Povinnosť používania elektronickej registračnej pokladnice (eKasa) na Slovensku

Na začiatku podnikania musia podnikatelia riešiť spôsoby evidencie tržieb. Finančná správa zaviedla projekt online napojenia všetkých pokladníc na portál finančnej správy - eKasa. Online pripojenie pokladnice na finančnú správu je pre podnikateľov povinné. Z elektronických registračných pokladníc (ERP) sa stali online registračné pokladnice (ORP). Pokladnicou môže byť nielen klasická ERP, ale aj tablet, mobil, počítač či VRP. Od 1. júla 2019 tak musia byť na systém eKasa celoplošne napojení všetci podnikatelia. Túto povinnosť upravuje zákon č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice.

Zároveň by sme týmto chceli upozorniť podnikateľov, že od 1.1.2026 vstúpia v tejto oblasti do účinnosti viaceré novinky.

Čo je eKasa?

Pod termín eKasa môžeme zaradiť on-line registračnú pokladnicu, ako aj virtuálnu registračnú pokladnicu. Podstatou systému eKasa je prepojenie registračných pokladníc a virtuálnych pokladníc na databázu finančnej správy. Každý podnikateľ má k dispozícii on-line eKasa zónu na webovom sídle finančnej správy, kde sú evidované informácie o prijatých tržbách.

Povinnosť evidovať tržbu elektronickou registračnou pokladnicou alebo pokladnicou e-kasa klient

Zákon o elektronickej registračnej pokladnici stanovuje v ustanovení § 3 povinnosti podnikateľa pri evidencii tržby. Podnikateľ je povinný evidovať tržbu v elektronickej registračnej pokladnici alebo v systéme e-kasa prostredníctvom pokladnice e-kasa klient bez zbytočného odkladu po jej prijatí. Túto povinnosť nemá podnikateľ, ktorý je v likvidácii alebo na ktorého bol vyhlásený konkurz, okrem podnikateľa, ktorý pokračuje v prevádzkovaní podniku aj po vyhlásení konkurzu.

Ak podnikateľ nemôže z dôvodu prekročenia hraničnej doby odozvy zaevidovať tržbu v systéme e-kasa, je povinný uložiť dátovú správu v on-line registračnej pokladnici. Podnikateľ je povinný zaslať uloženú dátovú správu do systému e-kasa do 48 hodín od prvého pokusu o jej zaslanie. Ak nemožno zaslať dátovú správu do systému e-kasa z dôvodov na strane finančného riaditeľstva, lehota na jej odoslanie sa považuje za zachovanú, ak je zaslaná do 48 hodín od zverejnenia oznámenia o odstránení prekážok na strane finančného riaditeľstva na svojom webovom sídle.

Prečítajte si tiež: Podmienky pre získanie dotácie pre mladých farmárov

Výnimky z povinnosti evidencie tržieb

Povinnosť evidovať tržbu sa nevzťahuje na:

• predaj cenín okrem poukazu podľa osobitného predpisu, cestovných lístkov mestskej hromadnej dopravy, telefónnych kariet, dennej tlače a periodickej tlače, mincí z drahých kovov, pamätných bankoviek, pamätných mincí, zberateľských mincí, hárkov bankoviek a súborov obehových mincí, ako aj bankoviek a mincí, ktoré boli stiahnuté z peňažného obehu a stratili status zákonného platidla po uplynutí obdobia určeného na ich výmenu, v Národnej banke Slovenska,v bankách, v pobočkách zahraničných bánk a na numizmatických burzách, poštových cenín na filatelistických burzách,
• tovaru prostredníctvom predajných automatov,
• tovaru na dobierku,
• doplnkového tovaru súvisiaceho s poskytovaním poštových služieb,
• tovaru súvisiaceho s poskytovaním doplnkových služieb vo vozidlách železničnej dopravy a autobusovej dopravy, v leteckej doprave a vodnej doprave,
• tovaru fyzickou osobou s ťažkým zdravotným postihnutím; to neplatí, ak za takúto osobu prijíma tržbu fyzická osoba, ktorá nie je fyzickou osobou s ťažkým zdravotným postihnutím,
• živých zvierat okrem akvarijných rybičiek, exotického vtáctva, exotických zvierat, hadov, škrečkov, morčiat a iných hlodavcov,
• tovaru predávaného vo vysokohorských zariadeniach, ktoré sú bez napojenia na cestnú sieť a verejnú rozvodnú sieť elektrickej energie,
• tovaru vyrobeného v rámci praktického vyučovania žiakov,
• služby poskytované fyzickou osobou s ťažkým zdravotným postihnutím; to neplatí, ak za takúto osobu prijíma tržbu fyzická osoba, ktorá nie je fyzickou osobou s ťažkým zdravotným postihnutím, vo vysokohorských zariadeniach, ktoré sú bez napojenia na cestnú sieť a verejnú rozvodnú sieť elektrickej energie, v rámci praktického vyučovania žiakov, prostredníctvom predajných automatov.

Podnikateľ, na ktorého sa nevzťahuje povinnosť evidovať tržbu podľa § 3 ods. 2, je povinný na každom predajnom mieste sprístupniť oznámenie, v ktorom uvedie, že nie je podľa tohto zákona povinný používať elektronickú registračnú pokladnicu alebo pokladnicu e-kasa klient tak, aby toto oznámenie bolo pre kupujúceho jednoznačné, zrozumiteľné, ľahko prístupné a dobre čitateľné. Ak podnikateľ nemá povinnosť používať elektronickú registračnú pokladnicu alebo pokladnicu e-kasa klient podľa § 3 ods. 2 písm. a) ôsmeho bodu alebo písm. b) prvého bodu, je povinný mať na predajnom mieste na účely kontroly podľa § 17 ods. 1 preukaz fyzickej osoby s ťažkým zdravotným postihnutím alebo preukaz fyzickej osoby s ťažkým zdravotným postihnutím so sprievodcom alebo úradne osvedčenú fotokópiu týchto preukazov.

Vklad hotovosti do pokladnice

Ak podnikateľ vloží do elektronickej registračnej pokladnice hotovosť okrem prijatej tržby, je povinný ju bez zbytočného odkladu po jej vložení zaevidovať v elektronickej registračnej pokladnici, pričom vyhotoví doklad označený slovom „VKLAD“. Ak podnikateľ vloží do pokladnice e-kasa klient hotovosť okrem prijatej tržby alebo vyberie z pokladnice e-kasa klient hotovosť, je povinný ich bez zbytočného odkladu po ich vložení alebo vybratí zaevidovať v systéme e-kasa.

Ďalšie povinnosti podnikateľa

Podnikateľ je povinný používať elektronickú registračnú pokladnicu alebo pokladnicu e-kasa klient na všetkých predajných miestach. Podnikateľ je tiež povinný umiestniť elektronickú registračnú pokladnicu na predajnom mieste tak, aby údaje na zobrazovacom zariadení pre zákazníka boli zákazníkovi čitateľné. Na predajnom mieste nesmie byť umiestnená elektronická registračná pokladnica, ktorá nespĺňa požiadavky alebo pokladnica e-kasa klient, ktorá nespĺňa požiadavky.

Podnikatelia, ktorí vykonávajú činnosť na základe zmluvy o združení a predávajú tovar alebo poskytujú službu na tom istom predajnom mieste, môžu používať jednu spoločnú elektronickú registračnú pokladnicu alebo pokladnicu e-kasa klient.

Prečítajte si tiež: Elektronické plašiče potkanov: Čo potrebujete vedieť

Neplatný doklad

Podnikateľ je povinný vyhotovovať doklad označený slovami „NEPLATNÝ DOKLAD“:

• pri zaznamenávaní údajov v rámci skúšobnej prevádzky,
• pri uvedení elektronickej registračnej pokladnice do prevádzky a po jej oprave,
• v rámci zaškolenia fyzickej osoby, ktorá bude evidovať tržby v elektronickej registračnej pokladnici alebo v pokladnici e-kasa klient,
• alebo v rámci vyhotovovania ďalších iných dokladov, ktoré nie sú pokladničnými dokladmi a obsahujú informácie o cene tovaru alebo služby.

Toto sa nevzťahuje na doklady, ktoré budú vyhotovené pri predaji tovaru alebo pri poskytnutí služby, za ktoré bude tržba prijatá bezhotovostne.

Podnikateľ, na ktorého sa nevzťahuje povinnosť evidovať tržbu, je povinný na každom predajnom mieste sprístupniť oznámenie, v ktorom uvedie, že nie je podľa tohto zákona povinný používať elektronickú registračnú pokladnicu alebo virtuálnu registračnú pokladnicu tak, aby toto oznámenie bolo pre kupujúceho jednoznačné, zrozumiteľné, ľahko prístupné a dobre čitateľné. Ak podnikateľ nemá povinnosť používať elektronickú registračnú pokladnicu alebo virtuálnu registračnú pokladnicu podľa § 3 ods. 2 písm. a) ôsmeho bodu alebo písm. b) prvého bodu, je povinný mať na predajnom mieste na účely kontroly podľa § 17 ods. 1 preukaz fyzickej osoby s ťažkým zdravotným postihnutím alebo preukaz fyzickej osoby s ťažkým zdravotným postihnutím so sprievodcom alebo úradne osvedčenú fotokópiu týchto preukazov.

Konanie o povolení odkladu zo zasielania údajov z on-line registračnej pokladnice do systému e-kasa

Ak na predajnom mieste nie je dostupný internetový signál, podnikateľ je povinný bez zbytočného odkladu podať žiadosť o povolenie odkladu zo zasielania údajov z on-line registračnej pokladnice do systému e-kasa ktorémukoľvek daňovému úradu a túto skutočnosť preukázať. Žiadosť sa podáva v predpísanej štruktúrovanej forme spôsobom podľa daňového poriadku prostredníctvom elektronického formulára.

Daňový úrad vydá rozhodnutie o povolení odkladu zo zasielania údajov z on-line registračnej pokladnice do systému e-kasa. Ak podnikateľovi bolo vydané rozhodnutie, podnikateľ je povinný evidovať tržbu v systéme e-kasa prostredníctvom on-line registračnej pokladnice bez zbytočného odkladu po jej prijatí a uložiť dátovú správu v on-line registračnej pokladnici. Ak podnikateľ nemôže z dôvodu nedostupnosti internetového signálu zaslať uloženú dátovú správu do systému e-kasa, je povinný ju zaslať najneskôr do 30 dní od jej uloženia.

Prečítajte si tiež: Elektronická učebná pomôcka pre 4. ročník ZŠ: Názory používateľov

Ak nemožno zaevidovať údaje z dátovej správy do systému e-kasa najneskôr v posledný deň tejto lehoty z dôvodov na strane finančného riaditeľstva, lehota sa považuje za zachovanú, ak sú údaje z dátovej správy zaevidované v systéme e-kasa do 96 hodín od zverejnenia oznámenia o odstránení prekážok na strane finančného riaditeľstva na svojom webovom sídle.

Ak zanikol dôvod, na základe ktorého daňový úrad vydal rozhodnutie, podnikateľ je povinný oznámiť daňovému úradu túto skutočnosť do 8 dní odo dňa, keď sa o nej preukázateľne dozvedel.

Požiadavky na pokladnicu e-kasa klient

Podnikateľ môže používať len:

• virtuálnu registračnú pokladnicu, ktorej daňový úrad pridelil kód a ktorá spĺňa požiadavky,
• on-line registračnú pokladnicu, ktorej daňový úrad pridelil kód, spĺňa požiadavky a ktorá používa pokladničný program a chránené dátové úložisko, na ktoré bolo vydané rozhodnutie o certifikácii pokladničného programu a chráneného dátového úložiska.

Pokladnica e-kasa klient musí spĺňať tieto požiadavky:

• zobrazenie unikátneho identifikátora dokladu na pokladničnom doklade, doklade označenom slovami „NEPLATNÝ DOKLAD“, „VKLAD“ alebo „VÝBER“,
• zobrazenie čitateľného QR kódu spracovateľného technickými zariadeniami, ktorého náležitosti zverejní finančné riaditeľstvo na svojom webovom sídle,
• vyhotovenie dokladu označeného slovami „NEPLATNÝ DOKLAD„, „VKLAD“ alebo „VÝBER“ tak, aby obsahoval unikátny identifikátor dokladu,
• vytlačenie dokladu označeného slovami „NEPLATNÝ DOKLAD“ tak, aby obsahoval v každom treťom riadku tohto dokladu slová „NEPLATNÝ DOKLAD“,
• zobrazenie všetkých znakov slovenskej abecedy a interpunkčných znamienok,
• vytlačenie pokladničného dokladu,
• vytlačenie kópie pokladničného dokladu tak, aby neobsahoval unikátny identifikátor dokladu, QR kód, overovací kód podnikateľa a podpisový kód podnikateľa,
• zobrazenie slov „OVERTE DOKLAD POMOCOU QR KÓDU“ na pokladničnom doklade za QR kódom,
• zobrazenie slov „OFF-LINE DOKLAD“ na pokladničnom doklade pred QR kódom, ak bola prekročená hraničná doba odozvy,
• číslovanie pokladničných dokladov, dokladov označených slovami „NEPLATNÝ DOKLAD“, „VKLAD“ alebo „VÝBER“ sekvenčne v jednom rade pre každý kalendárny mesiac vzostupne od čísla jeden (ďalej len „poradové číslo“),
• uloženie dátovej správy pri prekročení hraničnej doby odozvy alebo pri postupe podľa § 3a ods. 3 v chránenom dátovom úložisku a jej dodatočné zaevidovanie v systéme e-kasa podľa § 3 ods. 1, 3 a 7 alebo jej zaslanie do systému e-kasa podľa § 3a ods. 3,
• komunikáciu so systémom e-kasa za podmienok, ktoré zverejní finančné riaditeľstvo na svojom webovom sídle,
• uloženie dátových správ a ostatných údajov vytlačených alebo odoslaných on-line registračnou pokladnicou v chránenom dátovom úložisku a prístup k nim,
• uloženie autentifikačných údajov a identifikačných údajov v chránenom dátovom úložisku v štruktúre, ktorú zverejní finančné riaditeľstvo na svojom webovom sídle,
• vyhotovenie pokladničného dokladu, dokladu označeného slovami „NEPLATNÝ DOKLAD“ „VKLAD“ alebo „VÝBER“ z on-line registračnej pokladnice, a to až po zaevidovaní dátovej správy v systéme e-kasa; to neplatí, ak sa prekročí hraničná doba odozvy,
• elektronické zaslanie pokladničného dokladu vyhotoveného pokladnicou e-kasa klient kupujúcemu až po zaevidovaní dátovej správy v systéme e-kasa; to neplatí, ak sa prekročí hraničná doba odozvy,
• zhodu údajov podľa § 8 ods. 2, 6 a 9 s údajmi zasielanými do systému e-kasa podľa § 8a,
• zasielanie údajov podľa § 8a do systému e-kasa,
• zobrazenie informácie pre podnikateľa o uplynutí platnosti autentifikačných údajov on-line registračnej pokladnice najneskôr 30 dní pred uplynutím tejto lehoty,
• zasielanie jedinečného identifikátora pokladničného programu a chráneného dátového úložiska pri odoslaní každej dátovej správy.

Tlačiareň, ktorá bude komunikovať s pokladnicou e-kasa klient, musí umožňovať vytlačenie všetkých znakov slovenskej abecedy a interpunkčných znamienok a vytlačenie tlačových výstupov čitateľných po dobu piatich rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom boli vyhotovené. Obsah alebo usporiadanie údajov výsledných výstupov vytvorených pokladnicou e-kasa klient nie je možné ďalej doplňovať alebo upravovať.

Používať iné klientske prostredie pre používanie virtuálnej registračnej pokladnice podnikateľom, okrem klientského prostredia zriadeného finančným riaditeľstvom, je zakázané.

Pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient a uvedenie pokladnice e-kasa klient do prevádzky

Na účely uvedenia pokladnice e-kasa klient do prevádzky podnikateľ požiada ktorýkoľvek daňový úrad o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient. Žiadosť sa podáva v predpísanej štruktúrovanej forme spôsobom podľa daňového poriadku prostredníctvom na to určeného elektronického formulára. Po overení údajov uvedených v žiadosti daňový úrad bez zbytočného odkladu pridelí kód pokladnice e-kasa klient. Ak je na predajnom mieste viac ako jedna pokladnica e-kasa klient, kód pokladnice e-kasa klient sa pridelí každej takejto pokladnici osobitne.

Žiadosť obsahuje najmä údaje o podnikateľovi a hlavný predmet činnosti podľa Štatistickej klasifikácie ekonomických činností, v rámci ktorej bude pokladnicu e-kasa klient používať. Ak ide o podnikateľa s trvalým pobytom alebo sídlom mimo územia Slovenskej republiky, žiadosť podáva písomne na ktoromkoľvek daňovom úrade na formulári podľa vzoru vydaného finančným riaditeľstvom, ktorý zverejní na svojom webovom sídle. Ak má žiadosť nedostatky, vyzve daňový úrad podnikateľa, aby ich v určenej lehote odstránil. Súčasne podnikateľa poučí, že ak nedostatky v lehote určenej daňovým úradom neodstráni, kód pokladnice e-kasa klient daňový úrad nepridelí.

Pri on-line registračnej pokladnici finančné riaditeľstvo sprístupní podnikateľovi v e-kasa zóne podnikateľa kód spolu s autentifikačnými údajmi on-line registračnej pokladnice a identifikačnými údajmi o podnikateľovi, ktorými sú: obchodné meno, miesto podnikania a predajné miesto, ak je odlišné od miesta podnikania, identifikačné číslo organizácie, ak mu bolo pridelené, daňové identifikačné číslo, identifikačné číslo pre daň z pridanej hodnoty, ak je platiteľom dane z pridanej hodnoty, ak ide o fyzickú osobu, obchodné meno a sídlo, predajné miesto, ak je odlišné od sídla, identifikačné …

Aktualizácia softvéru registračnej pokladnice

Na displeji registračnej pokladnice sa môže objaviť hlásenie "Dostupná nová verzia SW". Ide o aktualizáciu systému, ktorú vydáva výrobca. Aktualizácia softvéru je dôležitá pre zlepšenie stability programu a pridanie nových funkcií.

Ako postupovať pri aktualizácii (pre pokladnice Euro 50 a Euro 150):

Odporúča sa prerušiť aktualizáciu stlačením CL/ZMAZAŤ a vykonať VÝBER (do hodnoty zadať 0,0€), DENNÚ UZÁVIERKU, DPT UZÁVIERKU (denná/mesačná), UZÁVIERKU ZÁSUVKY.

Aktualizujte pokladnicu IBA V PRÍPADE že MÁTE V ORP ZALOŽENÚ pamäťovú SD KARTU!! Inak hrozí strata údajov!

Euro 50: Hlavné menu / P-Režim / TL / SPRÁVA / TL / Aktualizácia SW / TL / ST / počkajte kým Vás pokladnica sama nevyzve na vypnutie pokladnice.

Euro 150: Hlavné menu / P-Režim / SPOLU / SPRÁVA / SPOLU / Aktualizácia SW / SPOLU / MS / počkajte kým Vás pokladnica sama nevyzve na vypnutie pokladnice.

POZOR!! Predčasné vypnutie pokladnice spôsobí jej vážne poškodenie!!

Vklad a výber hotovosti

Podnikateľ je povinný vykonávať VKLAD a VÝBER hotovosti do/z registračnej pokladnice (ORP/VRP) len v prípade, ak vloží do ORP/VRP hotovosť okrem prijatej tržby, resp. ak vyberie z ORP/VRP hotovosť.

Ako postupovať pri VKLADE a VÝBERE (pre pokladnice Euro 50 a Euro 150):

VKLAD:

Euro 50: 1xMENU / Vklad hot. / TL / zadať hodnotu hotovosti / 3xTL

Euro 150: 1xREŽIM / Vklad hot. / SPOLU / zadať hodnotu hot.

Euro 50: 1xMENU / Výber hot.a šekov / 2xTL / zadať hodnotu hotovosti / 3xTL

Euro 150: 1xREŽIM / Výber hot.a šekov / 2xSPOLU / zadať hodnotu hot. / 3xSPOLU

eKasa a zrušenie povinnosti návštevy daňového úradu

Nie je potrebné ísť na daňový úrad pre odhlásenie pokladnice, ak sa zároveň podnikateľ prihlasuje do systému eKasa.

Funkčnosť programu Euro2A

Program Euro2A bude podporovať pokladnice tak ako doteraz. Je potrebné si stiahnúť a nainštalovať najnovšiu verziu programu. Verzia, ktorá fungovala s fiškálnymi pokladnicami už s eKasou nekomunikuje.

Plombovanie pokladníc

Plomba nie je povinná. Niektoré spoločnosti plánujú pokladnice plombovať na ochranu v rámci záručnej doby.

Technické aspekty eKasa modulov

Veľkosť pamäte v eKasa moduloch bude 8GB eMMC.

Pokladnice budú pripojené do internetu prostredníctvom WIFI pripojenia. Dosah WIFI závisí od zástavby a WIFI routera.

Pre FP EFox s LAN modulom bude cez LAN modul prebiehať komunikácia s externým programom.

Komunikácia s pokladnicou bude prebiehať bez zmeny cez Euro2A.

Uzávierky v systéme eKasa

Mesačnú ani intervalovú uzávierku už nie je možné vytlačiť na eKase. ORP eKasa už neobsahuje fiškálny modul, preto nie je možné vykonať Intervalovú, resp. mesačnú uzávierku. Takáto možnosť sa už ani nenachádza v menu pokladnice. Ako náhradu je odporúčané vykonať vždy v posledný pracovný deň v mesiaci tzv. "Uzávierku DPT" v režime-Z (Uzáv.DPT - denná, mesačná).

Upgrade starších zariadení

Pre FP EFox s ihličkovou tlačiarňou nie je možné vykonať eKasa upgrade z dôvodu nečitateľnosti vytlačeného QR kódu.

Pri kúpe pokladnice cez bazár je potrebná montáž CHDÚ (chraneného dátového úložiska) a naprogramovanie Ident. a Auten.údajov z FS.

Typy E50 SMART a MEDI budú prostredníctvom upgrade vylepšené na E50 MINI.

Pokladnice EURO 200 (všetky typy) sa nebudú upgradovať na eKasa.

E-50T je možné aktualizovať na typ E-50TE.

tags: #ztp #a #elektronicka #registracna #pokladna #povinnost