Zmluva medzi účtovníkom a firmou: Kompletný sprievodca pre rok

Uzavretie zmluvy medzi účtovníkom a firmou je kľúčový krok pre zabezpečenie správneho vedenia účtovníctva a plnenia daňových povinností. Slovenská legislatíva síce osobitne neupravuje zmluvný typ pre vedenie účtovníctva, ale podpísaná zmluva objasňuje zmluvným stranám ich práva, povinnosti, zodpovednosť a sankcie. Tento článok poskytuje komplexný pohľad na túto problematiku, vrátane vzorov zmlúv, povinností oboch strán a dôležitých aspektov, na ktoré treba dbať.

Prečo je zmluva o vedení účtovníctva dôležitá?

Bez ohľadu na to, či je účtovníctvo vedené interným zamestnancom alebo externou účtovnou firmou, za účtovníctvo je vždy zodpovedná samotná účtovná jednotka. Túto zodpovednosť nie je možné preniesť v celom rozsahu na externého dodávateľa. Preto je vhodné mať v prípade spolupráce s externou účtovnou firmou podmienky vedenia účtovníctva zmluvne upravené.

Kamene úrazu v spolupráci účtovníka a klienta

V praxi bývajú problémom doklady, najmä ich úplnosť a včasné doručovanie. Neskorým doručením alebo neskorým spracovaním dokladov vznikajú situácie, ktoré spravidla vedú u klienta ku škode (napr. k uloženiu pokuty).

Zodpovednosť za škodu: Kto ju nesie?

Ak účtovná firma nevedie účtovníctvo pre klienta v súlade s právnymi predpismi, následky znáša klient. V zmluve o vedení účtovníctva je preto vhodné dohodnúť zodpovednosť účtovnej firmy za škodu spôsobenú klientovi.

Príklad 1: Klient doručí účtovnej firme doklady včas (napr. do 15. dňa v mesiaci). Účtovná firma ich spracuje až po uplynutí termínu na podanie daňového priznania k DPH, po 25. dni v mesiaci. Daňový úrad uloží firme pokutu za neskoré podanie daňového priznania. Zmluva by mala upravovať zodpovednosť za takúto škodu.

Prečítajte si tiež: Vzor zmluvy o príspevku

Príklad 2: Klient doručí účtovnej firme doklady včas a účtovná firma ich spracuje včas. Pri daňovej kontrole sa však zistia vecné chyby (napr. nižšia daňová povinnosť k DPH), za ktoré klient dostane pokutu. Zodpovednosť za takéto sankcie by mala byť vyriešená v zmluve.

Škoda môže klientovi vzniknúť aj z dôvodu neplnenia povinností samotného klienta. Typickým príkladom je, že klient nedodá externej firme doklad včas, príp. nie sú úplné.

Príklad: Klient prisľúbi doručenie posledných dokladov potrebných na zostavenie účtovnej závierky, ale doklady doručí až po termíne na podanie daňového priznania. Ak účtovná firma podá daňové priznanie po uplynutí zákonnej lehoty, nie je dôvod, aby niesla zodpovednosť za škodu, ktorá vznikla klientovi.

Ďalšie podstatné body v zmluve

  • Termíny, ktoré musí dodržať klient a termíny, ktoré musí dodržať externá účtovná firma.
  • Kedy za škodu zodpovedá klient a kedy účtovná firma.
  • Podmienky odovzdania účtovnej dokumentácie.

Typy zmlúv medzi účtovnou firmou a klientom

Spolupráca účtovnej firmy a klienta môže spadať pod úpravu niektorých zmluvných typov upravených v Občianskom zákonníku, Obchodnom zákonníku alebo môžu uzavrieť nepomenovanú (inominátnu) zmluvu, napr. zmluvu o vedení účtovníctva.

Pomenované zmluvy

Ich presný názov a obsah upravuje Obchodný zákonník. Príkladom pomenovanej zmluvy pre účely vedenia účtovníctva môže byť mandátna zmluva, ktorá sa v praxi často využíva. Ak sa rozhodnú pre zmluvný typ, ktorý Občiansky alebo Obchodný zákonník upravujú (napr. mandátna zmluva), tak základné práva a povinnosti sú upravené zákonmi. Zmluvné strany však majú pri niektorých ustanoveniach možnosť sa od nich odchýliť a pri niektorých naopak túto možnosť nemajú. Ak nejakú záležitosť opomenú v zmluve, ale v zákone pre daný zmluvný typ upravená je, tak sa postupuje podľa zákona.

Prečítajte si tiež: Pracovná zmluva opatrovateľky v Belgicku

Nepomenované zmluvy

Podľa § 269 ods. 2 Obchodného zákonníka je možné uzavrieť aj zmluvu, ktorá nie je upravená ako typ zmluvy. Môže byť nazvaná akokoľvek, väčšinou sa označuje ako zmluva o vedení účtovníctva, o poskytnutí účtovníckych služieb. Ak sa rozhodnete pre uzavretie nepomenovanej zmluvy, musíte upraviť všetky oblasti zmluvy do detailov, aby ste sa tak vyhli možnému sporu. V nepomenovanej zmluve je totiž potrebné vyriešiť detailne všetky aspekty zmluvného vzťahu, inak zmluvné strany pri prípadnom spore nevedia ako postupovať pri zmluvne neupravenej oblasti. Ďalšou možnosťou je definovať hlavné oblasti zmluvy o vedení účtovníctva a v ostatných prípadoch sa odvolať na niektorú konkrétnu pomenovanú zmluvu v Obchodnom zákonníku. Využiť môžete napríklad práve odvolanie sa na mandátnu zmluvu.

Čo má obsahovať zmluva o vedení účtovníctva?

Vedenie účtovníctva predstavuje široký rozsah prác, ktoré musia byť vecne aj formálne správne a včas dokončené. Je preto v záujme účtovnej firmy aj klienta vybrať vhodný zmluvný typ a detailne si upraviť práva, povinnosti a sankcie.

Základné náležitosti zmluvy

  1. Identifikovanie zmluvných strán: Presné údaje o účtovnej firme a klientovi (obchodné meno, sídlo, IČO, DIČ, kontaktné osoby).
  2. Vymedzenie predmetu zmluvy (pozitívne): Konkrétny rozsah služieb, ktoré bude účtovná firma poskytovať (vedenie účtovnej evidencie, spracovanie daňových priznaní, mzdy, atď.).
  3. Vymedzenie toho, čo predmetom zmluvy nie je (negatívne): Činnosti, ktoré účtovná firma nebude vykonávať (napr. právne poradenstvo, spracovanie miezd pre viac ako X zamestnancov, atď.).
  4. Dohodnutie odmeny: Spôsob výpočtu odmeny (paušálna suma, hodinová sadzba, odmena za úkon), termíny splatnosti, podmienky pre zmenu odmeny.
  5. Práva a povinnosti účtovnej firmy: Zodpovednosť za správne vedenie účtovníctva, dodržiavanie termínov, povinnosť informovať klienta o dôležitých zmenách v legislatíve, právo na včasné poskytnutie potrebných podkladov.
  6. Práva a povinnosti klienta: Povinnosť včas poskytovať úplné a správne podklady, právo na kontrolu účtovníctva, právo na informácie o stave účtovníctva.
  7. Zachovanie mlčanlivosti: Povinnosť oboch strán zachovávať mlčanlivosť o všetkých informáciách, ktoré sa dozvedeli v súvislosti s plnením zmluvy.
  8. Sankcie za nedodržanie dohodnutých podmienok: Zmluvné pokuty, náhrada škody.
  9. Skončenie zmluvného vzťahu: Výpovedné dôvody, výpovedné lehoty, podmienky pre odovzdanie účtovnej dokumentácie.
  10. Podpisy a dátumy: Podpisy oprávnených zástupcov oboch strán a dátum podpisu zmluvy.

Detailný rozpis jednotlivých bodov

  • Identifikácia oboch zmluvných strán: Uvedenie presných identifikačných údajov (obchodné meno, sídlo, IČO, DIČ, kontaktné osoby).
  • Predmet zmluvy:
    • Čo sa rozumie pod vedením účtovníctva:
      • Zaúčtovanie všetkých účtovných dokladov (vymenovať ktorých, napr. bankových výpisov, faktúr, interných dokladov a pod.).
      • Spracovanie podkladov pre štvrťročné daňové priznanie k DPH.
      • Spracovanie štvrťročných a celoročných výstupov z účtovného programu (uviesť ktoré presne, v akej forme, termíny vyhotovenia výstupov).
      • Vypracovanie daňového priznania k dani z nehnuteľnosti a pod.
    • Čo nie je predmetom zmluvy:
      • Agenda miezd.
      • Vypracovanie daňového priznania k dani z príjmov (ak to nie je súčasťou).
      • Vystavovanie prvotných dokladov (napr. vydané faktúry) a pod.
  • Odmena za účtovnícke služby:
    • Výška mesačného paušálu za účtovnícke služby.
    • Odmena za jeden spracovaný účtovný doklad.
    • Odmena za zostavenie daňového priznania k dani z príjmov.
    • Odmena za zostavenie účtovnej závierky a pod.
    • Termíny vyplácania odmeny.
  • Práva a povinnosti podnikateľa a účtovníckej firmy:
    • Práva a povinnosti podnikateľa:
      • Poskytnúť všetky podklady, doklady a dokumenty potrebné pre potreby zaúčtovania.
      • Vyhotoviť zoznam všetkých predávaných dokumentov potvrdený podpisom účtovníckej firmy.
      • Informovať o termínoch a výsledkoch daňových kontrol.
      • Právo na vyžiadanie vysvetlenia k spôsobu zaúčtovania účtovných dokladov.
      • Právo na informácie minimálne raz mesačne o stave vedenia účtovníctva a pod.
    • Práva a povinnosti účtovníckej firmy:
      • Plnenie zmluvných podmienok v súlade so záujmom podnikateľa a dodržiavanie zákonov a predpisov, ktoré súvisia s predmetom zmluvy.
      • Zachovanie mlčanlivosti voči tretej strane o skutočnostiach, ktoré podnikateľ považuje za obchodné tajomstvo.
      • Vyhotovenie zoznamu vrátených dokladov, ktoré pri vrátení podnikateľ potvrdí svojim podpisom a pod.
  • Zodpovednosť zmluvných strán:
    • Stanoviť rozsah zodpovednosti účtovníckej firmy za prípadnú škodu spôsobenú podnikateľovi.
    • Kto presne zodpovedá za škodu a akým spôsobom budú riešené náhrady škody.
    • Prípady, kedy nie je možné prenášať škodu na účtovnú firmu:
      • Účtovnícka firma nezodpovedá za pravdivosť, správnosť, včasnosť a úplnosť dokladov odovzdaných podnikateľom na spracovanie.
      • Podnikateľ zodpovedá za škodu vzniknutú neskoro predanými účtovnými dokladmi, zatajením informácií a pod.
  • Doba trvania zmluvy: Uvedenie doby trvania zmluvy a výpovednej lehoty zmluvy, ak ide o zmluvu na dobu neurčitú.
  • Ostatné zmluvné podmienky:
    • Spôsob archivácie účtovných záznamov a osoba zodpovedná za archiváciu.
    • Podpisové záznamy - spôsob a technika podpisových záznamov na účtovných dokumentoch.
    • Povinnosť zachovávať mlčanlivosť účtovníckej firmy o všetkých údajoch týkajúcich sa podnikateľa a jeho klientov nielen počas trvania doby zmluvy, ale aj po jej skončení.
  • Dátum, miesto a podpisy oboch zmluvných strán.

Keďže klient a externá účtovná firma musia mať písomnou zmluvou upravené aj ďalšie oblasti spolupráce, ktoré súvisia napr. s ochranou osobných údajov, tak často neuzatvárajú samostatné zmluvy, ale všetky zákonmi vyžadované okruhy problémov zahrnú do jednej zmluvy upravujúcej vedenie účtovníctva.

Písomná forma zmluvy

Písomná forma zmluvy o vedení účtovníctva nie je povinná. Spoliehať sa na korektnosť obchodného partnera a dôverovať ústnemu prísľubu nemusí byť vždy správnym krokom. Uzavretie zmluvy v písomnej forme je vhodnejšie pre preukazovanie dohodnutých práv a povinností v prípade riešenia sporov (napr. pre potreby súdneho sporu).

Prieskum: Aké zmluvy uzavierajú slovenskí podnikatelia?

Portál podnikajte.sk uskutočnil v období od októbra 2014 do februára 2015 prieskum v oblasti vedenia účtovníctva na vzorke 160 respondentov. Jednou z tematických častí bola aj úprava zmluvných vzťahov slovenských podnikateľov a dodávateľov ich účtovných služieb.

Prečítajte si tiež: Dôležité aspekty zmluvy o sociálnej službe

  • Zmluvu s dodávateľom účtovných služieb má uzavretú 83 % respondentov. Zvyšných 17 % zmluvu uzavretú nemá.
  • Dôvody neuzavretia zmluvy:
    • Vzťah je založený na dôvere (59 %)
    • Nezodpovednosť klienta (12 %)
    • Účtovník je rodina alebo známy (17 %)
    • Postačuje ústna dohoda (12 %)
  • Najčastejšie uzavieranou zmluvou medzi účtovnou firmou a klientom je nepomenovaná zmluva (50 %). Zo zákonom upravených zmluvných typov sú najviac využívané zmluva o dielo (24 %) a mandátna zmluva (17 %).

Vzor zmluvy o vedení účtovníctva

Zmluva o vedení účtovníctva

Zmluvné strany:

1/ Obchodné meno: ABC, s.r.o.

Sídlo: Veselá 12, 020 01 Púchov, Slovenská republika

IČO: 12 345 67

Registrácia: Obchodný register Okresného súdu Trenčín, Oddiel: Sro, Vložka číslo: 12345/R

Zastúpená: Jozef Novák, konateľ

(ďalej len „objednávateľ“)

a

2/ Obchodné meno: DEF, s.r.o.

Sídlo: Okružná 20, 020 01 Púchov, Slovenská republika

IČO: 76 543 21

Registrácia: Obchodný register Okresného súdu Trenčín, Oddiel: Sro, Vložka číslo: 54321/R

Zastúpená: Peter Novák, konateľ

(ďalej len „dodávateľ“)

(objednávateľ a dodávateľ spolu aj ako „zmluvné strany“ a každý samostatne aj ako „zmluvná strana“)

sa dohodli na uzatvorení tejto Zmluvy o vedení účtovníctva (ďalej len „zmluva“) v zmysle ust. § 269 ods. 2 zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v platnom znení, za nasledovných podmienok:

Článok I.Predmet zmluvy

Predmetom zmluvy je vedenie podvojného účtovníctva v rozsahu zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a platných postupov účtovania s nasledovnou špecifikáciou:

  • Spracovanie a predkontácia predložených dokladov.
  • Spracovanie účtovného denníka a hlavnej knihy.
  • Vedenie knihy pohľadávok a záväzkov, evidencia vydaných, prijatých faktúr.
  • Evidencia DPH a spracovanie daňových priznaní DPH.
  • Evidencia dlhodobého hmotného a nehmotného majetku, zaúčtovanie odpisov majetku.
  • Spracovanie podkladov na inventarizáciu majetku.
  • Spracovanie daňových priznaní k dani z príjmu PO a príslušných výkazov.
  • Spracovanie daňového priznania k dani z motorových vozidiel.
  • Spracovanie ročnej účtovnej závierky vrátane príslušných výkazov.

Článok II.Odmena a jej splatnosť

  1. Zmluvné strany sa dohodli na nasledovnom spôsobe odmeňovania:
    • Mesačne za spracovanie účtovnej evidencie 50,- Eur (slovom: päťdesiat Eur)
    • Spracovanie účtovných dokladov 1,- Euro (slovom: jedno Euro) za položku v účtovnom denníku
    • Daňové priznanie k dani z príjmu PO 150,- Eur (slovom stopäťdesiat Eur) ročne.
  2. Splatnosť odmeny je na základe fakturácie a dohodnutá odmena bude uhradená odberateľom bezhotovostne na číslo účtu 1234678/0900 vedený v ČSOB, a.s. po obdržaní faktúry.

Článok III.Čas plnenia

Zmluva sa uzatvára na neurčitý čas s účinnosťou od 01.02.2015.

Článok IV.Záverečné ustanovenia

Zmluva je vyhotovená v dvoch (2) rovnopisoch, pričom objednávateľ obdrží jeden (1) rovnopis a dodávateľ obdrží jeden (1) rovnopis.

Ochrana osobných údajov a zmluva s účtovníkom

Ochrana osobných údajov je mimoriadne dôležitá a týka sa aj účtovníkov, ktorí denne pracujú s osobnými údajmi klientov a zamestnancov. Nariadenie GDPR stanovuje, že ochrana fyzických osôb v súvislosti so spracúvaním osobných údajov patrí medzi základné práva.

Účtovník ako sprostredkovateľ osobných údajov

Účtovníci sú podnikatelia a zároveň osoby, ktoré denne pracujú s osobnými údajmi (majú prístup k faktúram t.j. k osobným údajom zákazníkov, údajom zamestnancov a pod.).

Zmluva o spracúvaní osobných údajov sprostredkovateľom sa uzatvára podľa ustanovení čl. 28 nariadenie GDPR a § 34 a nasl. zákona č. 18/2018 Z. z.

  • Prevádzkovateľ: Ten, kto sám alebo spoločne s inými vymedzí účel spracúvania osobných údajov (napr. podnikateľ).
  • Sprostredkovateľ: Každá osoba, ktorá spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa, v rozsahu a za podmienok dojednaných s prevádzkovateľom v písomnej zmluve a v súlade so zákonom (napr. účtovník).

Náležitosti zmluvy o spracúvaní osobných údajov

Zmluva o spracúvaní osobných údajov sprostredkovateľom sa riadi zmluvou alebo iným právnym aktom podľa práva Únie alebo práva členského štátu, ktoré zaväzuje sprostredkovateľa voči prevádzkovateľovi a ktorým sa stanovuje:

  • Predmet a doba spracúvania.
  • Povaha a účel spracúvania.
  • Typ osobných údajov.
  • Kategórie dotknutých osôb.
  • Povinnosti a práva prevádzkovateľa.

Jednoduché účtovníctvo vs. Podvojné účtovníctvo

  • Jednoduché účtovníctvo: Dostupnejšia možnosť pre menšie podnikateľské subjekty, ako sú remeselníci, poradcovia, živnostníci či malí podnikatelia. Môže viesť každá fyzická osoba - podnikateľ alebo SZČO, ktorá nie je zapísaná v obchodnom registri ako akciová spoločnosť či spoločnosť s ručením obmedzeným a ktorá neprekročila stanovené obratové limity.
  • Podvojné účtovníctvo: Často využívajú väčšie firmy alebo akciové spoločnosti. Každá SRO musí účtovať iba v tomto druhu účtovníctva.

Daňové priznanie v jednoduchom účtovníctve

Pod pojmom “daňové priznanie jednoduché účtovníctvo” rozumieme ročné daňové priznanie fyzickej osoby k dani z príjmov typu B, ktoré vychádza z údajov zaevidovaných v jednoduchom účtovníctve podnikateľa.

Dôležité kroky pri vedení jednoduchého účtovníctva

  1. Príprava a organizácia: Dôsledná príprava a správne vedené účtovné záznamy sú základom.
  2. Evidencia príjmov a výdavkov: Precízne zostavenie evidencie príjmov a výdavkov.
  3. Účtovná evidencia: Každý príjem a výdavok musí byť riadne podložený faktúrou, pokladničným dokladom, bankovým výpisom alebo iným relevantným dokumentom.
  4. Kontrola údajov: Dôkladná kontrola všetkých údajov pred odoslaním daňového priznania.

Automatizácia účtovných procesov

Automatizácia účtovných procesov je najefektívnejším spôsobom, ako pripraviť daňové priznanie v jednoduchom účtovníctve bez zbytočných chýb a oneskorení.

Založenie SRO (spoločnosti s ručením obmedzeným) a účtovníctvo

Spoločnosť s ručením obmedzeným (SRO) je firma, ktorá je majetkovo oddelená od ľudí pracujúcich vo firme. Preto je to samostatná právnická osoba, ktorá ručí iba vlastným majetkom SRO, najčastejšie základným imaním do výšky 5000€.

Kroky pri založení SRO

  1. Spísanie zakladateľského dokumentu: Zakladateľská listina (pri jednom spoločníkovi) alebo spoločenská zmluva (pri viacerých spoločníkoch).
  2. Splatenie základného imania: Minimálna hodnota je 5 000 eur.
  3. Ohlásenie živnosti na živnostenskom úrade: Získanie osvedčenia o živnostenskom oprávnení.
  4. Zápis SRO do obchodného registra: Elektronické podanie žiadosti o zápis.

Náležitosti zakladateľského dokumentu

  • Obchodné meno a sídlo spoločnosti.
  • Určenie spoločníkov.
  • Predmet podnikania.
  • Výška základného imania a výška vkladu každého spoločníka.
  • Mená a bydliská prvých konateľov spoločnosti.
  • Mená a bydliská členov prvej dozornej rady (ak sa zriaďuje).
  • Určenie správcu vkladov.
  • Výška rezervného fondu (ak spoločnosť vytvára rezervný fond pri svojom vzniku).
  • Výhody poskytnuté osobám podieľajúcim sa na založení spoločnosti.
  • Predpokladané náklady spoločnosti súvisiace so založením a vznikom spoločnosti.

Ručenie obmedzené

Za dlhy spoločnosti ručíte len do výšky nesplateného vkladu. Ručí sa iba majetkom spoločnosti, nie jednotlivcov.

Zmena účtovníka

  1. Nájdite si nového účtovníka: Vyberte si účtovníka pre PODVOJNÉ ÚČTOVNÍCTVO.
  2. Dohodnite sa s pôvodným účtovníkom: Zabezpečte, aby vaša zmena účtovníka bola čo najviac pohodová.
  3. Odovzdajte podklady novému účtovníkovi:
    • IČO firmy.
    • DIČ (Daňové číslo).
    • IČO DPH (Iba ak ste platcom DPH).
    • Zakladateľské poplatky.
    • Pošlite všetky výpisy od brokerov.
    • Ostatné relevantné dokumenty.

Dôležité termíny pre účtovníkov

  • 31.3.: Odovzdanie účtovnej závierky.
  • 30.6.: Odovzdanie účtovnej závierky pri požiadaní o odklad.
  • Do 25. dňa v mesiaci: Pravidelné odovzdávanie mesačných výkazov DPH (pri platcoch DPH).
  • Do 25. dňa v mesiaci: Lehoty na zaplatenie DPH.

tags: #zmluva #medzi #účtovníkom #a #firmou #vzor

Ďalšie články