Virtuálne sídlo: Povinnosti, riziká a výhody pre podnikateľov

Virtuálne sídlo sa stalo populárnou alternatívou ku klasickým kanceláriám, umožňujúc podnikateľom registrovať svoju firmu na prestížnej adrese bez nutnosti prenájmu fyzického priestoru. Je to moderný trend efektívnych kancelárskych služieb, najmä pre začínajúcich, malých či zahraničných podnikateľov. Avšak nie všetky ponuky virtuálnych sídiel sú rovnako kvalitné a bezpečné. Preto je dôležité vedieť, čo ponúka virtuálne sídlo, na čo si dať pozor a aké riziká môžu vzniknúť pri výbere nesprávneho poskytovateľa.

Čo je virtuálne sídlo?

Pod pojmom virtuálne sídlo alebo virtuálna adresa sa myslí administratívne sídlo obchodnej spoločnosti, čiže právnickej osoby, prípadne administratívne miesto podnikania v prípade živnosti. Ide o oficiálne kontaktné sídla, ktoré sú zapísané v obchodnom alebo živnostenskom registri, podľa toho, o akú formu podnikania ide. Virtuálne sídlo vychádza z konceptu zdieľanej kancelárie, kde v jednej kancelárii má sídlo niekoľko spoločností a preberanie pošty a kontakt s prípadnými návštevami zabezpečuje prevádzkovateľ.

Tieto oficiálne sídla sa využívajú tak z pohľadu prezentácie podnikateľa navonok pred obchodnými partnermi alebo zákazníkmi, ako aj v prípade komunikácie s úradmi či inštitúciami. Určujú tiež miestnu príslušnosť pre daňový úrad alebo živnostenský úrad. Ak ide o ich praktický význam, virtuálna adresa zabezpečuje splnenie povinnosti podnikateľa mať oficiálne sídlo, ktoré je riadne označené a kde je možné spoločnosť kontaktovať, či už poštou alebo osobne. Podnikať samozrejme môžete inde, pokojne aj v inom meste. Práve preto je služba virtuálneho sídla ideálna pre získanie sídla firmy v Bratislave.

Čo ponúka virtuálne sídlo?

Virtuálne sídlo nie je len o samotnej adrese, ale aj o rôznych doplnkových službách:

• Oficiálnu firemnú adresu - používanú na registráciu firmy v obchodnom registri a komunikáciu s úradmi. Každá spoločnosť musí uviesť sídlo svojej firmy (tzv. registračné sídlo firmy). Na zápis sídla do Obchodného registra je potrebný notárom overený súhlas vlastníka nehnuteľnosti.
• Možnosť prenájmu zasadacích miestností - užitočné pre obchodné stretnutia či rokovania. V prípade potreby je na adrese sídla možné si prenajať zasadacie priestory.
• Administratívnu podporu - niektorí poskytovatelia ponúkajú aj služby virtuálnej asistentky.

Základnou úlohou poskytovateľa virtuálneho sídla je poskytnúť súhlas vlastníka s úradne osvedčeným podpisom pre účel zápisu nehnuteľnosti ako sídla firmy. Následne poskytovateľ sídla zabezpečí označenie sídla/schránky obchodným menom firmy.

Prečítajte si tiež: Príjem dôchodcu zo zamestnania

Ďalšie služby virtuálnej kancelárie

Služby, ktoré poskytujú virtuálne kancelárie, sa prispôsobujú požiadavkám podnikateľov a neustále sa rozvíjajú. Medzi ne patria:

• Komunikačné služby:
  • Služby recepcie - štandardné recepčné služby ako napr. prijímanie hosťa.
  • Virtuálny asistent - asistent/odborný poradca pre podnikateľa prístupný podľa potreby cez telefón/internet/osobne.
  • Call Answering (prijímanie a vybavovanie telefónnych hovorov) - služba zabezpečovaná profesionálne vyškolenými telefónnymi operátormi, ktorí zabezpečia, že podnikateľ nezmešká žiaden hovor, a to aj v čase obchodného rokovania alebo dovolenky a podobne.
  • Odkazová služba - nízkonákladová elektronická služba zaznamenávania hlasových správ.
• Služby spojené s prenájmom priestorov:
  • Atraktívna adresa - zabezpečuje prestíž a na druhej strane oddeľuje súkromie a bezpečnosť domáceho podnikania.
  • Poštová adresa - profesionálna adresa na príjem, posielanie a preposielanie pošty a vyhnutie sa tak použitiu PO Box adresy.
  • Mítingové priestory - reprezentatívne, konferenčné priestory na rokovania dostupné na objednávku na určitý vymedzený čas (hodiny, dni,…).
  • Bežná kancelária - podľa potreby v prípade zvýšeného pracovného zaťaženia podnikateľa a jeho potreby sa sústrediť, je možne objednať bežné pracovné priestory na príležitostnej báze.
  • Dlhodobý prenájom - dlhodobý prenájom kancelárskych priestorov a služieb.
  • Použitie zariadení - široký servis a možnosti využitia internetu, fax copy služieb, rozšírených telefónnych služieb, konferenčných hovorov a videokonferencií, kuchynky, čakacích priestorov, atď.

Na čo si dať pozor pri výbere virtuálneho sídla?

Aj keď ponuka znie lákavo, nie každý poskytovateľ garantuje spoľahlivosť. Preto je potrebné dôkladne zvážiť, komu svoju firemnú adresu zveríte.

1. Overte si vlastníctvo priestorov: Mnohé firmy ponúkajú virtuálne sídla na adresách, ktoré samy nevlastnia, ale majú ich len prenajaté. Ak prenajímateľ stratí nárok na priestor, všetky firmy registrované na danej adrese môžu prísť o svoje sídlo, čo môže spôsobiť vážne komplikácie. Je dôležité vyberať poskytovateľa, ktorý vlastní adresu, nie len ju prenajíma. Máte istotu stability, keďže virtuálne sídlo je vo vlastníctve poskytovateľa.
2. Skontrolujte referencie a skúsenosti: Pred podpisom zmluvy si overte referencie a skúsenosti iných klientov. Spoľahlivý poskytovateľ má transparentné podmienky a dlhoročnú históriu na trhu. Čítajte recenzie a skúsenosti iných firiem. Tým najdôležitejším sú pozitívne skúsenosti klientov, nakoľko práve referencie sú najlepšou známkou kvality. Zabúdať netreba samozrejme ani na skúsenosti, tých má tento poskytovateľ na rozdávanie.
3. Preštudujte si zmluvné podmienky: Niektorí poskytovatelia neponúkajú riadnu zmluvu alebo majú v podmienkach skryté poplatky. Dôkladne si preštudujte zmluvné podmienky, aby ste sa vyhli nepríjemným prekvapeniam. Skontrolujte zmluvné podmienky a garancie, ktoré poskytovateľ ponúka.
4. Zvážte prestíž a anonymitu adresy: Firemná adresa v centre veľkého mesta môže pôsobiť dôveryhodnejšie ako sídlo v menej známej lokalite. Na druhej strane, ak sa na jednej adrese nachádza stovky firiem, môže to vzbudiť podozrenie u úradov. Overte si, koľko firiem je už registrovaných na danej adrese.
5. Osobne navštívte priestory: Ak uvažujete o zriadení virtuálneho sídla, dohodnite si vopred konzultáciu a navštívte priestory, o ktorých uvažujete. Nájdite si preto čas a zistite, ako na vás v danej spoločnosti poskytujúcej virtuálne sídlo zapôsobia. Zároveň sledujte, či sa vami navštívený poskytovateľ prezentuje len s cieľom zarobiť peniaze alebo vám s ochotou opisuje služby s pridanou hodnotou, ktoré vo vás vzbudia nepochybný záujem.

Riziká spojené s nesprávnym výberom

Jedným z najväčších rizík pri výbere nesprávneho poskytovateľa je možnosť, že firma stratí svoju firemnú adresu. To sa môže stať, ak:

• Poskytovateľ nemá vlastné priestory a len si adresu prenajíma - ak príde o nájom, všetky firmy na tejto adrese musia hľadať nové sídlo.
• Poskytovateľ má finančné problémy - nespoľahlivé spoločnosti môžu rýchlo ukončiť činnosť bez varovania.
• Poskytovateľ nedodržiava zákonné podmienky - ak poskytovateľ virtuálneho sídla neplní zákonné povinnosti, môže to mať dopad aj na firmy, ktoré tam sídlia.

Akonáhle firma stratí sídlo, musí si nájsť novú adresu a podať zmenu v obchodnom registri. Tento proces môže byť zdĺhavý a spojený s poplatkami.

Pre koho je virtuálne sídlo vhodné?

Virtuálne sídlo je čoraz obľúbenejšou záležitosťou, siaha po ňom naozaj široké portfólio podnikateľských subjektov od začínajúcich podnikateľov až po zabehnuté firmy:

Prečítajte si tiež: Kreslá pre seniorov: prenájom

• Začínajúci podnikatelia: Stojaci na štarte svojej podnikateľskej kariéry, iste ocenia každé euro naviac.
• Podnikatelia pracujúci z domu: Reč je najmä o architektoch, finančných agentoch, majiteľoch eshopov a produktových katalógov a ďalších ľudí, ktorí pracujú najmä v obchode, marketingu alebo IT. Pri svojej práci nepotrebujú byť „ukotvení“ na pevnom bode niekde v kancelárii, na druhej strane z času na čas radi využijú reprezentatívne priestory na obchodné rokovania.
• Prakticky akýkoľvek podnikateľ: Z akéhokoľvek kúta Slovenska. Pravdou je, že mnoho virtuálnych sídel vzniká v Bratislave, ktorá je akýmsi nepísaným centrom biznisu na Slovensku.
• Mimo bratislavskí podnikatelia: Ktorí sa takýmto spôsobom snažia posilniť imidž spoločnosti, ktorá má sídlo na prestížnej adrese v Bratislave. Pritom si nemusia prenajímať kancelárske priestory, ktoré sú v Bratislave veľmi drahé.
• Podnikatelia z Bratislavy: Ktorí si znížia náklady za prenájom administratívnych priestorov, ich zariadenie a prevádzku.
• Zahraniční podnikatelia: Ktorí chcú mať sídlo svojej firmy na Slovensku, ale nepotrebujú kancelárske priestory, pretože svoju činnosť budú vykonávať zo zahraničia.
• Často cestujúci podnikatelia: Ktorí nepotrebujú sa so svojimi klientmi denne stretávať. V prípade potreby stretnutia s klientmi alebo úradmi využívajú zasadacie priestory.

Najviac zákazníkov je z oblastí:

• Startup-y hlavne z oblasti IT, ktoré nepotrebujú vlastnú kanceláriu.
• Začínajúci podnikatelia bez vlastnej nehnuteľnosti.

Výhody virtuálneho sídla

Virtuálne sídlo môže byť skvelým riešením pre podnikateľov, ktorí nechcú investovať do drahého prenájmu kancelárie. Medzi hlavné výhody patria:

• Úspora nákladov: Výrazne nižšie náklady v porovnaní s prenájmom klasickej kancelárie. Ušetríte náklady na prenájom samostatných priestorov pre sídlo firmy a ďalších nákladov spojených s prevádzkou kancelárie. Oproti prenájmu kancelárie totiž viete s virtuálnym sídlom ušetriť až 90 % nákladov, niekedy aj viac.
• Prestižná adresa: Lukratívna adresa sídla firmy v Bratislave, ktorá zlepši image Vašej spoločnosti za symbolickú cenu. Získate profesionálny imidž s adresou na renomovanom mieste a poskytovať svojim klientom dôveru v spoločnosť.
• Profesionálne spracovanie korešpondencie: Profesionálne spracovanie korešpondencie aj v dobe Vašej neprítomnosti, napr. v čase dovolenky, pracovnej cesty a pod., s notifikáciou o každej došlej zásielke. Samozrejmosťou je aj skenovanie a preposielanie zásielok. Automatické spracovávanie pošty vrátane online prístupu k jej evidencii s možnosťou preposielania, alebo naskenovania zásielky zdarma. Vaše zásielky Vám môžeme preposlať na Vami zvolenú adresu. Zásielky Vám zašleme do 24h od zadania požiadavky.
• Anonymita: Anonymita v rámci desiatok tisíc spoločností so sídlom v Bratislave. Vzhľadom na veľký počet sídiel a spoločností v Bratislave je pravdepodobnosť rôznych náhodných kontrol zo strany úradov a inštitúcií nižšia, ako v prípade menších miest.
• Flexibilita: Flexibilita pracovať kdekoľvek je pre mnohých neocenitelnou výhodou. Svoje bežné pracovné povinnosti môžete vykonávať z domu, obchodu alebo aj keď ste na cestách.
• Nižšia pravdepodobnosť kontrol: Výrazne nižšia pravdepodobnosť kontrol Daňového ako aj ďalších úradov, keďže v Bratislave je pravdepodobnosť podstatne menšia ako v iných mestách a obciach. Daňový kontrolóri stíhajú kontrolovať len určitý počet firiem.
• Kompletné služby: Kompletné služby pre Vašu spoločnosť pod jednou strechou. Naša spoločnosť zabezpečuje všetko od založenie s.r.o., zmeny v spoločnostiach až po zrušenie spoločnosti.
• Online správa pošty: Naši zákazníci získavajú online prístup k správe svojej došlej pošty. Došlú poštu si tak môžu skontrolovať 24 hodín denne.
• Prenájom zasadacích miestností: Naši klienti často využívajú krátkodobý prenájom zasadacích miestností v našich priestoroch s občerstvením.

Povinnosti spojené so sídlom firmy

Firma musí mať umiestnené sídlo v byte, dome, ako aj v nebytových priestoroch pod podmienkou, že nehnuteľnosti bolo pridelené súpisné číslo a firma disponuje písomným súhlasom vlastníka nehnuteľnosti alebo nájomnou zmluvou.

Medzi doklady preukazujúce užívacie právo k nehnuteľnosti patrí napr. písomný súhlas vlastníka nehnuteľnosti s úradne osvedčeným podpisom, resp. s úradne osvedčenými podpismi väčšiny spoluvlastníkov (najčastejšie využívana varianta). Písomný súhlas vlastníka so zápisom nehnuteľnosti ako sídla musí v zmysle § 2 ods. identifikácia vlastníka, resp. prehlásenie vlastníka, resp. úradne osvedčený podpis vlastníka, resp.

Adresa sídla bude viditeľná v obchodnom registri (www.orsr.sk), ako aj v ďalších registroch. Zápis sídla sám o sebe neznamená žiadne užívacie právo k nehnuteľnosti ani sa nehnuteľnosť nestáva majetkom firmy. Sídlo firmy slúži na doručovanie zásielok ako aj na vykonávanie kontrol z rôznych úradov. Preto je dôležité, aby ste mysleli na riadne označenie sídla aktuálnym obchodným názvom firmy. Jednou zo základných povinností novej spoločnosti s.r.o. je označenie schránky menom spoločnosti. Pri virtuálne sídla sa o túto povinnosť nemusíte vôbec starať, poskytovateľ virtuálneho sídla to vyrieši sa Vás.

Prečítajte si tiež: Možnosti rekreácie

Bratislava: Prečo si vybrať hlavné mesto?

Dôvodov, prečo si vybrať práve Bratislavu za svoje oficiálne sídlo spoločnosti alebo živnosti, je viacero. V prvom rade ide o prestíž v očiach obchodných partnerov alebo potenciálnych klientov. Túto výhodu môže ešte viac zvýrazniť lukratívna a známa adresa takéhoto sídla, hlavne ak ide o centrum mesta alebo známe biznis centrá.

Nemenej dôležitým benefitom je aj diskrétnosť, hlavne vtedy, ak podnikáte alebo pracujete v menšom meste či na vidieku a nechcete mať na dome či v byte označený názov svojej spoločnosti. Táto výhoda platí pre využitie služby virtuálneho sídla všeobecne, bez ohľadu na geografickú lokalitu.

Veľkým plusom sídla v hlavnom meste je aj anonymita. Tá sa prejaví v praxi tým, že vzhľadom na veľký počet sídiel a spoločností v Bratislave je pravdepodobnosť rôznych náhodných kontrol zo strany úradov a inštitúcií nižšia, ako v prípade menších miest. Navyše, dnes už sa podávajú aj daňové priznania elektronicky, takže vzdialenosť nie je problém.

Ako si vybrať overeného poskytovateľa?

Pokiaľ vás takáto možnosť, ako získať oficiálne sídlo vašej spoločnosti či živnosti zaujala, dobrou správou je, že v Bratislave máte na výber veľkú ponuku virtuálnych adries. Dajte si však pozor, aby ste si v honbe za nízkou cenou nevyrobili problémy.

Príliš podozrivo nízky poplatok za zriadenie virtuálneho sídla môže súvisieť nielen s umiestnením sídla na okraji mesta, ale aj s užšou ponukou poskytovaných služieb k virtuálnej adrese. Rovnako tak býva problémom aj to, že na danej adrese môžu sídliť stovky firiem, čo bude problematické pre označenie sídla a podozrivé pre úrady.

Lepšie je preto hľadať poskytovateľov virtuálneho sídla podľa známej ulice, šírky servisu a služieb a hlavne podľa referencií. Dobrým znamením je, ak sa na adrese nenachádza príliš mnoho sídiel, rovnako tak aj to, ak je priestor priamo vo vlastníctve spoločnosti poskytujúcej administratívne virtuálne sídlo.

tags: #prenajom #virtualneho #sidla #povinnosti