Uchovávanie účtovných dokladov: Zákonné lehoty a praktické rady

Účtovné doklady sú kľúčové pre preukázanie hospodárenia spoločnosti a slúžia ako podklad pre daňové kontroly a iné účely. Zákon stanovuje presné lehoty, počas ktorých je potrebné tieto dokumenty archivovať. V tomto článku sa zameriame na povinnosti účtovných jednotiek v oblasti archivácie a uchovávania účtovných dokladov v súlade s platnou legislatívou.

Povinnosť uchovávať účtovné doklady

Problematiku uchovávania a ochrany účtovnej dokumentácie upravuje zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve. Uchovávanie účtovnej dokumentácie je povinnosťou každej účtovnej jednotky, ktorá je definovaná v § 1 zákona o účtovníctve po novele zákona o účtovníctve č. 408/2021 Z. z. Účtovná jednotka (ďalej len „ÚJ“), ktorá je právnickou osobou, vedie účtovníctvo odo dňa svojho vzniku až do dňa svojho zániku.

Účtovnú dokumentáciu (§ 31 zákona o účtovníctve) predstavuje súhrn všetkých účtovných záznamov, ktoré sú nositeľom informácie, ktoré je ÚJ podľa § 4 ods. 3 zákona o účtovníctve povinná viesť. Podľa § 4 ods. 4 zákona o účtovníctve je účtovná jednotka povinná viesť účtovníctvo správne, úplne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov.

Jedným z orgánov štátnej správy je aj daňový úrad, ktorému predkladá ÚJ účtovnú dokumentáciu - účtovné doklady predovšetkým k daňovej kontrole alebo aj pri vyhľadávacej činnosti, miestnom zisťovaní správcu dane a aj pri iných úkonoch, ktoré súvisia so správou daní podľa zákona č. 563/2009 Z. z. ÚJ predkladá požadované účtovné doklady správcovi dane aj na výzvu správcu dane. ÚJ preukazuje účtovné doklady za sledované účtovné obdobie a ich riadne zaúčtovanie v účtovníctve. Doba, počas ktorej je ÚJ povinná účtovnú dokumentáciu uchovávať, je ustanovená v § 35 ods. 3 zákona o účtovníctve.

Povinnosť uchovávať účtovné doklady má aj daňovník, ktorý nie je účtovnou jednotkou a uplatňuje z hľadiska dane z príjmov preukázateľné výdavky, je povinný viesť daňovú evidenciu v rozsahu, ako ustanovuje § 6 ods. 11 zákona o dani z príjmov; rovnako má túto povinnosť aj daňovník, ktorý preukazuje výdavky percentuálne podľa § 6 ods. 10 zákona o dani z príjmov.

Prečítajte si tiež: Usporiadaný Domov: Tipy a Triky

Lehoty uchovávania účtovných dokladov podľa zákona o účtovníctve

Zákon o účtovníctve stanovuje minimálne lehoty uchovávania rôznych typov účtovných záznamov:

• Účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok zostavených podľa IFRS a výročná správa: 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
• Účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy a účtový rozvrh: 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
• Účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva, a účtovné záznamy, ktorými sa určuje systém uchovávania účtovnej dokumentácie: 10 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použili.
• Ostatné účtovné záznamy: Počas doby určenej v registratúrnom pláne tak, aby neboli porušené ostatné ustanovenia zákona o účtovníctve a osobitných predpisov.
• Správa audítora: 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa overovanie audítorom týka.
• Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú správneho konania, trestného konania, konania pred súdom alebo iného konania, ktoré sa neskončilo: Do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie.
• Účtovné záznamy, podľa ktorých sa zisťuje alebo preveruje základ dane alebo iné skutočnosti rozhodujúce pre správne určenie dane alebo vznik daňovej povinnosti: V lehote podľa zákona o účtovníctve, najmenej však v lehote na zánik práva vyrubiť daň alebo rozdiel dane podľa osobitného predpisu alebo v lehote ustanovenej osobitnými predpismi.
• Účtovné doklady a iné účtovné záznamy, ktoré sa týkajú záručných lehôt a reklamačných konaní: Počas doby, počas ktorej záručné lehoty alebo reklamačné konania trvajú.
• Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú nezinkasovaných pohľadávok alebo nezaplatených záväzkov: Do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k ich inkasu alebo zaplateniu.

Vo všeobecnosti teda možno povedať, že účtovné záznamy sa uchovávajú najmenej po dobu 10 rokov.

Lehoty uchovávania podľa daňového poriadku

Lehota uchovávania účtovných dokladov, ktoré sú zároveň dokladmi na účely daní, závisí od toho, či vás ešte môže čakať daňová kontrola. Prípadné preskúmanie zo strany daňového úradu sa pritom odvodzuje od takzvanej prekluzívnej lehoty. Akonáhle podáte daňové priznanie, nastáva obdobie, kedy sa môže vyrubiť daň. Jej výšku pritom môže správca dane preskúmať. Ale len v prípade, keď neuplynula prekluzívna lehota. Tej sa niekedy hovorí lehota prepadná, pretože po jej uplynutí právo vyrubiť daň zaniká.

Prekluzívnu lehotu všeobecne definuje daňový poriadok. Prekluzívnou lehotou sa podľa neho rozumie obdobie, počas ktorého možno vyrubiť daň alebo rozdiel dane. To trvá 5 rokov a akonáhle uplynie, nielenže už nemožno za príslušné zdaňovacie obdobie daň alebo rozdiel dane vyrubiť, ale nemožno za príslušné zdaňovacie obdobie vykonať ani daňovú kontrolu.

Podľa daňového poriadku sa začína od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie, v ktorom bol daňový subjekt povinný daň zaplatiť bez povinnosti podať daňové priznanie, alebo v ktorom daňovému subjektu vznikol nárok na uplatnenie sumy podľa osobitných predpisov.

Prečítajte si tiež: Advokátska Úschova: Aspekty

Ak bol pred uplynutím lehoty na vyrubenie dane alebo rozdielu dane vykonaný úkon smerujúci na vyrubenie dane alebo rozdielu dane, plynie lehota na vyrubenie dane alebo rozdielu dane znovu od konca roka, v ktorom bol daňový subjekt o tomto úkone vyrozumený. Za úkon smerujúci na vyrubenie dane alebo rozdielu dane sa považuje:

• Doručenie protokolu z daňovej kontroly.
• Doručenie protokolu o určení dane podľa pomôcok.
• Spísanie zápisnice o začatí daňovej kontroly alebo doručenie oznámenia o daňovej kontrole, ak sa daňová kontrola vykonáva na požiadanie orgánov činných v trestnom konaní alebo orgánov Policajného zboru.

Lehota na vyrubenie dane alebo rozdielu dane pritom končí najneskôr po uplynutí 10 rokov od jej pôvodného začiatku.

Lehoty uchovávania podľa zákona o dani z pridanej hodnoty

Zákon o dani z pridanej hodnoty tiež ustanovuje povinnosť uchovávať faktúry, ktoré sú zároveň štandardne považované za účtovné doklady. Po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, je:

• Platiteľ DPH povinný uchovávať kópie faktúr, ktoré vyhotovil.
• Platiteľ DPH povinný uchovávať prijaté faktúry vyhotovené zdaniteľnou osobou.
• Zdaniteľná osoba, ktorá nie je platiteľom DPH, povinná uchovávať kópie faktúr, ktoré vyhotovila pri dodaní služby s miestom dodania podľa § 15 ods. 1 zákona o dani z pridanej hodnoty v inom členskom štáte EÚ alebo treťom štáte.
• Zdaniteľná osoba, ktorá nie je platiteľom DPH, povinná uchovávať prijaté faktúry vzťahujúce sa na tovary a služby, pri ktorých je osobou povinnou platiť DPH.
• Každá osoba, ktorá predá nový dopravný prostriedok do iného členského štátu EÚ, a každá osoba, ktorá kúpi nový dopravný prostriedok z iného členského štátu EÚ, uchovať faktúry o predaji alebo kúpe nového dopravného prostriedku.

Lehoty podľa zákona o zdravotnom poistení a zákona o sociálnom poistení

Mnohé účtovné doklady, predovšetkým tie, ktoré sa týkajú miezd, sú zároveň aj dokladmi na účely zdravotného poistenia a sociálneho poistenia. Zákon o zdravotnom poistení ustanovuje, že zamestnávateľ je povinný viesť a uchovávať po dobu 10 rokov účtovné doklady a iné doklady potrebné na správne určenie vymeriavacieho základu, sadzby zdravotného poistenia, výšky zdravotného poistenia a jeho platenia.

Lehotu na uchovávanie účtovných dokladov súvisiacich so sociálnym poistením je možné odvodiť od lehoty, po uplynutí ktorej sa premlčí právo predpísať sociálne poistenie. Právo predpísať sociálne poistenie sa premlčí za 10 rokov odo dňa jeho splatnosti.

Prečítajte si tiež: Zbrane a strelivo na Slovensku

Lehoty podľa zákona o archívoch a registratúrach

Vzhľadom na to, že účtovné doklady sú zároveň aj registratúrnymi záznamami, je potrebné pri ich uchovávaní rešpektovať aj zákon o archívoch a registratúrach spolu s príslušnou vyhláškou. Podnikatelia zatriedení štátnym archívom do II. kategórie pôvodcov registratúry musia mať navyše vypracovaný aj registratúrny plán, ktorý obsahuje lehotu uloženia pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov. Registratúrny plán sa predkladá na schválenie štátnemu archívu.

V registratúrnom pláne musí podnikateľ uviesť počet rokov lehoty uloženia tak, aby mu umožňovala prístup k registratúrnym záznamom po celý čas, v ktorom ich bude potrebovať na svoju činnosť, vrátane lehôt ustanovených pre vymáhanie práv a plnenie povinností podľa osobitných predpisov. Pred uplynutím schválenej lehoty uloženia podnikateľ nesmie vyradiť registratúrny záznam.

Po jej uplynutí sa registratúrne záznamy vyraďujú v rámci takzvaného vyraďovacieho konania, ktoré sa začína predložením návrhu na vyradenie štátnemu archívu. Následne sa s vyraďovanými registratúrnymi záznamami zaobchádza spôsobom schváleným štátnym archívom.

Praktický príklad

Ako je možné vidieť, lehota uchovávania jedného a toho istého účtovného dokladu môže byť podľa rôznych predpisov odlišná. Základné pravidlo je, že žiadny doklad nesmiete vyradiť skôr, než mu uplynie najdlhšia z lehôt uchovania spomedzi všetkých osobitných predpisov.

Napríklad faktúru neplatiteľa DPH, ktorý vedie účtovníctvo, vystavenú 15.09.2022 tuzemskému odberateľovi je potrebné podľa daňového poriadku uchovávať 5 rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie za rok 2022 (čiže 5 rokov od 31.12.2023), teda do 31.12.2028. Zákon o účtovníctve však hovorí, že faktúru ako účtovný doklad je potrebné uchovávať počas 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týka (teda 10 rokov nasledujúcich po roku 2022), čo je do 31.12.2032. V prípade tejto faktúry je teda potrebné rešpektovať dlhšiu lehotu uchovania, ktorú stanovuje zákon o účtovníctve (do 31.12.2032), a to aj napriek tomu, že podľa daňového poriadku by už táto faktúra nemusela byť po 31.12.2028 uchovávaná.

Archivácia dokladov

S uchovávaním staršieho účtovníctva na účely prípadnej daňovej kontroly priamo súvisí aj archivácia faktúr a ďalších dokladov. Archiváciu môžete riešiť tromi spôsobmi:

• Vlastnou archiváciou: Ukladaním dokumentov do šanónov a skladovaním vo svojich priestoroch.
• Outsourcingom: Využitím tretej strany, čo sa oplatí najmä v prípade, že máte relatívne veľké množstvo dokladov, ale zároveň nemáte dostatok miesta na ich pohodlné a prehľadné uchovávanie.
• Digitalizáciou: Elektronickou archiváciou.

V momente, keď vám vyprší povinnosť účtovníctvo archivovať, odporúčame všetky fyzické dokumenty buď ďalej uchovávať, alebo priamo skartovať. Vyhodiť ich na verejnom mieste by sa vám nemuselo vyplatiť, pretože by niekto mohol doklady nájsť a zneužiť osobné údaje na nich uvedené.

Elektronická archivácia a digitalizácia účtovných dokladov

Aj vaša spoločnosť si môže vybrať cestu digitalizácie a elektronizácie účtovníctva a zvoliť si moderný, efektívny a inovatívny spôsob uchovávania listinných dokladov. Novela zákona o účtovníctve od roku 2022 umožňuje účtovným jednotkám efektívne spracovávanie účtovných dokladov v elektronickej podobe. Zákon v ustanoveniach § 31-35 definuje listinnú a elektronickú podobu účtovného záznamu, preukázateľnosť a transformáciu účtovného záznamu, ako aj spôsob uchovávania a ochrany účtovnej dokumentácie. V zmysle § 31 ods. 4 zákona o účtovníctve platí, že účtovný záznam v elektronickej podobe je preukázateľný, ak je zabezpečená jeho autentickosť, integrita a čitateľnosť.

Po prevode účtovných záznamov do digitálnej podoby, v súlade s požiadavkami zákona o účtovníctve účtovná jednotka nemusí uchovávať účtovnú dokumentáciu aj v listinnej podobe.

Elektronickým uchovávaním účtovnej dokumentácie sa rozumie uloženie účtovnej dokumentácie na dátovom nosiči. Účtovná jednotka je tiež povinná zabezpečiť splnenie požiadaviek podľa § 31 ods. 6 zákona o účtovníctve, t. j. zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred zničením, poškodením, zneužitím, neoprávneným zásahom do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením.

Ako správne uchovávať a archivovať účtovnú dokumentáciu od roku 2022?

Účtovná jednotka môže archivovať účtovnú dokumentáciu v listinnej podobe alebo v elektronickej (digitalizovanej podobe), resp. kombinovane - elektronicky aj listinne.

Po prevode účtovných záznamov do digitálnej podoby, v súlade s požiadavkami zákona o účtovníctve, účtovná jednotka nemusí uchovávať účtovnú dokumentáciu aj v listinnej podobe. Dôležité je zabezpečiť čitateľnosť účtovného dokladu a dodržať neporušenosť jeho obsahu.

Povinnosti a zodpovednosť účtovnej jednotky

Účtovná jednotka má povinnosť zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Uschovacie lehoty stanovené zákonom o účtovníctve sú minimálne, určené pre účely účtovníctva.

Likvidácia dokumentov

Proces vyradenia účtovných dokumentov upravuje § 20 zákona o archívoch a registratúrach a záleží na tom, či sa podnikateľ nachádza v II. alebo III. kategórii pôvodcov registratúry.

Podnikateľ II. kategórie potrebuje na vyradenie dokumentov vznikajúcich z jeho činnosti súhlas Ministerstva vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom štátneho archívu, hoci už uplynula lehota ich uloženia, ktorá je uvedená v ich registratúrnom pláne, ktorý im schválil štátny archív. Tomuto procesu sa hovorí vyraďovacie konanie.

Zbavenie sa už nepotrebných dokladov pozostáva z:

• Prípravy vyraďovacieho konania.
• Vyraďovacieho konania samotného.

V procese vyraďovania účtovná jednotka vypracuje návrh s uvedením dokumentov, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu a tieto navrhnúť na odovzdanie do archívu a ktoré sú bez trvalej dokumentárnej hodnoty a možno ich zničiť.

Vypracovaný návrh účtovná jednotka predloží štátnemu archívu, ktorý ho preskúma. Ak je všetko v poriadku, rozhodne o tom, ktoré účtovné doklady a dokumenty sa môžu zničiť a ktoré sa majú odovzdať na trvalú archiváciu. Náklady na zničenie a odovzdanie znáša účtovná jednotka. Ak nedodrží zákonom ustanovený postup, hrozí jej pokuta až do výšky 33 193 eur.

Podnikateľ III. kategórie (čo je väčšina podnikateľov na Slovensku), môže svoje dokumenty vyradiť sám, bez súhlasu úradov, ale je potrebné, aby sa riadil zákonnými lehotami na uchovávanie týchto dokumentov.

Najbezpečnejším a najčastejším spôsobom likvidácie dokumentov je ich skartovanie.

tags: #uschovávanie #účtovných #dokladov #zákon