Splnomocnenie elektronickou službou: Podrobný postup a zmeny

Využívanie elektronických služieb sa stáva štandardom v komunikácii s úradmi a inštitúciami. Tento článok sa zameriava na splnomocnenie elektronickou službou, s dôrazom na zmeny v prihlasovaní do e-Služieb Sociálnej poisťovne a postupy pre zamestnávateľov a účtovné firmy.

Zmeny v prihlasovaní do e-Služieb Sociálnej poisťovne od roku 2022

Od roku 2022 nastali zmeny v spôsobe prihlasovania do e-Služieb Sociálnej poisťovne. Cieľom týchto zmien je zvýšenie bezpečnosti a ochrana osobných údajov klientov.

Ukončenie používania GRID kariet

Jednou z hlavných zmien je ukončenie používania GRID kariet pre prihlásenie. Dôvodom je, že GRID karta už nezodpovedá súčasným bezpečnostným štandardom.

Nové možnosti prihlásenia

Klienti majú naďalej dve možnosti prihlásenia do e-Služieb:

1. Použitím mena, hesla a mobilnej aplikácie: Po zadaní mena a hesla systém vygeneruje jedinečný kód, ktorý sa overí cez mobilnú aplikáciu.
2. Použitím elektronického občianskeho preukazu (eID): Prihlásenie pomocou eID vyžaduje občiansky preukaz s čipom a bezpečnostný osobný kód (BOK).

Oba tieto spôsoby prihlásenia garantujú vysokú úroveň bezpečnosti.

Prečítajte si tiež: Vzor splnomocnenia ÚPSVaR

Jednoduchšia správa profilu

Používatelia si po aktivovaní nového prístupu môžu jednoducho spravovať svoj profil sami. To zahŕňa možnosť zmeny hesla alebo aktiváciu nového hesla v prípade zabudnutia, bez nutnosti návštevy pobočky Sociálnej poisťovne.

Vplyv na komunikáciu so Sociálnou poisťovňou

Samotná komunikácia so Sociálnou poisťovňou sa pre klientov nijako nemení. Zmena sa týka len spôsobu prihlásenia do e-Služieb.

Splnomocnenie pre účtovné firmy a účtovníkov

Zmeny v prihlasovaní do e-Služieb majú vplyv aj na účtovné firmy a účtovníkov, ktorí spravujú agendu pre viacerých klientov.

Vlastný prístup pre každého účtovníka

Každý účtovník, ktorý potrebuje pristupovať do e-Služieb a pracovať s nimi, musí mať vlastný prístup. Tento prístup je viazaný na fyzickú osobu, čím sa zabezpečuje ochrana osobných údajov klientov.

Prístup k viacerým firmám

Každý účtovník môže mať prístup aj pre rovnakých 100 firiem. Rozdelenie práce medzi účtovníkmi je internou záležitosťou účtovnej firmy.

Prečítajte si tiež: Rodičovský príspevok a splnomocnenie

Zriadenie prístupu

Účtovníci si môžu zriadiť prístup jednoducho v pobočke Sociálnej poisťovne. K zriadeniu prístupu potrebujú splnomocnenie pre elektronické odosielanie dokumentov do Sociálnej poisťovne od firiem, ktoré ich poverujú touto činnosťou.

Podmienky pre zamestnávateľov

Predpokladom pre splnomocnenie účtovníka je, že zamestnávateľ má so Sociálnou poisťovňou uzatvorenú dohodu o používaní elektronických služieb.

Zachovanie existujúcich prístupov

Prístupy za viacerých zamestnávateľov, ktoré mali účtovníci doteraz, im zostanú.

Postup pri poverení ďalšou firmou

V prípade, že chce účtovníka poveriť elektronickým zasielaním dokumentov ďalšia firma, je potrebné, aby s jeho súhlasom doručila splnomocnenie do pobočky Sociálnej poisťovne, ktorá účtovníkovi zriadila prístup do e-Služieb. Sociálna poisťovňa následne priradí firmu (zamestnávateľa) v e-Službách pod prístup účtovníka (ako fyzickej osoby).

Informácie o prístupových právach

Sociálna poisťovňa na žiadosť zamestnávateľa oznámi informáciu, kto a s akým prístupovým právom má aktuálne možnosť prezerať a posielať dokumenty v jeho mene cez e-Služby. Je dôležité, aby zamestnávateľ vždy požiadal Sociálnu poisťovňu o pridanie alebo odobratie prístupu.

Prečítajte si tiež: Sociálna poisťovňa: Splnomocnenia a formuláre prehľadne

Postup pre nových zamestnávateľov

Nový zamestnávateľ sa bude do Sociálnej poisťovne registrovať rovnako ako doteraz.

Uzatvorenie dohody o používaní e-Služieb

Nový zamestnávateľ musí uzatvoriť dohodu o používaní elektronických služieb. Odporúča sa, aby sa oboznámil s podmienkami, ktoré sú súčasťou dohody a oboznámil s nimi aj účtovníčky (iné fyzické osoby) oprávnené vstupovať do e-Služieb Sociálnej poisťovne v jeho mene.

Overenie údajov a prihlásenie do e-Služieb

Pri podpise dohody sa overia viaceré údaje. Až po podpise dohody a splnomocnenia na vstup do e-Služieb v jeho mene sa môže prvý raz prihlásiť do e-Služieb (menom, heslom a aplikáciou alebo elektronickým občianskym preukazom - eID).

Súčasné vybavenie dohody a registračného listu

Nový zamestnávateľ si vybavuje súčasne dve veci - podpíše dohodu o používaní e-Služieb a súčasne vypíše a odovzdá aj registračný list zamestnávateľa. Urobí to priamo v pobočke Sociálnej poisťovne alebo dokumenty zašle cez ústredný portál verejnej správy elektronicky.

Opätovná registrácia

Ak bol zamestnávateľ už v minulosti v e-Službách registrovaný a teraz je odhlásený a nepracuje s nimi, má to rovnako jednoduché.

Elektronické splnomocnenie a Registračný list zamestnávateľa (RLZ)

V súčasnej situácii môže zamestnávateľ zaslať Registračný list zamestnávateľa (RLZ) do Sociálnej poisťovne buď poštou, cez e-schránku alebo osobne vhodiť do schránky v priestoroch pobočky. Môže dočasne priamo pobočke nahlásiť potrebné identifikačné údaje aj telefonicky (IČO, SK NACE, typ vlastníctva, právna forma, deň splatnosti, štatutárny zástupca, nástup 1. zamestnanca do práce), avšak dodatočne je potrebné doložiť RLZ. Ide o povinné údaje z tlačiva RLZ, na základe ktorých pobočka zamestnávateľa prihlási a pridelí mu variabilný symbol (údaj potrebný pre zriadenie prístupu k elektronickým službám Sociálnej poisťovne).

Splnomocnenie inej osoby

Ak chce zamestnávateľ elektronickou komunikáciou s pobočkou Sociálnej poisťovne poveriť/splnomocniť inú osobu (napr. účtovníčku), je potrebné, aby jej udelil splnomocnenie. Tento postup slúži predovšetkým na prvotné prihlasovanie zamestnávateľa do Sociálnej poisťovne, ktorý začína zamestnávať svojich prvých zamestnancov a nemá ešte zriadený prístup k elektronickým službám Sociálnej poisťovne.

Elektronické služby Ministerstva vnútra SR

Ministerstvo vnútra SR taktiež poskytuje viaceré elektronické služby, ktoré je možné využívať s občianskym preukazom s čipom (eID).

Dostupné služby

Medzi dostupné elektronické služby patria:

• Podanie prihlásenia na prechodný pobyt
• Podanie prihlásenia inej osoby na prechodný pobyt
• Podanie ohlásenia o prechodnom pobyte v zahraničí
• Získanie potvrdenia o prechodnom pobyte
• Získanie potvrdenia o ohlásení prechodného pobytu v zahraničí
• Podanie odhlásenia z prechodného pobytu
• Podanie odhlásenia za inú osobu z prechodného pobytu
• Podanie návrhu k zrušeniu prechodného pobytu
• Žiadosť o vytvorenie splnomocnenia k hláseniu pobytu
• Žiadosť o zneplatnenie elektronického splnomocnenia

Elektronické splnomocnenie pre hlásenie pobytu

Služba "Žiadosť o vytvorenie splnomocnenia k hláseniu pobytu" umožňuje vytvoriť elektronické splnomocnenie pre fyzickú osobu, ktorá bude podanie na prihlásenie na prechodný pobyt zasielať za vás. Ak ste splnomocnení inou osobou, je potrebné mať elektronické splnomocnenie v Centrálnej evidencii splnomocnení.

Elektronické služby pre vozidlá

Elektronické služby sú dostupné aj pre vlastníkov a držiteľov vozidiel, ktorí sú držiteľmi aktivovaného občianskeho preukazu s čipom (tzv. eID karta).

Dostupné služby

Medzi dostupné elektronické služby patria:

• Žiadosť o zmenu držby vozidla
• Žiadosť o výmenu tabuliek s evidenčným číslom
• Žiadosť o nahlásenie straty alebo odcudzenia tabuliek s evidenčným číslom vozidla
• Žiadosť o prvé prihlásenie vozidla do evidencie
• Žiadosť o zápis nového držiteľa vozidla
• Žiadosť o zmenu údajov po prisťahovaní držiteľa z iného okresu
• Žiadosť o vykonanie zmeny v dokladoch vozidla
• Žiadosť o objednanie tabuľky s evidenčným číslom na nosič bicyklov
• Žiadosť o odhlásenie vozidla do cudziny
• Podanie potvrdenia o zaplatení DPH v tuzemsku pri dovoze vozidla
• Žiadosť o trvalé alebo dočasné vyradenie vozidla z evidencie
• Žiadosť o zmenu vlastníctva vozidla po ukončení leasingu vozidla s podaním žiadosti o vydanie nových dokladov

Zmena držby vozidla

Služba umožňuje vlastníkovi vozidla oznámiť zmenu držby vozidla okrem osobného podania elektronickou službou. Túto elektronickú službu môže použiť aj držiteľ vozidla, ak je totožný s vlastníkom alebo ak aktuálny držiteľ vozidla má od jeho vlastníka udelené elektronické splnomocnenie.

Elektronická komunikácia s Finančnou správou

Finančná správa taktiež rozširuje možnosti elektronickej komunikácie s daňovníkmi.

Nové komunikačné kanály

Okrem tradičných foriem komunikácie, ako je telefonické poradenstvo, Finančná správa zavádza nové komunikačné kanály, ako je služba „Skype for business“.

Skype for business

Konzultanti call centra Finančnej správy budú používať službu „Skype for business“ pri každom klientovi, ktorého situácia si vyžiada zdieľanie obrazovky pre zjednodušenie elektronického podávania dokumentov cez portál finančnej správy.

Zdieľanie obrazovky

Nová komunikačná služba umožní zdieľanie obrazovky klienta pre konzultanta call centra. Konzultant tak bude môcť klientovi priamo na jeho obrazovke vysvetliť postup pri elektronickom podávaní dokumentov cez portál finančnej správy.

Bezpečnosť a súkromie

V žiadnom prípade nedôjde k narušeniu bezpečnosti či súkromia klienta. Konzultant call centra Finančnej správy totiž iba pasívne „uvidí“ obrazovku klienta, nebude môcť na nej vykonávať žiadne úkony, ani ju „obsluhovať“, ani sa nedostane do jednotlivých priečinkov.

Elektronické podávanie účtovnej závierky

Na základe novely zákona o účtovníctve platnej od 1.1.2022 je všetky účtovné dokumenty potrebné predkladať len v elektronickej podobe.

Povinnosť elektronického podávania

Ak má účtovná jednotka povinnosť podať a zverejniť účtovnú závierku, tak má povinnosť ju podať len elektronicky.

Dôsledky nepodania elektronicky

Od 1.1.2018 právnické osoby zapísané v obchodnom registri majú povinnosť komunikovať len elektronicky. Ak však právnická osoba podá daňové priznanie v papierovej podobe, správca dane vyzve daňový subjekt na doručenie tohto podania elektronickými prostriedkami. Ak daňový subjekt tejto výzve nevyhovie, na takéto podanie správca dane nebude prihliadať a uloží daňovému subjektu pokutu za nepodanie daňového priznania v lehote podľa § 155 zákona č. 563/2009 Z. z.

Elektronická komunikácia a živnostníci

Povinnosť komunikovať elektronicky od 1.7.2018 sa týka len fyzických osôb, ktoré sú podnikateľmi, registrovanými pre daň z príjmov podľa § 49a zákona č. 595/2003 Z. z.

Prihlásenie a autorizácia na portáli Finančnej správy

Pre elektronickú komunikáciu s Finančnou správou je potrebné sa prihlásiť a autorizovať na portáli FS.

Spôsoby prihlásenia

Na portál FS sa dá prihlásiť cez Identifikátor a heslo alebo Prostredníctvom portálu slovensko.sk. Podania sa následne dajú podpísať a podať elektronickou značkou (EZ-ou) alebo KEP-om.

Zabudnuté heslo

V prípade, že ste zabudli heslo a poznáte svoje používateľské meno (ID používateľa), môžete si dať vygenerovať nové heslo cez Prihlásenie - Identifikátor a heslo - kliknutím na políčko „Zabudnuté heslo“.

Registrácia a autorizácia s eID kartou

V prípade eID karty je potrebné okrem nainštalovaných softvérov vykonať cez portál FS registráciu prostredníctvom portálu slovensko.sk (Registrácia - PFS (financnasprava.sk) a vykonať aj následnú autorizáciu na daňový subjekt.

Autorizácia viacerých DIČ

Na jedno ID môže byť naviazaných viacero DIČ. Ak už ste registrovaný (teda máte ID), stačí sa autorizovať na podávanie za ďalšie subjekty. Môžete to urobiť buď osobne na daňovom úrade, alebo môžete podať žiadosť priamo cez portál finančnej správy z OIZ - Osobnej Internetovej zóny (ak ste vlastníkom občianskeho preukazu s čipom (eID), dokladu o pobyte s čipom, alebo máte nainštalovanú a aktivovanú aplikáciu Slovensko v mobile, alebo ste vlastníkom prihlasovacieho prostriedku vydaného v krajine EÚ) - prihlásite sa do OIZ a v ponuke „Autorizácie a zastupovania - Moje autorizácie k subjektom“ nájdete tlačivo „Žiadosť o autorizáciu“, v ktorom vyplníte potrebné údaje a dáte „Potvrdiť“. K žiadosti o autorizáciu je potrebné priložiť plnú moc, ak nie ste štatutár.

Prihlásenie z rôznych počítačov

Prihlásiť sa a odosielať dokumenty je možné z ktoréhokoľvek počítača, je len potrebné vedieť ID a heslo.

Elektronický podpis a vrátenie DPH zo zahraničia

Žiadosť o vrátenie DPH nie je možné podpísať elektronickou značkou (EZ-ou). Ak chcete požiadať o vrátenie DPH, musíte mať kvalifikovaný elektronický podpis (KEP).

Registrácia a autorizácia používateľa

Daňový subjekt je povinný sám alebo prostredníctvom zástupcu, alebo prostredníctvom ním poverenej osoby byť registrovaným a autorizovaným používateľom autorizovaných elektronických služieb. Registrácia používateľa je proces, pri ktorom sa fyzická osoba stáva používateľom elektronických služieb finančnej správy SR a je jej pridelený identifikátor používateľa. Okrem toho je potrebné zadať aj heslo a osobný identifikačný kód (ľubovoľná kombinácia znakov), ktorých znenie si zvolí samotný používateľ.

Spôsob elektronickej komunikácie

Posledným krokom je rozhodnutie sa o spôsobe elektronickej komunikácie, t.j. buď prostredníctvom portálu slovensko.sk alebo na základe "Dohody o elektronickom doručovaní" uzatvorenej podľa § 13 ods. 5 zákona č. 563/2009 Z. z.

Autorizácia viacerých používateľov

Autorizácia viacerých používateľov k jednému daňovému subjektu pre účely využívania autorizovaných elektronických služieb je možná. Vytvorenie väzby týchto používateľov je závislé od oprávnenia osoby konať za daňový subjekt, a to od rozsahu plnomocenstva alebo od obsahu písomného poverenia zamestnanca právnickej osoby.

Dohoda o elektronickom doručovaní

Ak je v zmysle daňového poriadku povinný doručovať elektronicky daňový poradca za daňové subjekty, ktoré zastupuje pri správe daní, tak podľa ustanovenia § 13 ods. 5 dohodu uzavrie so správcom dane každý daňový subjekt, ktorého daňový poradca zastupuje.

Elektronické dokumenty a schránka správ

Zaslaný elektronický dokument nájde používateľ (s právnym titulom konania - štatutár, osobné konanie, zákonný zástupca/opatrovník) po prihlásení sa do svojej osobnej internetovej zóny v „Schránke správ“, kde sú dostupné všetky správy subjektu (výberom podľa typu správy aj Všetky úradné dokumenty). Používateľ s právnym titulom Poverená osoba alebo Splnomocnená osoba má dostupné správy v tejto schránke podľa aktuálneho oprávnenia od štatutára (napr. na prijímanie písomností doručovaných elektronickými prostriedkami atď.).

Problémy s prílohami a podaniami

Pri elektronickom podávaní dokumentov sa môžu vyskytnúť rôzne problémy s prílohami a podaniami.

Veľkosť prílohy

Príloha k všeobecnému podaniu nemôže byť väčšia ako 15 MB. Ak máte väčšiu prílohu, tak je potrebné ju rozdeliť a poslať napr. 2.

tags: #splnomocnenie #elektronickou #službou #postup