Elektronický podpis a kvalifikovaný elektronický podpis: Praktický sprievodca

Elektronický podpis sa stáva čoraz bežnejším nástrojom nielen pri komunikácii s orgánmi verejnej moci, ale aj v bežnej komunikácii medzi občanmi alebo podnikateľmi. Tento článok poskytuje ucelený pohľad na elektronický podpis a kvalifikovaný elektronický podpis, s praktickými radami pre ich využívanie.

Čo je elektronický podpis?

Elektronický podpis je v podstate digitálna obdoba vlastnoručného podpisu. Slúži na preukázanie identity osoby, ktorá dokument podpísala, a na zabezpečenie integrity dokumentu, teda že s ním po podpísaní nebolo manipulované.

Kvalifikovaný elektronický podpis (KEP)

Kvalifikovaný elektronický podpis (KEP) je zdokonalený elektronický podpis, vytvorený s použitím kvalifikovaného zariadenia a založený na kvalifikovanom certifikáte. Je ekvivalentom vlastnoručného podpisu a má rovnakú právnu silu ako podpis overený u notára, najmä po pridaní kvalifikovanej časovej pečiatky. To znamená, že má rovnakú právnu silu ako podpis overený u notára. Pomocou kvalifikovaného elektronického podpisu sa autorizujú právne úkony v elektronickej podobe pri komunikácii s orgánmi verejnej moci alebo komerčnými subjektmi.

Ako získať KEP?

Na vytvorenie kvalifikovaného elektronického podpisu je potrebné disponovať kvalifikovaným certifikátom a aplikáciou na vytvorenie podpisu. Občiansky preukaz s čipom je certifikovaným prostriedkom, ktorý slúži ako nosič kryptografických kľúčov a kvalifikovaného certifikátu, prostredníctvom ktorého je možné kvalifikovaný elektronický podpis vytvoriť.

Praktické rady pre používanie elektronického podpisu s občianskym preukazom s čipom

Bezpečnosť

Keďže podpisovacie nástroje pracujú automaticky, je mimoriadne dôležité dbať na bezpečnosť občianskeho preukazu. Práve pre právnu silu elektronického podpisu sa silne neodporúča nikomu prezrádzať svoj BOK či KEP PIN. Je vhodné obmedziť platnosť certifikátu na dobu či konkrétny úkon, ideálne oboje.

Prečítajte si tiež: Vzor splnomocnenia ÚPSVaR

Platnosť elektronického podpisu

Platnosť elektronického podpisu je obmedzená. Na rozdiel od podpisu na papieri, má elektronický podpis obmedzenú platnosť. Platnosť kvalifikovaného certifikátu je spravidla niekoľko rokov. Po uplynutí tejto platnosti už je dokazovanie podpisu zložitejšie a vyžaduje si špecializovaný archivačný softvér.

Vizuálna podoba podpisu

Je dôležité si uvedomiť, že elektronický podpis, ktorý obsahuje sken podpisu alebo vizuálnu značku, je z pohľadu právnej sily irelevantný.

Časová pečiatka

Ak potrebujete zabezpečiť právnu silu notársky overeného podpisu, je potrebné dokument podpísať aj s časovou pečiatkou.

Podpisovanie podaní na štátnom portáli

Ak podpisujete podanie na štátnom portáli, spravidla je potrebné v poslednom kroku podania kliknúť na tlačidlo "Podpísať". Po výbere certifikátu a kliknutí na OK bude užívateľ vyzvaný na zadanie KEP PIN.

Podpisovanie dokumentov cez všeobecnú agendu

Dokument je možné podpísať aj cez všeobecnú agendu. Stačí vložiť dokument ako prílohu, podpísať ho a následne stiahnuť.

Prečítajte si tiež: Rodičovský príspevok a splnomocnenie

Overenie platnosti podpisu

Na overenie platnosti podpisu slúžia rôzne softvéry. Tieto softvéry zobrazia detaily dokumentu a informácie o platnosti podpisov či časových pečiatok, ako aj to, či je osoba, ktorá dokument podpísala, tá, koho očakávame.

Elektronizácia súdnictva a plnomocenstvá

Elektronizácia súdnictva mala všetkým zúčastneným zjednodušiť prácu a odbremeniť ich od zbytočných úkonov. A to sa v mnohých aspektoch nepochybne aj podarilo. Okrem toho však elektronizácia justície vyvolala aj otázky týkajúce sa formálnych náležitostí plnomocenstiev.

Trampoty s plnomocenstvom

Na Slovensku je jednou z diskutovaných otázok, či plnomocenstvo musí byť výslovne prijaté advokátom. Podľa niektorých názorov plnomocenstvo bez výslovného prijatia advokátom nie je dostatočné. Táto otázka bola v judikatúre vyriešená. Podľa ústavného súdu skutočnosť, že plnomocenstvo ako jednostranný právny úkon neobsahuje explicitný prejav vôle advokáta o prijatí plnomocenstva, nepredstavuje prekážku na rozhodovanie o kasačnej sťažnosti podanej týmto advokátom.

Osobitnou kategóriou je plnomocenstvo na podanie dovolanie, kde formálne nedostatky tiež v niektorých prípadoch viedli k odmietnutiu. Historicky sa presadzoval názor, že plnomocenstvo musí výslovne obsahovať oprávnenie na podanie dovolania. Tento názor bol v judikatúre prekonaný. Podľa ústavného súdu postačuje na podanie dovolania plnomocenstvo udelené na „podávanie opravných prostriedkov“, bez výslovnej zmienky o dovolacom konaní. Naďalej však zrejme platí, že neprípustné je udelenie plnomocenstva až po podaní dovolania.

Trampoty s autorizovanou konverziou plnomocenstva

S príchodom elektronizácie sa pridali aj osobitné trampoty týkajúce sa konkrétnej elektronickej formy, v ktorej musí byť plnomocenstvo predložené. Od počiatku elektronizácie bola jedným z častých dôvodov odmietnutia podaní absencia zaručenej konverzie plnomocenstva. V konečnom dôsledku sa však presadil formalistickejší výklad, ktorý obstál aj v ústavnom prieskume.

Prečítajte si tiež: Sociálna poisťovňa: Splnomocnenia a formuláre prehľadne

Trampoty s podpisovaním podaní

V začiatkoch elektronizácie súdnictva dochádzalo k viacerým nepochopeniam a z toho vyplývajúcim chybám aj v súvislosti s elektronickým podpisovaním, teda autorizáciou podaní. Ústavný súd judikoval, že ak žaloba nebola podpísaná zaručeným elektronickým podpisom, išlo o ústavne konformný dôvod na jej odmietnutie.

Jedno z praktických riešení naznačil najvyšší súd vo veci pod sp. zn. 3 Cdo 105/2019. Podanie urobené do elektronickej podateľne, ktoré nie je autorizované kvalifikovaným elektronickým podpisom, sa ešte stále považuje aspoň za „bežné“ elektronické podanie v zmysle § 125 ods. 1 CSP. Ak sa teda doplní písomne do 10 dní, je lehota zachovaná.

Len pre úplnosť možno dodať, že ak podanie autorizuje advokát, je irelevantné, či podanie autorizuje občianskym preukazom alebo mandátnym certifikátom.

Na druhej strane možno nájsť aj rozhodnutia, ktoré sa k splneniu formálnych náležitostí stavajú miernejšie a k stranám konania ústretovejšie. Tak napr. v situácii, kedy okresný súd len na základe technickej poruchy elektronického systému odmietol sťažnosť pre neplatný elektronický podpis. Ústavný súd konštatoval, že okresný súd v drvivej časti konania s právnym zástupcom sťažovateľky komunikoval a ten nemal najmenší dôvod pochybovať, že jeho zastupovanie ako advokáta nie je procesne problematické.

Trampoty s autorizáciou podaní koncipientmi

Veľké trampoty spôsobila otázka, či podanie musí byť elektronicky podpísané advokátom, alebo postačí podpis koncipientom, a to osobitne v konaniach s obligatórnym advokátskym zastúpením. V niektorých prípadoch advokát tvrdil, že dovolanie bolo ním spísané, avšak autorizované a podané bolo advokátskym koncipientom. V týchto prípadoch mal najvyšší súd tendenciu dovolanie odmietnuť. Ústavný súd tento postup považoval za ústavne konformný, aj keď v konkrétnej veci uznesenie najvyššieho zrušil, pretože identita podpisujúceho nebola dostatočne preukázaná.

Relatívne ustálenú judikatúru k dovolaniam podpísaným koncipientom nabúralo aktuálne rozhodnutie ústavného súdu, o ktorom už bola reč tu (III. ÚS 269/2022; podobné rozhodnutie vo vzťahu ku konaniu koncipienta, avšak nie v kontexte dovolania aj III. ÚS 63/2022). Ústavný súd v tejto veci označil názory vyjadrené v judikátoch R 78/2018 aj R 49/2020 za ústavne neudržateľné. Podľa ústavného súdu „by bolo príliš formalistické uzavrieť, že [ § 429 ods. 1 CSP] treba vykladať tak, že advokát je výlučná osoba oprávnená dovolanie spísať a nemôže to za neho urobiť jeho advokátsky koncipient. […] Koncipient môže zastúpiť advokáta aj pri podaní dovolania, čo v tomto konkrétnom prípade znamená oprávnenie koncipientky elektronicky podpísať a elektronicky podať dovolanie, ak je na to splnomocnená.“

Splnomocnenie

Splnomocnenie predstavuje poskytnutie oprávnenia druhej osobe na vykonávanie zvolených administratívnych úkonov vo vašom mene. Najčastejší prípad vytvárania splnomocnenia je ak nemôžete osobne vybaviť nejaký úkon, ktorý si vyžaduje vašu prítomnosť. Splnomocnenie je nevyhnutné v situáciách, keď sa vlastník alebo kupujúci nemôže osobne dostaviť na dopravný inšpektorát.

Informácie potrebné na splnomocnenie

• Informácie o osobe udeľujúcej splnomocnenie (splnomocniteľ): Je potrebné uviesť celé meno, dátum narodenia a adresu trvalého bydliska.
• Údaje o splnomocnencovi: Podobne ako pri splnomocniteľovi, je nutné uviesť taktiež meno, dátum narodenia a adresu trvalého pobytu.
• Podpis splnomocniteľa.

Od roku 2025 je možné využiť aj elektronické splnomocnenie cez portál Ministerstva vnútra SR.

Zastúpenie na základe plnomocenstva v správnom konaní

Zastúpenie na základe plnomocenstva (§ 31 zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník) umožňuje fyzickej alebo právnickej osobe, ktorá je účastníkom konania, aby sa v tomto správnom konaní dala zastúpiť inou fyzickou alebo právnickou osobou. Splnomocniteľ udelí za týmto účelom plnomocenstvo splnomocnencovi, v ktorom sa musí uviesť rozsah splnomocnencovho oprávnenia. Plnomocenstvo môže byť udelené aj niekoľkým splnomocnencom spoločne.

Ak splnomocnenec koná v mene splnomocniteľa v medziach oprávnenia zastupovať, vzniknú tým práva a povinnosti priamo splnomocniteľovi. Ak splnomocnenec prekročil svoje oprávnenie vyplývajúce z plnomocenstva, je splnomocniteľ viazaný, len pokiaľ toto prekročenie schválil. Ak splnomocnenec pri konaní prekročil svoje oprávnenie konať za splnomocniteľa alebo ak niekto koná za iného bez plnomocenstva, je z tohto konania zaviazaný sám, ibaže by ten, za koho sa konalo, právny úkon dodatočne bez zbytočného odkladu schváli.

Splnomocnenie zanikne smrťou splnomocniteľa, ak z jeho obsahu nevyplýva niečo iné. Dokiaľ odvolanie plnomocenstva nie je splnomocnencovi známe, majú jeho právne úkony účinky, ako keby plnomocenstvo ešte trvalo.

Druhy plnomocenstiev

• Všeobecné plnomocenstvo: Umožňuje splnomocnencovi konať vo všetkých veciach splnomocniteľa.
• Konkrétne plnomocenstvo: Špecifikované výslovne len na úkony špecifikované v osobitnom plnomocenstve.

Elektronická komunikácia s finančnou správou

Od 1.1.2018 sa rozšíril okruh elektronicky komunikujúcich aj o právnické osoby zapísané v obchodnom registri a ich zástupcov.

Spôsob podania účtovnej závierky

Na základe novely zákona o účtovníctve platnej od 1.1.2022 je všetky účtovné dokumenty potrebné predkladať len v elektronickej podobe, t. j. aj účtovné jednotky ako sú napr. občianske združenia, neziskové organizácie, spoločenstvá vlastníkov bytov a nebytových priestorov, záujmové združenia právnických osôb, ak im vyplynie povinnosť zverejniť účtovnú závierku, budú musieť ju zaslať len elektronicky.

Povinnosť elektronickej komunikácie

Od 1.1.2018 právnické osoby zapísané v obchodnom registri majú povinnosť komunikovať len elektronicky. Ak však právnická osoba podá daňové priznanie v papierovej podobe, správca dane vyzve daňový subjekt na doručenie tohto podania elektronickými prostriedkami. Ak daňový subjekt tejto výzve nevyhovie, na takéto podanie správca dane nebude prihliadať a uloží daňovému subjektu pokutu za nepodanie daňového priznania v lehote podľa § 155 zákona č. 563/2009 Z. z.

Elektronické splnomocnenie pre účtovníčku

1. Prihláste sa do svojho konta na stránke finančnej správy.
2. Vyberte daňový subjekt, pre ktorý chcete spraviť autorizáciu účtovníčky.
3. V menu nájdite sekciu Autorizácie a zastupovania, v ktorej kliknite na možnosť Správa autorizácií subjektu.
4. Kliknite na tlačidlo Pridať autorizovaného používateľa.
5. Na zobrazenej stránke vyplňte do prázdnych políčok meno, priezvisko a osobný identifikačný kód účtovníčky.
6. Systém vám vyhľadá a zobrazí vami zadanú osobu.
7. Následne kliknite na tlačidlo Pridať autorizáciu.

Riešenie problémov pri elektronickej komunikácii s finančnou správou

Zabudnuté heslo

V prípade, že ste zabudli heslo a poznáte svoje používateľské meno (ID používateľa), môžete si dať vygenerovať nové heslo cez Prihlásenie - Identifikátor a heslo - kliknutím na políčko „Zabudnuté heslo“.

Registrácia s eID kartou

V prípade eID karty je potrebné okrem nainštalovaných softvérov vykonať cez portál FS registráciu prostredníctvom portálu slovensko.sk (Registrácia - PFS (financnasprava.sk) a vykonať aj následnú autorizáciu na daňový subjekt.

Autorizácia na viacero DIČ

Áno je to možné. Na jedno ID môže byť naviazaných viacero DIČ. Môžete to urobiť buď osobne na daňovom úrade, alebo môžete podať žiadosť priamo cez portál finančnej správy z OIZ - Osobnej Internetovej zóny (ak ste vlastníkom občianskeho preukazu s čipom (eID), dokladu o pobyte s čipom, alebo máte nainštalovanú a aktivovanú aplikáciu Slovensko v mobile, alebo ste vlastníkom prihlasovacieho prostriedku vydaného v krajine EÚ) - prihlásite sa do OIZ a v ponuke „Autorizácie a zastupovania - Moje autorizácie k subjektom“ nájdete tlačivo „Žiadosť o autorizáciu“, v ktorom vyplníte potrebné údaje a dáte „Potvrdiť“. K žiadosti o autorizáciu je potrebné priložiť plnú moc, ak nie ste štatutár.

Import certifikátu pre vrátenie DPH zo zahraničia

Žiadosť o vrátenie DPH nie je možné podpísať elektronickou značkou (EZ-ou). Ak chcete požiadať o vrátenie DPH musíte mať kvalifikovaný elektronický podpis (KEP). V prípade, že ste vlastníkom občianskeho preukazu s čipom (eID), dokladu o pobyte s čipom, alebo máte nainštalovanú a aktivovanú aplikáciu Slovensko v mobile, alebo ste vlastníkom prihlasovacieho prostriedku vydaného v krajine EÚ, je potrebné certifikát podľa postupu naimportovať do osobných certifikátov a priradiť si ho k svojmu profilu.

Registrácia a autorizácia používateľa

Daňový subjekt je povinný sám alebo prostredníctvom zástupcu, alebo prostredníctvom ním poverenej osoby byť registrovaným a autorizovaným používateľom autorizovaných elektronických služieb. Registrácia používateľa je proces, pri ktorom sa fyzická osoba stáva používateľom elektronických služieb finančnej správy SR a je jej pridelený identifikátor používateľa. Autorizácia predstavuje proces, pri ktorom sú registrovanému používateľovi pridelené prístupové práva k dátam daňového subjektu. Autorizácia sa realizuje na colnom úrade/daňovom úrade.

Autorizácia viacerých používateľov

Autorizácia viacerých používateľov k jednému daňovému subjektu pre účely využívania autorizovaných elektronických služieb je možná. Vytvorenie väzby týchto používateľov je závislé od oprávnenia osoby konať za daňový subjekt, a to od rozsahu plnomocenstva alebo od obsahu písomného poverenia zamestnanca právnickej osoby.

Zmena spôsobu prihlasovania

Ak ste sa prihlasovali na portál FS spôsobom ID a heslo, a teraz sa chcete prihlasovať elektronickým dokladom alebo pomocou mobilnej aplikácie, postupujte podľa inštrukcií na portáli finančnej správy.

Príloha k všeobecnému podaniu

Príloha k všeobecnému podaniu nemôže byť väčšia ako 15 MB. Ak máte väčšiu prílohu, tak je potrebne ju rozdeliť a poslať napr.

Postup pri elektronickom odosielaní všeobecného podania s prílohou

1. Kliknite na katalóg formulárov.
2. Vyberte a vyplňte formulár (všeobecné podanie).
3. Vo formulári potvrďte „Súčasťou podania je príloha".
4. V „Obsahu podania" (Text podania) vpíšte text konkrétneho podania.
5. Vypíšte časť „Popis prílohy" ako aj „Spôsob doručenia“, pričom v tejto časti vyberte možnosť „Elektronicky - súčasť podania".
6. Dajte formulár kontrolovať a ponuka pre prílohy bude prístupná a až potom je možné pripojiť prílohu.

tags: #splnomocnenie #elektronicky #podpis #kvalifikovaný #elektronický #podpis