Zmluva o Neposkytovaní Údajov: Vzor a Dôležité Aspekty

Spracúvanie osobných údajov je v súčasnosti citlivá téma, ktorá si vyžaduje dôkladnú pozornosť. Vzťah medzi prevádzkovateľom a sprostredkovateľom pri spracúvaní osobných údajov je upravený prísnymi pravidlami, ktorých cieľom je zabezpečiť ochranu týchto údajov. Jedným z kľúčových nástrojov na úpravu tohto vzťahu je zmluva o spracúvaní osobných údajov. Tento článok sa zameriava na dôležité aspekty tejto zmluvy, jej náležitosti a praktické rady pri jej uzatváraní.

Kto je prevádzkovateľ a sprostredkovateľ?

V zmysle všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR), konkrétne v čl. 4, je prevádzkovateľ definovaný ako fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý sám alebo spoločne s inými určí účely a prostriedky spracúvania osobných údajov. Jednoducho povedané, prevádzkovateľom je ten, kto rozhoduje o tom, ako a prečo sa osobné údaje spracúvajú. Môže ním byť akákoľvek firma, obec, škola alebo fyzická osoba.

Sprostredkovateľom je naopak fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa. V praxi to znamená, že sprostredkovateľ spracúva osobné údaje nie pre seba, ale pre prevádzkovateľa, spravidla ako pre svojho klienta. Príkladom môže byť účtovník, ktorý vedie účtovníctvo a mzdovú agendu pre inú obchodnú spoločnosť, alebo poskytovateľ BOZP, ktorý školí zamestnancov inej firmy.

Právny Rámec a Zmluva o Spracúvaní Osobných Údajov

Vzťah medzi prevádzkovateľom a sprostredkovateľom musí byť v zmysle čl. 28 GDPR podriadený zmluve alebo inému právnemu aktu podľa práva Únie alebo práva členského štátu. Najčastejším spôsobom úpravy tohto vzťahu je práve zmluva o spracúvaní osobných údajov. Okrem zmluvy prichádzajú do úvahy aj iné právne akty.

Zmluva o spracúvaní osobných údajov musí byť uzavretá ešte predtým, ako reálne spracúvanie osobných údajov nastane, respektíve najneskôr v momente začatia spracúvania osobných údajov. Musí byť vypracovaná v písomnej alebo elektronickej podobe, pričom je dôležité, aby existovali dôkazné prostriedky o jej minimálnych obsahových náležitostiach zakotvených v článku 28 ods. 3 GDPR a podľa základných požiadaviek kladených na právne úkony v súlade so zákonom č. 40/1964 Zb. Občianskeho zákonníka.

Prečítajte si tiež: Vzor zmluvy o príspevku

V zmysle ust. § 34 Občianskeho zákonníka sa právnym úkonom rozumie ,,prejav vôle smerujúci najmä k vzniku, zmene alebo zániku tých práv alebo povinností, ktoré právne predpisy s takýmto prejavom spájajú.“ Platný právny úkon podľa Občianskeho zákonníka predpokladá, že k prejavu vôle došlo slobodne a vážne, určito a zrozumiteľne, s možným predmetom plnenia.

Náležitosti Zmluvy o Spracúvaní Osobných Údajov Podľa GDPR

Zmluva o spracúvaní osobných údajov musí v zmysle čl. 28 GDPR obsahovať určité podstatné náležitosti. Predmetom zmluvy je záväzok sprostredkovateľa spracúvať v mene prevádzkovateľa osobné údaje v rozsahu a za podmienok uvedených v samotnej zmluve. Často nadväzuje na rámcovú zmluvu (napr. s predplateným prístupom).

Podľa čl. 28 bod 3 GDPR, sprostredkovateľská zmluva musí obsahovať:

  • Predmet a dobu spracúvania osobných údajov: Jasné vymedzenie, aké osobné údaje sa budú spracúvať a na ako dlho.
  • Povahu a účel spracúvania osobných údajov: Prečo sa osobné údaje spracúvajú, aký je cieľ tohto spracúvania.
  • Typ osobných údajov: Zoznam alebo rozsah osobných údajov, ktoré budú spracúvané (napr. meno, priezvisko, adresa, e-mailová adresa, telefónne číslo).
  • Kategórie dotknutých osôb: Okruh dotknutých osôb, ktorých údaje sa spracúvajú (napr. zákazníci, zamestnanci, pacienti).
  • Povinnosti a práva prevádzkovateľa: Čo prevádzkovateľ môže a musí robiť v súvislosti so spracúvaním osobných údajov.
  • Povinnosti sprostredkovateľa:
    • Spracúvať osobné údaje len na základe zdokumentovaných pokynov prevádzkovateľa.
    • Poučiť osoby oprávnené spracúvať osobné údaje o povinnosti zachovávať mlčanlivosť a dôvernosť informácií.
    • Vykonať všetky opatrenia na zabezpečenie bezpečnosti spracúvania osobných údajov.
    • Dodržať podmienky zapojenia ďalšieho sprostredkovateľa (subdodávateľa). Sprostredkovateľ nesmie zapojiť ďalšieho sprostredkovateľa bez predchádzajúceho osobitného alebo všeobecného písomného povolenia prevádzkovateľa.
    • Poskytnúť prevádzkovateľovi potrebnú súčinnosť v súvislostiach so zabezpečením práv dotknutej osoby, s prijatím opatrení na zabezpečenie bezpečnosti spracúvania a v súvislosti s kontrolou plnenia povinností.
    • Zlikvidovať alebo vrátiť osobné údaje po ukončení služby prevádzkovateľovi.

Okrem vyššie uvedených náležitostí by zmluva o spracúvaní osobných údajov mala tiež zahŕňať:

  • Údaje o zmluvných stranách: Označenie prevádzkovateľa a sprostredkovateľa (názov, sídlo, IČO, DIČ).
  • Podmienky spracúvania osobných údajov: Vrátane zoznamu povolených operácií s osobnými údajmi.
  • Deň, od ktorého sprostredkovateľ môže začať osobné údaje v mene prevádzkovateľa spracúvať: Najneskôr deň začatia spracúvania osobných údajov.
  • Vyhlásenie prevádzkovateľa: Že pri výbere sprostredkovateľa dbal na jeho odbornú, technickú, organizačnú a personálnu spôsobilosť a na jeho schopnosť zaručiť bezpečnosť spracúvaných osobných údajov.
  • Dátum uzatvorenia zmluvy a podpisy zmluvných strán.

Kedy je Potrebná Zmluva o Spracúvaní Osobných Údajov?

V praxi je sprostredkovateľská zmluva potrebná pri rôznych formách spolupráce podnikateľov, teda prevádzkovateľa a sprostredkovateľa. Najčastejšie sa využíva pri externom poskytovaní rôznych služieb sprostredkovateľom, napríklad:

Prečítajte si tiež: Pracovná zmluva opatrovateľky v Belgicku

  • Účtovných služieb.
  • Reklamných služieb.
  • Marketingových služieb.
  • Právnych služieb.
  • Služieb personálnych alebo cestovných agentúr.
  • Služieb BOZP.
  • IT služieb a webhostingových služieb.
  • SBS služieb, pri ktorých má sprostredkovateľ prístup k osobným údajom dotknutých osôb.

Príklad: Spoločnosť X s.r.o. externe spolupracuje s účtovníckou kanceláriou Y s.r.o. za účelom vykonávania účtovníctva a miezd svojich zamestnancov. Na to, aby účtovnícka kancelária mohla spracúvať osobné údaje zamestnancov spoločnosti X s.r.o., je potrebné uzavretie písomnej sprostredkovateľskej zmluvy medzi spoločnosťou X s.r.o. ako prevádzkovateľom a účtovníckou kanceláriou Y s.r.o. ako sprostredkovateľom. Účtovnícka kancelária na základe zákona o účtovníctve a uzatvorenej sprostredkovateľskej zmluvy môže spracúvať osobné údaje zamestnancov spoločnosti X s.r.o., bez ich súhlasu.

Spracúvanie Osobných Údajov Sprostredkovateľom Bez Osobitnej Zmluvy

Spracúvanie osobných údajov sprostredkovateľom sa v zmysle GDPR riadi buď zmluvou (tzv. sprostredkovateľskou zmluvou) alebo iným právnym úkonom. To znamená, že vyššie uvedené náležitosti sprostredkovateľskej zmluvy môžu byť obsiahnuté aj v inom právnom úkone, teda v inej než sprostredkovateľskej zmluve (napr. v zmluve o poskytovaní marketingových a reklamných služieb).

Príklad: Firma AB s.r.o má záujem využiť reklamné a marketingové služby spoločnosti KL s.r.o. Za tým účelom tieto firmy uzavrú zmluvu o poskytovaní marketingových a reklamných služieb, do obsahu ktorej môžu tiež zahrnúť náležitosti sprostredkovateľskej zmluvy ustanovené v čl. 28 bod 3 GDPR. Spoločnosť KL s.r.o. ako sprostredkovateľ tak bude spracúvať osobné údaje dotknutých osôb na základe zmluvy o poskytovaní marketingových a reklamných služieb. V takom prípade už spoločnosti nemusia osobitne uzatvárať sprostredkovateľskú zmluvu.

Zmluva o Poskytovaní Služieb a Ochrana Osobných Údajov

Zmluva o poskytovaní služieb je zmluva, ktorou sa poskytovateľ zaviaže pre klienta zabezpečovať (alebo jednorazovo zabezpečiť) nejakú činnosť - poskytovať službu. Službu sa zaväzuje poskytovať v dohodnutom rozsahu a kvalite, za dojednanú odmenu a počas dohodnutého obdobia. Služba má vždy nehmotnú povahu a nikdy nevedie k zmene vlastníctva k čomukoľvek.

V praxi zmluvu o poskytovaní služieb využíva:

Prečítajte si tiež: Dôležité aspekty zmluvy o sociálnej službe

  • Poskytovateľ, ktorý ponúka na zabezpečenie potrieb klienta:
    • svoju prácu (upratovanie, stráženie),
    • svoje vedomosti, schopnosti (poradenstvo, administratíva),
    • príp. možnosť využitia svojho materiálneho substrátu.
  • Klient (zákazník), ktorý potrebuje zabezpečiť svoje súkromné potreby alebo zabezpečiť verejné potreby (subjekty verejného práva, mimovládne organizácie). Je ochotný zaplatiť za ponúkanú službu protihodnotu - odmenu.

Náležitosti Zmluvy o Poskytovaní Služieb

V zmluve o poskytovaní služieb musíme dostatočne určito vymedziť predmet svojich záväzkov. Musí byť jednoznačné kto, komu, po akú dobu a akú službu má poskytovať a aká odmena mu za to prináleží. V závislosti od jej predmetu však obsahuje:

  1. Identifikácia zmluvných strán - označujeme ich ako klient (zákazník, prijímateľ) a poskytovateľ, (príp. objednávateľ a dodávateľ).
  2. Predmet zmluvy - vymedzuje záväzok poskytovateľa poskytovať klientovi nejakú službu. Súčasne záväzok klienta za službu zaplatiť.
  3. Obsah a rozsah poskytovaných služieb - používame slovný opis alebo odkaz na príslušnú normu. Podrobný rozpis môže byť v prílohách zmluvy o poskytovaní služieb.
  4. Termín plnenia je podstatnou náležitosťou zmluvy o poskytovaní služieb, ak to vyplýva z jej predmetu (službu je potrebné vykonať v určenom termíne).
  5. Doba platnosti zmluvy - určitá alebo neurčitá. Môže byť totožná s termínom plnenia.
  6. Miesto plnenia je podstatnou náležitosťou zmluvy o poskytovaní služieb, ak to vyplýva z jej predmetu (službu je potrebné vykonať na určenom mieste).
  7. Odmena (cena) - cenu určujeme pevnou sumou, spôsobom jej výpočtu, odkazom na cenový predpis alebo na cenník poskytovateľa. Výnimočne môže byť služba poskytnutá bezodplatne (charita alebo ako doplnková služba). Bezodplatnosť treba v zmluve výslovne uviesť.

Ostatné náležitosti:

  • Podrobnejšia špecifikácia kvality poskytovaných služieb.
  • Všeobecné obchodné podmienky ako príloha zmluvy o poskytovaní služieb alebo odkaz na všeobecné obchodné podmienky poskytovateľa.
  • Splatnosť ceny (termín splatnosti, spôsob platby, spôsob fakturácie, úroky z omeškania).
  • Reklamácie - spôsoby uplatnenia reklamácie za vadné služby (nižšej kvality alebo menšieho rozsahu). Lehoty na uplatnenie reklamácie. Záruka, ktorú poskytol poskytovateľ, alebo ktorá vyplýva z osobitného zákona. Reklamačný poriadok poskytovateľa môže byť prílohou zmluvy o poskytovaní služieb.
  • Práva a povinnosti zmluvných strán nad rámec predmetu zmluvy.
  • Zmluvné pokuty.
  • Dôvernosť (povinnosť zachovávať mlčanlivosť o informáciách získaných pri plnení zmluvy).
  • Zodpovednosť za škodu. Okolnosti vylučujúce zodpovednosť za škodu (vyššia moc - vis maior).
  • Spôsoby ukončenia zmluvy (dôvody na vypovedanie zmluvy, odstúpenie od zmluvy, výpovedná lehota).
  • Komunikácia s klientom. Zadávanie pokynov poskytovateľovi. Doručovanie.
  • Rozhodné právo (strany si dohodou zvolia právny režim zmluvy o poskytovaní služieb).

Ústna alebo Písomná Forma Zmluvy?

Zmluva o poskytovaní služieb ako zmluva inominátna nemá obligatórne písomnú formu. V záujme zachovania právnej istoty ju však vo väčšine prípadov preferujeme. V závislosti od charakteru služby je možné zmluvu uzatvoriť aj ústnym dohovorom strán alebo iným prejavom vôle. V praxi sú to jednoduchšie služby (jednorazové). V takýchto prípadoch postačuje písomná alebo elektronická objednávka a následne faktúra (niekedy iba pokladničný blok).

Prípady, kedy je písomná forma zmluvy o poskytovaní služieb povinná:

  • Zmluvné strany (podnikateľ a fyzická osoba) sa dohodnú na režime podľa Obchodného zákonníka, aj keď by sa mali riadiť Občianskym zákonníkom. Jedná sa o tzv. fakultatívne obchody. Takáto dohoda o voľbe práva musí byť písomná.
  • Zmluva o poskytovaní služieb sa okrem právneho režimu podľa Obchodného a Občianskeho zákonníka môže riadiť prioritne režimom podľa osobitného zákona. Takýto zákon môže ukladať pre určitý typ zmluvy povinne písomnú formu. Príkladom je Zmluva o poskytovaní sociálnej služby podľa § 74 zákona 448/2008 o sociálnych službách Z. z.

Praktické Rady Pred Uzatváraním Zmluvy o Poskytovaní Služieb

  • Záväznosť objednávky: Odoslanie (resp. potvrdenie) objednávky považujeme za prejav vôle smerujúci k uzatvoreniu zmluvy o poskytovaní služieb. Objednávka navyše obsahuje údaje, ktoré dostatočne vymedzujú predmet záväzkov.
  • Všeobecné obchodné podmienky: Poskytovateľ má často vlastné všeobecné obchodné podmienky, vlastný cenník (príp. sadzobník) aj reklamačný poriadok. Pred uzatvorením zmluvy je dôležité, aby sa klient s týmito dokumentmi oboznámil.
  • Rámcová zmluva: Ak plánujeme služby poskytovať (alebo odoberať) čiastkovo, využívame rámcovú zmluvu o poskytovaní služieb. Táto vymedzí podmienky pre uzatváranie čiastkových zmlúv.
  • Regulácia: Pred uzatvorením zmluvy o poskytovaní služieb si overíme, či podmienky poskytovania danej služby nepodliehajú „regulácii“ podľa osobitného zákona.
  • Ochrana osobných údajov (GDPR): Poskytovatelia služieb v praxi nakladajú s osobnými údajmi svojich klientov. Netreba zabúdať na realizáciu opatrení v zmysle zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.
  • Spotrebiteľská zmluva: Ak je účastníkom zmluvy fyzická osoba - spotrebiteľ, zmluva sa riadi aj režimom tzv. spotrebiteľskej zmluvy v zmysle § 52 a nasl. Občianskeho zákonníka. Tento režim sa použije prednostne ! A to aj v prípade, ak sa podnikateľ písomne dohodol s fyzickou osobou na režime podľa Obchodného zákonníka.
  • Verejné obstarávanie: Subjekty verejného práva (štátne orgány a organizácie, obce, VUC a právnické osoby nimi zriadené, založené, financované alebo kontrolované) využívajú zmluvu o poskytovaní služieb na zabezpečovanie verejných potrieb. Nezabúdame, že poskytovateľ služieb musí byť vybratý v súlade so zákonom č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní.
  • Register partnerov verejného sektora: Ak v zmysle zmluvy o poskytovaní služieb budeme prijímateľom verejných prostriedkov v sume nad 100 tis. eur, máme povinnosť registrácie v zmysle zákona č. 315/2016 Z. z. o registri partnerov verejného sektora.

Nemýľme si Zmluvu o Poskytovaní Služieb s Inými Zmluvnými Typmi

Zmluvu posudzujeme vždy podľa jej obsahu (nie podľa názvu). Ak uzatvoríme zmluvu, ktorá je svojim obsahom napr. zmluvou o dielo, riadi sa režimom zmluvy o dielo i napriek tomu, že ju nazveme inak. Dôležité je, nepomýliť si zmluvu o poskytovaní služieb v režime nepomenovaných zmlúv s iným typom zmluvy. Takýmito zmluvnými typmi sú:

  • Zmluvy upravené v Občianskom aj Obchodnom zákonníku:
    • Zmluva o dielo: Výsledkom zmluvy o dielo je dielo, ako hmotne alebo nehmotne zachytený výsledok činnosti zhotoviteľa. Dielo sa stáva vlastníctvom objednávateľa (napr. zhotovenie stavby, montáž nejakej veci). Služba je nehmotný proces. Jej výsledkom nie je dielo, ktoré by zostalo klientovi. Je len uspokojená nejaká jeho potreba (napr. upratanie priestorov.)
    • Kúpna zmluva: Službu si nemýlime s tovarom. Pri kúpe tovaru dochádza k prechodu vlastníctva k tovaru z predávajúceho na kupujúceho. Zmluvou o poskytovaní služieb klient iba prijíma službu, príp. súčasne využíva hmotné veci poskytovateľa. Napr. masérsky stôl vo vlastníctve maséra. Nevzniká mu však vlastníctvo k žiadnej veci.
    • Zmluva o sprostredkovaní/sprostredkovateľská zmluva: Využívaná v praxi realitnými kanceláriami.
  • Zmluvy upravené v Občianskom zákonníku: príkazná zmluva, zmluva o úschove, zmluva o ubytovaní, zmluva o preprave, poistná zmluva.
  • Zmluvy upravené v Obchodnom zákonníku: mandátna zmluva, komisionárska zmluva, zmluva o kontrolnej činnosti, zasielateľská zmluva, zmluva o preprave veci, zmluva o obchodnom zastúpení.

Právna Úprava Zmluvy o Poskytovaní Služieb

Zmluva o poskytovaní služieb (alebo zmluva o poskytnutí služieb) nie je ako samostatný zmluvný typ upravená v žiadnom zákone. Zaraďuje sa medzi tzv. inominátne (nepomenované) zmluvy.

Najčastejšie ju uzatvárame podľa § 269 ods. 2 Obchodného zákonníka. Uplatňuje sa medzi podnikateľmi navzájom alebo medzi subjektmi verejného práva a podnikateľmi pri ich podnikateľskej činnosti. Ak sa na tom strany písomne dohodnú aj medzi podnikateľom a fyzickou osobou.

Zmluvu o poskytovaní služieb je možné uzatvoriť aj podľa § 51 Občianskeho zákonníka. Najmä medzi fyzickými osobami (nepodnikateľmi) navzájom, medzi fyzickými osobami a podnikateľmi, tiež medzi subjektmi verejného práva navzájom ako nepodnikateľmi.

Náš právny poriadok pozná aj služby, ktoré sú regulované osobitnými zákonmi. Tu platí, že zmluva o poskytovaní služieb sa riadi podmienkami vymedzenými týmto zákonom. Podmienky, ktoré osobitný zákon nevymedzuje, sa riadia Obchodným zákonníkom alebo Občianskym zákonníkom. Ako príklad uvádzame:

  • Poskytovanie sociálnych služieb v zmysle zákona č. 448/2008 Z. z.
  • Poskytovanie poštových služieb v zmysle zákona č. 324/2011 Z. z.
  • Poskytovanie právnych služieb v zmysle zákona č. 586/2003 Z. z.

tags: #zmluva #o #neposkytovani #udajov #vzor

Ďalšie články