt finančného riadenia, a poskytuje komplexný prehľad o rôznych metódach a postupoch, ktoré môžu slovenské podniky využiť. Cieľom je poskytnúť praktické informácie a usmernenia, ktoré pomôžu optimalizovať proces úhrady pohľadávok a minimalizovať riziká spojené s oneskorenými platbami alebo nedobytnými pohľadávkami.

Agenda Ostatné pohľadávky

Agenda Ostatné pohľadávky slúži na evidenciu pohľadávok, ktoré nevyplývajú priamo z fakturácie. Patrí sem napríklad:

• Pohľadávky voči daňovému úradu (vrátenie nadmerného odpočtu DPH, vrátenie preplatkov záloh na daň z príjmov atď.)
• Doklady na veľký preplatok (ak je v Globálnom nastavení/Platby/Preplatky zaškrtnutá voľba Automatizovať prácu s preplatkami)
• Penalizačné faktúry (doklady s typom Penále) z agendy Vydané faktúry, vytvorené pomocou povelu Záznam/Penalizácia…

Stále platby

Pre hromadné vystavenie pravidelne sa opakujúcich platieb slúži povel Záznam/Stále platby… (dostupný v agendách Ostatné pohľadávky, Ostatné záväzky, Vydané zálohové faktúry a Prijaté zálohové faktúry). Po zvolení tejto funkcie sa zobrazí sprievodca, kde je možné zadať počet platieb a periódu opakovania (mesačná alebo kvartálna). Po potvrdení sa vygenerujú jednotlivé pohľadávky, resp. záväzky, podľa zadaných parametrov. Ak chcete do polí Var. sym. a Pár. sym. na novo vytvorených záznamoch prevziať hodnoty zo zdrojového dokladu, zaškrtnite voľbu Kopírovať variabilný a párovací symbol.

Likvidácia pohľadávok

Termín likvidácia sa v programe POHODA používa pre súhrnnú účtovnú operáciu, ktorá slúži na zápis úhrad pohľadávok a záväzkov. Likvidácia sa vykonáva z agend Banka a Pokladňa, a to s ohľadom na to, či ide o úhradu bankovým prevodom alebo v hotovosti. Využiť môžete expresnú likvidáciu podľa variabilného symbolu platby, likvidáciu výberom alebo hromadnú likvidáciu. Úplne zlikvidovaný záznam pohľadávky alebo záväzku spoznáte tak, že v tabuľke agendy v stĺpci K likvidácii je číselný údaj rovný nule. Záložka Likvidácia obsahuje informácie o vykonaných úhradách. Niektoré polia záznamu sa uzamknú, preto ich obsah nezmeníte, dokiaľ likvidáciu nezrušíte. Pri vzájomnom zápočte pohľadávok a záväzkov v agende Interné doklady alebo pri likvidácii dokladov v agendách Pokladňa a Banka pridáva POHODA do hradiacich dokladov položku, v ktorej je uvedený párovací symbol. Vy si môžete tento údaj zmeniť a ovplyvniť tak zoskupenie dokladov v salde.

Expresná likvidácia

Expresnú likvidáciu spustíte povelom Likvidácia (alebo klávesovou skratkou CTRL+L) z ponuky Záznam/Prenos. Pred prvou likvidáciou skontrolujte nastavenie v agendách Globálne nastavenie a Užívateľské nastavenie. Pre expresnú likvidáciu vám stačí variabilný symbol platby. V prípadoch, kedy by variabilný symbol chýbal, vykonajte likvidáciu výberom. Tá totiž umožňuje vykonať spárovanie podľa čiastky, názvu firmy a ďalších údajov.

Prečítajte si tiež: Dôchodcovia a RTVS: Ako ušetriť na poplatkoch?

Postup expresnej likvidácie

1. Otvorte agendu Banka alebo Pokladňa.
2. Stlačte klávesovú skratku CTRL+L. Tým sa formulár agendy prepne do režimu expresnej likvidácie.
3. Zapíšte variabilný symbol platby.
4. Stlačte kláves ENTER alebo TAB. Program začne vyhľadávať požadovanú pohľadávku alebo záväzok. Ak uspeje, doplní chýbajúce údaje a presunie kurzor do poľa Dátum výpisu, resp. Dátum vystavenia.
5. Skontrolujte a prípadne upravte Dátum platby, resp. pri prvom bankovom pohybe sú to Dátum výpisu a Číslo výpisu. Ak budete likvidovať viac dokladov za sebou, tieto údaje upravíte iba pri ich zmene. Dátum môžete zvyšovať klávesom plus (+).
6. Čiastku k likvidácii starostlivo skontrolujte so skutočne uhradenou čiastkou. V prípade čiastočnej úhrady čiastku upravte.
7. Všetky ďalšie údaje dokladu by už mali byť vyplnené automaticky podľa nastavenia a zdrojového dokladu. Záznam uložte klávesmi CTRL+ENTER.

Pri likvidácii dokladov v režime likvidácie výberom môžete vyberať doklady tiež podľa čísla prijatej objednávky. Túto možnosť oceníte najmä v prípade, keď vám zákazník pri úhrade uvedie číslo prijatej objednávky do variabilného symbolu. Stĺpec Obj. č. nie je implicitne nastavený. Jednoducho ho pridáte cez pravé tlačidlo myši povelom Stĺpce… Ak je zapísaný údaj pre spárovanie (variabilný symbol) nejednoznačný, čo sa môže stať, ak bol zapísaný chybne, čiastočne alebo mu zodpovedá viac pohľadávok a záväzkov, POHODA sama ponúkne likvidáciu výberom, ktorá vám pomôže dohľadať požadovaný záznam komfortnejším spôsobom.

Likvidácia výberom

Likvidácia s výberom pohľadávky alebo záväzku podľa ľubovoľných kritérií poslúži v prípadoch, keď variabilný symbol platby nie je k dispozícii alebo nie je presný a správne uvedený, a teda podľa neho nemôžete vykonať expresnú likvidáciu. Likvidáciu výberom spustíte povelom Likvidácia výberom (alebo klávesovou skratkou CTRL+SHIFT+L) z ponuky Záznam/Prenos.

Postup likvidácie výberom

1. Stlačte klávesovú skratku CTRL+SHIFT+L. Otvoríte zoznam všetkých pohľadávok a záväzkov.
2. Vyberte si správny riadok zoznamu alebo svojim obvyklým spôsobom pre výber záznamov dohľadajte požadovanú pohľadávku či záväzok podľa ľubovoľného stĺpca.
3. Čiastku k likvidácii skontrolujte so skutočne uhradenou čiastkou. Ak chcete úplne zlikvidovať zvolený doklad, vyberte povel Zlikvidovať (alebo použite klávesovú skratku ALT+L alebo kláves ENTER). Vytvorí sa hradiaci doklad, ktorý je vyplnený podľa zvolenej pohľadávky/záväzku.
4. Ak je uhradená čiastka nižšia, doklad môžete zlikvidovať len čiastočne, povelom Čiastočne zlikvidovať (alebo stlačením klávesovej skratky ALT+S).
5. Skontrolujte si dátum platby, resp. dátum výpisu a číslo výpisu, a prípadne ho upravte. Ak budete likvidovať viac dokladov za sebou, potom tieto údaje budete upravovať iba pri ich zmene.
6. Všetky ďalšie údaje dokladu by už mali byť vyplnené automaticky podľa nastavenia a zdrojového dokladu. Uložte záznam klávesmi CTRL+ENTER.

POHODA vás upozorní, ak je čiastka likvidovaného a bankového dokladu rozdielna. Čiastku bankového dokladu môžete buď nechať prepísať, alebo vykonať čiastočnú likvidáciu, resp. nechať vytvoriť položku na rozdiel v prípade, že je čiastka likvidácie nižšia než čiastka na bankovom doklade. Ak chcete túto likvidáciu vykonávať na existujúci doklad (bez založenia nového), použite povel Pridať likvidáciu výberom, ktorý nájdete v kontextovom pomocníkovi po stlačení pravého tlačidla myši na záložke Likvidácia. Povelom Pridať likvidáciu výberom VS, ktorý je prístupný po stlačení pravého tlačidla myši na záložke Likvidácia pri už vloženom doklade, sa prepnete do zoznamu neuhradených dokladov, ktoré majú rovnaký variabilný symbol ako na vybranom bankovom doklade. V zozname môžu byť tiež zobrazené neuhradené doklady s vyplnenou adresou, ktoré majú v poli Zmluva (resp. Číslo) zadaný rovnaký variabilný symbol.

Hromadná likvidácia

Ide o komfortnú hromadnú likvidáciu s výberom pohľadávok a záväzkov rôznych partnerov podľa ľubovoľných kritérií. Hromadné likvidácie spustíte z ponuky Záznam/Prenos.

Postup hromadnej likvidácie

1. Vložte nový záznam a zvoľte príslušnú banku alebo pokladňu, vyplňte dátum platby a číslo výpisu.
2. Povelom Záznam/Prenos/Hromadná likvidácia otvorte zoznam všetkých neuhradených pohľadávok a záväzkov.
3. Požadované doklady označte klávesovou skratkou ALT+X alebo dvojklikom myši. Čiastku k likvidácii skontrolujte so skutočne uhradenou. Ak je uhradená čiastka nižšia, doklad môžete zlikvidovať len čiastočne, a to povelom Čiastočne zlikvidovať.
4. Likvidáciu dokončíte povelom Zlikvidovať všetko. Tým dôjde k hromadnej likvidácii vybraných dokladov v čiastkach k likvidácii. Hradiace doklady sa vytvoria pre každú pohľadávku alebo záväzok zvlášť.
5. Vytvorené doklady skontrolujte.

Hromadná likvidácia podľa adresy

Pomocou funkcie pre hromadnú likvidáciu podľa adresy vám POHODA umožní vybrať všetky potrebné doklady týkajúce sa konkrétneho obchodného partnera a následne ich jedným povelom zlikvidovať.

Prečítajte si tiež: Sadzby zdravotného poistenia

Postup hromadnej likvidácie podľa adresy

1. Vložte nový záznam a zvoľte príslušnú banku alebo pokladňu. Vyplňte dátum platby, číslo výpisu a vyberte obchodného partnera, voči ktorému má byť likvidácia dokladov vykonaná.
2. Povelom Záznam/Prenos/Hromadná likvidácia podľa adresy otvorte zoznam všetkých pohľadávok a záväzkov voči vybranej firme.
3. Požadované doklady označte klávesovou skratkou ALT+X alebo dvojklikom myši. Čiastku k likvidácii skontrolujte so skutočne uhradenou. Ak chcete pohľadávku alebo záväzok zlikvidovať iba v čiastočnej výške, zvoľte na danom doklade povel Čiastočne zlikvidovať.
4. Pri označení dokladu v cudzej mene sa zobrazí dialógové okno Likvidácia v cudzej mene, v ktorom vyplníte kurzy likvidácie.
5. Rovnakým spôsobom pokračujte vo výbere ďalších dokladov.
6. Likvidáciu dokončíte povelom Zlikvidovať všetko. Tým dôjde k hromadnej likvidácii vybraných dokladov v čiastkach k likvidácii. Hradiace doklady sa vytvoria zvlášť pre príjem a zvlášť pre výdaj. Pri dokladoch v cudzej mene sa vytvoria hradiace doklady pre každú úhradu zvlášť.
7. Vytvorené doklady skontrolujte.

Celkovú čiastku k likvidácii za všetky vybrané doklady zistíte zo stavového riadka, kde sa zobrazujú hodnoty Debet a Kredit. Likvidovať môžete tiež na už uložený bankový doklad (bez založenia nového). Predovšetkým v prípadoch, keď nedôjde k automatickému spárovaniu záznamov načítaných cez homebanking, pretože úhrada bola napríklad zložená z viacerých hradiacich dokladov. Na stavovom riadku sa zobrazia informácie o hodnote bankového dokladu a hodnote, ktorú musíte ešte dolikvidovať. Povel Hromadná likvidácia podľa adresy pre likvidáciu na existujúci doklad nájdete v miestnej ponuke po stlačení pravého tlačítka myši na záložke Likvidácia v agende Banka. Týmto povelom opäť otvoríte agendu zo zoznamom neuhradených dokladov danej firmy, kde iba stačí vybrať tie správne doklady k likvidácii. Hromadné likvidácie môže vykonávať iba užívateľ, ktorý má v agende Prístupové práva v strome práv Podvojné účtovníctvo/Ostatné zaškrtnutú voľbu Hromadná likvidácia.

Likvidácia s preplatkami

Zaškrtnutím voľby Automatizovať prácu s preplatkami v agende Globálne nastavenie/Platby/Preplatky môžete evidovať preplatky pre domácu menu v agende Banka. Postup likvidácie v agende Banka je rovnaký s vyššie uvedenými postupmi, iba namiesto povelu Čiastočne zlikvidovať sa zobrazuje povel Likvidovať inou čiastkou. Môžete tak vykonať nielen čiastočnú likvidáciu, ale tiež zapísať väčšiu čiastku než je neuhradená hodnota likvidovaného dokladu. V agende Banka sa na rozdiel vytvorí položka Preplatok, resp. Drobný preplatok.

Likvidácia v cudzej mene

Povel Cudzia mena z ponuky Likvidácia výberom slúži na likvidáciu pohľadávky alebo záväzku v cudzej mene. Ak je likvidovaný doklad vystavený v cudzej mene, stlačením klávesu ENTER v zozname pohľadávok/záväzkov vyvoláte priamo dialógové okno Likvidácia v cudzej mene. Pohľadávku/záväzok v cudzej mene môžete likvidovať úhradou v rovnakej mene, v inej i domácej mene. Skontrolujte si, aby bol v agende Kurzový lístok uvedený platný kurz pre dátum úhrady (v prípade nastavenia pokladne alebo účtu pre prepočet denným kurzom), resp. pevný kurz platný od dátumu.

Postup likvidácie v cudzej mene

1. Ak likvidujete hotovostnou úhradou, otvorte si agendu Pokladňa (klávesovou skratkou CTRL+H), ak bezhotovostnou úhradou, otvorte agendu Banka (klávesovou skratkou CTRL+B).
2. Stlačte klávesovú skratku CTRL+SHIFT+L alebo zvoľte povel Likvidácia výberom, Hromadná likvidácia či Hromadná likvidácia podľa adresy z ponuky Záznam/Prenos. Otvorí sa zoznam všetkých pohľadávok a záväzkov.
3. Vyberte požadovanú pohľadávku/záväzok v cudzej mene.
4. Stlačte kláves ENTER alebo vyberte povel Cudzia mena (klávesová skratka ALT+C). Otvorí sa dialógové okno Likvidácia v cudzej mene.
5. Mena vašej úhrady sa odvodzuje od zvolenej valutovej pokladne, resp. od devízového účtu v tomto poli. Nastavenie hodnoty v poli Uhradené na vychádza z agendy Banka z poľa Účet, resp. z agendy Pokladňa z poľa Pokl. a zostáva pri opätovnom vyvolaní likvidácie rovnaké ako v predchádzajúcom prípade. To uľahčuje opakovanú likvidáciu pre rovnakú pokladňu alebo účet.
6. V poli Dátum je uvedený dátum platby. Táto hodnota je prevzatá z agendy Banka, resp. Pokladňa z poľa Dátum platby.
7. V poli Čiastka je v mene likvidovaného dokladu uvedená celková čiastka k likvidácii. Ak je uhradená čiastka nižšia, zapíšte správnu čiastku.
8. V poli Kurz dokladu je pre informáciu uvedený kurz, ktorý bol použitý pri zápise likvidovaného dokladu.
9. V poliach Kurz likvidácie (kurz meny likvidovaného dokladu použitý pri likvidácii) a Kurz ciel. meny (kurz meny hradiaceho dokladu použitý pri likvidácii) sa kurz načíta automaticky z kurzového lístka k dátumu úhrady. Všetky tieto uvedené údaje ale môžete ručne zmeniť. Pri úprave jedného z údajov vykoná program automaticky prepočet všetkých súvisiacich polí. Ak zaškrtnete v pravom hornom rohu voľbu Ručná úprava bez prepočtu a vykonáte zmenu jedného z údajov, ostatné polia zostanú bez zmeny. Akékoľvek prípadné kurzové a zaokrúhlovacie rozdiely nájdete v poli Kurzový rozdiel.
10. Nakoniec stlačte kláves ENTER alebo tlačidlo Zlikvidovať, resp. Zlikvidovať všetko.

Týmto postupom ste si do agendy založili nový doklad. Ak už nebudete vykonávať žiadnu ďalšiu úpravu, uložte ho jednoducho stlačením klávesovej skratky CTRL+ENTER. V jednoduchom účtovníctve je o vzniknutý kurzový rozdiel upravená uhradená čiastka v domácej mene. V podvojnom účtovníctve je kurzový rozdiel automaticky zaúčtovaný. Ak je rozdiel kladný, účtuje sa ako Kurzové zisky - pohľadávky (resp. Kurzové straty - záväzky), a záporný rozdiel ako Kurzové straty - pohľadávky (resp. Kurzové zisky - záväzky). Viď časť Cudzie meny v agende Globálne nastavenie. Pri likvidácii zálohovej faktúry v cudzej mene sa o kurzovom rozdiele neúčtuje. Ekonomický systém POHODA automaticky účtuje o kurzovom rozdiele, ktorý vzniká pri odpočte vydanej zálohovej faktúry v cudzej mene v konečnej zúčtovacej faktúre z dôvodu rozdielneho kurzu týchto dokladov. Program vám ponúkne možnosť v konečnej zúčtovacej faktúre prepočítať odpočet zálohy na domácu menu kurzom likvidácie vydanej zálohovej faktúry, prípadne kurzom daňového dokladu zo zálohy. Pri preklápaní vydanej alebo prijatej zálohovej faktúry do konečnej zúčtovacej faktúry sa vám zobrazí dialógové okno Odpočet zálohy v cudzej mene, kde sa nachádza pole Kurz likvidácie/daň. dokladu k zálohe. Po uložení konečnej zúčtovacej faktúry sa na záložku Zaúčtovanie automaticky vyčísli hodnota kurzového rozdielu. Pri likvidácii prijatej zálohovej faktúry v cudzej mene sa však automaticky neúčtuje o kurzovom rozdiele. Kurzový rozdiel už musíte ručne zaúčtovať sami, a to v agende Interné doklady. Toto zaúčtovanie však vykonávajte až v okamihu odpočtu prijatej zálohy z konečného dokladu.

Likvidácia bez väzby na účtovníctvo

Likvidácia bez väzby umožňuje zlikvidovať pohľadávku alebo záväzok bez väzby na účtovníctvo, tzn. že nie je potrebné vytvárať zviazaný (bankový, pokladničný) hradiaci doklad. Túto funkciu však využijete len vo výnimočných prípadoch. Preddefinovanú otázku s názvom Likvidácie bez väzby nájdete v miestnej ponuke, ktorú vyvoláte cez pravé tlačidlo myši nad záložkou tabuľky. Po zvolení povelu Likvidácie bez väzby… dôjde k automatickému vyfiltrovaniu všetkých dokladov s plnou či čiastočnou likvidáciou bez väzby. Likvidácia bez väzby je dostupná priamo v agendách pohľadávok alebo záväzkov. Otvorte si napríklad agendu Vydané faktúry a kurzor umiestnite na faktúru, ktorú chcete likvidovať bez väzby na účtovníctvo. Potom otvorte záložku Likvidácia, v nej stlačte pravé tlačidlo myši a zvoľte povel Likvidácia bez väzby… z kontextovej ponuky. Zobrazí sa dialógové okno Likvidácia bez väzby, kde zadáte čiastku, ktorá sa má uhradiť bez väzby a dátum vykonania likvidácie. Dialógové okno potvrďte a záznam uložte. Akonáhle sa daná likvidácia vykoná, v poli K likvidácii sa zníži čiastka a na záložke Likvidácia pribudne záznam o vykonanej akcii. Na rozdiel od likvidácie s väzbou na účtovníctvo nie je pri tomto spôsobe likvidácie uvedené číslo hradiaceho dokladu.

Prečítajte si tiež: Zdravotné poistenie SZČO na dôchodku

Platobná morálka na Slovensku a jej vplyv na pohľadávky

Platobná morálka na Slovensku je komplexná téma, ktorá ovplyvňuje finančné zdravie mnohých podnikov. Hoci sa v posledných rokoch zaznamenalo zlepšenie, stále existujú odvetvia, kde je platobná disciplína slabá.

Stavebníctvo: Výzvy a riešenia

Jedným z najproblematickejších odvetví je stavebníctvo. Podľa podnikateľov, štatistík a prieskumov profesijných organizácií, stavebné firmy často čelia neplateniu faktúr alebo riziku neuhradenia pohľadávok. Investori, hlavne veľkí, často nútia dodávateľov do tvrdých zmluvných podmienok s dlhými lehotami splatnosti (60 až 90 dní, niekedy aj viac). Okrem toho sa vyžadujú tvrdé podmienky zádržných a bankových garancií, ktoré môžu trvať až do ukončenia záruky za stavebné dielo (niekedy aj päť rokov). Tieto pohľadávky sa často prenášajú na menších dodávateľov, čo ich dostáva do druhotnej platobnej neschopnosti.

Spoločnosti ako Holcim, dodávateľ stavebných materiálov, sa stretávajú s ťažko vymožiteľnými dlhmi staršími než dva roky. Preto zaviedli "kreditný limit" pre odberateľov a motivujú partnerov bonusmi za včas vyplatené faktúry.

Prípadové štúdie

Prípad spoločnosti Alfabio Banská Bystrica, výrobcu sójových produktov, ukazuje, ako môže neplatenie faktúr ohroziť podnik. Firma dodávala výrobky spoločnosti Onimex, ktorá nakoniec nezaplatila za dodaný tovar. Hoci sa platobná morálka od roku 2000 zlepšila, Alfabio stále eviduje nezaplatené pohľadávky vo výške 0,3 % ročného obratu.

Na druhej strane, spoločnosť Markob Prešov, výrobca žalúzií, si uvedomuje riziko nedobytných pohľadávok pri veľkých zákazkách. Preto hľadajú riešenia, ako predísť týmto rizikám, napríklad poistenie pohľadávok.

Poistenie pohľadávok ako riešenie

Poistenie pohľadávok je vo svete bežný spôsob, ako sa chrániť pred neplatičmi a nedostatkom cash-flow. Na Slovensku ide stále o pomerne neznámy produkt. Na trhu ho ponúkajú najmä tri pobočky zahraničných poisťovní: Atradius Credit Insurance N. V., Euler Hermes Servis a Coface Slovakia, ale okrem nich napríklad aj Eximbanka.

Poistenie pohľadávok sa dá rôznym spôsobom, jednak proti platobnej neschopnosti obchodných partnerov (ak je odberateľ insolventný alebo sa ocitne v konkurze), jednak proti platobnej nevôli (ak nechce platiť). Okrem komerčných rizík je možné pripoistiť aj politické riziká.

tags: #platba #na #plochu #pohľadávky