Zmluva o poskytovaní účtovných služieb: Na čo si dať pozor

Podnikatelia, ktorí sa rozhodnú delegovať vedenie svojho účtovníctva na externú účtovnú firmu, by mali venovať zvýšenú pozornosť uzatvoreniu zmluvy o poskytovaní účtovných služieb. Táto zmluva je kľúčová pre definovanie práv a povinností oboch strán, ako aj pre predchádzanie potenciálnym sporom v budúcnosti. Dôkladne pripravená a detailná zmluva môže podnikateľovi ušetriť značné finančné prostriedky a nepríjemnosti spojené s nedodržaním zmluvných podmienok alebo prehrou v súdnom spore.

Typy zmlúv o vedení účtovníctva

Zmluvy o vedení účtovníctva môžu mať rôzne formy, pričom sa rozlišujú najmä na:

• Pomenované zmluvy: Tieto zmluvy sú definované a upravené Obchodným zákonníkom. Príkladom je mandátna zmluva, ktorá sa často používa v praxi pri vedení účtovníctva.
• Nepomenované zmluvy: Podľa § 296 Obchodného zákonníka je možné uzavrieť aj zmluvu, ktorá nie je priamo upravená ako konkrétny typ zmluvy. Tieto zmluvy sa zvyčajne označujú ako zmluvy o vedení účtovníctva alebo o poskytnutí účtovných služieb.

Pri uzatváraní nepomenovanej zmluvy je mimoriadne dôležité detailne upraviť všetky aspekty zmluvného vzťahu, aby sa predišlo prípadným sporom. Ak nie sú určité oblasti v zmluve dostatočne definované, zmluvné strany nemusia vedieť, ako postupovať v prípade nezhôd. Ďalšou možnosťou je definovať hlavné oblasti zmluvy a v ostatných prípadoch sa odvolať na konkrétnu pomenovanú zmluvu v Obchodnom zákonníku, napríklad na mandátnu zmluvu.

Kľúčové prvky zmluvy o vedení účtovníctva

Zmluva o vedení účtovníctva by mala obsahovať nasledujúce základné prvky:

1. Identifikácia zmluvných strán

Zmluva musí jednoznačne identifikovať obe zmluvné strany, a to vykonávateľa (účtovná firma) a objednávateľa (podnikateľ, ktorý prenecháva vedenie svojho účtovníctva externej firme). Prevádzkovateľ zapísaný v obchodnom registri uvedie ako názov prevádzkovateľa obchodné meno, pod ktorým je zapísaný v obchodnom registri (súčasťou obchodného mena právnickej osoby je aj dodatok označujúci jej právnu formu, napr. Prevádzkovateľ zapísaný v živnostenskom registri uvedie ako názov prevádzkovateľa obchodné meno, pod ktorým je zapísaný v živnostenskom registri. Prevádzkovateľ zapísaný v inom registri uvedie ako názov prevádzkovateľa názov, pod ktorým je zapísaný v tomto registri.

Prečítajte si tiež: Vzor zmluvy o príspevku

2. Predmet zmluvy

Táto časť zmluvy definuje, čo sa rozumie pod vedením účtovníctva a ktoré konkrétne činnosti bude účtovná firma pre podnikateľa vykonávať. Napríklad:

• Zaúčtovanie všetkých účtovných dokladov (napr. bankových výpisov, faktúr, interných dokladov).
• Spracovanie podkladov pre štvrťročné daňové priznanie k DPH.
• Spracovanie štvrťročných a celoročných výstupov z účtovného programu (uviesť presné výstupy, ich formu a termíny vyhotovenia).
• Vypracovanie daňového priznania k dani z nehnuteľnosti.

V zmluve môže byť tiež uvedené, čo nie je predmetom zmluvy, teda ktoré činnosti účtovná firma nebude vykonávať. Napríklad:

• Agenda miezd.
• Vypracovanie daňového priznania k dani z príjmov.
• Vystavovanie prvotných dokladov (napr. vydané faktúry).

3. Odmena za účtovnícke služby

V tejto časti sa stanovuje výška odmeny za vedenie účtovníctva a termíny jej vyplácania. Môže ísť o:

• Výšku mesačného paušálu za účtovnícke služby.
• Odmenu za jeden spracovaný účtovný doklad.
• Odmenu za zostavenie daňového priznania k dani z príjmov.
• Odmenu za zostavenie účtovnej závierky.

4. Práva a povinnosti zmluvných strán

Dôležité je vymenovať všetky práva a povinnosti podnikateľa a účtovnej firmy. Je potrebné jednoznačne stanoviť termíny, kedy dochádza k predávaniu potrebných dokumentov, a to na strane podnikateľa aj na strane účtovnej firmy.

Práva a povinnosti podnikateľa:

• Poskytnúť všetky podklady, doklady a dokumenty potrebné pre zaúčtovanie.
• Vyhotoviť zoznam všetkých predávaných dokumentov potvrdený podpisom účtovnej firmy.
• Informovať o termínoch a výsledkoch daňových kontrol.
• Právo na vyžiadanie vysvetlenia k spôsobu zaúčtovania účtovných dokladov.
• Právo na informácie minimálne raz mesačne o stave vedenia účtovníctva.

Práva a povinnosti účtovnej firmy:

• Plnenie zmluvných podmienok v súlade so záujmom podnikateľa a dodržiavanie zákonov a predpisov.
• Zachovanie mlčanlivosti voči tretej strane o skutočnostiach, ktoré podnikateľ považuje za obchodné tajomstvo.
• Vyhotovenie zoznamu vrátených dokladov, ktoré pri vrátení podnikateľ potvrdí svojim podpisom.

5. Zodpovednosť zmluvných strán

Je dôležité stanoviť rozsah zodpovednosti účtovnej firmy za prípadnú škodu spôsobenú podnikateľovi. Zmluva by mala obsahovať aj prípady, kedy nie je možné prenášať škodu na účtovnú firmu. Napríklad:

Prečítajte si tiež: Pracovná zmluva opatrovateľky v Belgicku

• Účtovná firma nezodpovedá za pravdivosť, správnosť, včasnosť a úplnosť dokladov odovzdaných podnikateľom na spracovanie.
• Podnikateľ zodpovedá za škodu vzniknutú neskoro predanými účtovnými dokladmi alebo zatajením informácií.

Podnikatelia by si mali uvedomiť, že v zmysle ustanovenia § 5 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, za vedenie účtovníctva zodpovedá v prvom rade samotná spoločnosť.

6. Doba trvania zmluvy

V zmluve by mal byť uvedený údaj o dobe trvania zmluvy a o výpovednej lehote zmluvy, ak ide o zmluvu na dobu neurčitú.

7. Ostatné zmluvné podmienky

Medzi ďalšie dôležité zmluvné podmienky patria:

• Spôsob archivácie účtovných záznamov a osoba zodpovedná za archiváciu.
• Podpisové záznamy - spôsob a technika podpisových záznamov na účtovných dokumentoch.
• Povinnosť zachovávať mlčanlivosť účtovnej firmy o všetkých údajoch týkajúcich sa podnikateľa a jeho klientov nielen počas trvania zmluvy, ale aj po jej skončení.

Na záver zmluvy by mal byť uvedený dátum, miesto a podpisy oboch zmluvných strán, ktorými obe strany vyjadrujú súhlas s uvedenými zmluvnými podmienkami.

Ochrana osobných údajov

V súvislosti s vedením účtovníctva je dôležité nezabúdať na ochranu osobných údajov. Prevádzkovateľ (podnikateľ alebo účtovná firma) je povinný dodržiavať zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov.

Prečítajte si tiež: Dôležité aspekty zmluvy o sociálnej službe

Informačný systém osobných údajov

Účtovné doklady nepodliehajú oznamovacej povinnosti, ale je potrebné o nich viesť evidenciu. Prevádzkovateľ môže spracúvať osobné údaje len prostredníctvom osôb, ktoré majú postavenie oprávnených osôb. Oprávnená osoba je povinná zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch.

Zmluva so sprostredkovateľom

Ak prevádzkovateľ poveruje spracovaním osobných údajov externú firmu (sprostredkovateľa), je potrebné uzatvoriť s ňou zmluvu podľa § 8 ods. 4 zákona o ochrane osobných údajov.

Bezpečnostné opatrenia

V závislosti od rizikovosti spracúvania osobných údajov je nevyhnutné, aby prevádzkovateľ a sprostredkovateľ zdokumentovali prijaté bezpečnostné opatrenia v bezpečnostnej dokumentácii alebo bezpečnostnom projekte.

Ďalšie dôležité aspekty pri výbere účtovnej firmy

Okrem obsahu zmluvy je dôležité zvážiť aj ďalšie faktory pri výbere účtovnej firmy:

• Odbornosť a spoľahlivosť: Overte si odborné znalosti a skúsenosti účtovníkov, ako aj referencie od predošlých klientov.
• Poistenie zodpovednosti: Zistite, či má účtovná firma uzatvorené poistenie zodpovednosti za škodu, ktoré kryje prípadné finančné straty spôsobené chybami pri vedení účtovníctva.
• Dostupnosť a komunikácia: Uistite sa, že účtovník je pre vás ľahko dostupný a ochotný komunikovať a vysvetľovať vám všetky nejasnosti.
• Skúsenosti z rôznych sektorov podnikania: Výhodou je, ak má účtovná firma skúsenosti s vedením účtovníctva pre podniky z rôznych odvetví, čo im umožňuje lepšie porozumieť vašim špecifickým potrebám.

Zodpovednosť konateľa a spolupráca s účtovníkom

Je dôležité si uvedomiť, že hoci si podnikateľ prenajíma externú účtovnú firmu, zodpovednosť za správnosť a úplnosť účtovníctva zostáva v prvom rade na pleciach konateľa spoločnosti. Konateľ by mal preto aktívne spolupracovať s účtovníkom, poskytovať mu všetky potrebné informácie a dokumenty včas a v prehľadnej forme. Konateľ by mal priebežne kontrolovať stav účtovníctva a hospodárskeho výsledku a vyžadovať od účtovníka vysvetlenia k všetkým nejasnostiam.

Je nevyhnutné poskytovať účtovníkovi presné a úplné informácie, pretože aj najlepší účtovník nemôže správne spracovať účtovníctvo, ak sú vstupné údaje nesprávne.

Daňové poradenstvo vs. vedenie účtovníctva

Vedenie účtovníctva a daňové poradenstvo sú dve odlišné služby, hoci sa často poskytujú spoločne. Účtovník sa zameriava na správne zaúčtovanie dokladov a vypracovanie účtovných výkazov, zatiaľ čo daňový poradca poskytuje odborné rady v oblasti daní a optimalizácie daňovej povinnosti.

Ak má podnikateľ zložitejšie daňové otázky alebo plánuje rozsiahlejšie transakcie, je vhodné vyhľadať daňového poradcu. Daňový poradca dokáže posúdiť daňové dôsledky transakcií, navrhnúť optimálne riešenia a minimalizovať daňové riziká. Daňový poradca je navyše poistený pre prípad zodpovednosti za škodu, čo poskytuje klientovi dodatočnú ochranu.

Ako postupovať pri prenose účtovných údajov k externej účtovníčke

Ak plánujete presunúť účtovné údaje externej účtovníčke, je nevyhnutné vykonať niekoľko kľúčových krokov, aby ste zabezpečili plynulý a bezpečný prenos dát.

• Dôkladná príprava: Identifikujte, ktoré údaje bude externá účtovníčka potrebovať a aké formáty sú najvhodnejšie.
• Zálohovanie údajov: Pred odovzdaním údajov vykonajte ich zálohovanie.
• Zmluva o spracovaní osobných údajov: Ak účtovníčka spracúva údaje vašich zamestnancov, klientov alebo obchodných partnerov, uzatvorte Zmluvu o spracovaní osobných údajov v rámci plnenia požiadaviek GDPR.
• Bezpečný prenos dát: Zvoľte si bezpečný spôsob prenosu dát (napr. šifrované cloudové úložisko).
• Zoznam odovzdávaných dokumentov: Pripravte si zoznam všetkých odovzdávaných dokumentov a údajov.
• Osobné odovzdanie alebo videohovor: Zabezpečte osobné odovzdanie dokumentov alebo videohovor, počas ktorého prejdete všetky body spolupráce.
• Pravidelné kontroly: Účtovníčka by vás mala pravidelne informovať o povinnostiach voči štátu.
• Ukončenie spolupráce: V rámci zmluvy je vhodné ustanoviť, že účtovníčka nesmie ďalej spracovávať alebo uchovávať vaše údaje po ukončení spolupráce.

tags: #zmluva #o #poskytovani #uctovnych #sluzieb #na