Prenájom súkromného auta firme: Podmienky a aspekty

Tento článok sa zaoberá podmienkami a aspektmi prenájmu súkromného auta firme, pričom zohľadňuje legislatívne a praktické hľadiská. Cieľom je poskytnúť komplexný prehľad pre prenajímateľov aj nájomcov, aby sa predišlo nejasnostiam a zabezpečil transparentný a legálny priebeh prenájmu.

Všeobecné ustanovenia a zmluvné podmienky

Všeobecné obchodné podmienky (VOP) upravujú práva a povinnosti prenajímateľa a nájomcu dopravného prostriedku. Nájomcom je fyzická alebo právnická osoba, ktorá vykonala rezerváciu vozidla, obdržala potvrdenie rezervácie, uhradila faktúru alebo osobne navštívila pobočku prenajímateľa, akceptovala podmienky prenájmu a prevzala vozidlo. Práva a povinnosti zmluvných strán sa riadia zmluvou o nájme dopravného prostriedku, týmito VOP, dokumentom „Podmienky nájmu a poplatky“, ako aj ustanoveniami Obchodného zákonníka.

Podmienky nájmu a povinnosti zmluvných strán:

1. Odovzdanie a vrátenie vozidla: Odovzdanie a vrátenie vozidla je zaznamenané v obojstranne podpísanom protokole. Prenajímateľ je povinný odovzdať vozidlo v stave vhodnom na obvyklé užívanie, bez zjavných vád a porúch, s potrebnými dokladmi a povinnou výbavou. Nájomca je povinný vrátiť vozidlo v stave zodpovedajúcom bežnému opotrebeniu, vrátane dokladov a príslušenstva. Za bežné opotrebenie sa nepovažujú vady spôsobené nesprávnym používaním, nedostatkom údržby, dopravnou nehodou či haváriou. Pri vrátení vozidla v nadmerne znečistenom stave je prenajímateľ oprávnený účtovať poplatok za čistenie.
2. Používanie vozidla: Nájomca sa zaväzuje, že vozidlo nebude používať na prepravu v rozpore so zákonmi, na komerčné účely bez súhlasu prenajímateľa, na automobilové preteky, jazdu pod vplyvom alkoholu alebo návykových látok, alebo mimo krajiny prenájmu bez písomného súhlasu prenajímateľa. Nájomca nesmie na vozidle vykonávať žiadne úpravy bez písomného súhlasu prenajímateľa.
3. Poistenie a krytie rizík: Prenajímateľ zabezpečuje povinné zmluvné poistenie všetkých vozidiel a vybraným vozidlám aj havarijné poistenie. V prípade vzniku poistnej udalosti je nájomca povinný uhradiť dohodnutú výšku spoluúčasti, a to v súlade s nájomnou zmluvou. Aj v prípade, že vozidlo v čase vzniku škody nemá aktuálne dojednané havarijné poistenie, je nájomca zaviazaný uhradiť dohodnutú výšku spoluúčasti, ktorá slúži ako čiastočná náhrada nákladov spojených s opravou alebo likvidáciou poškodenia, ktoré vzniklo jeho zavinením. Poistenie sa nevzťahuje na škody spôsobené pod vplyvom alkoholu, omamných a psychotropných látok alebo z dôvodu hrubej nedbanlivosti či porušenia podmienok užívania vozidla.

Flexibilné storno podmienky

Pri zrušení rezervácie sa uplatňujú storno poplatky v závislosti od času zostávajúceho do plánovaného začiatku prenájmu. Zákazník má možnosť požiadať o zmenu termínu rezervácie alebo typu vozidla za podmienky, že je táto zmena nahlásená v dostatočnom predstihu a prenajímateľ má k dispozícii voľné kapacity. Ak zmena nie je možná, uplatnia sa storno poplatky.

Cross-border prenájom

Používanie vozidla mimo krajiny prenájmu je možné iba s písomným súhlasom prenajímateľa. Nájomca je povinný zabezpečiť všetky potrebné dokumenty (napr. zelenú kartu) na vlastné náklady.

Digitálne technológie

Vozidlá môžu byť vybavené GPS zariadeniami na monitorovanie polohy za účelom ochrany a zabezpečenia vozidiel. Depozity a platby sú spracovávané elektronicky, pričom nájomca obdrží potvrdenie o každej transakcii.

Prečítajte si tiež: Príjem dôchodcu zo zamestnania

Asistenčné služby a dodatočné služby

Prenajímateľ poskytuje nonstop asistenčné služby. V prípade poruchy, nehody alebo krádeže vozidla môže nájomca kontaktovať pohotovostnú linku na čísle uvedenom v nájomnej zmluve. Na vyžiadanie za dodatočný poplatok je dostupný prenájom so šoférom a prenájom príslušenstva (detské sedačky, GPS navigácie a iné).

Platobné podmienky

Krátkodobý prenájom (do 30 dní) sa uhrádza na základe faktúry so splatnosťou 2 dni, dlhodobý prenájom (nad 30 dní) sa fakturuje mesačne so splatnosťou 5 dní. Nájomné sa uhrádza vždy vopred.

Zmluvné pokuty a sankcie

Za porušenie povinností uvedených v týchto VOP je prenajímateľ oprávnený účtovať zmluvnú pokutu vo výške 200 EUR za každé jednotlivé porušenie, pokiaľ dokument „Poplatky a pokuty“ neurčuje inak.

Prenájom súkromného vozidla firme z pohľadu zákona o dani z príjmov

Používanie súkromného vozidla na podnikanie a uplatňovanie s tým súvisiacich daňových výdavkov sa riadi zákonom č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov (ZDP) a zákonom č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách. Ak daňovník s príjmami podľa § 6 ods. 1 a 2 ZDP používa na podnikanie vozidlo, ktoré patrí do bezpodielového spoluvlastníctva manželov (BSM) a v ktorého osvedčení o evidencii je ako majiteľ uvedený manžel/manželka, t.j. vozidlo nie je zahrnuté v obchodnom majetku, má možnosť uplatniť si daňové výdavky.

Výdavky na pohonné látky (PHL)

Zákon o dani z príjmov v § 19 uvádza výdavky, ktoré možno považovať za daňový výdavok. Výdavky na pohonné látky v zmysle § 19 ods. 2 písm. e) ZDP je možné uplatniť na základe dokladov o nákupe PHL a prepočtu spotreby podľa údajov z technického preukazu. Podľa tohto ustanovenia postupujú daňovníci s príjmami podľa § 6 ods. 1 a 2 ZDP, ktorých výdavky boli vynaložené v súvislosti s činnosťou vykonávanou v inom mieste, ako je miesto, v ktorom činnosť pravidelne vykonávajú. Výdavky na PHL môže podnikateľ uplatniť dvojako. Výška náhrady za spotrebované PHL je limitovaná zákonom o cestovných náhradách. Pri súčasnom trende využívať elektromobily sa môže zdať byť náročné vypočítať náhradu za spotrebu elektrickej energie pri nabíjaní. V prípade elektromobilov je pohonnou látkou elektrická energia a v technickom preukaze alebo v osvedčení o evidencii elektromobilov sa uvádza údaj o výkone v kWh (nie spotreba v l/100 km).

Prečítajte si tiež: Kreslá pre seniorov: prenájom

Druhý spôsob uplatnenia výdavkov je uplatnenie paušálnych výdavkov do výšky 50% z celkového preukázaného nákupu PHL za príslušné zdaňovacie obdobie primeraného počtu najazdených kilometrov podľa stavu tachometra na začiatku a na konci príslušného zdaňovacieho obdobia pre každé motorové vozidlo samostatne. Stav tachometra na začiatku a na konci zdaňovacieho obdobia je daňovník povinný hodnoverne preukázať. V prípade obstarania automobilu v priebehu roka je dôležitý stav tachometra ku dňu obstarania automobilu a stav tachometra na konci zdaňovacieho obdobia.

Základná náhrada za každý kilometer pracovnej cesty

Základná náhrada za každý kilometer pracovnej cesty v zmysle § 19 ods. 2 písm. e) ZDP je stanovená zákonom o cestovných náhradách. Základnú náhradu za km jazdy, ktorú daňovník s príjmami z podnikania alebo inej samostatnej zárobkovej činnosti vykoná s vlastným nákladným automobilom, autobusom alebo traktorom, nepozná žiaden právny predpis (ani ZDP, ani zákon o cestovných náhradách) a teda ju nie je možné uplatniť do daňových výdavkov. Základnú náhradu za km jazdy z vlastným nákladným automobilom, autobusom a traktorom môže podľa § 7 ods. 1 zákona o cestovných náhradách poskytnúť iba zamestnávateľ zamestnancovi.

Základnú náhradu za každý km jazdy si môže uplatniť iba ten daňovník, ktorý si uplatňuje skutočné a preukázateľné výdavky na nákup PHL (podľa pokladničných dokladov) a nie paušálne výdavky vo výške 50% z celkového preukázaného nákupu PHL. V sume základnej náhrady sú zohľadnené všetky prevádzkové náklady súvisiace s automobilom, a to napr. výdavky na opravy a údržbu automobilu, pneumatiky, batérie, diaľničné známky, poistenie a pod.

Daň z motorových vozidiel (DzMV)

Daň z motorových vozidiel v zmysle § 19 ods. 3 písm. g) ZDP je daňovým výdavkom, ak je vozidlo používané na podnikanie. Predmetom dane je vozidlo, ktoré je evidované v Slovenskej republike a používa sa na podnikanie alebo inú samostatnú zárobkovú činnosť v zdaňovacom období, t.j., ak je vozidlo evidované na Slovensku používané na podnikanie v zahraničí, je predmetom DzMV. Môže nastať aj opačná situácia, a to, že vozidlo je síce využívané na podnikanie na území Slovenskej republiky, ale je evidované v zahraničí.

Používaním automobilu na podnikanie podľa ustanovenia § 2 zákona č. 361/2014 Z.z. o dani z motorových vozidiel sa rozumie účtovanie o vozidle podľa zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve alebo evidovanie vozidla v daňovej evidencii podľa § 6 ods. 11 ZDP. Za vozidlá, ktoré sú predmetom dane, platí daň daňovník (fyzická alebo právnická osoba). Pre správne vyplnenie daňového priznania k DzMV je dôležité správne určenie postavenia daňovníka.

Prečítajte si tiež: Možnosti rekreácie

V prípade, že predmetom dane daňovníka s príjmami z podnikania a inej samostatnej zárobkovej činnosti je vlastné motorové vozidlo, v III. oddiele daňového priznania k DzMV sa na riadku 10 uvedie "Daňovník podľa § 3 písm. a)". V prípade, že predmetom dane daňovníka s príjmami z podnikania a inej samostatnej zárobkovej činnosti je motorové vozidlo, v ktorého doklade je ako držiteľ vozidla zapísaná osoba, ktorá nepoužíva vozidlo na podnikanie (napr. automobil v BSM), v III. oddiele daňového priznania k DzMV sa na riadku 10 uvedie "Daňovník podľa § 3 písm. b)". Ak je predmetom dane vlastné vozidlo zamestnanca, ktorému zamestnávateľ vypláca cestovné náhrady, v III. oddiele daňového priznania k DzMV sa na riadku 10 uvedie "Daňovník podľa § 3 písm. e)" - daňovníkom je zamestnávateľ, ktorý vypláca zamestnancovi cestovné náhrady za použitie vozidla, ktoré sa nepoužíva na podnikanie. Zamestnancom sa na tieto účely má na mysli aj napr. konateľ spoločnosti s ručením obmedzeným.

V prípade, že sa automobil nepoužíva na podnikanie celé zdaňovacie obdobie, na riadku 02 daňového priznania sa uvedie dátum vzniku a dátum zániku daňovej povinnosti. Ak pri vozidle v priebehu zdaňovacieho obdobia opakovane vznikla a zanikla daňová povinnosť, tieto riadky daňovník nevypĺňa, ale opakované dátumy vzniku a zániku daňovej povinnosti daňovník uvádza v oddiele VII. Pri použití súkromného elektromobilu v podnikaní je nulová ročná sadzba dane z motorových vozidiel.

Hnuteľné veci a nehnuteľnosti v BSM

V zmysle § 6 ods. 15 ZDP hnuteľné veci a nehnuteľnosti v BSM, ktoré využívajú na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov obaja manželia, zahrnie do obchodného majetku jeden z manželov. Výdavky súvisiace s využívaním týchto hnuteľných vecí sa rozdelia medzi oboch manželov v pomere, v akom ich využívajú pri svojej činnosti.

Daň z pridanej hodnoty (DPH)

Daňovník, ktorý je zároveň platiteľom dane z pridanej hodnoty (DPH) a ktorý využíva pri podnikaní svoje vlastné motorové vozidlo, nemá nárok na odpočítanie DPH z nakúpených PHL podľa § 49 - § 51 zákona č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty. Právo odpočítať daň z tovaru alebo zo služby vzniká platiteľovi v deň, kedy pri tomto tovare alebo službe vznikla daňová povinnosť. Daňovník však vystupuje pri nákupe PHL do vlastného motorového vozidla nezaradeného od obchodného majetku ako súkromná osoba a nie ako platiteľ DPH.

Cestovné náhrady

Do daňových výdavkov právnickej osoby sa premietnu výdavky spojené s využitím súkromného automobilu jedine formou cestovných náhrad. Cestovné náhrady môžu byť poskytnuté zamestnancom, členom orgánov právnickej osoby (napr. konateľovi v spoločnosti s r. o.), osobám, o ktorých to ustanovuje osobitný právny predpis (napr. spoločník v spoločnosti s r. o.) a pod. v prípade, ak využijú pri výkone pracovnej cesty svoj vlastný súkromný automobil.

Výdavky, ktoré nie je možné uplatniť

Daňovník, ktorý využíva súkromný automobil pri svojej podnikateľskej činnosti a pritom ho nezaradí do obchodného majetku, prichádza o možnosť zahrnúť do daňových výdavkov napr. odpisy, výdavky na udržiavanie a prevádzku auta, výdavky na povinné zmluvné poistenie a havarijné poistenie, výdavky na technickú a emisnú kontrolu, výdavky súvisiace s obstaraním vozidla formou lízingu alebo úveru (napr. úrok) a pod.

Nájom dopravného prostriedku medzi podnikateľmi

Pri podnikaní sa bežne vyskytujú aj situácie, kedy si jeden podnikateľ prenajme od druhého podnikateľa dopravný prostriedok, najčastejšie auto. Nájom dopravného prostriedku medzi firmami, resp. podnikateľmi má svoje charakteristické črty a odlišuje sa od nájmu bytu, nebytového priestoru, ale aj od nájmu iných hnuteľných vecí, napr. výpočtovej techniky alebo priemyselných strojov.

Právna úprava nájmu dopravného prostriedku

Nájom dopravného prostriedku týkajúci sa podnikateľov je upravený v ustanoveniach § 630 až 637 Obchodného zákonníka. Právnym základom podnikateľského nájmu dopravného prostriedku je nájomná zmluva. Nájomná zmluva je neoddeliteľnou súčasťou podnikateľského nájmu dopravných prostriedkov. Jej podstatou je právo nájomcu dočasne užívať predmet nájmu (konkrétny dopravný prostriedok) za podmienok vymedzených v nájomnej zmluve, za čo sa zaväzuje platiť nájomné. Rovnako ako pri byte, či nebytovom priestore aj pri nájme dopravného prostriedku do firmy je potrebná písomná nájomná zmluva. Podnikateľský vzťah pri nájme dopravných prostriedkov nevzniká samotnou dohodou ako je tomu pri iných hnuteľných veciach. Bez písomnej zmluvy neexistuje ani nájom dopravného prostriedku, napríklad auta.

Nájomná zmluva je prospešná pre obe strany - pre prenajímateľa, ako aj pre nájomcu. Prenajímateľa chráni pred tým, aby mu nájomca nepoškodil alebo inak neznehodnotil dopravný prostriedok a aby platil nájomné riadne a včas. Nájomcu zasa nájomná zmluva chráni pred tým, aby prenajímateľ neukončil nájomný vzťah zo dňa na deň kedykoľvek si to zmyslí, prípadne ho chráni pred samovoľným navýšením nájomného. Nájom dopravného prostriedku (auta) je potrebné odlíšiť aj od zmluvy o preprave. Ak si napr. vezmete taxík, neprenajímate si taxík. Uzatvárate zmluvu o preprave, na základe ktorej vám vznikne právo, aby vás taxikár odviezol na určité miesto a povinnosť zaplatiť mu za prepravu.

Náležitosti nájomnej zmluvy na dopravný prostriedok

Každá zmluva musí obsahovať určité ustanovenia, aby bola platná. Hovoríme o podstatných náležitostiach zmluvy. Ak zmluva neobsahuje podstatné náležitosti, je neplatná. Nájomná zmluva na dopravný prostriedok, ktorý si prenajíma firma musí obsahovať:

• Označenie zmluvných strán: Kto je prenajímateľ (ten, kto vlastní dopravný prostriedok a chce ho prenajať nájomcovi) a kto je nájomca (ten, kto užíva prenajatý dopravný prostriedok).
• Vymedzenie predmetu nájmu: Je potrebné presne špecifikovať, aký dopravný prostriedok prenajímateľ prenajíma nájomcovi.
• Výška nájomného: Nájom je spojený s odplatou - slovenský právny poriadok nepozná bezodplatný nájom. Za nájom musí nájomca platiť minimálne 1 cent.
• Doba trvania nájmu: Či ide o nájom na polrok, rok, dva. Taktiež je možné dohodnúť sa na nájme na dobu neurčitú. Špecifikom je, že ak nájomca užíva hnuteľné veci aj po uplynutí doby nájmu a prenajímateľ to nenamietne na súde do 30 dní od skočenia nájmu, má sa za to, že nájomná zmluva sa predlžila za rovnakých podmienok.

Okrem týchto náležitosti, do nájomnej zmluvy môžete zahrnúť aj ďalšie ustanovenia, ktoré vám môžu pomôcť v prípade sporu s druhou stranou. Do nájomnej zmluvy môžete uviesť napríklad aj:

• Technický stav vozidla: Je vhodné bližšie uviesť, či má dopravný prostriedok v čase začatia nájmu nejaké vady.
• Povinnosti zmluvných strán: Teda čo nájomca nesmie - napr. dať dopravný prostriedok do podnájmu inému. Je možné dohodnúť aj opak, teda že nájomca môže prenechať dopravný prostriedok niekomu inému, napr. svojmu zamestnancovi. Musí to byť však výslovne uvedené v zmluve, inak platí, že nájomca nemôže prenechať dopravný prostriedok inému.
• Zabezpečenie nárokov: Do zmluvy môžete dohodnúť aj napr. zmluvnú pokutu, ak nájomca mešká so zaplatením nájomného, poškodí prenajatú hnuteľnú vec.
• Skončenie nájmu: Za akých okolností je prenajímateľ alebo nájomca zmluvu vypovedať alebo odstúpiť od nej.

Odlišnosti nájmu auta od nájmu iných hnuteľných vecí a nehnuteľností

Firemný nájom dopravného prostriedku sa líši od nájmu bytu, nebytového priestoru ale aj od nájmu iných hnuteľných vecí. Základnou odlišnosťou je to, že ide o špecifický samostatný typ obchodnej zmluvy medzi podnikateľmi, ktorá je upravená v § 630 - § 637 Obchodného zákonníka. Naproti tomu, nájom bytu, nebytového priestoru a dokonca aj podnikateľský nájom iných hnuteľných vecí je upravený v Občianskom zákonníku.

Špecifikom pri nájme dopravného prostriedku je aj možnosť zaplatenia nájomného len raz, a to na konci nájmu dopravného prostriedku. To však neplatí v prípade, ak nájom má trvať viac ako tri mesiace. V takomto prípade je nájomca povinný platiť nájomné koncom každého kalendárneho mesiaca, v ktorom užíva dopravný prostriedok.

Ďalším špecifikom je dĺžka výpovednej lehoty. Ak niektorá zo zmluvných strán už nechce pokračovať v nájme, môže zmluvu vypovedať. Výpovedná doba je spravidla 30 dní. Možno sa však dohodnúť na dlhšej výpovednej lehote. Prenajímateľ a nájomca sa môžu však dohodnúť aj na tom, že zmluvu možno ukončiť už samotným doručením výpovede.

Špecifické situácie a daňové aspekty

Prenájom vozidla konateľom vlastnej spoločnosti

V prípade, že konateľ a zároveň aj spoločník spoločnosti s ručením obmedzeným prenajíma súkromné motorové vozidlo svojej spoločnosti, je potrebné brať do úvahy niekoľko aspektov. Ak je tento prenájom bezodplatný, môže byť považovaný za nepeňažný príjem konateľa, ktorý podlieha zdaneniu.

Elektromobil a daňové odpisy

Spoločnosť s r. o., ktorá prenajíma osobný automobil - elektromobil, si môže uplatniť ročný daňový odpis. Ak si spoločnosť nemohla uplatniť časť daňového odpisu v čase odpisovania majetku, môže si ju uplatniť aj v ďalších rokoch, za predpokladu, že bude prenájom pokračovať.

Paušálne nájomné a pohonné látky

Ak sa zmluvné strany dohodnú na paušálnom mesačnom nájomnom, v ktorom bude zahrnutá aj suma za spotrebované pohonné látky (PHL), prenajímateľ môže náklady za PHL účtovať v pomere 80:20 (80 % daňové náklady, 20 % nedaňové náklady), ak nebude viesť knihu jázd.

Nájom vozidla od českej spoločnosti

Slovenská s. r. o., platiteľ DPH na Slovensku, si prenajíma auto od českej s. r. o., ktorá je platiteľ DPH v ČR. Česká firma mesačne vystavuje za tieto služby faktúru bez DPH. V tomto prípade je potrebné posúdiť, či sa jedná o krátkodobý alebo dlhodobý prenájom. V prípade dlhodobého prenájmu by mohlo ísť o samozdanenie.

Prenájom vozidiel v autopožičovniach

Pri prenájme vozidla z autopožičovne je potrebné dodržiavať určité podmienky. Za prenájom vozidla sa platí na začiatku prenájmu pri preberaní vozidla, hotovosťou alebo platobnou kartou. Pri prenájme vozidla je potrebné zložiť zálohu platobnou kartou, ktorá Vám bude navrátená po vrátení vozidla. S prenajatým vozidlom je možné pohybovať v určitých krajinách, o možnosti navštíviť ostatné krajny je potrebné informovať prenajímateľa. Minimálna dĺžka prenájmu vozidla je 1 deň.

tags: #prenájom #súkromného #auta #firme #podmienky