Zmluvy o vedení účtovníctva a ochrana osobných údajov: Komplexný sprievodca

Ochrana osobných údajov sa stáva čoraz dôležitejšou v každej oblasti podnikania. Účtovníctvo, ako oblasť, ktorá pracuje s rozsiahlym množstvom osobných a citlivých údajov, nie je výnimkou. Tento článok sa zameriava na zmluvy o vedení účtovníctva a ich prepojenie s ochranou osobných údajov, s cieľom poskytnúť ucelený pohľad na túto problematiku.

Úvod do ochrany osobných údajov

Ochrana osobných údajov je základným právom každej fyzickej osoby. Recitál Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR) jasne uvádza, že ochrana fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov patrí medzi základné práva, vychádzajúc z Charty základných práv Európskej únie a Zmluvy o fungovaní Európskej únie. To znamená, že každý má právo na ochranu osobných údajov, ktoré sa ho týkajú.

Účtovníci, ktorí denne pracujú s faktúrami, údajmi zamestnancov a inými osobnými údajmi, musia túto skutočnosť brať do úvahy.

Účtovníci a spracúvanie osobných údajov

Účtovníci sú podnikatelia, ktorí denne pracujú s osobnými údajmi. Majú prístup k faktúram, údajom zákazníkov, údajom zamestnancov a podobne. Preto je nevyhnutné, aby sa touto problematikou komplexne zaoberali.

Nariadenie GDPR a jeho dopad na účtovníkov

Nariadenie GDPR stanovuje, že spracúvanie osobných údajov by malo slúžiť ľudstvu. Právo na ochranu osobných údajov nie je absolútne a musí sa posudzovať vo vzťahu k jeho funkcii v spoločnosti. Každé spracúvanie osobných údajov v kontexte činností prevádzkarne prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa v Únii by sa malo vykonávať v súlade s týmto nariadením, bez ohľadu na to, či sa samotné spracúvanie uskutočňuje v Únii.

Prečítajte si tiež: Vzor zmluvy o príspevku

Prevádzkovateľ vs. Sprostredkovateľ

Zmluva o spracúvaní osobných údajov sprostredkovateľom sa uzatvára podľa ustanovení čl. 28 nariadenia GDPR a § 34 a nasl. zákona č. 18/2018 Z. z.

• Prevádzkovateľ: Je ten, kto sám alebo spoločne s inými vymedzí účel spracúvania osobných údajov. Má vopred stanovený zámer viazaný na určitú činnosť a výsledok. Napríklad, podnikateľ má vopred stanovený zámer svojho podnikania - kúpa a predaj tovaru konečnému spotrebiteľovi, a teda účelom bude uzatvorenie zmluvy. Sám alebo spoločne s inými určí podmienky spracúvania, napríklad podnikateľ spracúva osobné údaje svojich zamestnancov.
• Sprostredkovateľ: Je každá osoba, ktorá spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa, v rozsahu a za podmienok dojednaných s prevádzkovateľom v písomnej zmluve a v súlade so zákonom.

Nariadenie GDPR, ako aj zákon o ochrane osobných údajov uvádzajú, že spracúvanie osobných údajov sprostredkovateľom sa riadi zmluvou alebo iným právnym aktom podľa práva Únie alebo práva členského štátu, ktoré zaväzuje sprostredkovateľa voči prevádzkovateľovi a ktorým sa stanovuje predmet a doba spracúvania, povaha a účel spracúvania, typ osobných údajov a kategórie dotknutých osôb a povinnosti a práva prevádzkovateľa.

Zmluva o vedení účtovníctva

Slovenská legislatíva osobitne neupravuje zmluvný typ pre vedenie účtovníctva. Vedenie účtovníctva účtovnou firmou dokonca nemusí byť ani zmluvne dohodnuté. Podpísaná zmluva však zmluvným stranám objasňuje ich práva, povinnosti, zodpovednosť a sankcie, teda práve v uzavretej zmluve si účtovná firma a klient zakotvia kľúčové podmienky spolupráce.

Prečo mať vedenie účtovníctva zmluvne upravené?

Bez ohľadu na to, či je účtovníctvo vedené vlastným zamestnancom alebo externou účtovnou firmou, za účtovníctvo je vždy zodpovedná samotná účtovná jednotka, a tejto zodpovednosti sa nevie zbaviť alebo ju v celom rozsahu preniesť na externého dodávateľa. To je len jeden z množstva dôvodov, prečo je vhodné mať v prípade spolupráce s externou účtovnou firmou podmienky vedenia účtovníctva zmluvne upravené. V praxi bývajú kameňom úrazu spolupráce účtovníka a klienta doklady, najmä ich úplnosť a včasné doručovanie. Neskorým doručením alebo neskorým spracovaním dokladov vznikajú situácie, ktoré spravidla vedú u klienta ku škode (napr. k uloženiu pokuty).

Zodpovednosť za škodu

Ak účtovná firma nevedie účtovníctvo pre klienta v súlade s právnymi predpismi, následky znáša klient. V zmluve o vedení účtovníctva je preto vhodné dohodnúť zodpovednosť účtovnej firmy za škodu spôsobenú klientovi.

Prečítajte si tiež: Pracovná zmluva opatrovateľky v Belgicku

Príklad 1: Klient doručí účtovnej firme doklady včas (čo je podľa zmluvy napr. do 15. dňa v mesiaci). Účtovná firma ich spracuje až po uplynutí termínu na podanie daňového priznania k DPH, po 25. dni v mesiaci. Daňový úrad uloží firme pokutu za neskoré podanie daňového priznania. Toto je jeden z prípadov, ktorého riešenie a zadefinovanie zodpovednosti za spôsobenú škodu by malo byť upravené v zmluve.

Príklad 2: Klient doručí účtovnej firme doklady včas (čo je podľa zmluvy napr. do 15. dňa v mesiaci). Účtovná firma ich spracuje včas (dodrží stanovený termín na podanie napr. daňového priznania) a splní všetky zákonom stanovené povinnosti. S odstupom času - pri daňovej kontrole - klient zistí, že účtovná firma dodržala zákonom stanovený termín, ale urobila vecné chyby (napr. vyčíslila nižšiu daňovú povinnosť k DPH), za ktoré dostal pokutu. Opäť je dôležité, aby zodpovednosť za takéto sankcie bola vyriešená v zmluve.

Škoda môže klientovi vzniknúť aj z dôvodu neplnenia povinností samotného klienta. Typickým príkladom je, že klient nedodá externej firme doklad včas, príp. nie sú úplné.

Príklad: Klient prisľúbi doručenie posledných dokladov, ktoré sú potrebné na zostavenie účtovnej závierky. V skutočnosti budú doklady doručené až po termíne na podanie daňového priznania. Ak účtovná firma podá daňové priznanie po uplynutí zákonnej lehoty, nie je dôvod, aby niesla zodpovednosť za škodu, ktorá vznikla klientovi.

Ďalšie podstatné body zmluvy

Ďalšími podstatnými bodmi, ktoré by mala účtovná firma a klient v zmluve o vedení účtovníctva vyriešiť, sú:

Prečítajte si tiež: Dôležité aspekty zmluvy o sociálnej službe

• Termíny, ktoré musí dodržať klient a termíny, ktoré musí dodržať externá účtovná firma.
• Kedy za škodu zodpovedá klient a kedy účtovná firma.
• Podmienky odovzdania účtovnej dokumentácie.

Typy zmlúv medzi účtovnou firmou a klientom

Spolupráca účtovnej firmy a klienta môže spadať pod úpravu niektorých zmluvných typov upravených v Občianskom zákonníku, Obchodnom zákonníku alebo uzavrú nepomenovanú (inominátnu) zmluvu, napr. zmluvu o vedení účtovníctva.

Čo má obsahovať zmluva o vedení účtovníctva?

Vedenie účtovníctva predstavuje široký rozsah prác, ktoré musia byť vecne aj formálne správne a včas dokončené. Je preto v záujme účtovnej firmy aj klienta vybrať vhodný zmluvný typ a detailne si upraviť práva, povinnosti a sankcie. Ak sa rozhodnú pre zmluvný typ, ktorý Občiansky alebo Obchodný zákonník upravujú (napr. mandátna zmluva), tak základné práva a povinnosti sú upravené zákonmi. Zmluvné strany však majú pri niektorých ustanoveniach možnosť sa od nich odchýliť a pri niektorých naopak túto možnosť nemajú. Ak nejakú záležitosť opomenú v zmluve, ale v zákone pre daný zmluvný typ upravená je, tak sa postupuje podľa zákona. Pri nepomenovanej zmluve musia naopak pamätať na každú drobnosť, pretože chýba legislatívna úprava a čo nie je upravené v zmluve, na to neexistujú takmer žiadne pravidlá. Z toho dôvodu je k príprave zmluvy potrebné pristupovať profesionálne a starostlivo.

Zmluva o vedení účtovníctva by mala obsahovať:

• Identifikovanie zmluvných strán.
• Vymedzenie predmetu zmluvy (pozitívne).
• Vymedzenie toho, čo predmetom zmluvy nie je (negatívne).
• Dohodnutie odmeny.
• Práva a povinnosti účtovnej firmy.
• Práva a povinnosti klienta.
• Zachovanie mlčanlivosti.
• Sankcie za nedodržanie dohodnutých podmienok.
• Skončenie zmluvného vzťahu.
• Podpisy a dátumy.

Keďže klient a externá účtovná firma musia mať písomnou zmluvou upravené aj ďalšie oblasti spolupráce, ktoré súvisia napr. s ochranou osobných údajov, tak často neuzatvárajú samostatné zmluvy, ale všetky zákonmi vyžadované okruhy problémov zahrnú do jednej zmluvy upravujúcej vedenie účtovníctva.

Písomná forma zmluvy

Písomná forma zmluvy o vedení účtovníctva nie je povinná. Spoliehať sa na korektnosť obchodného partnera a dôverovať ústnemu prísľubu nemusí byť vždy správnym krokom. však predstavuje riziko tak pre účtovnú firmu, ako aj pre klienta. Pokiaľ ide o preukazovanie dohodnutých práv a povinností v prípade riešenia sporov (napr. pre potreby súdneho sporu), uzavretie zmluvy v písomnej forme je vhodnejšie.

Vzor zmluvy o vedení účtovníctva

Pre lepšiu predstavu uvádzame vzor zmluvy o vedení účtovníctva:

Zmluva o vedení účtovníctva## Zmluvné strany:

1/ Obchodné meno: ABC, s.r.o.

Sídlo: Veselá 12, 020 01 Púchov, Slovenská republika

IČO: 12 345 67

Registrácia: Obchodný register Okresného súdu Trenčín, Oddiel: Sro, Vložka číslo: 12345/R

Zastúpená: Jozef Novák, konateľ

(ďalej len „objednávateľ“)

a

2/ Obchodné meno: DEF, s.r.o.

Sídlo: Okružná 20, 020 01 Púchov, Slovenská republika

IČO: 76 543 21

Registrácia: Obchodný register Okresného súdu Trenčín, Oddiel: Sro, Vložka číslo: 54321/R

Zastúpená: Peter Novák, konateľ

(ďalej len „dodávateľ“)

(objednávateľ a dodávateľ spolu aj ako „zmluvné strany“ a každý samostatne aj ako „zmluvná strana“)

sa dohodli na uzatvorení tejto Zmluvy o vedení účtovníctva (ďalej len „zmluva“) v zmysle ust. § 269 ods. 2 zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v platnom znení, za nasledovných podmienok:

Článok I. Predmet zmluvy

Predmetom zmluvy je vedenie podvojného účtovníctva v rozsahu zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a platných postupov účtovania s nasledovnou špecifikáciou:

• Spracovanie a predkontácia predložených dokladov.
• Spracovanie účtovného denníka a hlavnej knihy.
• Vedenie knihy pohľadávok a záväzkov, evidencia vydaných, prijatých faktúr.
• Evidencia DPH a spracovanie daňových priznaní DPH.
• Evidencia dlhodobého hmotného a nehmotného majetku, zaúčtovanie odpisov majetku.
• Spracovanie podkladov na inventarizáciu majetku.
• Spracovanie daňových priznaní k dani z príjmu PO a príslušných výkazov.
• Spracovanie daňového priznania k dani z motorových vozidiel.
• Spracovanie ročnej účtovnej závierky vrátane príslušných výkazov.

Článok II. Odmena a jej splatnosť

1. Zmluvné strany sa dohodli na nasledovnom spôsobe odmeňovania:

• Mesačne za spracovanie účtovnej evidencie 50,- Eur (slovom: päťdesiat Eur)
• Spracovanie účtovných dokladov 1,- Euro (slovom: jedno Euro) za položku v účtovnom denníku
• Daňové priznanie k dani z príjmu PO 150,- Eur (slovom stopäťdesiat Eur) ročne.

1. Splatnosť odmeny je na základe fakturácie a dohodnutá odmena bude uhradená odberateľom bezhotovostne na číslo účtu 1234678/0900 vedený v ČSOB, a.s. po obdržaní faktúry.

Článok III. Čas plnenia

Zmluva sa uzatvára na neurčitý čas s účinnosťou od 01.02.2015.

Článok IV. Záverečné ustanovenia

Zmluva je vyhotovená v dvoch (2) rovnopisoch, pričom objednávateľ obdrží jeden (1) rovnopis a dodávateľ obdrží jeden (1) rovnopis.

Interná smernica pre vedenie účtovníctva

Pre správne vedenie účtovníctva je dôležité mať vypracovanú internú smernicu, ktorá stanovuje povinnosti a postupy pri vedení účtovníctva.

Cieľ smernice

Cieľom tejto smernice je určiť povinnosti pri vedení účtovníctva účtovnej jednotky. Popisuje a záväzným spôsobom stanovuje základné zásady, princípy, metódy a postupy pre vedenie účtovníctva. Hlavným cieľom tejto smernice je zabezpečiť zásady a určiť spôsob pre správne vedenie účtovníctva a výkazníctva v spoločnosti.

Obsah smernice

Smernica by mala obsahovať:

• Účtovná jednotka: Identifikácia účtovnej jednotky a jej činnosti.
• Používaný softvér: Informácie o ekonomickom softvéri používanom na vedenie účtovníctva.
• Zabezpečenie čitateľnosti: Postupy na zabezpečenie čitateľnosti účtovných záznamov.
• Účtovné obdobie: Informácie o účtovnom období a prípadných zmenách.
• Účtový rozvrh: Popis účtového rozvrhu a jeho členenie.
• Účtovné doklady: Postupy pre vznik, kontrolu a obeh účtovných dokladov.
• Interné a externé doklady: Rozdelenie a spracovanie interných a externých dokladov.
• Podpisové vzory: Zoznam osôb oprávnených schvaľovať obchodné a účtovné prípady.
• Obeh účtovných dokladov: Popis postupu fyzického pohybu dokladov od ich vyhotovenia až po úschovu.
• Kategórie účtovných dokladov: Rozdelenie účtovných dokladov do jednotlivých kategórií a agiend.

Príklady účtovných dokladov

Smernica by mala obsahovať aj postupy pre spracovanie rôznych typov účtovných dokladov, ako napríklad:

• Tuzemská dodávateľská došlá faktúra: Doklady vystavené tuzemskými podnikateľskými subjektmi registrovanými na území SR pre daň z príjmov.
• Došlý tuzemský doklad, ktorý upravuje základ dane: Doklady, ktoré upravujú základ dane (faktúra, dobropis, ťarchopis).

Ochrana osobných údajov v účtovnej smernici

Vzhľadom na prísne požiadavky GDPR je dôležité, aby aj interná smernica pre vedenie účtovníctva obsahovala ustanovenia týkajúce sa ochrany osobných údajov.

Povinnosti účtovnej jednotky

Účtovná jednotka je povinná:

• Zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušiteľnosť obsahu a čitateľnosť faktúry od jej vydania do konca obdobia uchovávania faktúr.
• Overiť všetky zákonné náležitosti v zmysle zákona o účtovníctve a zákona o dani z pridanej hodnoty.
• Vrátiť faktúru dodávateľovi, ak nespĺňa uvedené náležitosti.
• Uchovávať faktúry v rámci operatívnej evidencie a následne v archíve.

Práva dotknutých osôb

Účtovná jednotka musí rešpektovať práva dotknutých osôb, medzi ktoré patrí:

• Právo na prístup k osobným údajom.
• Právo na opravu osobných údajov.
• Právo na vymazanie osobných údajov (právo „byť zabudnutý“).
• Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov.
• Právo na prenosnosť osobných údajov.
• Právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov.

Zabezpečenie osobných údajov

Účtovná jednotka musí prijať primerané technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie osobných údajov, aby sa zabránilo ich náhodnému alebo nezákonnému zničeniu, strate, zmene, neoprávnenému poskytnutiu alebo prístupu.

Prieskum zmluvných vzťahov slovenských podnikateľov a účtovníkov

Portál podnikajte.sk uskutočnil v období od októbra 2014 do februára 2015 prieskum v oblasti vedenia účtovníctva na vzorke 160 respondentov. Jednou z tematických častí bola aj úprava zmluvných vzťahov slovenských podnikateľov a dodávateľov ich účtovných služieb.

• Zmluvu s dodávateľom účtovných služieb má uzavretú 83 % respondentov. Zvyšných 17 % zmluvu uzavretú nemá.
• Ako dôvody neuzavretia zmluvy respondenti uvádzali: vzťah je založený na dôvere (59 %), nezodpovednosť klienta (12 %), účtovník je rodina alebo známy (17 %), postačuje ústna dohoda (12 %).
• Najčastejšie uzavieranou zmluvou medzi účtovnou firmou a klientom je nepomenovaná zmluva (50 %). Zo zákonom upravených zmluvných typov sú najviac využívané zmluva o dielo (24 %) a mandátna zmluva (17 %).

tags: #zmluva #o #vedení #účtovníctva #vzor